Bitte beziehen Sie sich bei Ihrer Bewerbung auf sekretaerin.de - Vielen Dank!




Als Bundesunter­nehmen unter­stützt die GIZ die Bundes­regierung dabei, ihre Ziele in der inter­natio­nalen Zusam­men­arbeit für nach­haltige Entwicklung zu erreichen.

Für unseren Standort Bonn suchen wir einen

Office Manager (m/w/d) in der Gruppe Nachhaltige Wirtschaftsentwicklung und Digitalisierung

JOB-ID: P1474V216

Einsatzzeitraum: 01.01.2019 - 31.08.2019
Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit

Tätigkeitsbereich

Die Gruppe "Nachhaltige Wirtschaftsentwicklung und Digitalisierung" versammelt Sektor- und Globalvorhaben im Auftrag des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) und anderer Auftraggeber mit Schwerpunkt Nachhaltige Wirtschaftsent­wicklung. Die Vorhaben beraten das BMZ in strategischen und konzeptionellen Themen der Wirtschafts- und Handelspolitik, Finanzsystementwicklung sowie der Privatwirtschafts- und Handelsförderung. Darüber hinaus werden innovative Beratungsansätze entwickelt, in ausgewähl­ten Ländern pilotiert und Erfolge in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit verbreitet. Dazu kooperieren die Vorhaben mit anderen Durchführungsorganisationen der deutschen Entwicklungszusammenarbeit sowie mit zahlreichen bi- und multilateralen Entwicklungspartnern. Insgesamt arbeitet die Gruppe mit einer Reihe verschiedener BMZ-Referate sowie anderen Auftraggebern zusammen. Eine Herausforderung für die interne und externe Kommunikation liegt darin, dass die Vorhaben an drei verschiedenen Standorten angesiedelt sind.

Ihre Aufgaben:

Es handelt sich um eine kombinierte Stelle im Office Management (50% für die Gruppe "Nachhaltige Wirtschaftsentwicklung und Digitalisierung" sowie 50% für das Vorhaben "Nachhaltige Wirtschaftspolitik und Privatwirtschaftförderung").

  • Unterstützung der Leitung und der standortübergreifenden Teams bei der Planung, Koordination und Organisation von Aufgaben und Terminen
  • Unterstützung in der internen und externen Kommunikation (z. B. Publikationsmanagement)
  • Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen inklusive der Teilnehmer- und Reiseorganisation sowie Erstellung und Überarbeitung von Veranstaltungsmaterialien
  • Reiseplanung und -organisation sowie Abrechnung von Dienstreisen für Kolleginnen und Kollegen an den drei Standorten
  • Beschaffung von Büromaterialien und Vergabe von Druckaufträgen 
  • Unterstützung im Bereich des Wissensmanagements (z. B. Datenpflege, Pflege des Dokumenten-Management-Systems (DMS) sowie Dokumentation und Ablage der Vorgänge und Themen)
  • Erledigung von im Sekretariat anfallenden Schreib- und Büroaufgaben

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanage­ment) oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management 
  • Ausgewiesene Erfahrung in der selbstständigen Organisation von Veranstaltungen (insbesondere Logistik, Kommunikation)
  • Vorkenntnisse in administrativen Prozessen von Vorhaben sind von Vorteil
  • Hohes Organisationsgeschick und Engagement
  • Teamfähigkeit, hohe soziale und interkulturelle Kompetenz
  • Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS Office), Erfahrungen mit Datenbanken sowie mit Dokumentenmanagementsystemen und SAP
  • Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse, Kenntnisse einer weiteren europäischen Fremdsprache sind wünschenswert

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 06.11.2018.
Weitere Informationen finden Sie hier:

https://jobs.giz.de/index.php?ac=jobad&id=40047