96 Office Jobs gefunden

Organisation des Kanzlei-Alltags Telefon & E-Mail-Korrespondenz mit Mandanten, Behörden & Kollegen Termin- und Fristenmanagement Unterstützung bei administrativen Abläufen (Post, Unterlagen, Akten - digital & strukturiert) Vorbereitung und Koordination interner Prozesse Kurz: Du hältst den Laden zusammen. Und ja - das ist bei uns eine echte Schlüsselrolle.

Kalender-, Termin- und Kommunikationsmanagement: Proaktive Terminplanung, E-Mail-Sichtung und -Korrespondenz, Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen Reise- und Meetingorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Organisation interner und externer Meetings inkl. Raumvorbereitung, Ablaufkoordination und Präsentationserstellung

Administrative Aufgaben des Sekretariats und Büromanagement, z. B. Telefonzentrale, Besucherempfang, Schriftverkehr, Terminorganisation, Bestellwesen Planung und Vorbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen, Dienstreisen sowie Verantwortung für die Ordnung der Besprechungsräume vor Ort Unterstützung bei der Koordination externer Dienstleister, Handwerker und Lieferanten Unterstützung beim Management der elektronischen Personal-Zeiterfassung Organisation und Durchführung der Termine mit der Sicherheitsfachkraft, Betriebsarzt und Berufsgenossenschaft Verwaltung der Kantine, erstellen der monatlichen Inventur, Verwalten und Abrechnen der Kantine

Kundenbeziehungsmanagement, telefonische und schriftliche Betreuung unserer Bestandskunden inkl. Verwaltung und Datenpflege und Erstberatung von Neu-Interessenten (keine Kalt-Akquise) Kongresse und Seminare vorbereiten Incentives und Events konzipieren und organisieren Anmeldemanagement, u. a. Seminaranmeldungen bearbeiten und Seminareinladungen erstellen Neue Seminar-Standorte erschließen, Erstkontakte zu Tagungshotels knüpfen und Angebote einholen Das jährliche Bildungsangebot operativ und administrativ begleiten Unsere Webpräsenz durch gezielte Content-Pflege aktuell halten Rechnungen und Mahnungen erstellen

Organisation der Abläufe des Office Management und des Empfanges an den dena-Standorten Betreuung der dena-Telefonzentrale und des E-Mail-Posteingangs Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten Bewirtung von Gästen Zuständigkeit für die Austattung und Ordnung der Büro- und Besprechungsräume Postbearbeitung und Büromaterialverwaltung Bearbeitung von Korrespondenz und Abwicklung von Kuriersendungen, national und international Beauftragung von Dienstleistern Sonderaufgaben Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen und befristet bis zum 31.12.2026.

Verantwortung für die Auftragsabwicklung von Kundenauftrag bis zur Rechnungsstellung Unterstützung von Speditionen zur Erstellung von Zoll- und Begleitpapieren Lagerführung Unterstützung im Rechnungswesen und der Finanzbuchhaltung Reisekostenerfassung Effiziente Büroorganisation und Verwaltung von Dokumenten Pflege und Verwaltung von Daten im SAP-System Erstellung von Reports und Auswertungen mit MS Office Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten Teamarbeit und enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und den kaufmännischen Mitarbeitenden Führung, Unterstützung und Weiterentwicklung eines sechsköpfigen kaufmännischen Teams Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller relevanten Prozesse im Verantwortungsbereich Auswertung von Kennzahlen sowie Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen zur Prozess- und Ergebnisverbesserung Mitwirkung an strategischen und organisatorischen Fragestellungen Überwachung und Optimierung der Personaleinsatzplanung Überwachung des Fuhrparks sowie Optimierung der fuhrparkbezogenen Prozesse

Umsetzung, Planung, Implementierung und Evaluierung von mehreren Fördermaßnahmen und -programmen zur Unterstützung von Existenzgründern Und Startups, Vorbereitung und Erstellung von Projektbewilligungen, Prüfung von Projektanträgen. Mittelabrufen, Verwendungs- und Zwischennachweisen, Bewirtschaftung referatseigener Haushaltsmittel, Koordination und enge Zusammenarbeit mit dem Startup Ökosystem RLP und anderen Ministerien, Institutionen, Wirtschaftsverbänden und Investoren, um ein starkes Netzwerk zur Unterstützung von Gründern und Startups zu pflegen und weiter auszubauen, Vorbereitung und Unterstützung bei der Beantwortung von parlamentarischen Anfragen sowie bei hausinternen Anforderungen und Terminvorbereitungen für die Hausspitze, Vorbereitung der Bund-Länder-Arbeitsgruppe »Startups«, Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen, Betreuung der Internetauftritte des Referats.

Der kaufmännische Bereich ist die Grundlage für das Funktionieren der KEA-BW. Dort laufen sämtliche organisatorischen und personellen Aufgaben zusammen. Er unterstützt die Kolleginnen und Kollegen, die sich mit großem Einsatz den Herausforderungen des Klimaschutzes im Land Baden-Württemberg stellen. Du interessierst dich für Klimaschutz und kannst gut organisieren? Dann bist du bei uns richtig. Mit Freude und guter Laune die Telefonzentrale mitbetreuen Exceldateien und Serienbriefe erstellen und pflegen Einkäufe und Post zuverlässig erledigen Recherchieren Büromaterial verwalten Im Büro mit anpacken, wo es nötig ist Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen

Als Assistenz der Geschäftsführung / Co-Pilot:in des CEOs arbeitest du eng, vertrauensvoll und auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung zusammen. Du entlastest operativ, strukturierst strategische Themen und treibst zentrale Projekte aktiv voran. Diese Rolle ist keine klassische Assistenz, sondern eine unternehmerisch geprägte Schlüsselposition mit hoher Verantwortung, Einblick und Entwicklungsperspektive. Operative & strategische Unterstützung Entlastung des CEOs in operativen, kaufmännischen und koordinierenden Aufgaben Strukturierte Aufbereitung zentraler strategischer Fragestellungen (Marktentwicklung, Portfolio-Management, Internationalisierung) Vorbereitung von Management-Reportings sowie Unterlagen für Investoren Steuerung & Performance Verantwortung für Target-Setting-Prozesse (z. B. OKRs) Performance-Monitoring und Ableitung von Handlungsempfehlungen Analyse von Kennzahlen, Szenarien und Entscheidungsgrundlagen Projekte & Organisation Leitung und Steuerung cross-funktionaler Projekte Aktiver Treiber von Themen in der Organisation Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern Digitalisierung & Systeme (kommerzieller Fokus) Nukleus für die Weiterentwicklung der Software- und Systemlandschaft (Vertrieb, Marketing, Finance, Supply Chain) Fokus auf Business-Logik, Prozesse und Nutzen , nicht auf Programmierung oder IT-Administration

Als Office Management Assistant (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle für Kolleg innen, HR und verschiedene Teams. Du sorgst dafür, dass Abläufe funktionieren, Informationen sauber dokumentiert werden und unser Arbeitsalltag strukturiert bleibt. Koordination der Zeiterfassung sowie Unterstützung im Abwesenheits- und Krankmeldungsmanagement Mitarbeit in der betrieblichen Altersvorsorge und sorgfältige Pflege der Personalakten Organisation von Geburtstagen, Jubiläen und besonderen Anlässen Kontenüberwachung inkl. Abgleich von Belegen und Kontoauszügen Allgemeine administrative Aufgaben und enge Zusammenarbeit mit dem HR-Team Unterstützung bei Events, Meetings, Offsites sowie projektbezogenen Themen Teamübergreifende Unterstützung, immer dann, wenn Organisationstalent gefragt ist

Als Mitglied unseres Backoffice-Teams bist du Rund um Themen im Office Management tätig, vom Empfang von Besuchern bis zur Buchung von Reisen. Deine erfahrenen Teammitglieder und deine Teamleitung unterstützen dich bei der Einarbeitung. Empfang und Bewirtung von Besuchern Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Meetings sowie Firmenveranstaltungen Abwicklung der Ein- und Ausgangspost sowie Kurier- und Paketsendungen Verwaltung und Bestellung von Büromaterial Reisebuchungen

Sie unterstützen das gesamte Kanzlei-Team, sorgen für reibungslose Abläufe und tragen zur Optimierung interner Prozesse bei. Anrufe, die bei uns eingehen, nehmen Sie als Erstkontakt entgegen und halten so dem Team den Rücken frei. Termine und Geschäftsreisen koordinieren Sie zuverlässig und behalten unsere Fristen im Blick. Ihre professionelle Vor- und Nachbereitung von Besprechungen macht unsere Arbeit deutlich effektiver. Sie erledigen eigenständig den Postein- und Postausgang, übernehmen Korrespondenzen und erstellen Präsentationen. Je nach Bedarf und Kapazität unterstützen Sie bei Veranstaltungen, Mailings oder ähnlichen Marketingaktivitäten unserer Kanzlei.

Als Office Manager (m/w/d) sorgst Du dafür, dass unser Workspace am Hauptstandort in Pullach reibungslos läuft. Du übernimmst die Verantwortung für alle infrastrukturellen Themen und stellst sicher, dass unsere Mitarbeitenden ein effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld haben. Klingt spannend? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil von Team Orange in unserem Headquarter in Pullach nahe München. Du stellst den täglichen Betrieb sicher (z.B. Bestellungen von Verbrauchs- und Büromaterial) und führst tägliche Begehungen des Gebäudes durch Du prüfst und gibst Eingangsrechnungen für Office- und Facility-Kosten frei Du steuerst und koordinierst externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Gebäudetechnik/Wartungen) und überwachst Service-Level-Agreements, Vertragseinhaltung und Qualitätsstandards Du organisierst Reparaturen, Wartungsarbeiten und Umzüge und fungierst als zentrale Ansprechperson für alle gebäudebezogenen Themen Du unterstützt bei Sicherheitsmaßnahmen (EHS), Zutrittskontrollen, Notfallplänen und Nachhaltigkeitsinitiativen

You do the shift planning, lead the team and support your colleagues in their development in cooperation with the Front Office Manager You ensure that duty scheduling is done on time, fairly and with consideration for business aspects You ensure a smooth process when welcoming guests to the hotel and clean administrative processes within the team You motivate your colleagues with an infectious smile when all guests arrive for check-in at the same time You stay on top of things even when plans change spontaneously You ensure smooth communication with our guests and other department heads

Du machst die Einsatzplanung, führst das Team und unterstützt deine Kollegen bei ihrer Entwicklung im Zusammenspiel mit dem Front Office Manager Du sorgst dafür, dass die Dienstplanung rechtzeitig, fair und unter Beachtung unternehmerischer Aspekte gemacht wird Du sorgst für einen ruhigen Ablauf beim Empfang der Gäste im Hotel und für saubere administrative Abläufe im Team Du motivierst deine Kollegen mit einem ansteckenden Lächeln, wenn mal wieder alle Gäste gleichzeitig zum Check-in einlaufen und behältst auch bei spontanen Planänderungen Oberwasser Du sorgst für eine reibungslose Kommunikation mit unseren Gästen und anderen Abteilungsleitern

Wir suchen einen People Operations & Office Manager, derdie unser Büro in Frankfurt/Main eigenständig organisiert und als zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und internationalen Teams agiert. Die Rolle ist hands-on, abwechslungsreich und geht weit über klassische Büroverwaltung hinaus. Sie kombiniert Office Management, People Operations und Service Excellence in einem dynamischen, globalen Umfeld. Büro- & Gebäudemanagement (inkl. Health & Safety) Verantwortlich für das gesamte Büromanagement sowie einen sicheren, organisierten und effizienten Arbeitsplatz Steuerung von Empfang, Ausstattung, Dienstleistern und allen Aufgaben im Facility- und Immobilienmanagement Sicherstellung der Einhaltung aller Gesundheits-, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Services und des gesamten Mitarbeitererlebnisses People Operations & HR-Administration Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen People- und Office-relevanten Themen Pflege der Personio-Stammdaten sowie Verwaltung und Dokumentation aller HR-Prozesse Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren personalrelevanten Unterlagen Begleitung und Koordination von Onboarding- und Offboarding-Prozessen Enge Zusammenarbeit mit dem globalen People-Operations-Team Beschaffung & Versicherungen Steuerung der Beschaffungs- und Einkaufsprozesse einschließlich Standards und End-to-End-Sourcing Unterstützung bei Budgetplanung und laufendes Monitoring von Ausgaben und Budgets Verwaltung aller Unternehmensversicherungen inklusive Verlängerungen, Schadensfällen und Compliance

In this role, you will support the head of department as well as our globally operating Underwriting team as a team assistant, acting as a central hub for office communication and travel You will work closely with the assistants within our department. Calendar management and support for the Head of Department, including the preparation of sophisticated correspondence in German and English Planning and coordination of conferences and other events Management of appointments, meeting notes and contacts using our CRM system Preparation of presentations and active support of the team in the design of marketing materials Travel management as well as planning and coordination of business trips and visits

Organisatorisches Herzstück gesucht: Gestalte als Office Manager (m/w/d) die Arbeitswelt von morgen! In dieser Position bist du weit mehr als eine administrative Unterstützung: Als Office Manager (m/w/d) bist du das Gesicht von Trimble in Raunheim. Du genießt eine hohe Eigenverantwortung bei der Gestaltung eines einladenden Arbeitsumfeldes und fungierst als zentrale Drehscheibe, die den reibungslosen Betrieb für verschiedene Geschäftsbereiche an einem unserer wichtigsten deutschen Standorte sicherstellt. Gewährleiste einen erstklassigen Empfangsservice und koordiniere die professionelle Betreuung von Gästen, Kunden und Schulung Teilnehmenden. Manage die interne und externe Kommunikation, inklusive der Telefonzentrale sowie eines effizienten Dokumenten- und Post Managements für den Standort. Organisiere inspirierende Events und Meetings, indem du die Raumvorbereitung und das Catering souverän steuerst. Optimiere den Büroalltag durch ein vorausschauendes Bestellwesen der Ausstattung und die proaktive Koordination von Facility-Management-Anfragen. Unterstütze das Fuhrparkmanagement bei der reibungslosen Übergabe und Verwaltung von Firmen- und Mietwagen. Join a Values-Driven Team: Belong, Grow, Innovate.

Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles wie am Schnürchen läuft - vom Meetingraum bis zum Materialschrank. Du koordinierst Termine, Meetings und Ressourcen mit Übersicht und Fingerspitzengefühl. Ansprechperson für Team & Gäste: Du bist erste Ansprechperson für Kolleg:innen und Besucher:innen - freundlich, empathisch und lösungsorientiert. Ob spontane Fragen oder kleine Alltagsprobleme: Du hast ein offenes Ohr und schaffst eine angenehme Atmosphäre. Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung von Tagungen, Workshops und Firmenfeiern. Mit deiner Liebe zum Detail und kreativen Ideen machst du besondere Momente möglich, die den Zusammenhalt stärken. Du behältst den Überblick über die Büroorganisation, kümmerst dich um Bestellungen, verwaltest Zugangskarten sowie Poolfahrzeuge, bearbeitest Ein- und Ausgangsrechnungen und überprüfst Belege im Warenwirtschaftssystem.