96 Office Jobs gefunden

Kalender-, Termin- und Kommunikationsmanagement: Proaktive Terminplanung, E-Mail-Sichtung und -Korrespondenz, Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen Reise- und Meetingorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Organisation interner und externer Meetings inkl. Raumvorbereitung, Ablaufkoordination und Präsentationserstellung

Organisation des Kanzlei-Alltags Telefon & E-Mail-Korrespondenz mit Mandanten, Behörden & Kollegen Termin- und Fristenmanagement Unterstützung bei administrativen Abläufen (Post, Unterlagen, Akten - digital & strukturiert) Vorbereitung und Koordination interner Prozesse Kurz: Du hältst den Laden zusammen. Und ja - das ist bei uns eine echte Schlüsselrolle.

Verantwortung für die Auftragsabwicklung von Kundenauftrag bis zur Rechnungsstellung Unterstützung von Speditionen zur Erstellung von Zoll- und Begleitpapieren Lagerführung Unterstützung im Rechnungswesen und der Finanzbuchhaltung Reisekostenerfassung Effiziente Büroorganisation und Verwaltung von Dokumenten Pflege und Verwaltung von Daten im SAP-System Erstellung von Reports und Auswertungen mit MS Office Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten Teamarbeit und enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

You do the shift planning, lead the team and support your colleagues in their development in cooperation with the Front Office Manager You ensure that duty scheduling is done on time, fairly and with consideration for business aspects You ensure a smooth process when welcoming guests to the hotel and clean administrative processes within the team You motivate your colleagues with an infectious smile when all guests arrive for check-in at the same time You stay on top of things even when plans change spontaneously You ensure smooth communication with our guests and other department heads

Begrüßung und Betreuung unserer Gäste als erste Ansprechperson am Empfang Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs vom Check-in bis zum Check-out Kommunikation und Koordination mit allen Abteilungen zur optimalen Gästebetreuung Verantwortung für die Kassenführung und korrekte Abrechnung am Front Office Erfüllung individueller Gästewünsche mit Engagement, Aufmerksamkeit und Serviceorientierung

Als Office Management Assistant (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle für Kolleg innen, HR und verschiedene Teams. Du sorgst dafür, dass Abläufe funktionieren, Informationen sauber dokumentiert werden und unser Arbeitsalltag strukturiert bleibt. Koordination der Zeiterfassung sowie Unterstützung im Abwesenheits- und Krankmeldungsmanagement Mitarbeit in der betrieblichen Altersvorsorge und sorgfältige Pflege der Personalakten Organisation von Geburtstagen, Jubiläen und besonderen Anlässen Kontenüberwachung inkl. Abgleich von Belegen und Kontoauszügen Allgemeine administrative Aufgaben und enge Zusammenarbeit mit dem HR-Team Unterstützung bei Events, Meetings, Offsites sowie projektbezogenen Themen Teamübergreifende Unterstützung, immer dann, wenn Organisationstalent gefragt ist

Operative Unterstützung der Projektleitungen im Tagesgeschäft Planung, Pflege und Nachverfolgung von Projektplänen, Meilensteinen und Arbeitspaketen Erstellung von Projektstatusberichten, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen Termin-, Aufgaben- und Maßnahmenverfolgung (inkl. Protokollführung) Unterstützung bei Ressourcen-, Budget- und Kostenübersichten Pflege von Projektdokumentationen, Ablagestrukturen und Templates Koordination von Projektmeetings sowie Vor- und Nachbereitung Unterstützung bei Risiko-, Änderungs- und Maßnahmenmanagement Sicherstellung der Einhaltung projektspezifischer Standards und Vorgabe Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung sowie dem Projektcontrolling On- und Off-Boarding von internen Projektmitarbeitenden sowie externen Dienstleistern

Du machst die Einsatzplanung, führst das Team und unterstützt deine Kollegen bei ihrer Entwicklung im Zusammenspiel mit dem Front Office Manager Du sorgst dafür, dass die Dienstplanung rechtzeitig, fair und unter Beachtung unternehmerischer Aspekte gemacht wird Du sorgst für einen ruhigen Ablauf beim Empfang der Gäste im Hotel und für saubere administrative Abläufe im Team Du motivierst deine Kollegen mit einem ansteckenden Lächeln, wenn mal wieder alle Gäste gleichzeitig zum Check-in einlaufen und behältst auch bei spontanen Planänderungen Oberwasser Du sorgst für eine reibungslose Kommunikation mit unseren Gästen und anderen Abteilungsleitern

Wir suchen einen People Operations & Office Manager, derdie unser Büro in Frankfurt/Main eigenständig organisiert und als zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und internationalen Teams agiert. Die Rolle ist hands-on, abwechslungsreich und geht weit über klassische Büroverwaltung hinaus. Sie kombiniert Office Management, People Operations und Service Excellence in einem dynamischen, globalen Umfeld. Büro- & Gebäudemanagement (inkl. Health & Safety) Verantwortlich für das gesamte Büromanagement sowie einen sicheren, organisierten und effizienten Arbeitsplatz Steuerung von Empfang, Ausstattung, Dienstleistern und allen Aufgaben im Facility- und Immobilienmanagement Sicherstellung der Einhaltung aller Gesundheits-, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Services und des gesamten Mitarbeitererlebnisses People Operations & HR-Administration Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen People- und Office-relevanten Themen Pflege der Personio-Stammdaten sowie Verwaltung und Dokumentation aller HR-Prozesse Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren personalrelevanten Unterlagen Begleitung und Koordination von Onboarding- und Offboarding-Prozessen Enge Zusammenarbeit mit dem globalen People-Operations-Team Beschaffung & Versicherungen Steuerung der Beschaffungs- und Einkaufsprozesse einschließlich Standards und End-to-End-Sourcing Unterstützung bei Budgetplanung und laufendes Monitoring von Ausgaben und Budgets Verwaltung aller Unternehmensversicherungen inklusive Verlängerungen, Schadensfällen und Compliance

The Customer Project Officer (f/m/d) is part of the One Solutions Organization. CPO is securing the right application of the Customer Project Process which regulates the solution business during the selling phase and execution phase. CPO works closely with the project teams and the sales community and is in daily contact with the country decision-makers. Ensure full compliance with opportunity progression and validation in line with CPP, CoA, and selling governance, while leading SOC (Solution Opportunity Committee) discussions and preparing structured, standardized SOC outputs Collaborate with opportunity teams to secure high-quality preparation for each SOC gate Drive REL (Risk Escalation Level) reviews by steering discussions on project financials, forecasting and early risk identification, delivering consistent and structured REL outputs Act as a catalyst for escalating and resolving project issues by engaging the right support, and partner with project teams to ensure consistent execution governance Provide data-driven insights using bFO, GreenBerry, SGV, and other tools to support strategic decisions, and promptly escalate any non-compliance to enable timely corrective and preventive actions Lead win-loss analysis, share best practices, and conduct trainings on CPP, governance frameworks, and related tools Deploy standardized processes and tools to reduce rework, shorten cycle times, improve data quality, and drive adoption of digital and AI solutions in governance practices

In dieser Rolle unterstützen Sie unser Team bei der effizienten Abwicklung von Einkaufsprozessen und tragen so maßgeblich zum reibungslosen Ablauf im Unternehmen bei. Koordination und Verwaltung von Verträgen im Bereich Einkauf & Logistik Abwicklung der Beschaffung von geringwertigen Wirtschafts- und Verbrauchsgütern in enger Abstimmung mit Facheinkäufern Stammdatenpflege im Warenwirtschafssystem AMOR3 Prüfung von Auftragsbestätigungen Bearbeitung von Lieferrückständen inkl. Lieferzeitenverfolgung Rechnungs- und Retourenbearbeitung Bearbeitung von administrativen Aufgaben Interner und externer Schriftverkehr Durchführung der turnusmäßigen Lieferantenbewertung Archivierung von Dokumenten

Sie unterstützen die Bereichsleitung als PMO bei der operativen, strategischen und organisatorischen Steuerung des Fachbereichs Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings, Workshops und Entscheidungsgrundlagen vor und sorgen für eine verlässliche Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen Sie übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Bereichsleitung, Abteilungs- und Teamleitungen sowie externen Partnern Sie begleiten Projekte, optimieren Prozesse und arbeiten eng mit dem Projektcontrolling zusammen Sie wirken aktiv an der Weiterentwicklung der Bereichsstrategie, KPI Erstellung, der Jahresplanung sowie an Organisations- und Veränderungsprozessen mit

Du gibst unserem Ingolstädter Office ein Gesicht - mit deiner positiven Ausstrahlung, deinem Humor und deiner offenen Art sorgst du dafür, dass sich alle willkommen fühlen. Du bist primär vor Ort tätig und arbeitest eng mit internen Teams wie Marketing, Finance, IT und HR zusammen, um globale Initiativen lokal erfolgreich umzusetzen. Du unterstützt deine Kolleg:innen mit administrativen und organisatorischen Aufgaben - darunter Post- und Lieferantenmanagement, Bestellungen sowie die Koordination externer Dienstleister. Du übernimmst die vollständige Planung, Organisation und Durchführung von internen Aktivitäten und Events - mit Verantwortungsbewusstsein, Struktur und viel Liebe zum Detail. Du erkennst proaktiv Möglichkeiten, das Office-Erlebnis für Kolleg:innen und Besucher:innen weiter zu verbessern - entwickelst Ideen, setzt Maßnahmen auf und bringst sie eigenständig in die Umsetzung. Auch wenn es mal trubelig wird, behältst du den Überblick, priorisierst souverän und sorgst dafür, dass im Office alles rundläuft. Discover new skills and improve your strengths, adapt your working day to your personal lifestyle, celebrate community, sustainability and diversity. And sweeten your working life with awesome perks and benefits!

Erstellung und Verbuchung von Reisekostenabrechnungen Kontrolle der Zeiterfassung Unterstützung der Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung Unterstützung im HR-Recruiting

In this role, you will support the head of department as well as our globally operating Underwriting team as a team assistant, acting as a central hub for office communication and travel You will work closely with the assistants within our department. Calendar management and support for the Head of Department, including the preparation of sophisticated correspondence in German and English Planning and coordination of conferences and other events Management of appointments, meeting notes and contacts using our CRM system Preparation of presentations and active support of the team in the design of marketing materials Travel management as well as planning and coordination of business trips and visits

Als Mitglied unseres Backoffice-Teams bist du Rund um Themen im Office Management tätig, vom Empfang von Besuchern bis zur Buchung von Reisen. Deine erfahrenen Teammitglieder und deine Teamleitung unterstützen dich bei der Einarbeitung. Empfang und Bewirtung von Besuchern Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Meetings sowie Firmenveranstaltungen Abwicklung der Ein- und Ausgangspost sowie Kurier- und Paketsendungen Verwaltung und Bestellung von Büromaterial Reisebuchungen

Betreuung der Bewerbenden vom Zeitpunkt der Bewerbung bis zum Beginn des Studiums Inhaltliche und formale Prüfung der Bewerbungsunterlagen sowie Organisation und Durchführung von Interviews und Tests im Zuge des Auswahlverfahrens Enge Zusammenarbeit mit dem Student Recruitment, Studienbetreuung und Programm-Management Pflege der internen Kundendatenbank und Auswertung von Evaluationen Erstellen von Vorlagen, Statistiken und sonstigen Unterlagen, die zur Abwicklung des Tagesgeschäfts beitragen

The Chief of Staff / Chief Transformation Officer to the CEO Central acts as a strategic and operational extension of the OU Leader, driving alignment, focus and execution across the Central Operating The role combines strategy, governance, cross-functional orchestration, and selective hands-on project delivery to maximise the impact of the CEO and the whole leadership team. 1. CEO Leverage & Strategic Support Serve as a trusted advisor to the CEO and the Central leadership team on strategic priorities, sensitive topics, and key decisions. Prepare and debrief CEO engagements (customers, partners, executives, internal leadership). Shape narratives, briefings, and positioning for Board-level and HQ interactions. 2. Governance & Operating Rhythm Guiding the Organization through the Transformational Journey in the Sales- and TechOrg (incl. Supporting the Managers) Build a strong connect to the US Product Teams and align on the OU specific Product Requirements Design, run and continuously improve the OU governance: Executive Committee (Codir), QBRs, Marketing / PR / Gov Affairs, CEO Office meetings, all-hands, etc. Ensure effective follow-up on decisions and accountability across functions: Sales, Marketing, Operations, Pre Sales, Post Sales, Ecosystem, Support functions (Legal, ES, REWS, Finance, etc.) Design & monitor an effective control tower for all Impact initiatives in the OU, with a strong focus on sustainability Orchestrate the OU V2MOM, and support GTM design, yearly planning and strategic initiatives in full alignment with the COO teams Representing the OU in internal and external events as a speaker 3. Cross-Functional Leadership & Business Continuity Act as the CEO's delegate for selected functions, depending on the context and on CEO's request (e.g. Marketing, Communications, Customer Engagement) during leadership gaps or transitions. Provide steering and coordination for the Sales leadership (with a dedicated resource managed within the team) to ensure full alignment between CEO and Sales leadership. Lead or co-lead specific strategic projects with measurable business impact (e.g. major events, strategic deals support). 4. Customer, Partner & Ecosystem Engagement Support preparation and follow-up of strategic customer and partner engagements (C-level meetings, executive sponsorships, strategic deals, escalation management). Coordinate with Partner, CCO, COO and Industry leaders to ensure a coherent approach to top accounts and priority clusters. Help build and nurture the local ecosystem: events (Dreamforce, World Tour, Vivatech, Davos), communities, thought leadership, sustainability and impact initiatives. Act as an internal and external ambassador for Salesforce Central and its CEO, in dedicated forums and events. 5. People, Communication & Culture Contribute to leadership team cohesion and effectiveness through facilitation, feedback, and structured working sessions Support internal communications: CEO messages, key moments, crisis communications, change management. Act as a culture carrier, promoting Salesforce values and a «one-team» mindset across clusters and functions.

Standardisierung und Optimierung: Einhaltung, Entwicklung und Implementierung von Projektmanagementmethoden, -standards und -prozessen Ressourcenmanagement: Sicherstellung der effizienten Nutzung von Ressourcen und Unterstützung bei der Ressourcenplanung Qualitätssicherung: Implementierung und Überwachung von Qualitätsstandards. Monitoring und Reporting: Regelmäßiges Monitoring und Reporting des Projektfortschritts und der Leistung Unterstützung der Projektteams: Unterstützung der Projektteams bei der Planung und Durchführung von Projekten Prozess- und Methodenentwicklung: Entwicklung und Pflege von Prozessen und Methoden zur Gewährleistung der Konsistenz und Vergleichbarkeit zwischen Projekten Risikomanagement: Identifizierung, Bewertung und Verwaltung von Projektrisiken

Du empfängst, betreust und informierst alle Besucher:innen, Kund:innen, Kolleg:innen, und Untermieter:innen herzlich an unserem zentralen Front Desk - bei uns ist immer was los! Außerdem kümmerst du dich um ihre Wünsche, bist Ansprechpartner:in für Bedürfnisse im Tagesgeschäft, u.A. und bringst die Community am Standort zusammen. Das perfekte Set-Up für Meetings & Events? Dein Spielplatz! Du deckst Konferenzräume ein, sorgst für ein tolles Ambiente und stellst auch hin und wieder Möbel um - für dich kein Problem! Organisation & Überblick: Du unterstützt und betreust interne oder externe Meetings/ Events/ Veranstaltungen. Du bist unsere Schaltzentrale: koordinierst die Telefonzentrale, nimmst Lieferungen und Getränke entgegen, bearbeitest die Ein- und Ausgangspost, übernimmst die Koordination externer Dienstleister:innen und kümmerst dich um Anfragen aller Art und sorgst am Abrundend arbeitest du eng mit unserem Facility Management und den anderen Shared-Services-Abteilungen zusammen, hast für alle To-Dos und Prozesse im Haus ein Auge und packst überall mit an.