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Du unterstützt unser Team und bei Bedarf die Führungskräfte im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Du koordinierst und organisierst Termine, bereitest Meetings vor und sorgst für eine strukturierte Dokumentation Du übernimmst Projektmanagement-, Kommunikations- und Koordinationsaufgaben und behältst dabei den Überblick Du arbeitest aktiv an bereichsübergreifenden Projekten mit und bringst Deine Ideen ein Du bist Ansprechpartner in für interne und externe Stakeholder innen und sorgst für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit

Proaktive Unterstützung der Abteilungsleitung und der Arbeitsgruppen im administrativen Bereich: Unterstützung im operativen Tagesgeschäft Klassisches Büromanagement wie z. B.: Terminplanung, Erstellung von Präsentationen / Unterlagen, Hardware- und Software-Beschaffung sowie Berechtigungen etc. Unterstützung in Projekten und Prozessen Weiterentwicklung zu einem »digitalen Büro« Ansprechpartner in der Schnittstellenfunktion für den Stadtkonzern (GGH und städtische Ämter)

Gesucht wird ein e Kollege in zur Unterstützung des Präsidenten bei der Wahrnehmung seiner vielfältigen Aufgaben und Funktionen. Sie sind gemeinsam mit Ihrer Kollegin der serviceorientierte Erstkontakt für alle Belange von interner wie externer Seite. Die Arbeit im Leitungsbüro der Universität eröffnet Ihnen ein abwechslungsreiches und breites Aufgabenspektrum mit enger Anbindung an die Universitätsleitung, die beiden Persönlichen Referenten in und die Assistenzen der anderen Vorzimmer - eine selbstständige und vertrauliche Zusammenarbeit ist dabei selbstverständlich. Umfassende Büroorganisation, inkl. Terminkoordination, Korrespondenz des Präsidenten und Postbearbeitung Termin- und Reiseplanung des Präsidenten Planung und Organisation von Video-/Telefonschaltkonferenzen, Meetings und Veranstaltungen Empfang und Betreuung von Gästen Erledigung von Sonderaufgaben bei ausgewählten Projekten

Eigenständige Organisation und Koordination aller administrativen, organisatorischen sowie Verwaltungsaufgaben und Abläufe im Kanzleialltag. Fristenüberwachung, digitales Dokumentenmanagement, Mandanten- und Auftragsanlage sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehören zu Ihren Aufgaben. Sie sind die Kommunikationsschnittstelle zwischen Partner, Team, Mandanten und Behörden. Als Teil unseres Teams sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams zuständig. Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren nationalen und internationalen Mandanten sowie Empfang und Bewirtung. Eigenständige Durchführung der Fakturierung. Sie gestalten interne Projekte und Prozesse mit und übernehmen Sonder- und Projektaufgaben. Sie organisieren und unterstützen bei unseren Events und sind Ansprechperson für unsere Dienstleister.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben Terminvereinbarungen inkl. Raumbuchungen Materialbestellungen Vorbereitung von Besprechungen Protokollführung bei Besprechungen Aktenverwaltung (auch digital), Archivierung von Akten Führen von Inventarlisten Erstellung allgemeiner Korrespondenz Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen Organisation und Dokumentation von Dienstreisen und Weiterbildungsmaßnahmen Betreuung der Auszubildenden im Referat und Erstellung des Einsatzplans Überprüfung der Internetseiten als auch Flyer und Broschüren des Referats auf Aktualität Personalsachbearbeitung Weiterleitung Krank- und Gesundmeldungen Unterstützung der Referatsleitung bei der Überwachung der Urlaubsplanung Unterstützung bei Stellenausschreibungsverfahren (Korrespondenz, Organisation Vorstellungsgespräche) Unterstützung der Leitenden Fachkraft für Arbeitssicherheit Unfallanzeigen auf Vollständigkeit prüfen und weiterleiten Führen der Liste Sicherheitsbeauftragte und Informationen an neue Sicherheitsbeauftragte versenden Gefährdungsbeurteilungen für schwangere Mitarbeiterinnen und Studentinnen prüfen und Liste Mutterschutz pflegen

Vertragliche und gesellschaftsrechtliche Aufgaben, insbesondere die Strukturierung und Vorbereitung von Verträgen Begleitung von Gesellschaftsgründungen sowie Erstellung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen und Vertragszusammenfassungen Verwaltung und Pflege von Datenbanken Abteilungsorganisatorische Aufgaben und allgemeine Bürotätigkeiten Organisation von Gesellschafterversammlungen und Kommunikation mit internen und externen Projektpartnern/Ansprechpartnern

Organisation & Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung Erstellung & Aufbereitung von Exposés, Unterlagen, Präsentationen & Reports Kommunikation mit Kunden, Partnern & Dienstleistern Besprechungsvor- und -nachbereitung Unterstützung im Vertrieb & Marketing / Allgemeine administrative Aufgaben im Innendienst

Eigenständige Büroorganisation und allgemeine administrative Tätigkeiten Unterstützung der Projektleitung im Backoffice Operative Vorbereitung und Erstellung von Bestellungen und Nachunternehmerbeauftragungen Erstellung von Ausschreibungen und Preisspiegeln Vertriebs- und Akquisitionsunterstützung Erstellung von Revisionsunterlagen

Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariatsbetriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben, zur administrativen Geschäftsführung sowie zu externen Geschäftspartnern. Selbstständige Organisation des Sekretariats unserer wissenschaftlichen Geschäftsführung mit allen dazugehörigen einschlägigen und verwandten Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache) Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäftsführung Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäftsführung Betreuung von Auszubildenden Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderaufgaben

Empfang und Betreuung von Mandaten (teilweise auch in englischer Sprache) Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und allgemeine Bürotätigkeiten Proaktive Unterstützung unseres Kanzleiteams Überwachung von Fristen / Abgabeterminen / Wiedervorlagen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten nach Vorlage (z.B. Verträge, Gutachten, Schriftsätze, Präsentationen und allgemeine Korrespondenz) Rechnungsstellung Unterstützung bei der Einhaltung berufsrechtlicher Pflichten bzw. deren Dokumentation Vorbereitung und Organisation von Besprechungen/Veranstaltungen sowie Ausfertigung von Schulungsunterlagen und Präsentationen Ansprechpartner für Zeitbuchungen und für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement

Buchung von Eingangsrechnungen: Sie übernehmen die Buchung von Eingangsrechnungen und stellen sicher, dass alle Zahlungen korrekt erfasst werden Fakturierung: Sie erstellen Ausgangsrechnungen und behalten dabei stets den Überblick über alle laufenden Vorgänge Auftragsabwicklung: Sie unterstützen unser Team in der gesamten Auftragsabwicklung und sorgen dafür, dass unsere Kunden rundum zufrieden sind Kommunikation: Sie stehen in regelmäßigem Kontakt mit unseren Kunden und Lieferanten und sind ein wichtiger Ansprechpartner für alle Belange Administrative Unterstützung: Sie unterstützen bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie bspw. Erstellung von Reisekostenabrechnungen und tragen so zum reibungslosen Ablauf unserer Office-Prozesse bei

Annahme und Abwicklung eingehender Aufträge mit unserem Warenwirtschaftssystem Angebotseinholung und Prüfung von Waren- und Dienstleistungsrechnungen Kunden- und Lieferantenbetreuung Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen Bearbeitung allgemeiner administrativer Tätigkeiten

Als Weinbauberater (m/w/d) beraten Sie Winzerinnen und Winzer im Tuniberg- und Bodenseeraum praxisnah zu nachhaltiger Produktion und tragen damit zur Sicherung regionaler Weinqualität und zur Förderung des ländlichen Raums bei. Durch die Umsetzung des landwirtschaftlichen Fachrechts stellen Sie die Einhaltung von Düngeverordnung und Pflanzenschutzgesetz sicher. Sie führen Sachkunde-Grundkurse sowie Fortbildungen im Pflanzenschutz durch. Mit der Organisation und Durchführung von Erwachsenenbildung und Unterricht am Bildungszentrum Emmendingen-Hochburg und am Weinbauinstitut in Freiburg erfüllen Sie einen wichtigen Bildungsauftrag. Durch die Überbetriebliche Lehrlingsausbildung und Prüfungsbegleitung tragen Sie zur praxisorientierten Nachwuchsförderung bei. Sie prüfen Rebschulen, beurteilen Pfropfreben und kontrollieren Rebveredler, um Pflanzgutqualität zu sichern. Im Weinbau setzen Sie das Biodiversitätsstärkungsgesetz Baden-Württemberg um.

Unterstützung in der Planung, Abwicklung und Bauleitung sowie bei Ausschreibungen und Submissionen Vor- und Nachbereitung von Projekt- und Teammeetings Wohnungswirtschaftliche Aufgaben eines digitalen Büromanagements

Sie unterstützen und entlasten die Geschäftsbereichsleitung durch professionelles Office Management Sie agieren als kommunikationsstarke und effiziente Schnittstelle innerhalb des gesamten Teams Sie übernehmen die Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, unter Berücksichtigung von Prioritäten und Zeitplänen Sie erledigen die effiziente und termingerechte Vor- und Nachbereitung von internen und externen Sitzungen sowie Veranstaltungen Sie unterstützen bei der internen und externen Kommunikation Sie unterstützen bei der Projektarbeit

Gemeinsame Führung des Sekretariats der Klinikleiterin sowie Wahrnehmung aller damit verbundenen Aufgaben: Interne und externe Terminplanung, Verteilung und Organisation interner Um- und Abläufe (Raumbelegung etc.) Selbstständiges Bearbeiten der Korrespondenz Verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Patienten und (Kooperations-)Partnern Organisation und Koordination von Meetings, Konferenzen sowie Fortbildungsveranstaltungen Planung und Abrechnung von Dienstreisen der Klinikleiterin Bearbeitung von Anfragen ausländischer Patienten Abrechnung der Privatpatienten

Du erfasst und bearbeitest Kundenaufträge sowie Bestellungen im Tagesgeschäft. Unsere Kunden berätst du freundlich und kompetent - telefonisch und per E-Mail. Du pflegst Kundenstammdaten zuverlässig. Zahlungseingänge überwachst Du gewissenhaft und klärst Unstimmigkeiten frühzeitig. Du überwachst die täglichen Geldeingänge und Abrechnungen durch unsere Kraftfahrer (m/w/d) und führst die Kassenabrechnung durch. Unsere Vertriebsmitarbeiter im Außendienst unterstützt Du durch eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise. Reklamationen und Kundenbeschwerden nimmst Du auf und begleitest ihre professionelle Bearbeitung.

Gemeinsam in einem Team mit unseren technischen Property Managern und den Back Offices betreuen Sie eigenverantwortlich spannende und anspruchsvolle Gewerbeimmobilien institutioneller Kunden. Sie sind erster Ansprechpartner für Eigentümer, Asset Manager, Mieter sowie externe Dienstleister und Verantwortlicher für eine gesamtheitliche Objektbetreuung. In Ihre Zuständigkeit fällt eine breite Vielzahl von Aufgaben wie z.B. die Erstellung von Reportings, die Bearbeitung von Rechts- und Versicherungsfällen, die Kommunikation/ Verhandlung mit Mietern und Eigentümer, die Bearbeitung von Nebenkosteneinsprüchen mit dem Fachbereich, ein aktives außergerichtliches Forderungsmanagement sowie die Budgetplanung und -verfolgung und Optimierung der wirtschaftlichen Ergebnisse der von Ihnen betreuten Immobilien.

Pflege bewohnerbezogener Stammdaten Durchführung der ordnungsgemäßen und fristgerechten Heimkostenabrechnung (stationäre Pflege, Kurzzeitpflege und Tagespflege) mit Connext Vivendi NG Überwachung und Bearbeitung der offenen Forderungen/ Mahnwesen nach den Vorgaben des Trägers Abstimmung der Konten in DATEV Schnittstelle zu Buchhaltung und Controlling Zuarbeit bei Interner Revision und Wirtschaftsprüfung Unterstützung bei Jahresabschluss Kommunikation mit Kostenträger, Behörden und Angehörigen Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Zu Ihren Aufgaben zählt die Bearbeitung von Alters- und Hinterbliebenenrenten, Abfindungen und die Durchführung von Gegenprüfungen. Weiterhin bearbeiten Sie Versorgungsausgleiche für Versicherte und führen in diesem Zusammenhang Gegenprüfungen durch. Ihr Aufgabenbereich umfasst auch die Bearbeitung von Sterbefällen inkl. Gegenprüfung und Mahnverfahren bei Rückforderung von Leistungen. Zudem bearbeiten Sie Termine und Fehlerlisten des Zahlstellenverfahrens mit den Krankenkassen. Auch die Bearbeitung von Rentenfällen der maschinellen Terminliste fällt in Ihren Aufgabenbereich. Außerdem bereiten Sie Fachtests/Projektarbeiten der IT-Anwendungen vor und führen diese durch. IHRE AUFGABEN