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Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Organisation und Koordination des Sekretariats des Ärztlichen Direktors Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Korrespondenz mit Patient:innen, Angehörigen, Behörden und externen Partnern Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen Bearbeitung von Patientenunterlagen und Dokumentation Telefon- und Empfangsdienst

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

Erstellung, Änderung und Vollzug ortsrechtlicher Vorschriften (z.B. Kostenerstattungs-betragssatzung, Straßenreinigungsverordnung, Entwässerungssatzung) Erstellung der Globalkalkulation Keyuser für unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) Dokuneo, das Geoinformationssystem (GIS) Kominfo und Ansprechpartner für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetz (OZG) im Sachgebiet Beteiligung und Stellungnahmen als Träger öffentlicher Belange Bearbeitung verschiedener Verwaltungsverfahren in der Bauverwaltung (z. B. Wasserrecht) Betreuung der Auszubildenden im Sachgebiet

Allgemeine Verwaltungsaufgaben Begleitung von Digitalisierungsprojekten Betreuung der bestehenden IT-Systeme Kassenführung und Rechnungswesen Klienten- und Personalverwaltung Unterstützung bei Besetzung der Telefonzentrale und Bestellwesen

Team-Support: Du unterstützt unser Team operativ im Tagesgeschäft sowie bei Projekten - gemeinsam arbeiten wir daran, unsere Ziele zu erreichen Daten mit Fokus: Du bereitest Produkt- und Preisdaten auf und schaffst damit die Grundlage, unsere neue Sortimentsstrategie faktenbasiert zu steuern Aktions-Management: Du planst eigenständig Artikel für unsere Marketing-Aktivitäten und behältst im Omnichannel-Umfeld alle Fäden in der Hand Kommunikations-Schnittstelle: Du fungierst als Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Gesellschafter sowie Lieferanten und begleitest unsere neuen Verhandlungswege administrativ Prozess-Optimierung: Du bringst Dich aktiv ein, um unsere Büroorganisation und administrativen Abläufe digitaler und moderner zu gestalten Markt-Analyse: Mit Auswertungen und Wettbewerbsanalysen lieferst Du wichtige Impulse für unsere tägliche Arbeit

Bestellungen von Implantaten, Instrumentarium, Büro- und Verbrauchsmaterial Bearbeitung interner und externer Reklamationen Express- und Sonderbestellungen, Bestellerinnerungen Rechnungsbearbeitung Überwachung der Konsignationslager Durchführen des Monatsabschlusses und Mitarbeit bei der Jahresinventur Mitarbeit an den gemeinsamen Zielen der Abteilung (Digitalisierung, Prozessoptimierung)

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung In der Zentralabteilung des Max Rubner-Institut am Standort Karlsruhe wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeiterin bzw. ein Sachbearbeiter für die Digitalisierung von Fachverfahren gesucht. Die Stelle umfasst insbesondere das Projektmanagement mit inhaltlicher und finanzieller Steuerung, das Prozessmanagement mit Schwerpunkt auf der digitalen Abbildung von Abläufen sowie die strategische Weiterentwicklung der Digitalisierung im Institut. Dabei sind die zentralen Dimensionen Personal, Strategie, Steuerung, Prozesse, Technologie, Führung und Daten gleichermaßen zu berücksichtigen. Das sind Ihre Aufgaben: Federführung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen vor dem Hintergrund der Organisationsentwicklungspotentiale am MRI Verantwortung für und Durchführung von Projektkoordination und -administration Strategische Weiterentwicklung und Priorisierung der Maßnahmen in Bezug auf die digitale Abbildung von Verwaltungsprozessen. In diesem Zusammenhang perspektivisch auch die Mehrwerte der Prozessautomation durch den möglichen Einsatz künstlicher Intelligenz (KI- Tools) identifizieren und das weitere Vorgehen einschätzen. Standardisierung und Weiterentwicklung des Prozessmanagements Steuerung von Projekten mit Digitalisierungsbezug

Erteilung von verkehrsrechtlichen Anordnungen zur Sicherung von Arbeitsstellen an Straßen (Klein- und Großbaustellen) Überprüfung der angeordneten Maßnahmen (Baustellenkontrolle) Annahme, Prüfung und Genehmigung von Anträgen für Großraum- und Schwertransporte Erteilung von Erlaubnissen für Veranstaltungen (bspw. Volksfeste, Läufe, Umzüge) Teilnahme an Ortsterminen und Abstimmungsgesprächen Bearbeitung von Abschleppvorgängen und Widerspruchsverfahren Bearbeitung von Gebührenangelegenheiten mit eigenständiger Gebührenfestsetzung und Bescheiderteilung gemäß GebOSt Erteilung von Ausnahmegenehmigungen und Befreiungen (bspw. Sonntagsfahrverbot, GGVSE) Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Betreuung des Fachanwendungsprogramms (ProBAUG) mit Administratorenaufgaben Umsetzung und Optimierung der Digitalisierungsprozesse innerhalb des Amts Mitarbeit im Baugenehmigungsverfahren: Vorgangsverwaltung und digitale Aktenführung, Durchführung von Behördenanhörungen, Terminüberwachung, Rechnungsabwicklung, Eigenständige Bearbeitung von baurechtlichen Verfahren im Bereich Kaminfegermängel und Erneuerbare-Wärme-Gesetz Selbstständige Beantwortung von einfachen Grundstücksanfragen (Baulasten, etc.) Assistenz der Amtsleitung Änderungen des Aufgabengebietes behalten wir uns vor.

Organisatorische und administrative Unterstützung der Professur in ihren Forschungs- und Lehrtätigkeitsfeldern Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten und Vorlagen Pflege des Internet-Auftritts sowie der weiteren Online-Portale der Professur Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminplanung, Notenerfassung in den elektronischen Lehrportalen der Fakultät, etc.) Unterstützung bei Lektoratstätigkeiten für Publikationen der Professur Verwaltung der Sach- und Personalmittel der Professur

Die zentrale Beschaffung von Büromaterial Die Führung der Registratur Die Verwaltung des Zentralarchivs mit der Bücherei im Fachbereich Zentrale Dienste Die Abwicklung der Postein- und ausgänge innerhalb des Fachbereiches Zentrale Dienste Verwaltung und Ausgabe des Büromaterials einschl. technischer Kleingeräte (Materialwirtschaft) für die gesamte Kreisverwaltung einschl. der Nebenstellen sowie Service im Bereich der Sitzungen und Veranstaltungen (Bereitstellung Moderationsbedarf) Verwaltung und Ausgabe von elektronischen mobilen Datenverarbeitungsgeräten (Laptop, iPad, Beamer u.ä.)

Sie sind maßgeblich mit der ordnungsgemäßen Verwaltung verschiedener zeitlich befristeter Projekte betraut. Dabei liegt ein Schwerpunkt auf der Abwicklung eines EU-finanzierten Fördermittelprojekts im Bereich der Flüchtlingsarbeit sowie landesgeförderten Projekten im Migrationsbereich und in der Eingliederungshilfe. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere: Administrative Förderabwicklung von verschiedenen Projekten im Bereich Migration und Behindertenhilfe Erstellung und Aktualisierung von Weiterleitungsverträgen sowie Weiterleitung von Mitteln an die beteiligten Kreisverbände Prüfung von Förderanträgen und Kosten- und Finanzierungsplänen Prüfung von Verwendungsnachweisen weitergeleiteter Mittel sowie Erstellung von Verwendungsnachweisen zur Vorlage bei den Zuwendungsgebern Ausarbeitung von Dienstleistungs- und Kooperationsverträgen Beratung und Prüfung von Kosten- und Finanzierungsplänen Enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung Förderwesen und den Fachverantwortlichen für die Projekte in der Abteilung und Verantwortlichen an Schnittstellen in anderen Abteilungen, den Zuwendungsgebern und Kooperationspartnern Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Schulungsmaßnahmen für Mitarbeitende Allgemeine Bürotätigkeiten und administrative Unterstützung

Von der Auswahl und Buchung der Location, der Betreuung von Referent:innen und Kund:innen, der Veranstaltungsbetreuung vor Ort bis hin zur Nacharbeit bist Du im gesamten Organisationsprozess involviert. Kommunikation ist dabei wichtig. Denn für unsere Kund:innen, Referent:innen und Dienstleistern bist Du die erste Anlaufstelle. Du arbeitest eng mit unserem bestehenden Team zusammen und trägst aktiv zur erfolgreichen Umsetzung unserer Veranstaltungen bei. Du bist verantwortlich für die Organisation und Betreuung von Seminaren, Workshops und Tagungen in Präsenz und online Dabei übernimmst Du die Auswahl und Buchung von Tagungshotels sowie die Abstimmung der Veranstaltungsdetails mit den jeweiligen Locations Die Organisation von Reisebuchungen für Referent:innen sowie die Planung von Rahmenprogrammen gehören zu Deinen Aufgaben Du erstellst und pflegst unsere Veranstaltungsprogramme und unterstützt bei Marketing- und Werbemaßnahmen Du stehst in einer engen Kommunikation und Abstimmung mit unseren Referent:innen, Teilnehmer:innen und externen Dienstleistern Die Vorbereitung von Tagungsunterlagen und die organisatorische Begleitung der Veranstaltungen vor Ort oder digital fällt ebenfalls in Dein Aufgabengebiet Zudem übernimmst Du die Nachbereitung der Veranstaltungen sowie die Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Korrespondenzen, Datenpflegen und Rechnungsabwicklungen

Im Sekretariat des Ärztlichen Direktors sind Sie erste Ansprechperson für Ärzt:innen, Patient:innen und deren Angehörigen. Sie sind zuständig für alle anfallenden administrativen Aufgaben . Hierzu gehört u.A. die Terminkoordinierung, interne und externe Korrespondenzen sowie die Mitarbeit bei Sprechstunden. Sie erledigen sämtliche Schreibarbeiten , die im stationären, tagklinischen und ambulanten Bereich anfallen. Ihren Tätigkeitsbereich umfassen abwechslungsreiche Organisations- und Verwaltungsarbeiten , wie die Planung von sämtlichen Veranstaltungen oder die Vor- und Nachbearbeitungen von Besprechungen. Sie führen die Ambulanzsprechstunde und sind für die Abwesenheitsvertretung innerhalb des Teams zuständig.

Unterstützung des Zentralen Beauftragten für Biologische Sicherheit (zBBS) Nachverfolgung gentechnikrelevanter Verfahren, insbesondere von Dokumenten- und Unterschriftenläufen Mitwirkung bei der Pflege interner gentechnischer Datenbanken Organisation des Versands und Empfangs behördlicher Unterlagen Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung interner SOPs zu gentechnikrelevanten Abläufen Prüfung der Jahresberichte der lokalen BBS und Abgleich mit den internen Datenbanken Koordination der Sachkundeaktualisierung verantwortlicher Personen gentechnischer Anlagen

Als Sachbearbeiter Finanzbuchhaltung (m/w/d) sind Sie zuständig für die Kasse und Patientengeldkonten , sowie für die Abwicklung des Tagesgeschäfts in der Kreditorenbuchhaltung in Übereinstimmung mit den bestehenden Prozessrichtlinien. Sie erfassen und buchen sämtliche Vorgänge der Kasse und Patientengeldkonten in unserem elektronischen Kassenbuch . Betreffend den Patientengeldern sind Sie in regelmäßiger Abstimmung mit Betreuern oder öffentlichen Stellen . Zudem gehört die Prüfung , Kontierung sowie Verbuchung von Eingangsrechnungen in unserer digitalen Workflowlösung zu Ihren Aufgaben und Sie sind für die Disposition der Zahlungen verantwortlich.