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Administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-Gesamtprojekts Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projektbezogenen Austauschformaten Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten und Wiedervorlagen Terminmanagement einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables, Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung Pflege strukturierter Projektablagen, Verteiler, Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten. Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne Entscheidungstermine Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung, Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufen Selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen Eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projekt Selbstständige Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-Prozessen

Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Controlling, Personal, Projektüberwachung Mitarbeit bei der Verwaltung von Drittmittelprojekten (u.a. Kostenkontrolle, Mittelanforderungen, Verwendungsnachweise etc.) Verwaltung und Organisation von Aktivitäten des Lehrstuhls in Bezug auf Lehre und Forschung Kommunikation mit Studierenden, Verwaltung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten Abwicklung von Beschaffungsvorgängen Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Aufenthalten internationaler Gastprofessor/innen und Gastwissenschaftler/innen

Rechnungsmanagement: Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen; Erstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen in enger Zusammenarbeit mit dem Vertrieb & Projektmanagement. Reiseorganisation: Planung und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Terminabstimmungen und entsprechender Vorbereitung. Eventorganisation: Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen und internen Events. Fuhrparkmanagement: Organisation und Koordination des unternehmenseigenen Fuhrparks inklusive administrativer Aufgaben. HR-Unterstützung: Administrative Unterstützung des Personalbereichs bei organisatorischen Aufgaben. Allgemeine Büroorganisation: Unterstützung bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben im täglichen Office-Betrieb.

Mit Deiner Arbeit unterstützt Du Menschen dabei, über ihr Leben hinaus Gutes zu bewirken! In dieser neu geschaffenen Position arbeitest Du eng mit der Ansprechpartnerin für Testamente & Nachlässe zusammen und unterstützt an vier oder fünf Tagen nachmittags die organisatorische und administrative Begleitung von Nachlässen zugunsten der Stiftung Kinder-Hospiz Sternenbrücke. Unterstützung bei der Bearbeitung von Nachlässen Organisation und Nachverfolgung laufender Vorgänge und Fristen Korrespondenz mit Nachlassgerichten, Notariaten, Behörden und weiteren Ansprechpartner innen Pflege und Dokumentation relevanter Daten und Unterlagen Vorbereitung von Gesprächen und Terminen Allgemeine administrative Unterstützung des Nachlassmanagements

Sie erstellen die monatlichen Abrechnungen an unsere Kunden und sind kaufmännische/r Ansprechpartner/in für Abrechnungen und Vertragsangelegenheiten mit unseren Kunden Sie bereiten Ausschreibungen und Angebote vor und bearbeiten diese bis zum Versand Sie übernehmen die eigenständige Nachverfolgung von Angeboten und Ausschreibungen Sie stehen in regelmäßigem Informationsaustausch mit dem Hauptsitz im Hinblick auf aktuelle Standards sowie der Übermittlung und Abstimmung zu relevanten Kennzahlen Sie übernehmen allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben für die Niederlassung

Abwicklung von Sterbefällen Verbindliche Kundenberatung und Betreuung Schriftverkehr mit allen Institutionen Trauerbegleitung und Nachsorge Kooperation mit externen Stellen Beratung und Abschluss von Bestattungsvorsorgeverträgen

Planen und steuern von Digitalisierungsprojekten, Anforderungen gemeinsam mit den Fachabteilungen erheben, Geschäftsprozesse analysieren und digitalisieren, Begleiten des Change-Managements (Schulungen, Kommunikation, Akzeptanzförderung), Umsetzung des OZG und Pflege der Leistungsdarstellung auf der Website (Serviceportal).

Selbständige Pflege der Zeiterfassung: Laufende Bearbeitung durch Veränderungen im Mitarbeiterstamm (Neuanlagen, Vertragsbeendigungen, Änderung der Arbeitszeit/Anfertigung Anwesenheitsmodelle; Festsetzung des individuellen Urlaubsanspruches zum Jahresbeginn; Eingehen auf die individuellen Probleme der einzelnen Mitarbeitenden; Einpflege von Abwesenheitszeiten; Kontrolle und Genehmigung der Umwandlungstage-, Regenerationstageworkflows; Aufbau/Veränderung der Organisationsstruktur in geringerem Umfang; Berechnung der Rückstellungen für Urlaub und Überstunden. Organisation arbeitsmedizinischer Vorsorge-untersuchungen.

Prüfung der Fördervoraussetzungen und Beantragung von Mitteln für soziale Projekte (z.B. Bundes-, Landes- und Stiftungsmittel) Erteilung von Förderzusagen, Auszahlung der Mittel und Kontrolle der zweckentsprechenden Verwendung Überwachung der Budgets und Fristen sowie Sicherstellung der Einhaltung Aufbereitung von Förderprogramminformationen und Kommunikation mit Mittelgebern, Mittelempfängern und internen Abteilungen Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Bearbeitungsprozesse

Organisation und Bearbeitung des gesamten Postein- und -ausgangs Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und externen Dienstleistern Erstellung von Aushängen und Informationsschreiben Datenpflege und Aktualisierung von Stammdaten im LIMS Terminorganisation sowie Unterstützung bei administrativen Abläufen Unterstützung der Fachabteilungen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe

Du bist unsere Stimme zum Kunden und beantwortest alle eingehenden Service- und Buchungsanfragen (Inbound) per Telefon und E-Mail. Dir obliegt die kompetente und kommunikative Beratung unserer Kunden am Telefon. Dank Deiner telefonischen Kundenbefragungen trägst Du einen entscheidenden Teil zur Qualitätssicherung unserer Reisen bei. Die gewissenhafte Datenpflege in unseren Systemen und damit verbundene administrative Arbeiten sind für Dich selbstverständlich.

Im Rahmen des Aufgabenbereichs Mitgliedschaften nehmen Sie folgende Aufgaben wahr: Sie verwalten die Beihilfeumlagegemeinschaft . Daneben erstellen Sie Mitgliederrundschreiben und Bereiten Informationsveranstaltungen für Mitglieder und Anspruchsberechtigte vor und führen diese durch. Ihr Tätigkeitfeld umfasst darüber hinaus auch rechtliche Aufgaben : Sie werten Rundschreiben von Ministerien und anderen übergeordneten Stellen, Fachzeitschriften, Rechtsprechungen und Literatur im Hinblick auf relevante Gesetzesänderungen für die Beihilfebearbeitung aus. Weiterhin sind Sie an der fachlichen Aufbereitung der relevanten Änderungen für die Sachbearbeitung , die Homepage der kvw-Beihilfekasse, die Wissensdatenbank und ggf. weitere Veröffentlichungen beteiligt. Ihre Expertise ist gefragt, wenn es um die fachliche Aufbereitung der Rechtsänderungen für das von der ITK-Beihilfekasse zu erstellende Fachkonzept geht. Weiterhin sind Sie für die Qualitätssicherung des von der ITK-Beihilfekasse erstellten Fachkonzepts verantwortlich. Außerdem wirken Sie bei der Erstellung von Testkonzepten , beim Testen der implementierten Rechtsänderungen , bei der Weiterentwicklung des Fachverfahrens der kvw-Beihilfekasse und in der Arbeitsgruppe »Textbausteine« des Finanzministeriums des Landes NRW mit. Schließlich übernehmen Sie auch Prüfungsaufgaben : Ihren Fokus legen Sie dabei auf die Prüfung von Beihilfeanträgen und die Koordinierung der Jahresprüfungen . IHRE AUFGABEN

Verwalten bistumseigener Immobilien / Liegenschaften einschließlich der Hausmeisterwohnungen in den Schulen sowie Bearbeiten von Mietverhältnissen, Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen, Instandhaltungs- und Renovierungsmaßnahmen Bearbeiten von Grundstücksangelegenheiten der Bistumseinrichtungen, Verbände, Vereine und Stiftungen Prüfen, Abwickeln sowie Genehmigen von Miet-, Pacht-, Erbbaurechtsverträgen der Bistumseinrichtungen, Verbände, Vereine und Stiftungen Bearbeiten von immobilienbezogenen Abgaben- und Steuerangelegenheiten sowie Begleiten von Grundstücks-, Bau- und Planungsverfahren in Abstimmung mit den zuständigen Stellen Erstellen und Analysieren von wirtschaftlichen Berechnungen, Entscheidungsvorlagen und Stellungsnahmen sowie Vorbereiten und Begleiten von Genehmigungs- und Entscheidungsverfahren Finanzielles Abwickeln von Testamenten und Aufsicht zur zweckentsprechenden Verwendung von Vermögensmassen, Erbschaften und Schenkungen gem. testamentarischer Auflagen

Als Mitarbeiter:in (m/w/d) der Rezeption (20 Std./Woche; befristet auf ein Jahr) sind Sie die zentrale Anlaufstelle unserer psychosomatischen Rehaklinik in Stadtlengsfeld. Mit Organisationstalent und Kommunikationsgeschick sorgen Sie für eine herzliche und strukturierte Atmosphäre für Patient:innen, Angehörige und Kolleg:innen und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf am Empfang. Zentrale Informations- und Servicestelle unserer Rehaklinik; Organisation und Koordination des Empfangsbereichs; Check-in und Check-out der Patient:innen; Informationsweitergabe zu Abläufen, Terminen und Ansprechpartner:innen innerhalb der Klinik; Bedienung der Telefonzentrale und Weiterleitung von Anfragen; Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost; Verantwortung für das Kassengeschäft und kleinere Verwaltungsaufgaben; Enge Zusammenarbeit mit Verwaltung, Pflege und Therapie zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe.

Zu Deinen Aufgaben gehören allgemeine Bürotätigkeiten sowie der Kontakt mit Schulen und Eltern. Außerdem kümmerst Du Dich um die Tagesdisposition und koordinierst die Abfahrt um 17:00 Uhr. Bei Bedarf unterstützt Du uns dabei direkt vor Ort an der Schule.

Beratung der Praxen in Abrechnungsfragen und sachlich-rechnerische Berichtigungen, Auskünfte und Korrespondenz mit Zahnärzten, Krankenkassen/-verbänden, Bearbeitung von Patientenanfragen und -beschwerden und Betreuung unserer Patientenberatungsmodelle, Unterstützung des Sachgebietes Gutachten.

Bearbeitung der laufenden Buchhaltung Erstellung und Prüfung von Rechnungen Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen Kontenpflege und -abstimmung Allgemeine administrative Tätigkeiten im Finanzbereich

Freundlicher und professioneller Empfang sowie Betreuung von Besucher:innen, Gästen und Dienstleistern Bedienung der Telefonzentrale und Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Ansprechpartner: innen Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie der allgemeinen Korrespondenz Verwaltung und Vergabe von Besprechungs- und Veranstaltungsräumen Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Pflege von Besucher- und Kontaktdaten sowie Ausgabe von Besucherausweisen Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Empfangsbereich Annehmen und Weiterleiten der Post und der Pakete Annehmen von Waren, Kontrolle der Waren und Einpflegen der Waren ins Warenwirtschaftssystem Abrechnen und Kassieren von Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen der Gäste vor Ort Führen der Kasse Reinigen und Dekorieren des Klosterladen

Für uns bedeutet MOBILITÄT nicht nur Fortbewegung auf der Straße, dem Wasser oder in der Luft, sondern auch Sicherheit, Entwicklung und die Mitgestaltung in einem großartigen Team! Betreuung des Verkehrsübungsplatzes (Öffnung, Schließung, Kasse) Vorbereitung der Räumlichkeiten für die Trainings wie z.B. Teilnahmeunterlagen richten, Getränke bereitstellen, usw. Empfang der Teilnehmer unserer Fahrsicherheitstrainings und Überwachung der Teilnehmerlisten Reinigung der Seminarräume, Büros, Küche, u.s.w.

Kreditkompetenz: Du übernimmst die eigenverantwortliche Bearbeitung, Prüfung und Votierung von Kreditengagements im privaten und gewerblichen Kundenkreditgeschäft. Risikomanagement: Du bewertest Kreditanträge risikoabwägend und unter Berücksichtigung gesetzlicher sowie interner Vorgaben. Sicherheitenverwaltung: Du verantwortest die Bewertung, Prüfung und Verwaltung von Kreditsicherheiten und erstellst präzise Kredit- und Sicherheitenverträge. Schnittstellenkompetenz: Du berätst die Marktbereiche fachlich auf Augenhöhe und arbeitest eng mit ihnen zusammen, um gemeinsame Prozesse zu unterstützen und zu optimieren.