43 Sekretär*in Jobs gefunden

Tagungen, Präventionsveranstaltungen, Sitzungen unterschiedlicher Ausschüsse und Arbeitskreise zu organisieren, Allgemeine Sekretariatsaufgaben zu erledigen, Seminare (»regionale Kurzseminare«) und Lehrgänge im Präventionszentrum zu organisieren sowie Rechnungen zu bezahlen.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 65 Mitarbeiter innen der Fachbereiche 7.1 und 7.4, u. a. interne und externe Korrespondenz, Prüfberichte und Gutachten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Protokollführung, etc. Organisation des Sekretariatsbereichs gemäß Managementhandbuch der BAM und der Anforderungen externer Auditvorgaben Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung von Mitarbeiter innen, von Auszubildenden sowie ausländischen Besucher innen und Gastwissenschaftler innen Vor- und Nachbereitung sowie Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von fachbezogenen Kundenanfragen Pflege von Datenbanken der Abteilung und Fachbereiche Mitwirkung im Team aller Sekretariatsbereiche der Abteilung

Sie unterstützen unseren Geschäftsführer in seinem Daily Business. Sie unterstützen das Team bei allen organisatorischen Aufgaben. Sie sind mit souveräner Freundlichkeit die erste Ansprechpartnerin am Telefon bei eingehenden Anfragen. Sie übernehmen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit die Vorbuchhaltung, das Aufarbeiten von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus der BWA und die Pflege von Unterlagen. Alles digital selbstverständlich. Mit Workflows und Agenten, wo immer möglich. Sie stellen die Genauigkeit und Konsistenz unserer Mandantenakten sicher, und implementieren Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung. Sie planen und koordinieren Besprechungen, Geschäftsreisen und Webinare. Sie unterstützen beim Empfang und bei der Bewirtung von Mandanten bei persönlichen Terminen in unseren Räumen.

Sie übernehmen die Telefon- und Terminorganisation für die Pflegedirektion und -dienstleitung. Sie führen Protokoll und erledigen sonstige anfallende Schreibarbeiten. Sie sind zuständig für die Organisation und Administration der innerbetrieblichen Fort- und Weiterbildung und der dazugehörigen Pflege in Personal Office.

Übernahme administrativer Aufgaben, einschließlich Telefonkommunikation und Schriftverkehr (hauptsächlich E-Mails) sowie Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Erstellung von Wiedervorlagen Planung und Organisation von Terminen und Reisen Unterstützung der Institutsleitung bei der Korrespondenz, Literaturrecherche sowie bei der Verwaltung, Ablage und Archivierung von Dokumenten Pflege und Aktualisierung der Instituts-Website

Büromanagement: Aktenführung, Adressenverwaltung, Fristen- und Terminüberwachung, Telefondienst Kommunikation: Ansprechpartner/in für externe Kontakte, Unterstützung bei der Korrespondenz, E-Mail-Bearbeitung Terminmanagement: Vorbereitung und Koordination von Präsenzbesprechungen und Videokonferenzen sowie Organisation von Dienstreisen

Administrative Unterstützung bei der Antragstellung und der Umsetzung der Förderprogramme des Graduiertenzentrums und des PICAIS Information zu administrativen und organisatorischen Fragen der Promotion, Habilitation und Gastaufenthalten Administrative und organisatorische Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen der Geschäftsstelle, des PICAIS und des Graduiertenzentrums Allgemeine Sekretariats- und Administrationsaufgaben

Führung und Organisation des Sekretariates des Chefarztes Dr. Emunds sowie der Oberärzte unserer Klinik für Gefäßchirurgie Erledigung von Schreibarbeiten sowie Büroaufgaben des Chefarztes sowie der Oberärzte Terminmanagement für den Chefarzt, bspw. Terminvergabe für die Sprechstunden Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Post, Faxe und Telefonate sowie Vorbereitung der sach- und termingerechten Weiterbearbeitung Bei Bedarf Unterstützung anderer Chefarztsekretariate - insbesondere im Rahmen des Ausfallmanagements - und unseres Zentralen Schreibdienstes Führung und Verwaltung der Wiedervorlage sowie der vertraulichen Ablage Regelmäßige Kommunikation mit Kostenträgern, niedergelassenen Ärzten und Patienten sowie deren Angehörigen Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien

Als Mitarbeiter (m/w/d) im Sekretariat des stv. Ärztlichen Direktors sind Sie erste Ansprechperson für Ärzt:innen, Patient:innen und deren Angehörigen. Sie sind zuständig für alle anfallenden administrativen Aufgaben . Hierzu gehören u.A. die Terminkoordinierung, interne und externe Korrespondenzen sowie die Mitarbeit bei Sprechstunden. Zudem erledigen Sie anteilig Schreibarbeiten , die im stationären, tagklinischen und ambulanten Bereich anfallen. Sie agieren als Schnittstellenfunktion zwischen ärztlicher Leitung, Personalabteilung und Mitarbeitenden und wirken bei der Vertretungs- sowie Abwesenheitskoordination mit. Des Weiteren unterstützen Sie den stv. Ärztlichen Direktor bzw. den Personaloberarzt in allen personaladministrativen Themen , insb. bei der Vorbereitung von Personalgesprächen, Bewerbungsunterlagen und Terminierung von Auswahlgesprächen.

im Sekretariat mit Sachbearbeitungsaufgaben zur Unterstützung unseres Teams

Organisation und Koordination der Patientinnenversorgung in der Kindertagesklinik und Kindergastroenterologie Terminmanagement, administrative und inhaltliche Vorbereitung der Termine sowie Empfang und Betreuung der Patientinnen Kommunikation mit internen Kolleginnen und externen Praxen sowie Kliniken bzgl. zu planender Untersuchungen Unterstützung des ärztlichen und pflegerischen Teams Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Befundabfrage sowie allgemeine administrative Aufgaben

Koordination der Termine der Ärztlichen Leitung und strukturierte Führung des Kalenders Erstellung von Arztbriefen und anderen Dokumenten nach Vorlage Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs Organisation von internen Besprechungen, Veranstaltungen und Konferenzen Unterstützung der Studienkoordination Strukturierung der Ablage und Pflege des Dokumentenmanagements für den gesamten Bereich

Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminplanung, Reisekostenabrechnung) Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Druckvorlagen, Formularen und Zertifikaten Verwaltung der Sach- und Personalmittel des Lehrstuhls Organisatorische und administrative Unterstützung des Lehrstuhls (Lehrveranstaltungsplanung auch für am Lehrstuhl assoziierte Honorarprofessoren, Lehrbeauftragte) Pflege des Internet-Auftritts sowie der Online-Lernumgebung Zusammenarbeit mit den wissenschaftsunterstützenden Diensten (Forschungsabteilung, Auslandsamt, Sprachenzentrum) Unterstützung bei der Betreuung ausländischer Gäste Projektmanagement und -verwaltung (Forschungsprojekte ERC und VHB), Einarbeitung erwünscht/erwartet

Eigenständige Koordination der Aufgaben des Sekretariats der Pflegedirektion Koordinierung der Termine für die Pflegedirektion sowie deren Vor- und Nachbereitung Abwesenheitsvertretung des Sekretariats der Zentrumsleitungen (u.a. Bewerbermanagement) Organisation von pflegerischen Besprechungsformaten Bearbeitung sämtlichen Schriftverkehrs der Pflegedirektion Eigenständiges Erstellen und Überarbeiten von Protokollen und Präsentationen Schnittstellenfunktion für die interdisziplinäre Zusammenarbeit

Allgemeine Sekretariatsaufgaben Bearbeitung Posteingang/ -ausgang Terminkoordination sowie Erledigung des Schriftverkehrs Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen und Besprechungen Zuarbeiten Kaufmännische Direktion

Mehr als nur ein Job: viele Extras & Vergünstigungen sowie eine familienfreundliche Unternehmenskultur Selbstständige Erledigung aller Sekretariatsaufgaben (z.B. schriftliche Korrespondenz) Terminverwaltung und Terminkoordination Allgemeiner Schriftverkehr und Postbearbeitung Bearbeitung interner und externer Telefon- und Emailanfragen Enge Zusammenarbeit mit Pflegepersonal, Funktionsdiensten und Ärzten Organisation und Koordination von Konferenzen und Veranstaltungen u. a. mit Gästebetreuung Unterstützung rund um die Geburt Kinderbetreuung Hochschulkooperation

Leitung und Organisation des Sekretariats Tägliche Annahme und Aufnahme (Telefonkontakte oder Direktbesucher) der Anliegen der ratsuchenden Mitarbeiter:innen Terminverfolgung / Terminkoordinierung für alle Betriebsrats- und Betriebsausschussmitglieder und der Jugend- und Auszubildendenvertretung Eigenständige Bearbeitung der Eingangspost und der E-Mails Eigenverantwortliche Bearbeitung der Korrespondenz überwiegend selbstständig sowie nach Stichworten oder Diktat, Beachtung fristsetzender Vorgänge Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Sitzungen des Betriebsrats und des Betriebsausschusses einschließlich der Tagesordnungserstellung Protokollführung und -erstellung der Betriebsrats- und Betriebsausschusssitzungen Gestaltung von Einladungen, Informationsschriften und Bekanntmachungen Organisation von Veranstaltungen (Betriebsratssitzungen, Betriebsversammlungen, Schulungen) Archivführung, Recherche, Datenpflege und -verwaltung Erledigung des Bestellwesens für Büro- und Wirtschaftsmaterial

Allgemeine Sekretariatsaufgaben Organisation und Terminkoordination Bearbeitung der Posteingänge und Emails Überwachung von Wiedervorlagen Betreuung des Sekretariat-Telefons Ablage und Archivierung Kommunikation mit Patient:innen, ärztlichen Kolleg:innen und Zuweiser:innen Erstellung von Schreibarbeiten (u. a. Stationsvisite, med. Gutachten, Zeugnisse, ...) Datenpflege und -erfassung - Einpflegen von Befunden und Bildgebung in die digitale Patient:innenakte Planung und Pflege von Tumorboards Unterstützung von Fortbildungsveranstaltungen, Symposien, Kongressen und Dienstreisen Betreuung und Weiterentwicklung des Bestellwesens Vertretung Sekretariat Unterstützung der Kolleg:innen im Praxisalltag wie z. B. Terminvergabe Gestaltung eines patientenorientierten und reibungslosen Sprechstundenablaufes Unterstützung von Präsentationen

Management & Verwaltung Zentraler Ansprechpartner für Auszubildende Eigenverantwortliche Koordination und Organisation des gesamten Büroablaufes, z.B. Terminplanung und -Verwaltung Bearbeitung des Schriftverkehrs, Dokumentation und Ablage Organisation von Besprechungen, Erstellen von Protokollen, Vorbereiten von Zeugnissen Interne, bereichsübergreifende Kooperation und Kommunikation mit allen Mitarbeitenden sowie mit externen Kooperationspartnern Verwaltung des Bestandes und Durchführung von Bestellungen von Verbrauchs- und Büromaterialien Pflege des Bewerbermanagements für den Bereich der Aus-, Fort- und Weiterbildung Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen z.B. Tag der offenen Tür, Zeugnisausgaben, Bewerbertage Fortlaufende Datenaktualisierung im Schulverwaltungsprogramm inkl. Fehlzeitenerfassung Vorbereitung und Unterstützung der Kommunikation mit Ministerien bzw. dem Landesverwaltungsamt sowie der Schulstatistik im Webportal

Allgemeine Sekretariatsaufgaben für den o. g. Arbeitsbereich · Erledigung der Korrespondenz, inkl. E-Mailverkehr und Aktenführung Terminkoordinierung sowie Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen Bearbeitung von Beschaffungen in der Verwaltungssoftware MACH und Kontierung von Ausgangsrechnungen Nachhalten des Mittelabflusses (Haushalts- und Drittmittel) Unterstützung bei der Verwaltung von Personal und Drittmitteln Mitarbeit im Personalverwaltungswesen, insbesondere Bearbeitung von Einstellungsanträgen für das Lehrstuhlpersonal und Studentischer Hilfskräfte (SHK/WHB) Datenerfassung im hochschulinternen Programm FIS (Forschungsinformationssystem)