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Tagungen, Präventionsveranstaltungen, Sitzungen unterschiedlicher Ausschüsse und Arbeitskreise zu organisieren, Allgemeine Sekretariatsaufgaben zu erledigen, Seminare (»regionale Kurzseminare«) und Lehrgänge im Präventionszentrum zu organisieren sowie Rechnungen zu bezahlen.

Abwicklung von Korrespondenz, z.T. in englischer Sprache Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Unterstützung des Verwaltungsteams bei administrativen Aufgaben, z.T. in englischer Sprache Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, überwiegend Inland

Kalender-, Termin- und Kommunikationsmanagement: Proaktive Terminplanung, E-Mail-Sichtung und -Korrespondenz, Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen Reise- und Meetingorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Organisation interner und externer Meetings inkl. Raumvorbereitung, Ablaufkoordination und Präsentationserstellung

In deiner Funktion dreht sich alles um die Büroorganisation und die Unterstützung unseres HR-Bereichs in unserer Agentur am Standort Düsseldorf. Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, bist erste Ansprechperson und unterstützt Kolleg innen bei alltäglichen Herausforderungen vor Ort. Du koordinierst externe Dienstleister, bearbeitest die Post, behältst den Überblick über Büro- und Raumausstattung und kümmerst dich um Ordnung und funktionierende Technik in allen Büro- und Meetingräumen. Du unterstützt bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte (z. B. Drucker, kleinere Geräteprobleme, Ersatzgeräte) und nutzt Office-Tools als Teil der Standortorganisation. Du supportest bei Reisebuchungen, Umbuchungen und Preisvergleichen. Du betreust organisatorisch unsere Fortbildungsformate und kümmerst dich um alles, was rundherum benötigt wird - vor Ort im Büro wie auch administrativ. Du behältst stets den Überblick: ob Fristen, Abläufe, Dokumente oder organisatorische Details - du weißt, was ansteht und regelst es proaktiv. Du bist gerne vor Ort im Büro und reagierst flexibel & schnell auf das, was der Tag an Fragestellungen mit sich bringt. Im HR-Bereich unterstützt du im Tagesgeschäft bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und arbeitest eng mit unserer Head of HR zusammen: Bewerbungs- und Terminmanagement, pflege von Personaldokumenten und arbeiten in Personio. Du begleitest On- und Offboardings, bereitest Unterlagen vor, organisierst die technische Ausstattung und sorgst dafür, dass neue Kolleg innen gut bei uns ankommen.

Sachliche und organisatorische Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Mitgliederversammlungen. Erstellung und Bearbeitung diverser Dokumente und Rundschreiben in deutscher und englischer Sprache. Selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Mitgliederkommunikation und Erstellung von Präsentationen. Eigenverantwortliche Beantwortung schriftlicher und telefonischer Anfragen, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache. Terminvereinbarung und -überwachung für die Geschäftsleitung sowie Organisation von nationalen und internationalen Dienstreisen. Recherche zu Branchenthemen und aktuellen Vorhaben.

Sie unterstützen ein Team aus Steuerberatern und Steuerfachangestellten bei der Bearbeitung einzelner Mandate beispielsweise bei der Dokumentenerstellung oder der Digitalisierung buchhalterischer Unterlagen. Sie pflegen Stammdaten und Vollmachten unserer Mandanten in DATEV. Sie überwachen Fristen und koordinieren Termine mit unseren Mandaten in Abstimmung mit unseren Steuerberatern oder Steuerfachangestellten. Sie bearbeiten in Vertretung den Postein- und -ausgang und übernehmen die Telefonzentrale.

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

Pflege des Partnernetzwerks (B2B) inklusive Contentverwaltung und der Pflege von Verträgen Kundenbetreuung und -bindung vom Onboarding bis zur Content-Jahresplanung Administrative Unterstützung des Vertriebs Unterstützung bei der Durchführung von Markt-, Wettbewerbs- und Kundenanalysen Zusammenarbeit intern mit dem Marketing zur Weiterentwicklung der Angebote für Kunden Reportings aus der Plattform heraus vorbereiten und erstellen Betreuung von internen technischen Schnittstellen Plattform optimieren - vom Erfassen der Anforderungen bis zur Umsetzung beim Lieferanten steuern

Bearbeitung und Prüfung von schriftlichen Rückläufern im Rahmen des Abrechnungsprozesses (z. B. Prüfung nachgereichter Unterlagen und Mahnungen) Lösung, Koordination und Dokumentation schriftlicher Kundenanfragen in unserem Ticket-Tool Entgegennahme und Bearbeitung von eingehenden Anrufen

Bearbeiten von Personalangelegenheiten des Straßenwartungspersonals, Mitwirkung bei Beschaffungen für den laufenden Dienstbetrieb der Straßenmeisterei, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Telefondienst, Bearbeitung von Rechnungen für den Betriebsdienst, Mitwirkung bei der Unfallsachbearbeitung, Bearbeitung von Schadenersatzansprüchen, Bewirtschaftung der Dienstgrundstücke. Aufgabenänderungen bleiben vorbehalten.

Administrative Unterstützung bei der Antragstellung und der Umsetzung der Förderprogramme des Graduiertenzentrums und des PICAIS Information zu administrativen und organisatorischen Fragen der Promotion, Habilitation und Gastaufenthalten Administrative und organisatorische Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen der Geschäftsstelle, des PICAIS und des Graduiertenzentrums Allgemeine Sekretariats- und Administrationsaufgaben

Sie sind zuständig für die fachliche Bearbeitung des Sachversicherungsbereichs im Großgewerbe und der Industrie Darüber hinaus übernehmen Sie die eigenverantwortliche Betreuung und Bearbeitung von KFZ-Flotten- und KFZ-Firmenversicherungen Auch die Prüfung und Verwaltung von Verträgen, Schadenfällen und Risikoanalysen ist Teil Ihrer neuen Aufgabe Mit dem Vertrieb, Underwriting und Schadenmanagement arbeiten Sie zur Sicherstellung einer optimalen Kundenbetreuung Hand in Hand Bei der Entwicklung passgenauer Versicherungslösungen ist Ihre Mitarbeit gefragt

Projektassistenz der Projektleitung und des Projektteams Abwicklung organisatorischer Aufgaben und Unterstützung im Bereich Projektmanagement und Controlling Wahrnehmung allgemeiner administrativer Aufgaben (Reisekostenabrechnung, Reiseorganisation, Terminplanung, Organisation von Seminaren und Meetings, Zeiterfassung, Urlaubsanträge) Erstellung und Formatierung von Berichten, Protokollen, Studien und Ausschreibungen Eigenverantwortliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch Vorbereitung verschiedener Vertragsdokumente Unterstützung Teamlogistik und Mitarbeiteranfragen

Sie führen die Buchhaltung für die von uns verwalteten Immobilien. Dazu gehört die Erstellung und Prüfung von Betriebs- und Heizkostenabrechnungen für unsere Miethaus und WEG-Kunden , die Pflege und Verwaltung abrechnungsrelevanter Daten in unserem ERP-System ebenso wie das Mahnwesen. Auch die Quartals- und Jahresabrechnungen an die Eigentümer sowie der Einzug der Mieten und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs gehen über Ihren Tisch. In unserem Team sind Sie Teil der Weiterentwicklung, optimieren Prozesse und interne Abläufe und kümmern sich um die enge Zusammenarbeit und Kommunikation mit verschiedenen Fachabteilungen.

Aktualisieren, Verwalten und Pflegen von Dateien und Aufzeichnungen Selbständiges erledigen aller anfallenden Reklamationen Kundenbetreuung sowie Händler Angebotsbearbeitung, Bestellbearbeitung sowie allgemeine Verwaltungstätigkeiten Unterstützung des kompletten Teams durch Entlastung von administrativen Aufgaben

Sie unterstützen unsere Standort- und Projektleitung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgabenstellungen Sie erledigen klassische Sekretariats- und Assistenzaufgaben Sie übernehmen die Terminkoordination mit internen und externen Projektbeteiligten Sie sind für den Empfang und Betreuung der Gäste zuständig Sie übernehmen die Pflege unserer digitalen Projekt- und Managementakten Rechnungsprüfungvon Lieferant:innen- und Nachunternehmer:innen-Rechnungenübernehmen Kontrolle der Nachunternehmer:innen-Nachweise durchführen sowie die Bearbeitung von projekt- und sachbezogenen Sonderaufgaben, wie z. B. Versand von Vergabe- und Auftragsunterlagen verantworten

Als Partnerassistenz sind Sie eine zentrale Vertrauensperson und organisatorische Stütze von Partnern. Ob im mobilen Arbeiten oder im Büro vor Ort, Sie sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf, koordinieren komplexe Termine und Reisen, und sind der/die erste Ansprechpartner:in für interne wie externe Stakeholder. Ihre Arbeit trägt wesentlich zur Effizienz und Professionalität unseres Beratungsteams bei. Eigenverantwortliches Kalender- und Terminmanagement für ausgewählte Partner Aktives Relationship-Management mit den Sekretariaten unserer Geschäftspartner Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen Organisation und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings, Calls und Veranstaltungen Verwaltung von Präsentationen, Berichten und vertraulichen Dokumenten und Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Präsentationen Professionelle Korrespondenz mit Mandanten, Geschäftspartnern und internen Teams Gemeinsame Organisation des Office-Managements am Standort Köln

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (z.B. Schriftverkehr, Dokumentenablage, Archivierung, Botengänge, Tagespostbearbeitung, Telefonkommunikation, Schreiben nach Diktat) Selbstständige Büroorganisation Terminkoordination Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Adresslisten Verwaltung der Baustellenkasse Bearbeitung von Revisionsunterlagen Anlegen von Gewährleistungsakten

Sie arbeiten in enger Abstimmung mit ihrer Jobsharing-Partnerin, vertreten sich gegenseitig und übernehmen zwei Nachmittagsdienste pro Woche Sie koordinieren Termine, Meetings und Reisen unter Berücksichtigung von Prioritäten und Zeitplänen Sie erstellen und bearbeiten geschäftliche Dokumente und Präsentationen mit hoher Genauigkeit und Professionalität Sie übernehmen die effiziente Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Zuarbeit in allen administrativen Angelegenheiten im Tagesgeschäft des Fachbereichs Personal Terminkoordination / Terminüberwachung Vorbereitung und Organisation des monatlichen On Boarding-Prozesses Vorbereitung und Erstellung von Arbeitszeugnissen Posteingang und -ausgang, Dokumentenpflege und Ablage Begleitung von abteilungsbezogenen Projekten und Sonderaufgaben