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Als »Dreh- und Angelpunkt« unterstützen Sie den zuständigen Geschäftsführer und alle zugehörigen Bereiche bei organisatorischen und verwaltenden Tätigkeiten, wie z. B. Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats am Standort Hamburg Führung und Organisation von Terminkalendern Reiseplanung und -buchung sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen Adressdatenverwaltung Postdienst und Telefonzentrale sowie Steuerung der VOIP-Telefonanlage Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz Führung der Kasse und vorbereitende Buchführungsaufgaben Rechnungsprüfung und -erstellung Erstellung von Präsentationen in Word und PowerPoint und Organisation von Sitzungen Backoffice-Tätigkeiten für die Bereiche: Fondsmanagement, Vertrieb und Akquisition

Administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-Gesamtprojekts Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projektbezogenen Austauschformaten Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten und Wiedervorlagen Terminmanagement einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables, Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung Pflege strukturierter Projektablagen, Verteiler, Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten. Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne Entscheidungstermine Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung, Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufen Selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen Eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projekt Selbstständige Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-Prozessen

Rechnungsmanagement: Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen; Erstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen in enger Zusammenarbeit mit dem Vertrieb & Projektmanagement. Reiseorganisation: Planung und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Terminabstimmungen und entsprechender Vorbereitung. Eventorganisation: Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen und internen Events. Fuhrparkmanagement: Organisation und Koordination des unternehmenseigenen Fuhrparks inklusive administrativer Aufgaben. HR-Unterstützung: Administrative Unterstützung des Personalbereichs bei organisatorischen Aufgaben. Allgemeine Büroorganisation: Unterstützung bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben im täglichen Office-Betrieb.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d). Sie arbeiten gerne vorausschauend, behalten auch bei komplexen Themen den Überblick und wissen, dass eine gute Assistenz weit mehr ist als perfekte Organisation? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Als Executive Board Assistant sind Sie eine zentrale Schnittstelle zur Geschäftsleitung. Gemeinsam mit der Führungsebene und dem Assistenzteam sorgen Sie für effiziente Abläufe, übernehmen Verantwortung und schaffen den organisatorischen Rahmen dafür, dass im Tagesgeschäft alles reibungslos funktioniert. Sie steuern eigenständig das Tagesgeschäft eines oder mehrerer Mitglieder der Geschäftsleitung und behalten Termine, Prioritäten und Fristen sicher im Blick Sie koordinieren komplexe nationale und internationale Termine, Geschäftsreisen und Reiseabläufe vorausschauend und zuverlässig Vorbereitung von Managementsitzungen Koordination bereichsübergreifender Themen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Management-Meetings Enge Zusammenarbeit mit den weiteren Executive Board Assistants zur Sicherstellung einer professionellen und reibungslosen Unterstützung der Geschäftsleitung Vertrauensvolle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf allen Hierarchieebenen Unterstützung bei strategischen Projekten sowie Übernahme weiterer Sonderaufgaben

Büromanagement | Sekretariat | Personaladministration Ein exklusiver Besuch des KaDeWe außerhalb der Öffnungszeiten, ein privates Deluxe-Dinner auf dem Pyramidenkogel oder eine Übernachtung im Château de Chillon: Dank Ihres Managementtalents hinter den Kulissen können wir unseren Kunden gemeinsam solche Individualerlebnisse bieten. Als Vertrauensperson der Geschäftsführung koordinieren Sie alle administrativen Abläufe, steuern die interne sowie externe Kommunikation und sorgen für die Büroorganisation. Erst durch Sie werden faszinierende Exklusivreisen in die DACH-Region umsetzbar. Unterstützung unserer drei Geschäftsführer im Tagesgeschäft Personaladministration rund um Urlaub, Abwesenheiten, Datenschutz, Ein- und Austritte sowie Schnittstelle zur Steuerkanzlei Erstellung monatlicher Umsatzstatistiken, Abrechnung von Geschäftsreisen und Provisionsabrechnung Allgemeine Aufgaben des Office Management, z. B. Sichtung der Eingangspost oder Reservierung von Hotels

Du bist verantwortlich für die Prüfung, Bearbeitung und Abrechnung von Förderanträgen und Zuschüssen Du bist die Schnittstelle zu Zuwendungsgebern, Projektleitungen und internen Fachabteilungen und übernimmst die gesamte Kommunikation Du bist verlässlich und behältst Fristen, Budgets und alle projektbezogenen Unterlagen im Blick Du bist pro aktiv bei der Erstellung von Finanzberichten, Verwendungsnachweisen und Mittelabrufe dabei Du bist tatkräftig und unterstützt bei internen und externen Prüfungen Du bist stark in der Organisation und bringst diese Stärke bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben im Bereich Finanzen, Zuschüsse und Buchhaltung ein

Sie erstellen die monatlichen Abrechnungen an unsere Kunden und sind kaufmännische/r Ansprechpartner/in für Abrechnungen und Vertragsangelegenheiten mit unseren Kunden Sie bereiten Ausschreibungen und Angebote vor und bearbeiten diese bis zum Versand Sie übernehmen die eigenständige Nachverfolgung von Angeboten und Ausschreibungen Sie stehen in regelmäßigem Informationsaustausch mit dem Hauptsitz im Hinblick auf aktuelle Standards sowie der Übermittlung und Abstimmung zu relevanten Kennzahlen Sie übernehmen allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben für die Niederlassung

Prüfung der Fördervoraussetzungen und Beantragung von Mitteln für soziale Projekte (z.B. Bundes-, Landes- und Stiftungsmittel) Erteilung von Förderzusagen, Auszahlung der Mittel und Kontrolle der zweckentsprechenden Verwendung Überwachung der Budgets und Fristen sowie Sicherstellung der Einhaltung Aufbereitung von Förderprogramminformationen und Kommunikation mit Mittelgebern, Mittelempfängern und internen Abteilungen Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Bearbeitungsprozesse

Im Rahmen des Aufgabenbereichs Mitgliedschaften nehmen Sie folgende Aufgaben wahr: Sie verwalten die Beihilfeumlagegemeinschaft . Daneben erstellen Sie Mitgliederrundschreiben und Bereiten Informationsveranstaltungen für Mitglieder und Anspruchsberechtigte vor und führen diese durch. Ihr Tätigkeitfeld umfasst darüber hinaus auch rechtliche Aufgaben : Sie werten Rundschreiben von Ministerien und anderen übergeordneten Stellen, Fachzeitschriften, Rechtsprechungen und Literatur im Hinblick auf relevante Gesetzesänderungen für die Beihilfebearbeitung aus. Weiterhin sind Sie an der fachlichen Aufbereitung der relevanten Änderungen für die Sachbearbeitung , die Homepage der kvw-Beihilfekasse, die Wissensdatenbank und ggf. weitere Veröffentlichungen beteiligt. Ihre Expertise ist gefragt, wenn es um die fachliche Aufbereitung der Rechtsänderungen für das von der ITK-Beihilfekasse zu erstellende Fachkonzept geht. Weiterhin sind Sie für die Qualitätssicherung des von der ITK-Beihilfekasse erstellten Fachkonzepts verantwortlich. Außerdem wirken Sie bei der Erstellung von Testkonzepten , beim Testen der implementierten Rechtsänderungen , bei der Weiterentwicklung des Fachverfahrens der kvw-Beihilfekasse und in der Arbeitsgruppe »Textbausteine« des Finanzministeriums des Landes NRW mit. Schließlich übernehmen Sie auch Prüfungsaufgaben : Ihren Fokus legen Sie dabei auf die Prüfung von Beihilfeanträgen und die Koordinierung der Jahresprüfungen . IHRE AUFGABEN

Verwalten bistumseigener Immobilien / Liegenschaften einschließlich der Hausmeisterwohnungen in den Schulen sowie Bearbeiten von Mietverhältnissen, Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen, Instandhaltungs- und Renovierungsmaßnahmen Bearbeiten von Grundstücksangelegenheiten der Bistumseinrichtungen, Verbände, Vereine und Stiftungen Prüfen, Abwickeln sowie Genehmigen von Miet-, Pacht-, Erbbaurechtsverträgen der Bistumseinrichtungen, Verbände, Vereine und Stiftungen Bearbeiten von immobilienbezogenen Abgaben- und Steuerangelegenheiten sowie Begleiten von Grundstücks-, Bau- und Planungsverfahren in Abstimmung mit den zuständigen Stellen Erstellen und Analysieren von wirtschaftlichen Berechnungen, Entscheidungsvorlagen und Stellungsnahmen sowie Vorbereiten und Begleiten von Genehmigungs- und Entscheidungsverfahren Finanzielles Abwickeln von Testamenten und Aufsicht zur zweckentsprechenden Verwendung von Vermögensmassen, Erbschaften und Schenkungen gem. testamentarischer Auflagen

Beratung der Praxen in Abrechnungsfragen und sachlich-rechnerische Berichtigungen, Auskünfte und Korrespondenz mit Zahnärzten, Krankenkassen/-verbänden, Bearbeitung von Patientenanfragen und -beschwerden und Betreuung unserer Patientenberatungsmodelle, Unterstützung des Sachgebietes Gutachten.

Bearbeitung von Zahlungsavisen und Mahnungen Kontenklärung Korrespondenz mit Krankenkassen, Sozialämtern und Selbstzahlern Prüfung und Buchung der Kasse Bearbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Zahlungsverkehr Bearbeitung von Mahnungen Dauerbuchungen und Rechnungsabgrenzungen Ansprechpartner für die Verwaltungskräfte Weitere Aufgaben nach Absprache

Kreditkompetenz: Du übernimmst die eigenverantwortliche Bearbeitung, Prüfung und Votierung von Kreditengagements im privaten und gewerblichen Kundenkreditgeschäft. Risikomanagement: Du bewertest Kreditanträge risikoabwägend und unter Berücksichtigung gesetzlicher sowie interner Vorgaben. Sicherheitenverwaltung: Du verantwortest die Bewertung, Prüfung und Verwaltung von Kreditsicherheiten und erstellst präzise Kredit- und Sicherheitenverträge. Schnittstellenkompetenz: Du berätst die Marktbereiche fachlich auf Augenhöhe und arbeitest eng mit ihnen zusammen, um gemeinsame Prozesse zu unterstützen und zu optimieren.

Eigenverantwortliche kaufmännische Betreuung und Verwaltung unseres Fuhrparks Koordination und Freigabe von Reparaturmaßnahmen Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und termingerechten Rechnungsbearbeitung Beschaffung und Bestellung von Fahrzeugen und Zubehör sowie Neufahrzeugkontrolle Zulassung von Fahrzeugen und diversen Geräten mit StVO-Zulassungen An- und Abmeldungen von Kfz-Versicherung und Steuer Steuerung des gesamten Schadenprozesses von der Schadensmeldung bis zur Regulierung

Disziplinarische und fachliche Führung des Teams sowie Förderung der Personalentwicklung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender Betreuung von Kunden und Auftraggebern sowie Sicherstellung der vertragsgerechten Leistungserbringung Verantwortung für die operative Steuerung der betreuten Objekte und Einhaltung der Betreiberpflichten Kaufmännische Steuerung des Verantwortungsbereichs inklusive Budget-, Kosten- und Kennzahlenverantwortung Sicherstellung von Qualitätsstandards, Arbeitssicherheit und Prozesskonformität Durchführung von Qualitätskontrollen, Bearbeitung von Reklamationen sowie Umsetzung von Optimierungs- und Digitalisierungsmaßnahmen Aufbau und Pflege langfristiger Kundenbeziehungen sowie Unterstützung bei Vertragsanpassungen und Nachtragsmanagement

Sicherstellung der Kundenbindung insbesondere durch Bemessung und Steuerung der Kundenkommunikation sowie persönlicher Durchführung der Eigentümerkommunikation Sicherstellen von Beschlussherbeiführungen und -umsetzungen inkl. Projektsteuerungen Verantwortung der Vor- und Nachbereitung sowie Leitung von Eigentümerversammlungen Sicherstellung der Liquidität der Gemeinschaften / Finanzsteuerung Sicherstellung der laufenden Instandhaltung, des Betriebs und der Verkehrssicherung inklusive Auftragsmanagement und Rechnungsprüfungen Mitwirkung bei der Hausgeldabrechnungserstellung Vertragsverwaltung und laufende Stammdatenpflege Erreichbarkeitssicherstellung bezüglich aller Eingangskanäle Perspektive zur Übernahme einer Teamleiterfunktion

Sie prüfen die Jahresabschlüsse des Landkreises, der Städte, Gemeinden und Samtgemeinden sowie der Eigenbetriebe und Stiftungen unter Einbeziehung der Anlagenbuchhaltung sowie weiterer Nebenbuchhaltungen. Über die Ergebnisse Ihrer Prüfung erstellen Sie einen Abschlussbericht für die jeweilige Verwaltungseinheit und ihr Hauptorgan (z. B. Kreistag, Stadtrat, Gemeinderat, etc.). Darüber hinaus führen Sie anlassbezogene Prüfungen der Verwaltungseinheiten im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit und die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns durch und zeigen ggf. Verbesserungspotentiale auf.

Bearbeitung von Anträgen auf existenzsichernde Leistungen in besonderen Wohnformen nach dem SGB XII inkl. Zuständigkeitsprüfung, Prüfung der Anspruchsberechtigung, Bedarfsberechnung und Erstellung von Bescheiden, inkl. Bearbeitung von Änderungen bei laufenden Hilfen Bearbeitung von Anträgen auf Mehrbedarfe sowie einmaligen Bedarfen/Leistungen inkl. Prüfung der Anspruchsberechtigung, Erstellung von Bescheiden und Zahlbarmachung Prüfung von Einkommens- und Vermögensverhältnissen Angemessenheitsprüfung der Kosten der Unterkunft u. a. durch Prüfung von Wohn-und Betreuungsverträgen Bearbeitung nach Bekanntwerden vorrangiger Leistungen und Ansprüche gegen Dritte (insbes. Träger anderer Sozialleistungen, wie z. B. Rentenversicherung) feststellen und geltend machen Mitwirkung an Widerspruchs- und Klageverfahren Abstimmung und kollegiale Beratung mit Eingliederungshilfe und Teilhabeplanung sowie anderen Fachdiensten Beratung und Information von / an Hilfeempfänger innen sowie deren gesetzliche Vertretungen und Angehörige

Als Verwaltungskraft unterstützen Sie die Referent:innen der beiden Schulverbände J-GCL und KSJ bei der täglichen Büroarbeit. Die beiden Verbände bieten Kindern, Jugendlichen und jungen Erwachsene zahlreiche Veranstaltungen im Jahr. Pflege und Aktualisierung der Adressverwaltung und Mitgliederverwaltung Sekretariatsaufgaben (Schreibarbeiten, Postversand, Telefondienst, Weiterleitung von E-Mailanfragen, Ablage, Materialbeschaffung für den Verband) Erstellung und Versand von Ausschreibungen für Veranstaltungen der Jugendverbände nach Vorgaben der Verbandsreferent:innen Erstellung und Versand von Einladungen nach Vorgaben der Verbandsreferent:innen Erstellung und Versand von Protokollen nach Vorgaben der Verbandsreferent:innen Telefonische Auskünfte an Ehrenamtliche des Verbandes zu Veranstaltungen und dem Mitgliederwesen Zuschussweiterleitung von Veranstaltungen, Seminaren und Freizeiten nach Vorgabe der Verbandsreferent:innen Buchung von Tagungshäusern und Bussen nach Vorgabe der Verbandsreferent:innen Zusammenstellung von Belegen und TN-Listen Erstellung des Programms nach Vorgabe der Verbandsreferent:innen Versand von TN-Bestätigungen

Eigenständige Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben einschließlich allgemeiner Büroarbeiten (u. a. Telefon- und Schriftverkehr, Termin- und Materialkoordination, Ablage) Selbstständige Aktenführung, insbesondere von Personalakten Eingaben in die KiTa-Verwaltungssoftware »KiTa-Plus« Zuarbeit für die Geschäftsträgerin bzw. den Geschäftsträger Mitarbeit bei der Erstellung und Auswertung von Erhebungen