180 Büro Jobs gefunden

Unterstützung der Präsidentin und der Vizepräsident innen im Tagesgeschäft sowie bei Sonderthemen in Zusammenarbeit mit der persönlicher Referentin Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und Berufungsverfahren sowie Protokollbegleitung von Gremiensitzungen Koordination und Organisation von internen und externen Terminen Bearbeitung und Aufbereitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen der Präsidentin Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Dokumenten

In deiner Funktion dreht sich alles um die Büroorganisation und die Unterstützung unseres HR-Bereichs in unserer Agentur am Standort Düsseldorf. Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, bist erste Ansprechperson und unterstützt Kolleg innen bei alltäglichen Herausforderungen vor Ort. Du koordinierst externe Dienstleister, bearbeitest die Post, behältst den Überblick über Büro- und Raumausstattung und kümmerst dich um Ordnung und funktionierende Technik in allen Büro- und Meetingräumen. Du unterstützt bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte (z. B. Drucker, kleinere Geräteprobleme, Ersatzgeräte) und nutzt Office-Tools als Teil der Standortorganisation. Du supportest bei Reisebuchungen, Umbuchungen und Preisvergleichen. Du betreust organisatorisch unsere Fortbildungsformate und kümmerst dich um alles, was rundherum benötigt wird - vor Ort im Büro wie auch administrativ. Du behältst stets den Überblick: ob Fristen, Abläufe, Dokumente oder organisatorische Details - du weißt, was ansteht und regelst es proaktiv. Du bist gerne vor Ort im Büro und reagierst flexibel & schnell auf das, was der Tag an Fragestellungen mit sich bringt. Im HR-Bereich unterstützt du im Tagesgeschäft bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und arbeitest eng mit unserer Head of HR zusammen: Bewerbungs- und Terminmanagement, pflege von Personaldokumenten und arbeiten in Personio. Du begleitest On- und Offboardings, bereitest Unterlagen vor, organisierst die technische Ausstattung und sorgst dafür, dass neue Kolleg innen gut bei uns ankommen.

Die Bürofachkraft (m/w/d) unterstützt die Unternehmensprozesse durch die effiziente und strukturierte Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben. Die Position trägt zur reibungslosen internen Ablauforganisation bei. Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten Unterstützung bei der Preisgestaltung und Angebotskalkulation Pflege der Angebotsdatenbank Erstellung und Verwaltung von Rechnungen Betreuung und Beratung von Kunden Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Kundenkontakts Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten und Mitwirkung an KVP-Maßnahmen

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

Allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten Bearbeitung der laufenden Buchhaltung mit DATEV Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Steuerberatern Organisation und Unterstützung des Tagesgeschäfts

Aktualisieren, Verwalten und Pflegen von Dateien und Aufzeichnungen Selbständiges erledigen aller anfallenden Reklamationen Kundenbetreuung sowie Händler Angebotsbearbeitung, Bestellbearbeitung sowie allgemeine Verwaltungstätigkeiten Unterstützung des kompletten Teams durch Entlastung von administrativen Aufgaben

Bestandssteuerung & Disposition: Du planst und steuerst den bedarfsgerechten Warenbestand unserer Filialen und sorgst so für eine hohe Regalverfügbarkeit. Schnittstelle & Kommunikation: Du fungierst als zentrale Ansprechperson zwischen Filialen, Lieferanten und der Warensteuerung. In dieser Rolle stellst Du reibungslose Informationsflüsse sicher. Controlling & Reporting: Du unterstützt das Bestands-Controlling durch regelmäßige Auswertungen. Mit aussagekräftigen Reports und Kennzahlen trägst Du datenbasiert zur Bestelloptimierung der Ware bei. Rechnungswesen & Lieferscheine: Du bearbeitest Rechnungen und prüfst Lieferdokumente auf ihre Korrektheit. Du verbuchst elektronische Lieferscheine und sorgst für eine ordnungsgemäße, sorgfältige Dokumentation. Qualitätssicherung & Prozessoptimierung: Du analysierst Bestandsabweichungen, identifizierst Ursachen und leitest Maßnahmen ein. Zudem arbeitest Du aktiv an der Verbesserung unserer Prozesse mit. Team & Support: Du arbeitest eng mit Deinem Warensteuerungs-Team zusammen und unterstützt Kolleg:innen bei operativen Aufgaben. In saisonalen Projekten und Sortimentsanpassungen bringst Du Dich ein und trägst so zur erfolgreichen Teamarbeit bei.

Organisation des administrativen Praxisalltags (Anmeldung, Koordination,...) Telefonische Terminvergabe Bestellwesen Weitere Aufgaben je nach Qualifikation möglich

Koordination der Termine der Ärztlichen Leitung und strukturierte Führung des Kalenders Erstellung von Arztbriefen und anderen Dokumenten nach Vorlage Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs Organisation von internen Besprechungen, Veranstaltungen und Konferenzen Unterstützung der Studienkoordination Strukturierung der Ablage und Pflege des Dokumentenmanagements für den gesamten Bereich

Durch Ihre Unterstützung tragen Sie zur Steuerung des Baudezernats bei. Dezernatsübergreifende Abstimmungen koordinieren Sie souverän und zielgerichtet. Die Aufgabenerledigung behalten Sie durch ein strukturiertes Controlling im Blick. Im Office-Management sowie bei operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben bringen Sie sich aktiv ein. Besprechungen, Sitzungen und Versammlungen bereiten Sie sorgfältig vor und nach. Als Schnittstelle sorgen Sie für einen reibungslosen Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern. Änderungen im Aufgabengebiet bleiben vorbehalten.

Sie unterstützen ein Team aus Steuerberatern und Steuerfachangestellten bei der Bearbeitung einzelner Mandate beispielsweise bei der Dokumentenerstellung oder der Digitalisierung buchhalterischer Unterlagen. Sie pflegen Stammdaten und Vollmachten unserer Mandanten in DATEV. Sie überwachen Fristen und koordinieren Termine mit unseren Mandaten in Abstimmung mit unseren Steuerberatern oder Steuerfachangestellten. Sie bearbeiten in Vertretung den Postein- und -ausgang und übernehmen die Telefonzentrale.

Eigenständige Betreuung und Organisation der Ausschüsse der Bezirksverordnetenversammlung (BVV), einschließlich Vor- und Nachbereitung der Sitzungen Erfassung und Verwaltung von Drucksachen sowie Bearbeitung kleiner Anfragen und Antworten, inklusive Terminüberwachung Pflege und Verwaltung von Daten in den Systemen ProFiskal und Allris-Sitzungsgeldmodul Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und repräsentativen Terminen der BVV sowie der Vorsteherin/des Vorstehers Koordination der AG Ehrenamt und Vorbereitung der Festveranstaltung zum »Tag des Ehrenamtes«, einschließlich Schriftverkehr und Prüfung eingereichter Vorschläge Besonderheiten: Dienst zu ungünstigen Zeiten

Dokumentation der Arbeitsergebnisse der Mitarbeitenden Du kümmerst dich um die Stundenzettel der Mitarbeitenden sowie postalische Sendungen Du erstellst Tagesberichte und übernimmst die Bestellung von Materialien Generelle administrative Aufgaben

Kaufmännische Betreuung unserer Bauprojekte Betreuung und Management von Nachunternehmer:innen und Lieferant:innen (inkl. Rechnungsprüfung, Aval-Kontrolle und Bescheinigungsmanagement) Enge Abstimmung mit der Bau- und Projektleitung zur Steuerung und wirtschaftlichen Optimierung der Bauvorhaben Durchführung allgemeiner kaufmännischer Tätigkeiten, Korrespondenz und projektbezogener Sonderaufgaben Dokumentation und Verarbeitung von Lieferscheinen

Fertigung von Schriftsätzen und Briefen für den Personalrat Postein- und -ausgangsbearbeitung Einladungen, Terminüberwachung, Wiedervorlagen, Führen des Ablagesystems und der Statistik, Vervielfältigungsarbeiten Fertigung von Protokollen Vorbereitung und Mithilfe von Sitzungen und Veranstaltungen Recherchen und Themenaufbereitung Telefonpräsenz

Selbstständige Arbeitsvorbereitung und Zuschnitt von Gardinen und Möbelstoffen Kommissionierung von Stoffen und Deko-Zubehör Versandvorbereitung Waren- und Bestandspflege

Administrative Aufgaben des Sekretariats und Büromanagement, z. B. Telefonzentrale, Besucherempfang, Schriftverkehr, Terminorganisation, Bestellwesen Planung und Vorbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen, Dienstreisen sowie Verantwortung für die Ordnung der Besprechungsräume vor Ort Unterstützung bei der Koordination externer Dienstleister, Handwerker und Lieferanten Unterstützung beim Management der elektronischen Personal-Zeiterfassung Organisation und Durchführung der Termine mit der Sicherheitsfachkraft, Betriebsarzt und Berufsgenossenschaft Verwaltung der Kantine, erstellen der monatlichen Inventur, Verwalten und Abrechnen der Kantine

Sie führen die Buchhaltung für die von uns verwalteten Immobilien. Dazu gehört die Erstellung und Prüfung von Betriebs- und Heizkostenabrechnungen für unsere Miethaus und WEG-Kunden , die Pflege und Verwaltung abrechnungsrelevanter Daten in unserem ERP-System ebenso wie das Mahnwesen. Auch die Quartals- und Jahresabrechnungen an die Eigentümer sowie der Einzug der Mieten und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs gehen über Ihren Tisch. In unserem Team sind Sie Teil der Weiterentwicklung, optimieren Prozesse und interne Abläufe und kümmern sich um die enge Zusammenarbeit und Kommunikation mit verschiedenen Fachabteilungen.

Leitung des Studierendensekretariats Medizinische Psychologie & Soziologie Organisation und Koordination des Unterrichts sowie Zusammenarbeit mit Studienbüro und Lehrbeauftragten Ansprechperson für Studierende zu Studienanforderungen Verwaltung von Lehrveranstaltungen, Leistungsprüfungen und Raumplanung Verwaltung und Abrechnung von Lehraufträgen Unterstützung der Institutsleitung und Organisation des Institutsmanagements Abwicklung von Bestellungen über SAP und Betreuung des Schließsystems Organisation und Abrechnung von Dienstreisen

Erstellung von Angeboten, Annahme von Bestellungen und Abwicklung der Aufträge Pflege der Kundendaten in unserem CRM-System Erstellung von Statistiken für den Außendienst sowie für unsere Kunden Aktive Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen im Vertrieb Betreuung unserer Kunden inkl. der Akquisition von Neukunden Bearbeitung von Ausschreibungen