254 Assistenz Jobs gefunden

Koordination, Organisation und ggf. Dokumentation von internen und externen Terminen des Kanzlers und der Hochschulleitung Bearbeitung und Aufbereitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (bspw. Sommerfest, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug) Unterstützung der Hochschulleitung im Tagesgeschäft Koordination von allgemeinen Anfragen von ministerieller Ebene

In deiner Funktion dreht sich alles um die Büroorganisation und die Unterstützung unseres HR-Bereichs in unserer Agentur am Standort Düsseldorf. Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, bist erste Ansprechperson und unterstützt Kolleg innen bei alltäglichen Herausforderungen vor Ort. Du koordinierst externe Dienstleister, bearbeitest die Post, behältst den Überblick über Büro- und Raumausstattung und kümmerst dich um Ordnung und funktionierende Technik in allen Büro- und Meetingräumen. Du unterstützt bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte (z. B. Drucker, kleinere Geräteprobleme, Ersatzgeräte) und nutzt Office-Tools als Teil der Standortorganisation. Du supportest bei Reisebuchungen, Umbuchungen und Preisvergleichen. Du betreust organisatorisch unsere Fortbildungsformate und kümmerst dich um alles, was rundherum benötigt wird - vor Ort im Büro wie auch administrativ. Du behältst stets den Überblick: ob Fristen, Abläufe, Dokumente oder organisatorische Details - du weißt, was ansteht und regelst es proaktiv. Du bist gerne vor Ort im Büro und reagierst flexibel & schnell auf das, was der Tag an Fragestellungen mit sich bringt. Im HR-Bereich unterstützt du im Tagesgeschäft bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und arbeitest eng mit unserer Head of HR zusammen: Bewerbungs- und Terminmanagement, pflege von Personaldokumenten und arbeiten in Personio. Du begleitest On- und Offboardings, bereitest Unterlagen vor, organisierst die technische Ausstattung und sorgst dafür, dass neue Kolleg innen gut bei uns ankommen.

Sie unterstützen ein Team aus Steuerberatern und Steuerfachangestellten bei der Bearbeitung einzelner Mandate beispielsweise bei der Dokumentenerstellung oder der Digitalisierung buchhalterischer Unterlagen. Sie pflegen Stammdaten und Vollmachten unserer Mandanten in DATEV. Sie überwachen Fristen und koordinieren Termine mit unseren Mandaten in Abstimmung mit unseren Steuerberatern oder Steuerfachangestellten. Sie bearbeiten in Vertretung den Postein- und -ausgang und übernehmen die Telefonzentrale.

Unterstützung der Präsidentin und der Vizepräsident innen im Tagesgeschäft sowie bei Sonderthemen in Zusammenarbeit mit der persönlicher Referentin Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und Berufungsverfahren sowie Protokollbegleitung von Gremiensitzungen Koordination und Organisation von internen und externen Terminen Bearbeitung und Aufbereitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen der Präsidentin Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Dokumenten

Sie arbeiten in enger Abstimmung mit ihrer Jobsharing-Partnerin, vertreten sich gegenseitig und übernehmen zwei Nachmittagsdienste pro Woche Sie koordinieren Termine, Meetings und Reisen unter Berücksichtigung von Prioritäten und Zeitplänen Sie erstellen und bearbeiten geschäftliche Dokumente und Präsentationen mit hoher Genauigkeit und Professionalität Sie übernehmen die effiziente Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Büromanagement: Aktenführung, Adressenverwaltung, Fristen- und Terminüberwachung, Telefondienst Kommunikation: Ansprechpartner/in für externe Kontakte, Unterstützung bei der Korrespondenz, E-Mail-Bearbeitung Terminmanagement: Vorbereitung und Koordination von Präsenzbesprechungen und Videokonferenzen sowie Organisation von Dienstreisen

Sie sind die rechte Hand der Vertriebsleitung und unterstützen diese bei allen Aufgaben des operativen und administrativen Tagesgeschäfts. Dabei koordinieren, organisieren und verwalten Sie die täglichen Herausforderungen, Termine, Themen, Projekte usw. Sie erledigen die anfallende Korrespondenz eigenständig, stellen den entsprechenden Informationsfluss innerhalb der Abteilung sowie im erforderlichen Maße auch innerbetrieblich sicher. Die enge Zusammenarbeit mit unseren Teams in den Geschäftsstellen und Reisebüros sowie unserem Call-Center wird durch Sie koordiniert und unterstützt. Sie begleiten den Vertriebserfolg durch die Erstellung von Auswertungen sowie die Nachhaltung von Zielen und Ergebnissen. Sie planen und organisieren Teammeetings und Tagungen, übernehmen die Protokollführung sowie die Archivierung der Protokolle und Unterlagen. Darüber hinaus bringen Sie sich in Optimierungsprozesse der Abteilung ein.

Sie unterstützen unsere Standort- und Projektleitung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgabenstellungen Sie erledigen klassische Sekretariats- und Assistenzaufgaben Sie übernehmen die Terminkoordination mit internen und externen Projektbeteiligten Sie sind für den Empfang und Betreuung der Gäste zuständig Sie übernehmen die Pflege unserer digitalen Projekt- und Managementakten Rechnungsprüfungvon Lieferant:innen- und Nachunternehmer:innen-Rechnungenübernehmen Kontrolle der Nachunternehmer:innen-Nachweise durchführen sowie die Bearbeitung von projekt- und sachbezogenen Sonderaufgaben, wie z. B. Versand von Vergabe- und Auftragsunterlagen verantworten

Durch Ihre Unterstützung tragen Sie zur Steuerung des Baudezernats bei. Dezernatsübergreifende Abstimmungen koordinieren Sie souverän und zielgerichtet. Die Aufgabenerledigung behalten Sie durch ein strukturiertes Controlling im Blick. Im Office-Management sowie bei operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben bringen Sie sich aktiv ein. Besprechungen, Sitzungen und Versammlungen bereiten Sie sorgfältig vor und nach. Als Schnittstelle sorgen Sie für einen reibungslosen Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern. Änderungen im Aufgabengebiet bleiben vorbehalten.

Mitwirkung bei der Bearbeitung von Anträgen auf Beteiligung an den Rehabilitationsverfahren bei Akut- und Postakutverfahren, insbesondere Durchgangsarztverfahren, stationären D-Arzt-Verfahren, EAP- und BGSW-Verfahren Betreuung der SG-Terminorganisation Allgemeine Sekretariatsaufgaben Telefonische Auskunftserteilung

Leitung und Organisation des Sekretariats des Geschäftsbereichs Verkauf Steuerung und Priorisierung aller administrativen Abläufe im Tagesgeschäft Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung bei operativen und strategischen Themen Koordination von Terminen, Besprechungen und Projekten sowie Nachverfolgung offener Punkte Erstellung, Strukturierung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Berichten Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses zwischen Zentrale, Regionalleitungen und Schnittstellenabteilungen Verantwortung für die interne und externe Korrespondenz sowie Dokumenten- und Prozessmanagement Organisation von Veranstaltungen, internen Meetings und Vertriebsformaten Unterstützung bei Jahresplanungen, Reporting-Prozessen und bereichsübergreifenden Initiativen Steuerung von Empfangs-, Kommunikations- und Verwaltungsaufgaben im Sekretariat

- Bildung der Schnittstelle zwischen der Betriebsleitung, den Spartenleitungen und dem Team der Stadtwerke, darüber hinaus die Koordination der engen Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung Vaihingen an der Enz - Organisation des administrativen Tagesgeschäfts und Übernahme aller Aufgaben des Büromanagements - Eigenständige und souveräne Planung, Organisation und Nachbereitung von internen und externen Terminen - Erstellung von Präsentationen, Reports und Statistiken - Proaktives Aufgaben- und Informationsmanagement Eine Änderung des Aufgabengebiets behalten wir uns vor.

Sachliche und organisatorische Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Mitgliederversammlungen. Erstellung und Bearbeitung diverser Dokumente und Rundschreiben in deutscher und englischer Sprache. Selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Mitgliederkommunikation und Erstellung von Präsentationen. Eigenverantwortliche Beantwortung schriftlicher und telefonischer Anfragen, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache. Terminvereinbarung und -überwachung für die Geschäftsleitung sowie Organisation von nationalen und internationalen Dienstreisen. Recherche zu Branchenthemen und aktuellen Vorhaben.

Organisation des Terminmanagements der Sachverständigen Abstimmung, Führung und Nachhaltung der Korrespondenz Aktenführung und Dokumentenverwaltung Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten, Gutachten und Honorarrechnungen Mitwirkung bei der Angebots- und Rechnungsprüfung Organisation und Überwachung von allgemeinen Sekretariats- und Büroaufgaben

Kalender-, Termin- und Kommunikationsmanagement: Proaktive Terminplanung, E-Mail-Sichtung und -Korrespondenz, Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen Reise- und Meetingorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Organisation interner und externer Meetings inkl. Raumvorbereitung, Ablaufkoordination und Präsentationserstellung

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

Abwicklung von Korrespondenz, z.T. in englischer Sprache Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Unterstützung des Verwaltungsteams bei administrativen Aufgaben, z.T. in englischer Sprache Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, überwiegend Inland

Projektassistenz der Projektleitung und des Projektteams Abwicklung organisatorischer Aufgaben und Unterstützung im Bereich Projektmanagement und Controlling Wahrnehmung allgemeiner administrativer Aufgaben (Reisekostenabrechnung, Reiseorganisation, Terminplanung, Organisation von Seminaren und Meetings, Zeiterfassung, Urlaubsanträge) Erstellung und Formatierung von Berichten, Protokollen, Studien und Ausschreibungen Eigenverantwortliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch Vorbereitung verschiedener Vertragsdokumente Unterstützung Teamlogistik und Mitarbeiteranfragen

Unterstützung der Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten Organisatorische Schnittstelle zu den Abteilungen sowie administrative Teamunterstützung Planung und Koordination von Terminen und Sitzungen / Besprechungen Organisation von internen Veranstaltungen Erledigung der internen und externen Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Mitarbeitenden Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und entscheidungsrelevanten Unterlagen Telefonzentrale / Empfang und Betreuung von Gästen Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitern (z.B. Bestellung von Arbeitsschutzkleidung) Dokumentenablage (Papier und Digital), Datenbankverwaltung

Sie unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und übernehmen unter anderem: Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung Allgemeine Büroorganisation (Telefon, E-Mail, Post, Ablage, Terminmanagement) Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Unterlagen Pflege von Kunden- und Vertragsdaten im Maklerverwaltungsprogramm Unterstützung bei der Korrespondenz mit Versicherern, Kunden und Dienstleistern Erstellung einfacher Auswertungen, Übersichten und Präsentationen Unterstützung bei Rechnungsprüfung, Dokumentenmanagement und Ablage Mitwirkung bei internen Prozessen und organisatorischen Projekten