226 Assistent*in Jobs gefunden

Sachliche und organisatorische Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Mitgliederversammlungen. Erstellung und Bearbeitung diverser Dokumente und Rundschreiben in deutscher und englischer Sprache. Selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Mitgliederkommunikation und Erstellung von Präsentationen. Eigenverantwortliche Beantwortung schriftlicher und telefonischer Anfragen, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache. Terminvereinbarung und -überwachung für die Geschäftsleitung sowie Organisation von nationalen und internationalen Dienstreisen. Recherche zu Branchenthemen und aktuellen Vorhaben.

Sie unterstützen unseren Geschäftsführer in seinem Daily Business. Sie unterstützen das Team bei allen organisatorischen Aufgaben. Sie sind mit souveräner Freundlichkeit die erste Ansprechpartnerin am Telefon bei eingehenden Anfragen. Sie übernehmen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit die Vorbuchhaltung, das Aufarbeiten von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus der BWA und die Pflege von Unterlagen. Alles digital selbstverständlich. Mit Workflows und Agenten, wo immer möglich. Sie stellen die Genauigkeit und Konsistenz unserer Mandantenakten sicher, und implementieren Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung. Sie planen und koordinieren Besprechungen, Geschäftsreisen und Webinare. Sie unterstützen beim Empfang und bei der Bewirtung von Mandanten bei persönlichen Terminen in unseren Räumen.

Kalender-, Termin- und Kommunikationsmanagement: Proaktive Terminplanung, E-Mail-Sichtung und -Korrespondenz, Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen Reise- und Meetingorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Organisation interner und externer Meetings inkl. Raumvorbereitung, Ablaufkoordination und Präsentationserstellung

Unterstützung der Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten Organisatorische Schnittstelle zu den Abteilungen sowie administrative Teamunterstützung Planung und Koordination von Terminen und Sitzungen / Besprechungen Organisation von internen Veranstaltungen Erledigung der internen und externen Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Mitarbeitenden Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und entscheidungsrelevanten Unterlagen Telefonzentrale / Empfang und Betreuung von Gästen Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitern (z.B. Bestellung von Arbeitsschutzkleidung) Dokumentenablage (Papier und Digital), Datenbankverwaltung

Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen und operativen Aufgabenstellungen Organisatorische Pflege der Beziehungen zu wichtigen Geschäftspartnern und Kunden Koordination von Meetings, Veranstaltungen und Projekten sowie Steuerung von Dienstleistern Zyklische Prüfung und systematische Bereitstellung wesentlicher Geschäftsunterlagen und Verträge

Unterstützung der Geschäftsführung bei der Planung und Umsetzung von Geschäftsstrategien und -zielen Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Reisen und Meetings Aufbereitung von Daten, Berichten und Präsentationen als Entscheidungsgrundlage Überwachung von Fristen und Terminen Koordination und Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Partnern und Kunden Verwaltung der Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs Vertrauliche Behandlung sensibler Informationen Bearbeitung von Sonderaufgaben und Projekten nach Bedarf der Geschäftsführung Unterstützung im Marketing (z. B. Social Media, Websitepflege, Mailingaktionen, Imageanzeigen)

Sie unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und übernehmen unter anderem: Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung Allgemeine Büroorganisation (Telefon, E-Mail, Post, Ablage, Terminmanagement) Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Unterlagen Pflege von Kunden- und Vertragsdaten im Maklerverwaltungsprogramm Unterstützung bei der Korrespondenz mit Versicherern, Kunden und Dienstleistern Erstellung einfacher Auswertungen, Übersichten und Präsentationen Unterstützung bei Rechnungsprüfung, Dokumentenmanagement und Ablage Mitwirkung bei internen Prozessen und organisatorischen Projekten

Organisation des Terminmanagements der Sachverständigen Abstimmung, Führung und Nachhaltung der Korrespondenz Aktenführung und Dokumentenverwaltung Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten, Gutachten und Honorarrechnungen Mitwirkung bei der Angebots- und Rechnungsprüfung Organisation und Überwachung von allgemeinen Sekretariats- und Büroaufgaben

Abwicklung von Korrespondenz, z.T. in englischer Sprache Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Unterstützung des Verwaltungsteams bei administrativen Aufgaben, z.T. in englischer Sprache Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, überwiegend Inland

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

Sie unterstützen ein Team aus Steuerberatern und Steuerfachangestellten bei der Bearbeitung einzelner Mandate beispielsweise bei der Dokumentenerstellung oder der Digitalisierung buchhalterischer Unterlagen. Sie pflegen Stammdaten und Vollmachten unserer Mandanten in DATEV. Sie überwachen Fristen und koordinieren Termine mit unseren Mandaten in Abstimmung mit unseren Steuerberatern oder Steuerfachangestellten. Sie bearbeiten in Vertretung den Postein- und -ausgang und übernehmen die Telefonzentrale.

Unterstützung der Präsidentin und der Vizepräsident innen im Tagesgeschäft sowie bei Sonderthemen in Zusammenarbeit mit der persönlicher Referentin Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und Berufungsverfahren sowie Protokollbegleitung von Gremiensitzungen Koordination und Organisation von internen und externen Terminen Bearbeitung und Aufbereitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen der Präsidentin Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Dokumenten

Projektassistenz der Projektleitung und des Projektteams Abwicklung organisatorischer Aufgaben und Unterstützung im Bereich Projektmanagement und Controlling Wahrnehmung allgemeiner administrativer Aufgaben (Reisekostenabrechnung, Reiseorganisation, Terminplanung, Organisation von Seminaren und Meetings, Zeiterfassung, Urlaubsanträge) Erstellung und Formatierung von Berichten, Protokollen, Studien und Ausschreibungen Eigenverantwortliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch Vorbereitung verschiedener Vertragsdokumente Unterstützung Teamlogistik und Mitarbeiteranfragen

In deiner Funktion dreht sich alles um die Büroorganisation und die Unterstützung unseres HR-Bereichs in unserer Agentur am Standort Düsseldorf. Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, bist erste Ansprechperson und unterstützt Kolleg innen bei alltäglichen Herausforderungen vor Ort. Du koordinierst externe Dienstleister, bearbeitest die Post, behältst den Überblick über Büro- und Raumausstattung und kümmerst dich um Ordnung und funktionierende Technik in allen Büro- und Meetingräumen. Du unterstützt bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte (z. B. Drucker, kleinere Geräteprobleme, Ersatzgeräte) und nutzt Office-Tools als Teil der Standortorganisation. Du supportest bei Reisebuchungen, Umbuchungen und Preisvergleichen. Du betreust organisatorisch unsere Fortbildungsformate und kümmerst dich um alles, was rundherum benötigt wird - vor Ort im Büro wie auch administrativ. Du behältst stets den Überblick: ob Fristen, Abläufe, Dokumente oder organisatorische Details - du weißt, was ansteht und regelst es proaktiv. Du bist gerne vor Ort im Büro und reagierst flexibel & schnell auf das, was der Tag an Fragestellungen mit sich bringt. Im HR-Bereich unterstützt du im Tagesgeschäft bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und arbeitest eng mit unserer Head of HR zusammen: Bewerbungs- und Terminmanagement, pflege von Personaldokumenten und arbeiten in Personio. Du begleitest On- und Offboardings, bereitest Unterlagen vor, organisierst die technische Ausstattung und sorgst dafür, dass neue Kolleg innen gut bei uns ankommen.

Koordination, Organisation und ggf. Dokumentation von internen und externen Terminen des Kanzlers und der Hochschulleitung Bearbeitung und Aufbereitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (bspw. Sommerfest, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug) Unterstützung der Hochschulleitung im Tagesgeschäft Koordination von allgemeinen Anfragen von ministerieller Ebene

Selbstständige Bearbeitung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben wie z. B. Terminplanung, -koordination und -überwachung, Postbearbeitung, Vertragswesen Reiseorganisation sowie Abrechnung Reisekosten/Spesen Organisation von Veranstaltungen intern und extern Erstellen von Präsentationen und Statistiken nach Vorgabe der Geschäftsführung Markenschutz: Kollisionsprüfung, Korrespondenz mit Anwalt / Dienstleistern Konzeption und Organisation von Messen und Veranstaltungen Verantwortlich für Public Relations Konzeption und Gestaltung von Broschüren/Farbtonkarten/Produktsteckbriefen, etc. Pflege des Webauftritts: Gestaltung und Inhalt Pflege der Social Media Profile Budgetierung, Auswahl, Gestaltung und Bestellung von Werbemitteln Ansprechpartner für MKT-Gruppenprojekte / CI-Vorschriften

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (z.B. Schriftverkehr, Dokumentenablage, Archivierung, Botengänge, Tagespostbearbeitung, Telefonkommunikation, Schreiben nach Diktat) Selbstständige Büroorganisation Terminkoordination Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Adresslisten Verwaltung der Baustellenkasse Bearbeitung von Revisionsunterlagen Anlegen von Gewährleistungsakten

Reiseplanung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs) Revision und Fertigstellung von umwelt- und bautechnischen Berichten und Gutachten Kontrolle und Überarbeitung von Berichten und Gutachten hinsichtlich ihres Inhalts (Logik, Verständlichkeit, Kohärenz) und ihrer äußeren Form (Einhaltung interner und allgemeiner Normen, Layout) Sichten und Aufbereitung von Schadenunterlagen Terminkoordination für Besichtigungen und Besprechungen der Sachverständigen Versand von Berichten und Gutachten an unsere Kunden Terminüberwachung und Wiedervorlage in der Aktenverwaltung Aufbereitung von Unterlagen zur Rechnungsstellung

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Zuarbeit in allen administrativen Angelegenheiten im Tagesgeschäft des Fachbereichs Personal Terminkoordination / Terminüberwachung Vorbereitung und Organisation des monatlichen On Boarding-Prozesses Vorbereitung und Erstellung von Arbeitszeugnissen Posteingang und -ausgang, Dokumentenpflege und Ablage Begleitung von abteilungsbezogenen Projekten und Sonderaufgaben

Selbständige Organisation und Ausführung aller Sekretariatsaufgaben auf der Baustelle Unterstützung der Projektleitung bei kaufmännischen Tätigkeiten sowie die Erstellung der Bau-Dokumentation Dokumentenablage und -verteilung Organisation und Koordinierung von Terminen, Dienstreisen, Besprechungen und Events Ansprechperson von Mitarbeitenden, Kunden und Partnerfirmen Interner und externer Schriftwechsel sowie selbständige Erstellung von Präsentationen, Listen und Tabellen