28 Jobs in Stuttgart gefunden

Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung bei: Der Organisation und Umsetzung der bereichsinternen Arbeitsprozesse Unterstützung im Bereich des Business Development mit: Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsverfahren für Planungs- und Bauaufgaben öffentlicher und privater Bauherren Zusammenarbeit mit dem firmenweiten Marketing Pflege der Geschäftskontakte

Ansprechpartnerin für spezifische Themen und Projekte im Umfeld der Hochschulleitung Organisiert Projekte, bereitet Sitzungen vor, koordiniert Beteiligte und vermittelt zwischen den Abteilungen Erstellt die Informationsbasis für strategischen Fragestellungen des Rektorats, bereitet Entscheidungsgrundlagen und Handlungsempfehlungen für das Rektorat vor Unterstützt und koordiniert operative Aufgaben der Hochschulleitung Verfasst Berichte, Präsentationen und Stellungnahmen, vertritt Themen im Hochschulumfeld nach außen

Kontinuierliche Analyse und Optimierung von Finance-Prozessen Betreuung des ERP-Systems als Finance Key User Leitung von Projekten zur Einführung neuer Systeme und Automatisierung Unterstützung bei der Erstellung der Quartals- und Jahresabschlüsse nach HGB und IFRS Unterstützung bei steuerlichen Themen und Projekten in Abstimmung mit der zentralen Steuerabteilung Bearbeitung steuerlicher Anfragen des Head Offices Unterstützung bei Betriebsprüfungen sowie bei Themen rund um Umsatzsteuer und Versicherungssteuer Erstellung von Steuererklärungen Erstellung und Weiterentwicklung des Tax Compliance Management Systems (Tax CMS) Dokumentation von internen Verrechnungspreisen (Transfer Pricing)

Sie koordinieren und organisieren Termine sowie Meetings. Sie übernehmen die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz. Sie unterstützen bei der Rechnungsstellung und der Überwachung von Zahlungseingängen. Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken und Ablagesysteme. Sie stehen als Ansprechpartner für interne und externe Anliegen zur Verfügung. Sie koordinieren die Büroausstattung und überwachen den Materialbestand.

Sie empfangen Gäste und Kunden freundlich und professionell. Sie nehmen Telefonate entgegen und leiten diese entsprechend weiter. Sie koordinieren und organisieren Termine sowie Besprechungsräume. Sie bearbeiten die eingehende und ausgehende Post. Sie verwalten Bürobedarf und organisieren Bestellungen. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben. Sie sorgen für eine ansprechende und ordentliche Empfangsumgebung.

Als Teamassistenz sind Sie eine zentrale Vertrauensperson und organisatorische Stütze des FMC Teams. Sie sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf, koordinieren komplexe Termine und Reisen, und sind der/die erste Ansprechpartner:in für interne wie externe Stakeholder. Ihre Arbeit trägt wesentlich zur Effizienz und Professionalität unseres Beratungsteams bei. Ihre Aufgaben Eigenverantwortliches Kalender- und Terminmanagement Aktives Relationship-Management mit den Sekretariaten unserer Geschäftspartner Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen Organisation und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings, Calls und Veranstaltungen Verwaltung von Präsentationen, Berichten und vertraulichen Dokumenten Professionelle Korrespondenz mit Mandanten, Geschäftspartnern und internen Teams Unterstützung und Zuarbeit in der Organisation des Office-Managements am Standort Stuttgart

Sie empfangen und betreuen Kunden sowie Besucher professionell und herzlich. Sie koordinieren eingehende Anrufe und leiten diese an die zuständigen Abteilungen weiter. Sie organisieren und verwalten Termine und Besprechungsräume. Sie übernehmen die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post. Sie sind verantwortlich für die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und Projekten.

Du koordinierst und steuerst externe Dienstleister und stellst die Qualität der erbrachten Leistungen sicher. Du übernimmst Aufgaben im infrastrukturellen und technischen Facility Management und sorgst für einen reibungslosen Betriebsablauf. Du organisierst und verwaltest das Office Management sowie den Empfangsbereich. Du betreust Besprechungsräume, Büroflächen und Arbeitsplätze und sorgst für ein angenehmes Arbeitsumfeld. Du verwaltest Dienstleisterverträge, Wartungen, Prüfungen und koordinierst entsprechende Termine. Du bearbeitest Bestellungen und kümmerst Dich um die Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien. Du unterstützt gemeinsam mit deinem Team bei Umzügen, Events und internen Projekten. Du wirkst bei der Sicherstellung von Arbeitssicherheit sowie Standortstandards mit. Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende, Lieferanten und externe Partner in allen operativen Facility-Themen. Du unterstützt bei Budgetplanung und behältst die Kosten im Blick. Du koordinierst und verwaltest die operativen Themen rund um den Fuhrpark.

Empfang von Kunden und Gästen Kundenbetreuung und Sicherstellen eines erstklassigen Services sowie einer hohen Kundenzufriedenheit Bearbeitung von Posteingang und -ausgang Organisation/ Koordination von Veranstaltungen und Events Administrative und operative Unterstützung unserer Kunden Bearbeitung der täglichen Kundenanfragen

Empfang von Kunden und Gästen Kundenbetreuung und Sicherstellen eines erstklassigen Services sowie einer hohen Kundenzufriedenheit Bearbeitung von Posteingang und -ausgang Organisation/ Koordination von Veranstaltungen und Events Administrative und operative Unterstützung unserer Kunden Bearbeitung der täglichen Kundenanfragen

Empfang von Kunden und Gästen Kundenbetreuung und Sicherstellen eines erstklassigen Services sowie einer hohen Kundenzufriedenheit Bearbeitung von Posteingang und -ausgang Organisation/ Koordination von Veranstaltungen und Events Administrative und operative Unterstützung unserer Kunden Bearbeitung der täglichen Kundenanfragen

Sie organisieren und koordinieren Termine sowie Meetings. Sie übernehmen die Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie erstellen Berichte, Präsentationen und weitere Dokumente. Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Projekten im Bereich Logistik. Sie bearbeiten administrative Aufgaben und sorgen für eine strukturierte Ablage. Sie koordinieren die Reiseplanung und -abrechnung.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, z.B. Abwicklung des Publikumsverkehrs, Terminkoordination, Telefondienst, Schriftverkehr Kommunikation in allen Angelegenheiten mit Schülern, Eltern, Lehrern und Behörden Unterstützung der Schulleitung durch die eigenständige Übernahme von Organisations- und Verwaltungsaufgaben Haushalts- und Rechnungswesen Führen und Verwalten der Schülerakten Führen amtlicher Schulstatistiken Materialbeschaffung und -verwaltung

Als Assistenzkraft sorgen Sie für strukturierte Abläufen und unterstützen inhaltlich durch Recherchen sowie der Bearbeitung von Vorlagen die Fachbereichsleitung . Sie beteiligen sich aktiv an der Weiterentwicklung der Aufgaben dieser Stelle, insbesondere mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung. Die Technischen Dienste der Stadt Ludwigsburg kümmern sich als Dienstleister innerhalb der Stadtverwaltung um öffentliche Flächen und Einrichtungen der Stadt Ludwigsburg. Wir bieten Ihnen eine unbefristete Vollzeitstelle, die mit Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet ist. Sie sind erste Ansprechperson der Fachbereichsleitung sowie die erste Kontaktstelle für Besucherinnen und Besucher und zentral für alle Mitarbeitenden der Technischen Dienste Sie organisieren eigenständig Sekretariatsabläufe, Termine, Recherchen und Korrespondenzen Sie erstellen Schriftstücke, Protokolle, Präsentationen und Vorlagen für Gremien Sie führen Recherchen durch und unterstützen verschiedene Projekte

Eigenständige Durchführung administrativer und sekretarieller Tätigkeiten (z. B. Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftsreisenden) Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs innerhalb der gesamten Abteilung Termingerechte Erstellung und Einreichung von Berichten auf Basis bereitgestellter Daten Koordination und Überwachung von Termin- und Wochenplänen von Managern und Ingenieuren (z. B. Kundenbesuche, Schulungen, Seminare, Geschäftsreisen, Abwesenheiten) inkl. Kommunikation und Abstimmung Unterstützung bei der Erstellung von Einladungsschreiben und Visaanträgen Verwaltung und Pflege von Inventar- und Bestandslisten (z. B. Geräte und Testsysteme) Koordination von Arbeitsabläufen innerhalb des Assistenzteams sowie Sicherstellung von Vertretungsregelungen Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen nach Vorgaben Unterstützung bei Reiseplanung und -organisation für Mitarbeitende Unterstützung im Bereich Beschaffung und Logistikprozesse Einarbeitung und Unterstützung neuer Mitarbeitender in administrativen Themen Kommunikation und Abstimmung mit anderen Abteilungen Prüfung und Unterstützung bei Spesenabrechnungen Organisation von Firmenveranstaltungen und Events Bearbeitung von Sonderprojekten nach Bedarf Betreuung von Besuchern und Gästen Organisation von Mietwagen (Abholung und Rückgabe) Verwaltung und Reservierung von Poolfahrzeugen Buchung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende Organisation von Schulungs- und Besprechungsräumen

Eigenständige Durchführung administrativer und sekretarieller Tätigkeiten (z. B. Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftsreisenden) Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs innerhalb der gesamten Abteilung Termingerechte Erstellung und Einreichung von Berichten auf Basis bereitgestellter Daten Koordination und Überwachung von Termin- und Wochenplänen von Managern und Ingenieuren (z. B. Kundenbesuche, Schulungen, Seminare, Geschäftsreisen, Abwesenheiten) inkl. Kommunikation und Abstimmung Unterstützung bei der Erstellung von Einladungsschreiben und Visaanträgen Verwaltung und Pflege von Inventar- und Bestandslisten (z. B. Geräte und Testsysteme) Koordination von Arbeitsabläufen innerhalb des Assistenzteams sowie Sicherstellung von Vertretungsregelungen Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen nach Vorgaben Unterstützung bei Reiseplanung und -organisation für Mitarbeitende Unterstützung im Bereich Beschaffung und Logistikprozesse Einarbeitung und Unterstützung neuer Mitarbeitender in administrativen Themen Kommunikation und Abstimmung mit anderen Abteilungen Prüfung und Unterstützung bei Spesenabrechnungen Organisation von Firmenveranstaltungen und Events Bearbeitung von Sonderprojekten nach Bedarf Betreuung von Besuchern und Gästen Organisation von Mietwagen (Abholung und Rückgabe) Verwaltung und Reservierung von Poolfahrzeugen Buchung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende Organisation von Schulungs- und Besprechungsräumen

Eigenverantwortliche Erstellung und Bearbeitung der jährlichen Heiz- und Betriebskostenabrechnungen für Wohn- und Gewerbeimmobilien Prüfung, Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle Abstimmung und Kontrolle der gebuchten Kosten sowie Analyse von Abweichungen im Vorjahresvergleich in enger Zusammenarbeit mit der Mietverwaltung Bearbeitung von Einwendungen, Einsprüchen und Widersprüchen zu Nebenkostenabrechnungen sowie Führung der dazugehörigen Korrespondenz Unterstützung bei außergerichtlichen und gerichtlichen Verfahren im Zusammenhang mit Betriebs- und Heizkostenabrechnungen Pflege von Stammdaten und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Archivierung

Unterstützung der Projektleitung im operativen Tagesgeschäft Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen und Projektabläufen Erstellung von Präsentationen, Protokollen und projektbezogenen Unterlagen Pflege und Verwaltung von Projekt- und Stammdaten Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Kunden und Dienstleistern Organisation von Meetings und Unterstützung bei der Projektadministration Überwachung von Fristen sowie Dokumentation des Projektfortschritts