20 Jobs in Stuttgart gefunden

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroverwaltungstalent, d. h. erste Anlaufstelle für Rechnungs-, Finanz- und Personalfragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Verwaltungsstruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge Allgemeine Buchhaltung Unterstützung der Geschäftsführung Zuarbeit für Steuerberater (StB) und Finanzamt Getrennte Buchführung für tragwerk-s gmbh (tw-s) und Prüfingenieur Kürschner (PI) Online-Banking für Girokonten tw-s und PI Zahlungsverkehr und -freigaben für Girokonten tw-s und PI Internes und externes Rechnungswesen Belegerfassung und -prüfung Laufende Finanzbuchhaltung Kontoführung und Bankabstimmung Überwachung offener Posten Verrechnungen zwischen Girokonten tw-s und PI Projektbuchhaltung Liquiditätsübersichten Vertrags- und Dokumentenmanagement So viel wie möglich, aber mindestens Zuarbeit für StB (siehe »Deine Nice-to-Have-Skills«!) Personalmanagement Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Bürokalender Personalakten pflegen On- und Offboarding Lohn- und Gehaltsabrechnung Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen Lohnsteuer-Anmeldungen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. Meldungen an Sozialversicherungsträger Lohnnachweise und Jahreslohnsteuerbescheinigungen Erstellung der monatlichen BWA für tw-s und PI Laufende Verbuchung der Belege über Datev Unternehmen-Online Umsatzsteuer: monatliche Voranmeldung, Jahreserklärung, Vorsteuerabrechnung Zuarbeit für StB: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Anlagenbuchhaltung

Sie arbeiten in der Abteilung »Warenwirtschaft« als Unterstützung unseres kaufmännischen Teams. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der Sie eigenständig und im Team arbeiten. Kaufmännische Auftragsbearbeitung in unserem ERP-System Buchung von Wareneingängen und Lagerumbuchungen Datenpflege in unserem CRM- System Führung von Verkaufskorrespondenz Durchführung von Inventurarbeiten Lieferterminüberwachung

Unterstützung unserer Abteilung in der Organisation und Abwicklung anspruchsvoller Aufgaben im Bereich der Fuhrparkverwaltung mit ca. 50 Fahrzeugen Koordination von Terminen mit internen und externen Ansprechpartnern Betreuung des Schadens- und Mietwagenmanagements Pflege der Fuhrparkparksoftware Digitalisierung von Dokumenten sowie deren strukturierte Ablage

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen. Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen. Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Akten. Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben. Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs.

Effizientes Kalender- und Terminmanagement mit selbstständiger Planung, Überwachung und Koordination aller Termine sowie proaktivem Lösen von Terminkonflikten Vorausschauende organisatorische Unterstützung durch Priorisierung des Posteingangs und rechtzeitiges Einholen benötigter Unterlagen Professionelles Kommunikationsmanagement für eine reibungslose interne und externe Korrespondenz Eigenständige Planung und Durchführung von Meetings und Workshops inklusive Koordination, Vor- und Nachbereitung sowie Erstellung relevanter Unterlagen wie Protokollen Strukturiertes digitales Dokumenten- und Informationsmanagement mit zuverlässiger Ablage und Verwaltung aller relevanten Daten sowie Übernahme der Powerbanfer-Funktion durch eigenständige Initiierung, Anlage und Verwaltung von Bestellungen sowie die Überwachung des gesamten Beschaffungsprozesses Umfassende Organisation von Geschäftsreisen von der Planung über die Buchung bis zur Abrechnung

Empfang und Betreuung von Gästen und Besuchern mit einem freundlichen und professionellen Auftreten Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungsräumen Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Kurierdienste Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben Pflege und Verwaltung von Büromaterialien Sicherstellung eines stets repräsentativen Empfangsbereichs Ansprechpartner für interne und externe Anfragen

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bei strategischen Aufgaben Organisation und Koordination von Terminen sowie deren Vor- und Nachbereitung Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern Planung und Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben Verantwortung für die Büroorganisation und -verwaltung Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Teams

Koordination und Organisation von Terminen sowie Geschäftsreisen. Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Präsentationen. Erstellung und Aufbereitung von Berichten und Dokumenten. Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten. Verwaltung von vertraulichen Informationen und Dokumenten. Übernahme administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft. Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb der Geschäftsführung.

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Koordination von Projekten im Bereich Secretarial & Business Support Erstellung und Pflege von Projektunterlagen, Berichten und Präsentationen Überwachung von Zeitplänen und Fristen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern Organisation und Protokollierung von Meetings Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Prozessoptimierungen Sicherstellung einer reibungslosen Projektabwicklung Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Dokumentationen

Wächter & Stratege: Sie setzen regulatorische und gesetzliche Anforderungen (GwG, AO, KWG, AWG) präzise um und betreuen sowie optimieren die Geldwäsche-Monitoringsysteme (Screening, Profiling, Filtering). Risiko-Management: Sie bewerten und melden Verdachtsfälle an die FIU, bearbeiten Auskunftsersuchen und führen Transaktions-Monitorings sowie Kundenscreenings (KYC) durch. Prozess-Optimierer: Sie aktualisieren interne Sicherungsmaßnahmen, erstellen die GW-Risikoanalyse und konzipieren Trainings für die Belegschaft. Führungs-Backup: Bei entsprechender Eignung übernehmen Sie die Rolle als stellvertretender Geldwäsche- oder Sanktionsbeauftragter und treffen Entscheidungen bei High-Risk-Geschäftsbeziehungen (PEP/RCA). Technik-Schnittstelle: Sie begleiten Projekte zur Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur im Bereich AML, inklusive Backtesting und Regelerstellung.

Sie führen und organisieren das Sekretariat der Abteilung eigenständig und verantworten die Terminorganisation und -überwachung Sie unterstützen die Abteilungsleiterin wie auch die vier Teams organisatorisch im administrativen Tagesgeschäft und steuern die interne sowie externe Abteilungskommunikation Sie unterstützen bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Besprechungen und Gremiensitzungen (z. B. Raumreservierungen, Bewirtungen, Besucheranmeldungen) Sie organisieren und pflegen die abteilungsinterne Ablage für administrative Dokumente und elektronische Literaturausgaben Sie unterstützen bei der strukturierten Aufbereitung von Inhalten, z. B. für Präsentationen oder Besprechungsvorbereitungen Sie übernehmen bei Bedarf Sekretariatsvertretungen für benachbarte Fachbereiche

Empfang und Betreuung von Gästen und Kunden Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten Organisation des Empfangsbereichs sowie Terminmanagement Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination von Besprechungsräumen und Bewirtung

Organisation und Überwachung administrativer Abläufe im Logistik-Department Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Verwaltung von Dokumenten und Unterstützung bei der Berichterstellung Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern Bearbeitung von Rechnungen und anderen finanziellen Aufgaben Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme und Tools Allgemeine Büroadministration und Unterstützung des Teams

Sie steuern alle kaufmännischen Prozesse - vom Grundstückseinkauf bis zur Übergabe unserer stylischen und clever geplanten Neubauprojekte an unsere Kunden Sie stellen die Erfüllung der Auszahlungsvoraussetzungen für unsere Projektfinanzierungen sicher, halten engen Kontakt zu Bankpartnern und steuern sämtliche grundbuchrechtlichen Abläufe Sie begleiten unsere Kunden durch die Bauphase und bereiten die Übergabe unserer Neubauimmobilien sorgfältig vor und nach. Zudem verantworten Sie das Rechnungs- und Forderungsmanagement in Abhängigkeit vom Baufortschritt Sie unterstützen das Projektcontrolling und erstellen präzise Reportings zu allen relevanten Finanzkennzahlen In enger Zusammenarbeit mit Bauleitung, Vertrieb und weiteren Fachbereichen sorgen Sie für einen reibungslosen Projektablauf und eine hohe Kundenzufriedenheit

Als Mietverwalter (m/w/d) sorgst du dafür, dass unsere Wohnobjekte und unsere Mieter bestens betreut sind - mit Überblick, Organisationstalent und einem Gespür für gute Kommunikation. Du betreust unsere Mietobjekte und bist erste Ansprechperson für unsere Mieter. Du sorgst dafür, dass Anliegen schnell gelöst werden und unsere Mieter sich gut betreut fühlen. Du erstellst Betriebs- und Verwaltungsabrechnungen und behältst den Zahlungsverkehr im Blick. Du koordinierst Instandhaltungen und Reparaturen und arbeitest eng mit Handwerkern und Dienstleistern zusammen. Du bringst Ideen ein, wie wir unsere Prozesse digitaler, effizienter und besser für unsere Mieter machen können.

Effizientes Kalender- und Terminmanagement mit selbstständiger Planung, Überwachung und Koordination aller Termine sowie proaktivem Lösen von Terminkonflikten Vorausschauende organisatorische Unterstützung durch Priorisierung des Posteingangs und rechtzeitiges Einholen benötigter Unterlagen Professionelles Kommunikationsmanagement für eine reibungslose interne und externe Korrespondenz Eigenständige Planung und Durchführung von Meetings und Workshops inklusive Koordination, Vor- und Nachbereitung sowie Erstellung relevanter Unterlagen wie Protokollen Strukturiertes digitales Dokumenten- und Informationsmanagement mit zuverlässiger Ablage und Verwaltung aller relevanten Daten sowie Übernahme der Powerbanfer-Funktion durch eigenständige Initiierung, Anlage und Verwaltung von Bestellungen sowie die Überwachung des gesamten Beschaffungsprozesses Umfassende Organisation von Geschäftsreisen von der Planung über die Buchung bis zur Abrechnung

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen. Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen. Verwaltung und Pflege von Dokumenten sowie Datenbanken. Ansprechpartner für interne und externe Kommunikation. Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag. Verwaltung von Büromaterialien und Bestellung bei Bedarf. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen. Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen für eine effiziente Arbeitsweise.

Als Office Manager / Teamassistenz bist du eine zentrale Anlaufstelle am Standort Mannheim und arbeitest eng mit der Standortleitung, Führungskräften sowie Kolleginnen und Kollegen in Mannheim und Ahrensburg zusammen. Dabei unterstützt du organisatorisch, koordinierst Themen rund um den Standort und trägst aktiv zu einer positiven Standortkultur bei. Standortorganisation & Zusammenarbeit Unterstützung der Standortleitung bei organisatorischen und standortbezogenen Themen Koordination von Aufgaben und Projekten rund um den Standort Unterstützung von Führungskräften sowie Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams Kommunikation, Events & Unternehmenskultur Organisation von Standortveranstaltungen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier, Meetings) Unterstützung lokaler Marketingaktivitäten und interner Kommunikation Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer Unternehmenskultur HR-nahe Themen Ansprechpartner für Mitarbeitende bei organisatorischen Personalthemen vor Ort Unterstützung bei Onboarding und Offboarding der Mitarbeitenden Unterstützung bei der Organisation der Benefits für Mitarbeitende Organisation von Jubiläen und besonderen Anlässen Unterstützung bei arbeitsmedizinischen und arbeitssicherheitsrelevanten Themen Office & Standortmanagement Organisation von Büromaterial, Meetingräumen und Infrastruktur Koordination von Dienstleistern und Gebäudethemen IT-nahe Themen Verwaltung von lokalem IT-Equipment Unterstützung bei IT-Organisation und lokalen IT-Themen

Terminvereinbarungen Vor- und Nachbereitung von Terminen und Führung des Schriftverkehrs Unterstützung der Testamentsvollstrecker bei Klärungen von Sachverhalten, Einholung von Unterlagen, Bearbeitung und Beantwortung von Sachfragen Kontakt und Rücksprache mit den zuständigen Beratern

Bearbeitung gewerblicher Kredite und Förderdarlehen - von der Auszahlung bis zur Rückzahlung Anlage, Korrektur und Auflösung von Darlehenskonten Bearbeitung der Geldmarktkredite und Rollover-Transaktionen sowie von Avalurkunden innerhalb genehmigter (Aval-)Kreditrahmen Eigenständige Umsetzung von Zinsprolongationen und Anpassung der Konditionen Erstellung der Saldenbestätigungen für Kapitalgesellschaften und Wirtschaftsprüfer Ansprechpartner für das Treuhandkonto und Führung der zugehörigen Buchungen