38 Jobs in Hamburg gefunden

Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Mitglieder, Neukunden und Mieter unserer Gästewohnungen. Sie sind unser Aushängeschild und lassen sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen. Bedienung der Telefonzentrale Empfang der Besucher in der Geschäftsstelle Bearbeitung eingehender Rechnungen Vermietung der Gästewohnungen Vorbereitung von Konferenz- und Besprechungsräumen Abwicklung der Eingangs- und Ausgangspost Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung allgemeiner E-Mails Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial Unterstützung beim Scannen von Dokumenten Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Beratung der Praxen in Abrechnungsfragen und sachlich-rechnerische Berichtigungen, Auskünfte und Korrespondenz mit Zahnärzten, Krankenkassen/-verbänden, Bearbeitung von Patientenanfragen und -beschwerden und Betreuung unserer Patientenberatungsmodelle, Unterstützung des Sachgebietes Gutachten.

Administrative Bearbeitung von Kundenaufträgen im Bereich Nachhaltigkeitszertifizierung Einholung, Prüfung und Pflege auftragsrelevanter Daten und Unterlagen Koordination und Planung von Auditterminen mit Kunden und Auditoren Erstellung und Versand von Arbeitsaufträgen Pflege und Überwachung von Planungsübersichten und Fristen Bearbeitung von Anfragen per E-Mail und im Ticketsystem Zusammenarbeit mit Kunden, Auditoren und internationalen SGS-Kollegen

Kreditorenbuchhaltung Prüfung, Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen Überwachung und Durchführung des Zahlungsverkehrs Abstimmung von Kreditorenkonten Bearbeitung von Mahnungen und Klärung von Differenzen mit Lieferanten Pflege der Stammdaten von Lieferanten Debitorenbuchhaltung Erstellung und Buchung von Ausgangsrechnungen Überwachung der Zahlungseingänge Durchführung des Mahnwesens Abstimmung der Debitorenkonten Klärung offener Posten und Kommunikation mit Kunden Pflege der Kundenstammdaten Weitere Aufgaben Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen Kontenabstimmung und Kontenpflege Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen sowie externen Ansprechpartnern Mitwirkung an der Optimierung von Buchhaltungsprozessen Einhaltung gesetzlicher sowie interner Richtlinien

Administrative Unterstützung der Abteilungsleiterebene, sowie zuverlässige Organisation des Office- und Tagesgeschäfts. Termin-, Reise- und Besprechungsmanagement inklusive Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen. Kaufmännische Aufgaben wie Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung, Mahnwesen, Bestellwesen und allgemeinen administrativen Prozessen. Finanz- und Reportingunterstützung durch Aufbereitung von Daten, KPIs, Auswertungen sowie Unterstützung bei Forecasts und Berichten. Schnittstellen- und Kommunikationsfunktion zwischen internen Abteilungen, externen Partnern und Kunden - inklusive professioneller Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden. Projekt- und Prozessunterstützung durch Mitarbeit in abteilungsübergreifenden Projekten, Übernahme eigener Aufgabenpakete und Mitwirkung an Prozessoptimierungen. Vertrags- und Dokumentenmanagement sowie strukturierte Pflege von Unterlagen, Systemen und Datenbanken. Fuhrparkmanagement inklusive Verwaltung, Koordination und Pflege der Fahrzeugflotte sowie Abstimmung mit Dienstleistern und Mitarbeitern.

Den Empfang und die souveräne und freundliche Betreuung von internen und externen Kunden inkl. Bewirtung zu verantworten Als erste Ansprechperson für Mandanten, Bewerbende und Dienstleister zu agieren Das gesamte Büro (auf zwei Stockwerken) und die Belange der Gäste sowie des Teams im Blick zu behalten In Abstimmung mit dem Assistenzteam allgemeine organisatorische Aufgaben zu übernehmen Verantwortung für die Eventorganisation und der Umsetzung von internen und externen Events Das Büro und die Teammitglieder mit einem ganzheitlichen Blick zu verantworten

Der Empfang ist das Herz unseres Hauses. Hier beginnt für unsere Gäste der Aufenthalt - und oft auch der erste Eindruck. Als Teil unseres Empfangsteams heißt du unsere Gäste herzlich willkommen, stehst ihnen bei Fragen zur Seite und sorgst dafür, dass sie sich vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen. Aufgaben: Erste Ansprechperson unserer nationalen und internationalen Gäste Check-in und Check-out Sicherstellung eines reibungslosen Schichtablaufs am Empfang Erledigung der täglichen Aufgaben gemäß Checkliste Lösungsorientierte Bearbeitung von Gästebeschwerden und Reservierungsanfragen Mitgestaltung der Gästezufriedenheit sowie Repräsentation der Gästeresidenz Pelikan Viertel

Administrative Bearbeitung von Kundenaufträgen im Bereich Nachhaltigkeitszertifizierung Einholung, Prüfung und Pflege auftragsrelevanter Daten und Unterlagen Koordination und Planung von Auditterminen mit Kunden und Auditoren Erstellung und Versand von Arbeitsaufträgen Pflege und Überwachung von Planungsübersichten und Fristen Bearbeitung von Anfragen per E-Mail und im Ticketsystem Zusammenarbeit mit Kunden, Auditoren und internationalen SGS-Kollegen

Front Office & Empfang Verantwortung für die professionelle Organisation und Koordination des Front Office und des Empfangs Erste Ansprechperson für Kunden, Besucher, externe Dienstleister, Behörden und Gäste, persönlich, telefonisch und über die zentralen Kommunikationskanäle Empfang, Betreuung und Koordination von Kunden, Besuchern und Fremdfirmen einschließlich Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner Registrierung und Zutrittsmanagement für Nicht-QO-Personen einschließlich Key-Card-Management Sicherstellung eines strukturierten, professionellen und serviceorientierten Empfangsbereichs Office Management Organisation und Koordination der allgemeinen Office-Management-Prozesse am Standort Organisation der Poststelle einschließlich Annahme, Sortierung und Verteilung der Post Ansprechpartner in für Meetingräume einschließlich Organisation und Vorbereitung Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings, Veranstaltungen und Catering Koordination und Bestellung von Büromaterial, Betriebsbedarf und Verbrauchsmaterialien Koordination externer Dienstleister für Reinigung, Facility Services, Wartung und weitere standortbezogene Dienstleistungen Sicherstellung eines gepflegten, funktionalen Arbeitsumfelds sowie Ansprechpartner in für die Unterhaltsreinigung Organisation und Koordination der Versorgung mit Kaffee, Getränken und weiteren Verbrauchsmaterialien Ansprechpartner in für die Mittagessenversorgung bzw. Kantinenorganisation Fuhrpark & Mobilität Organisation und Verwaltung des Fuhrparks einschließlich Fahrzeugbestellungen und Koordination mit externen Dienstleistern Verwaltung von Fahrzeugschlüsseln, Fahrtenbüchern sowie Tank- und Ladekarten Koordination von Wartungs-, Service- und Terminanfragen für die Firmenfahrzeuge

Pflege der Stamm- und Vertragsdaten im System Manuelles und Folge-Inkasso, Korrekturbuchungen in Abstimmung mit der Buchhaltung Anlage von Neukunden und Verträgen Erstellung von Deckungs-/Aufhebungsnoten, Veränderungsanzeigen, Versicherungszertifikaten, Sicherungsscheinen und Versicherungsbestätigungen Ablage von Unterlagen in der elektronischen Dokumentenverwaltung (EDV) Umsatzanforderungen und Deklarationskontrolle bei Kunden Prüfung der Gewinn- und Verlustabrechnungen Administrative Tätigkeiten zur Entlastung von Underwriting und Claims Mitwirkung bei Projekten, z. B. Bestandsmigrationen, Prozessoptimierungen

Verwaltung von Gewerbeimmobilien Eigenverantwortliche Sachbearbeitung und Mieterbetreuung Mieterauswahl, Abschluss von Mietverträgen Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern Vergabe von Reparatur- und Instandsetzungsaufträgen Prüfung von Eingangsrechnungen

Empfang der Gäste an der Rezeption Check-in und Check-out unserer Gäste Durchführung Tagesabschluss und Abrechnungserstellung Annahme von Hotelbuchungen Arbeiten mit der Hotelsoftware FidelioSuite8 (ggf. fehlende Kenntnisse werden gerne vermittelt) Beratung der Gäste zu Umgebungsinformationen und Ausflugszielen Gäste über das Hotel und unser gesamtes Angebot informieren

Ausschreibungsmanagement & Kundenkommunikation: Du sammelst alle relevanten Informationen und Kosten aus internen und externen Bereichen und bist die zentrale Ansprechperson für alle Fragen rund um Ausschreibungen In regelmäßiger Abstimmung mit Kunden, Fachabteilungen und Dienstleistern sorgst du für einen reibungslosen Ablauf und gewährleistest die fristgerechte Erfassung und Pflege produktrelevanter Daten in den Kundenplattformen Koordination mit modernen Tools: Du betreust mehrere Ausschreibungen gleichzeitig und behältst stets den Überblick über Aufgaben, Timelines und Zuständigkeiten Mit spannenden Tools dokumentierst und überwachst du alle Projektfortschritte und sorgst so für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten Layout- und Artikeldatenmanagement: Du begleitest die Layoutentwicklung für Neu- und Bestandsartikel in enger Zusammenarbeit mit Werbeagenturen und der internen Qualitätssicherung bis hin zur finalen Druckfreigabe Du pflegst und aktualisierst Stücklisten sowie alle relevanten produktbezogenen Daten in der Warenwirtschaft Du unterstützt bei der Auswertung der ausgelieferten Verpackungsmengen und bist verantwortlich für die fristgerechte Abgabe der Entsorgungsmeldungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben Du führst selbstständig Storechecks und Sortimentsanalysen durch In enger Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement führst du Lagertests durch, um die Haltbarkeit zu prüfen und trägst so aktiv zur Produktoptimierung bei

Wir suchen neue Mitarbeiter (m/w/d) für den Bereich Backoffice, die uns bei der Organisation & Planung des Betriebs sowie bei der Optimierung von Betriebsprozessen unterstützen. Als unser neuer Mitarbeiter wirst du außerdem mit der kaufmännischen Abwicklung von nationalen Coaching- und Beratungsprojekten betraut. Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen usw. Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten Das Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen Unterstützung des Event-Managements bei der Organisation von Reisen und Seminaren

Als Kaufmann/-frau für Büromanagement bist Du die zentrale Ansprechperson für unsere Kunden. Du bearbeitest Anfragen, erstellst Angebote und begleitest den gesamten Auftragsprozess - von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Nachverfolgung. Deine technische Beratung und aktive Kundenbetreuung tragen maßgeblich zur Zufriedenheit unserer Kunden bei. Bearbeitung von Kundenanfragen von der Angebotserstellung bis zur Nachverfolgung Technische Kundenberatung und aktive Kundenbetreuung Bearbeitung von Kundenreklamationen Auftragsabwicklung: Auftragsannahme und -bestätigung, Planung von Lieferzeiten, Überwachung von Projektaufträgen

Als Teamassistenz Immobilienvertrieb (m/w/d) bist du das Rückgrat unserer Standorte in Hamburg und Kiel. Du sorgst dafür, dass unsere Abläufe reibungslos funktionieren und unterstützt das Team dabei, seine Ziele zu erreichen und die Immobilienbranche zu revolutionieren! Organisation & Office Management: Du unterstützt unseren Director bei der Koordination von Meetings, planst Team-Events und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag an unserem Standort - von Bürobedarf über Bestellungen bis hin zur Einrichtung. Mitarbeitersupport & Onboarding: Du unterstützt neue Kolleginnen und Kollegen beim Onboarding und bist zentrale Ansprechperson für unser Makler-Team. Dokumentenmanagement & Maklerunterstützung: Du unterstützt unsere Makler bei der Beschaffung, Prüfung und Bearbeitung relevanter Unterlagen - inklusive Antragsbearbeitung sowie der Sichtung von Bauakten vor Ort. Fahrzeugmanagement: Du betreust unseren Fuhrpark, koordinierst Fahrzeugübergaben und stellst eine saubere Dokumentation sicher. Social Media & Standortpräsenz: Du bringst deine kreativen Ideen in die Gestaltung und Pflege unserer Instagram-Seite ein und sorgst dafür, dass unser Standort auch digital sichtbar ist.

Du betreust Kunden, findest Lösungen für technische Anforderungen und sorgst gemeinsam mit Deinem Team dafür, dass alles schnell und zuverlässig läuft. Betreuung und Beratung von Bestands- und Neukunden Angebots- und Auftragsabwicklung im In- und Ausland Kommunikation mit Lieferanten und Einholung von Angeboten Warendisposition und Terminverfolgung Artikelpflege und Verwaltung im ERP-System Erstellung von Versand- und Zolldokumenten Bearbeitung von Rücklieferungen, Reklamationen und Mustersendungen Preisvergleiche, Kalkulation und Stammdatenpflege Unterstützung bei technischen Anfragen

Als Teamassistenz unterstützt Du unser Büro- und Vertriebsteam im Tagesgeschäft des technischen Handels. Du hilfst dabei, Daten zu pflegen, Dokumente zu organisieren und Abläufe im Hintergrund vorzubereiten. Der Fokus liegt dabei auf Zuarbeit, Organisation und Struktur . Du sorgst mit Deiner Arbeit dafür, dass unsere Kolleginnen und Kollegen im Vertrieb und Einkauf effizient arbeiten können. Unterstützung des Teams Unterstützung des Vertriebs- und Innendienstteams im Tagesgeschäft Vorbereitung und Zuarbeit bei Angeboten, Aufträgen und Anfragen Zusammenstellen von Informationen und Unterlagen für Kolleginnen und Kollegen Daten- und Systempflege Anlegen und Pflegen von Artikeln im ERP-System Hinterlegen von Zeichnungen, Dokumenten und technischen Unterlagen Unterstützung bei der Pflege von Kunden- und Artikeldaten Telefon und Kommunikation Annahme eingehender Telefonate Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen Einfache Auskünfte zu Aufträgen oder Lieferstatus geben Organisation im Büroalltag Sendungsverfolgungen prüfen und Informationen weitergeben Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Büro Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Entlastung des Teams

Unterstützung der Geschäftsleitung in der Kommunikation und Organisation rund um die Kunstausstellung Eigenständiges Recruitment und Management unserer Aushilfen, Freiberufler und Dienstleister Koordination unserer Kunstführungen Koordination von Events im Rahmen der NordArt Verantwortung für die Betreuung des Onlineshops und des Kassensystems Durchführung von vorbereitenden Buchhaltungsaufgaben

Gemeinsam mit dem Team gestaltest du das Office Management an unserem Hamburger Hauptsitz und sorgst für einen reibungslosen und professionellen Büroalltag. Die Koordination unserer Werkstudenten im Office Management liegt ebenfalls in deinem Aufgabenbereich âEUR« von der Einsatzplanung bis zur Verteilung und Begleitung laufender Aufgaben. Firmenevents, Teamveranstaltungen, interne Meetings sowie Kunden- und Partnerbesuche planst und organisierst du eigenständig und sorgst für eine professionelle Umsetzung. Als zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen arbeitest du eng mit dem Management und unseren Fachbereichen zusammen. Bestellungen, Kostenmanagement und das Office-Budget behältst du im Blick und koordinierst externe Dienstleister und Vertragspartner, z. B. aus den Bereichen Facility Management, Hausverwaltung und Handwerk. Rund um unsere Office-Infrastruktur, Ausstattung und das Fuhrparkmanagement übernimmst du die Organisation und bringst eigene Ideen ein, um unser neues Büro und das gemeinsame Office Life weiterzuentwickeln.