14 Jobs in Hamburg gefunden

In dieser zentralen Rolle arbeiten Sie im Herzen einer führenden wissenschaftlichen Abteilung und stellen die reibungslose Koordination des Tagesgeschäfts sicher. Gleichzeitig ermöglichen Sie es dem Direktor und den Mitarbeitenden der Abteilung, sich auf exzellente Forschung im Bereich der Klimaphysik zu konzentrieren. In enger Zusammenarbeit mit dem Direktor, seiner Assistentin sowie weiteren Mitarbeitenden übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Unterstützung der Abteilung. Die Position verbindet anspruchsvolle Assistenzaufgaben mit koordinierenden Tätigkeiten und professionellem Kommunikationsmanagement. Zu den Hauptaufgaben zählen: Steuerung des Terminkalenders, der Korrespondenz und der Prioritäten des Direktors zur Sicherstellung eines effizienten Zeitmanagements Organisation und Strukturierung der täglichen Abläufe mit einem hohen Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Weitblick Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Koordination der Spesenabrechnung Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen dem Direktor, der Abteilung sowie internen und externen Partnern Darüber hinaus übernehmen Sie: Koordination von Besprechungen, Kommunikationsprozessen und internen Abläufen zur Unterstützung des Abteilungsbetriebs Pflege und Weiterentwicklung administrativer Strukturen der Abteilung, einschließlich Dokumentation, Ablage und zweisprachiger Korrespondenz (Deutsch/Englisch) Planung, Organisation und Unterstützung von Abteilungs- und institutionellen Veranstaltungen Vorbereitung und - bei Bedarf - Teilnahme an Besprechungen sowie Erstellung prägnanter Protokolle Verwaltung von Mailinglisten, Betreuung von Gästen und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds Selbstständige Übernahme von Sonderaufgaben mit dem Ziel, die Leitungsebene proaktiv zu entlasten Souveräner Umgang mit sensiblen und komplexen Sachverhalten Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Koordination der Abteilungsbudgets

Rechnungsstellung Vorbereitungsarbeiten zur Rechnungsstellung Kaufmännische Rechnungskontrolle Unterstützung Disposition/Zentrale Zusammenarbeit mit den Kollegen der Auftragsabarbeitung Allgemeine Tätigkeiten im Bereich der Sachbearbeitung und Verwaltung Mitwirken und Gestalten bei der Verbesserung von Prozessen im Unternehmen

Wir suchen zu sofort eine engagierte Assistenz (m/w/d) die mit Organisationstalent, Kommunikationsfreude und Überblick überzeugt. Werde Teil eines wachsenden Unternehmens in der Eisenbahnlogistik, leite und unterstütze tatkräftig unser betriebliches Gesundheitsmanangement. Organisiere zuverlässig alle internen Fortbildungen für unsere betrieblichen Mitarbeiter und koordiniere Termine für betriebsärztliche Untersuchungen unserer Personale im Eisenbahnbetrieb. Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in Teilzeit (20 Std. / Woche) Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung Leitung des betrieblichen Gesundheitsmanagements Organisation und Buchung von Terminen für betriebsärztliche Untersuchungen Durchführung von Ergonomieberatung am Arbeitsplatz Organisation von internen Fortbildungen inklusive Hotelbuchungen etc. für betriebliche Mitarbeiter Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Diese Position spielt eine Schlüsselrolle bei der effizienten Durchführung von Versuchen, der Erhebung qualitativ hochwertiger phänotypischer Daten sowie der reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Züchtungsservices, Züchtungstechnologien und operativen Teams. Planung, Koordination und Durchführung von Ertrags- und Aufzuchtversuchen einschließlich Aussaat- und Ernteaktivitäten unter Nutzung der unternehmenseigenen KWS-Software Konzeption und kontinuierliche Optimierung des internen Netzwerks für Ertragsprüfungen auf Basis der Qualität phänotypischer Daten, der Vorhersageleistung sowie offizieller Prüfanforderungen Sicherstellung der termingerechten, vollständigen und fehlerfreien Erfassung, Übertragung und Auswertung phänotypischer Daten über mehrere Versuchsstandorte und Umweltbedingungen hinweg Durchführung erster Datenanalysen zur Unterstützung schneller Entscheidungsprozesse und der saisonalen Planung sowie zur Sicherstellung der Datenverfügbarkeit für nachgelagerte Prozesse Pflege einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation aller feld-, gewächshaus-, daten- und applikationsbezogenen Tätigkeiten zur Gewährleistung von Rückverfolgbarkeit und Datenintegrität in zentralen Systemen Enge Zusammenarbeit mit Züchtungsservices und Gewächshausteams zur Koordination von Produktion, Probenahme und operativen Arbeitsabläufen

Kunden freundlich und lösungsorientiert betreuen - telefonisch sowie per E-Mail, sicher in Deutsch, Englisch und Russisch. Aufträge erfassen und abwickeln - von der Angebotserstellung über die Bearbeitung im System bis zur Rechnungsstellung - dabei behältst Du Fristen und den gesamten Prozess im Blick Transporte koordinieren - und eine reibungslose Kommunikation mit Logistik- und Zollpartnern sicherstellen. Importe und Exporte abwickeln - zollrechtlich korrekt und mit moderner Zollsoftware (z. B. Advantage Customs). Besondere Zollverfahren begleiten - idealerweise unterstützt Du uns bei aktiver Veredelung und der Verwaltung zollrechtlicher Bewilligungen. Liefertermine, Lagerbestände und Produktionsfortschritte im Blick behalten - damit alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Stammdaten pflegen - sorgfältig und strukturiert, um unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Vertrieb unterstützen - Du bringst Dich aktiv in Verbesserungsprozesse ein und arbeitest eng mit unserem Sales-Team zusammen

Steuerung der Telefonzentrale inkl. Annahme, Weiterleitung und Nachverfolgung nationaler und internationaler Anrufe sowie Bearbeitung eingehender Anliegen Empfang und Betreuung von Besuchenden inkl. Begrüßung, Registrierung, Koordination, Ausgabe von Zutrittsmedien und die Vergabe von Zutrittsberechtigungen Serviceorientierte Unterstützung im Tagesgeschäft z. B. Organisation von Taxis, Bestellungen und Recherchen sowie allgemeine Unterstützung für Mitarbeitende und Gäste Überwachung und Bedienung sicherheitsrelevanter Systeme (u. a. Brandmelde-, Video- und Störmeldetechnik) sowie Steuerung von Zutritten Übernahme administrativer Aufgaben wie Pflege von Kontaktdaten, Bearbeitung von Korrespondenz und Erstellung interner Informationen Koordination zentraler Abläufe inkl. Postmanagement sowie Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen und externen Dienstleistern Datenverarbeitung/Data Processing

Unterstützung der Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten Erste:r Ansprechpartner:in für unsere Mitarbeiter:innen bei Fragen zu bspw. Reisebuchungen, Seminaranmeldungen, etc Planung und Koordination von Terminen und Meetings Aufbereitung von Informationen und Erstellung von Präsentationen Digitale Dokumentenablage und Datenbankpflege Kompetente Organisation und Erledigung der internen und externen Korrespondenz Organisation und vorbereitende Tätigkeiten zu Personaleinstellungen Empfang und Betreuung von Gästen

Allgemeine administrative Aufgaben im Fuhrparkmangement Bearbeitung der Fahrzeugdokumente Bearbeitung der Steuerunterlagen und Ordnungswidrigkeiten Datenpflege in den ERP-Systemen Unterstützung bei Tankkartenmanagement und Zulassung Weiterentwicklung und Standardisierung der Prozesse Ansprechperson für intern und extern Disposition von Neu-, Gebraucht- und Mietfahrzeugen Übergabe und Rücknahme der Fahrzeuge Die Tätigkeit befindet sich am Standort Hamburg

Überwachung der Forderungen inkl. Abstimmung mit dem Kundenmanagement bei Auffälligkeiten Einholung und Überwachung der Reports, BWA's, Bilanzen, Creditreformeinkünften etc. Abwicklung von Insolvenzfällen Durchführung des Mahnwesens und der Rechtsverfolgung Ausführung der Stammdatenpflege Durchführung von Delkredere Ermittlung von Daten für die Monats- und Jahresabschlussarbeiten

Unterstützung des Einkaufsteams im Tagesgeschäft Allgemeine und administrative Tätigkeiten im Einkauf Anlage und Pflege von Lieferanten- und Artikelstammdaten Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen Terminüberwachung von Lieferungen und Kommunikation mit den Lieferanten Rechnungsprüfung und Dokumentation

Sie behalten auch bei vielen Details den Überblick und bringen Ihre Aufgaben mit Engagement und Struktur voran? Dann sind Sie bei uns genau richtig! In dieser Rolle erstellen Sie Aufträge und Abrechnungen, klären Anforderungen mit unseren Kunden, Servicetechniker:innen und dem Außendienst. Sie sorgen dafür, dass unsere Kunden sich gut betreut und verstanden fühlen. Sie erstellen und bearbeiten Kundenaufträge und deren Abrechnung und arbeiten dabei eng mit unseren Servicetechniker:innen und dem Außendienst zusammen. Sie klären Anforderungen mit unseren Kunden und internen Fachabteilungen und sorgen für eine lösungsorientiere Kommunikation per Telefon und E-Mail. Sie aktualisieren und pflegen den Kundenstamm. Sie bearbeiten Reklamationen und mahnen Bestellungen beim Lieferanten an. Sie buchen Eingangsrechnungen und Lieferantengutschriften. Sie pflegen Auftragsdaten sorgfältig in unserem ERP-System und stellen eine strukturierte Dokumentation sicher. Sie tragen mit Ihrer serviceorientierten Arbeitsweise dazu bei, dass unsere Kunden sich jederzeit gut betreut und informiert fühlen.

Leitung der Rezeptionsabteilung, Einarbeitung der Auszubildenden und Studenten Kompetente Führung des Rezeptionsteams Personaleinsatzplanung sowie Erstellung von Dienst- und Urlaubsplänen Abwicklung aller Formalitäten beim Check-in und Check-out Erster Ansprechpartner der Hotelgäste in sämtlichen Angelegenheiten (Freizeitaktivitäten, Umgebungsinfos, etc.) Professioneller Umgang mit Gästebeschwerden und Reklamationen Interne Kommunikation mit den anderen Abteilungen des Hauses Erstellung der Tagesabschlüsse mit dem System Fidelio Suite 8 sowie der Monatsabschlüsse

Erster Ansprechpartner für unsere Gäste in der Nacht Check-in und Check-out unserer spät anreisenden oder früh abreisenden Gäste Vorbereitung der Anreiseunterlagen für die Folgetage Durchführung des Tagesabschlusses und Erstellung der Abrechnungen Annahme und Bearbeitung von Hotelbuchungen Informieren der Gäste über das Hotel und unser gesamtes Angebot Pflege und Aktualisierung der Gästedaten im System Übergabe aller relevanten Informationen und Ereignisse an die Frühschicht Flexibler Einsatz und Bereitschaft zur Übernahme von Tagschichten nach Absprache

Leitung der Rezeptionsabteilung, Einarbeitung der Auszubildenden und Studenten Kompetente Führung des Rezeptionsteams Personaleinsatzplanung sowie Erstellung von Dienst- und Urlaubsplänen Abwicklung aller Formalitäten beim Check-in und Check-out Erster Ansprechpartner der Hotelgäste in sämtlichen Angelegenheiten (Freizeitaktivitäten, Umgebungsinfos, etc.) Professioneller Umgang mit Gästebeschwerden und Reklamationen Interne Kommunikation mit den anderen Abteilungen des Hauses Erstellung der Tagesabschlüsse mit dem System Fidelio Suite 8 sowie der Monatsabschlüsse