14 Jobs in Frankfurt gefunden

Unterstützung des Asset-Management-Teams im operativen Tagesgeschäft Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen Koordination von Kalendern sowie Reise- und Terminmanagement Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Präsentationen, Protokollen und Korrespondenz Pflege von Datenbanken, Dokumentenmanagement-Systemen und internen Übersichten Unterstützung bei der Erstellung von Reports und Auswertungen Ansprechpartner für interne Fachbereiche sowie externe Geschäftspartner Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsflusses

Sie begrüßen als erste Anlaufstelle unsere Kunden, Geschäftspartner und Gäste mit einem Lächeln und kümmern sich um ihre Bewirtung. Sie repräsentieren und betreuen unseren Empfangs- und Konferenzbereich und sind für Cateringbestellungen verantwortlich. Sie übernehmen verschiedene administrative Aufgaben, wie z.B. die Bearbeitung unserer Ein- und Ausgangspost und die Bestellung und Ausgabe von Büromaterial und Arbeitskleidung. Sie besetzen unsere Telefonzentrale und leiten die Telefonate effizient an die richtigen Ansprechpersonen weiter. Sie sorgen mit ihrem geschulten Blick für einen reibungslosen Ablauf des Besuchs unserer Gäste und unterstützen dabei unsere Mitarbeitenden.

We currently offer an exciting opportunity to join the team as Experienced Clinical Trial Coordinator (m/w/d) to work in home-office anywhere in Germany. Assist Clinical Research Associates (CRAs) and Regulatory and Start-Up (RSU) team with accurately updating and maintaining clinical documents and systems (e.g., Trial Master File (TMF)) that track site compliance and performance within project timelines. Collaborate with clinical team on the preparation, handling, distribution, filing, and archiving of clinical documentation and reports according to the scope of work and standard operating procedures. Assist with periodic review of study files and completeness. Collaborate with CRAs and RSU on the preparation, handling and distribution of Clinical Trial Supplies and maintenance of tracking information. Coordinate the tracking and management of Case Report Forms (CRFs), queries and clinical data flow. Act as a central contact for the clinical team for designated project communications, correspondence and associated documentation. Act as a mentor for less experienced Clinical Trial Coordinators and assist with training and onboarding of new colleagues. May serve as subject matter expert for business processes or lead Clinical Trial Coordinators study teams. May participate in departmental quality or process improvement initiatives.

Der herzliche Empfang und die Betreuung unserer Gäste Durchführung von Check-in und Check-out mit dem System Opera Cloud Bearbeitung von Reservierungen sowie Anfragen per Telefon, E-Mail und persönlich Ansprechpartner für Gäste während des gesamten Aufenthalts Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs am Front Office Koordination mit anderen Abteilungen (Housekeeping, F&B, Technik) Bearbeitung von Reklamationen und Gästewünschen Kassenführung und Abrechnung Gehaltsspanne von 2.773 bis 3.000 Bruttomonatsgehalt (je nach Qualifikation)

Eigenständige Organisation und Verwaltung von Rechtsakten Erstellung und Formatierung juristischer Dokumente sowie Schriftsätze Koordination von Terminen, Besprechungen und Fristen Kommunikation mit Mandanten, Gerichten und Behörden in deutscher und englischer Sprache Reisemanagement und Erstellung von Abrechnungen

Unterstützung des Asset-Management-Teams im operativen Tagesgeschäft Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen Verwaltung und Pflege von Vertrags-, Objekt- und Stammdaten Unterstützung bei der Vorbereitung von Budget-, Reporting- und Analyseprozessen Korrespondenz mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern und Dienstleistern Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Projekten Pflege und Strukturierung digitaler Dokumentationen und Ablagesysteme Unterstützung bei Sonderprojekten und bereichsübergreifenden Themen

You will play a key role in ensuring the smooth running of the office while supporting the team with administrative, organisational and coordination tasks. Typical duties will include, but are not limited to: Team Support Managing diaries and scheduling internal/external meetings across multiple time zones Coordinating travel arrangements and preparing itineraries Providing prompts and follow-ups to ensure outstanding actions are completed Collecting and submitting expenses Handling incoming calls and taking accurate messages Printing, binding and preparing marketing materials Organising ad hoc team events Collating weekly meeting papers and distributing them Helping organise training sessions and maintaining attendance records Scheduling performance reviews and sending reminders Office Support Acting as the first point of contact for visitors and incoming calls Ensuring shared spaces remain tidy and well-presented Assisting with basic IT requests and coordinating with the IT team Recording, filing and tracking supplier invoices Uploading invoices and expenses into Concur Assisting with receipt and credit card reconciliation Work closely with a global support team who stay in regular contact, ensuring you're never isolated despite being the standalone support in Frankfurt Varied role with exposure across operations, finance, HR and team support

Als Administrative Assistant bist du die verlässliche, souveräne und bestens organisierte zentrale Unterstützung im Tagesgeschäft sowie für alle Stakeholder. Mit deiner ausgeprägt strukturierten Arbeitsweise , deiner hohen Eigenständigkeit und einem starken Selbstbewusstsein behältst du auch in herausfordernden Momenten die Kontrolle - selbst dann, wenn Prioritäten sich spontan ändern. Kalender- und Meetingmanagement Du koordinierst Termine, unterstützt bei der Abstimmung von Meetings und sorgst für eine strukturierte Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Reise- und Abrechnungsmanagement Du übernimmst die Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisen und beantragst A1-Bescheinigungen sowie BahnCards. Zusätzlich bereitest du Bewirtungen zur Versteuerung vor und stellst die vollständige Dokumentation sicher. Die Vorbereitung, Durchführung & Nachbearbeitung der Reiseabläufe ist durch dich sichergestellt. Event- und Hospitality Management Du organisierst & koordinierst unterstützend im Team Business Lunches/Dinner, pflegst Eventlisten, Terminkalender und unterstützt ggf. bei Anmeldungen zu Veranstaltungen. Besetzung und Organisation des Empfangsbereichs Du bist erste Anlaufstelle für Besucher:innen, koordinierst Termine im Vorfeld und sorgst für einen professionellen und serviceorientierten Empfang . Dabei stellst du sicher, dass sich Gäste jederzeit willkommen fühlen und trägst aktiv zu einer positiven Außenwirkung des Unternehmens bei. Office- und Dokumentenmanagement Für ein gut strukturiertes Arbeitsumfeld ist durch dich gesorgt. Dazu zählt unter anderem die Verwaltung und Bestellung von Büro- und Arbeitsmaterialien sowie die Sicherstellung eines gut ausgestatteten Küchen- und Gemeinschaftsbereichs. Außerdem stimmst du dich mit internen und externen Dienstleistern ab. Ergänzend dazu arbeitest du mit gängigen Office-Tools und internen Systemen, pflegst Daten und Übersichten und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben. Darüber hinaus wirkst du bei kleineren Projekten sowie organisatorischen Sonderthemen mit und unterstützt das Team flexibel dort, wo Bedarf entsteht.

In this role, the Finance Data Governance lead will drive data quality initiatives and governance locally, working closely with Global teams, the implementation of the Firm's Data Strategy of automation and strengthening The role requires a strong blend of strategic leadership and disciplined execution, with the ability to drive alignment across stakeholders. Reporting locally to the MSESE Group Finance Chief Operating Officer (COO) and functionally to the Global Finance Lead for Data Policy, Governance and Issue Management, support and represent the MSESE Group Chief Act as single point of contact for all Finance divisional Data Governance topics within MSESE working closely with the Global Finance Data Office and other stakeholders Provide strategic leadership for MSESE-focused data quality initiatives, coordinating across MSESE Finance and Global Finance Data Governance teams to drive compliance with Firm standards throughout scoping, execution, and post-implementation maintenance Represent MSESE Finance at both local and global Data forums and committees as well as globally lead transformation projects and where appropriate with local regulators Co-ordinate and where appropriate implement BCBS239 compliance requirements within MSESE Finance locally Working closely with Global Finance Data teams and programmes act as local MSESE Finance lead with respect to the implementation of the Firmwide Data Strategy Lead and own all local regulatory submissions relating specifically to Data Quality and Governance matters Perform annual critical report and metric assessment across Finance Supervise outsourced data quality services

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Präsentationen und Unterlagen Unterstützung des Asset-Management-Teams im operativen Tagesgeschäft Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Datenbanken Erstellung von Korrespondenz, Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern und Dienstleistern Rechnungsprüfung, Bestellwesen und allgemeine Büroorganisation Unterstützung bei Projekten sowie bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

- Ensure the smooth operation of the front desk, overseeing all daily - Manage, evaluate, and finalize team rosters and schedules. - Handle table reservations for our dining venues. - Anticipate and address guest requests and resolve complaints with grace And efficiency. - Coordinate bespoke concierge services. - Manage the daily cash desk responsibly, ensuring meticulous cash control And audits. - Issue invoices and handle billing inquiries. - Maintain and update guest and client profiles with high attention to detail. - Facilitate seamless communication and coordination with other departments. - Uphold and continuously elevate our premium quality standards. - Onboard and mentor new team members and trainees. - Participate in department head meetings. Team surveys, and real-time instant feedback. - Commuter support: A 20% partial reimbursement on your public transport tickets

Unterstützung in allen Vertriebsaktivitäten Mitarbeit im Vertriebscontrolling Koordination der Erstellung von Präsentationen und Berichten bei Marketing- und Vertriebsaktivitäten Organisation und Überwachung von Terminen und Veranstaltungen Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben Selbständige Durchführung der Korrespondenz und Bearbeitung der Anfragen unserer gewerblichen Kunden und Lieferanten Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen Unterstützung bei verschiedenen Vertriebsprojekten

Du erledigst anspruchsvolle administrative Aufgaben, wie u. a. die Mandatsverwaltung, Geschäftskorrespondenz, Rechnungserstellung und Terminplanung Du bist verantwortlich für das Dokumentenmanagement, die Aktenführung und die Fristenüberwachung Du koordinierst Büroabläufe in Deinem Bereich, organisierst Geschäftsreisen und bereitest Meetings und Veranstaltungen vor Du organisierst Geschäftsreisen und führst die entsprechenden Reisebuchungen und -abrechnungen durch

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