12 Jobs in Berlin gefunden

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z. B. Terminvereinbarungen, Schriftverkehr, Materialbestellung, Reparaturaufträge etc.) Arztbriefmanagement Administrative Unterstützung für die (ober-)ärztlichen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter Veranstaltungsbetreuung Lehrsekretariat Betreuung internationaler Patientinnen / Patienten

Sie unterstützen die Mitarbeitenden bei den Aufgaben im Bereich der Beschaffungsmaßnahmen und sorgen für effiziente Abläufe unter anderem durch Büroorganisation und Assistenz: Durchführung allgemeiner administrativer Verwaltungstätigkeiten im Referat, einschließlich Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung interner und externer Anfragen, Administration und Pflege der E-Akte, Bereichsredaktion und Qualitätsmanagement für das Behördenportal der BAM, Stammdatenerfassung und -pflege sowie Mitarbeit bei Abruf und Bearbeitung von Warenkörben des Kaufhauses des Bundes und Direktaufträgen Aufgaben im Bereich der Beschaffung: Bearbeitung von Beschaffungsmaßnahmen von wissenschaftlich-technischen Waren und Dienstleistungen für den wissenschaftlichen Fachbedarf der BAM

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung Klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen, Terminverwaltung, Postbearbeitung) Organisation und Koordination interner Abläufe Unterstützung beim Aufbau und der Weiterentwicklung digitaler Strukturen (DATEV-DMS) Empfang und Betreuung von Mandanten und Gästen Optional, je nach Qualifikation und Interesse: Unterstützung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Finanzbuchhaltung

Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und operativen Aufgaben Korrespondenz mit Geschäftspartnern Koordination von Projektterminen, externen Partnern und internen Abläufen Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisen Erstellung und Pflege von Unterlagen und Präsentationen Eigenverantwortliche Projektarbeit in kaufmännischen Bereichen Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Datenbankpflege sowie Systempflege.

Du koordinierst geschäftliche Termine der Bitkom-Geschäftsleitung und des Bitkom-Präsidenten. Du organisierst regelmäßig virtuelle Pressekonferenzen. Du organisierst in Zusammenarbeit mit unseren fachlichen Expertinnen und Experten Arbeitskreise und Konferenzen. Du erstellst Einladungen und weitere Mailings mit Hilfe unseres CRM-Systems. Du koordinierst externe Dienstleister wie Caterer, Betreiber von Veranstaltungszentren oder Technikdienstleister. Du unterstützt bei der Durchführung von Veranstaltungen vor Ort in unserer Geschäftsstelle und bei Online-Terminen in Videokonferenzen. Du betreust unsere Mitglieder in allen organisatorischen und logistischen Fragen rund um unsere Veranstaltungen.

Gemeinsam in einem Team mit unseren technischen Property Managern und den Back Offices betreuen Sie eigenverantwortlich spannende und anspruchsvolle Gewerbeimmobilien institutioneller Kunden. Sie sind erster Ansprechpartner für Eigentümer, Asset Manager, Mieter sowie externe Dienstleister und Verantwortlicher für eine gesamtheitliche Objektbetreuung. In Ihre Zuständigkeit fällt eine breite Vielzahl von Aufgaben wie z.B. die Erstellung von Reportings, die Bearbeitung von Rechts- und Versicherungsfällen, die Kommunikation/ Verhandlung mit Mietern und Eigentümer, die Bearbeitung von Nebenkosteneinsprüchen mit dem Fachbereich, ein aktives außergerichtliches Forderungsmanagement sowie die Budgetplanung und -verfolgung und Optimierung der wirtschaftlichen Ergebnisse der von Ihnen betreuten Immobilien.

In deinem Verantwortungsbereich liegt die Erstellung von in- und externen Statistiken & Auswertungen für unsere nationalen Kunden Du unterstützt die Leitung Key Account Management und das gesamte Vertriebsteam in allen strategischen und organisatorischen Aufgaben Es reizt dich, für Markt- und Wettbewerbsanalysen zu recherchieren und daraus Entscheidungsvorlagen zur erstellen Es macht dir Spaß, Meetings, Workshops, Konferenzen, Messen und Veranstaltungen zu organisieren, von der Planung bis zur Durchführung und Protokollführung Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben im Vertrieb und stellst in deinem Aufgabenbereich eine standortübergreifende Kommunikation sicher

Unterstützung des Vorstandes im Tagesgeschäft durch Wahrnehmung von organisatorischen Aufgaben sowie die Betreuung von Gästen Professionelle und effiziente Organisation der Büroabläufe und eigenständige Erledigung der Korrespondenz Vor- und Nachbereitung von Terminen des Vorstandes und der Vertreterversammlung Organisation von externen Veranstaltungen Organisation von Dienstreisen sowie Reisekostenabrechnung Protokollführung

Erstellung von Analysen, Reports, Präsentationen und Statistiken zur Unterstützung der Gremien- und Geschäftsführungsarbeit durch stetiges Monitoring, das Ableiten von Abhängigkeiten und Konsequenzen sowie die Aufbereitung der Ergebnisse als Grundlage für interne Abstimmungen Erstellung der Berichte an den Vorstand, Einholung von Kennzahlen, Fakten, Maßnahmenständen und fachlichen Beiträgen aus den relevanten Fachabteilungen sowie Bündelung, Konsolidierung und thematische Verdichtung der Zuarbeiten mit Fokus auf gremienspezifische Fragestellungen und Abstimmungen der Beschlussvorlagen (inklusive Beschlussgegenstand, Entscheidungsvorschlag, Begründung, Darstellung von Auswirkungen in Abstimmung mit internen Stakeholdern) zwischen Vorstand, Geschäftsführung, Mitgliedshochschulen sowie internen Fachabteilungen, Koordinieren der Zuarbeiten und verbindliches Nachhalten ausstehender Beiträge Koordination interner (Leitungskreis der Geschäftsstelle) und externer Anfragen (Vorstand - Verein) an die Geschäftsführung sowie Aufbereitung der Themen (Sachstand, Handlungsoptionen, Abhängigkeiten) als Grundlage für die weitere Bearbeitung durch die Geschäftsführung sowie Erstellung Sicherstellung der organisatorischen Rahmenbedingungen von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen (z. B. Terminierungen, Einladungen, Teilnahmemanagement, Raum und Technik, Unterlagenlauf, Koordination des Rahmenprogramms und interner Informationen) Durchführung bzw. Koordination von Projekten im Auftrag der Geschäftsführung (Projektplanung, Meilenstein- und Terminsteuerung, Anforderungsmanagement, Moderation von Abstimmungen, Fortschrittsmonitoring, Dokumentation von Arbeitsständen und Ergebnissen, Nachkontrolle der Umsetzung) Wahrnehmung des Schnittstellenmanagements in Projekten zwischen beteiligten Bereichen (z. B. Fachabteilungen, interne Beteiligungsgremien) inklusive Klärung von Voraussetzungen, Prämissen und Restriktionen sowie Zusammenführung der Beiträge zu konsistenten Umsetzungsvorschlägen Organisation und inhaltliche Vorbereitung regelmäßiger Mitarbeitendenversammlungen (Koordination und Zusammenführung der Beiträge aus den Abteilungen, Termin- und Ablaufplanung) zur Freigabe durch die Geschäftsführung Abstimmung sowie Nachbereitung von geschäftsstellenspezifischen Ergebnissen (u. a. Protokollierung von Beschlüssen und Arbeitsständen, Aufgaben- und Fristenverfolgung, Sicherstellen der Umsetzungsschritte) zu laufenden und neuen Projekten und deren Umsetzungsgrad

Feststellung / Genehmigung von Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen und Sonderurlaub Durchführung von IPV-Eingaben Überwachung und Mitarbeit bei der Einleitung von BEM-Verfahren Führung der Gesundheitsstatistik Einzelangelegenheiten der Büroleitung Vertretung in Fortbildungsangelegenheiten und der Zahlstellenverwaltung

Verwaltungsmitarbeit im Referat Finanzen Unterstützung der Leitung des Referates in allen organisatorischen Fragen Führen von Übersichten und Verzeichnissen zur referatsinternen Steuerung Federführende Bearbeitung der im Referat VI C angelegten Funktionspostfächer Vor- und Nachbereitung, Terminkoordination und Begleitung von Sitzungen und Veranstaltungen des Referates VI C Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit aller Kernprodukte des Referates Referatsinterne Koordination des Berichtswesens für parlamentarische Gremien, RdB, Senatsverwaltungen und Bezirke Erarbeitung von Textbeiträgen für z.B. die Hausleitung Mitarbeit im Sekretariat der Abteilungsleitung VI Unterstützung der Leitung der Abteilung VI in allen organisatorischen Fragen Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung und Protokollierung von Sitzungen Organisation von Veranstaltungen für die Abteilung VI Koordination und Überwachung des Posteingangs und Postausgangs Übernahme von Aufgaben nach besonderer Weisung.

Vertretung der Empfangsleitung bei Abwesenheit Kompetente Führung des Rezeptionsteams Einarbeitung der Auszubildenden und Studenten Personaleinsatzplanung sowie Erstellung von Dienst- und Urlaubsplänen Abwicklung aller Formalitäten beim Check-in und Check-out Professioneller Umgang mit Gästebeschwerden und Reklamationen Interne Kommunikation mit den anderen Abteilungen des Hauses Erstellung der Tagesabschlüsse mit dem System Fidelio Suite 8 sowie der Monatsabschlüsse