60 Jobs in München gefunden

Pflege bewohnerbezogener Stammdaten Durchführung der ordnungsgemäßen und fristgerechten Heimkostenabrechnung (stationäre Pflege, Kurzzeitpflege und Tagespflege) mit Connext Vivendi NG Überwachung und Bearbeitung der offenen Forderungen/ Mahnwesen nach den Vorgaben des Trägers Abstimmung der Konten in DATEV Schnittstelle zu Buchhaltung und Controlling Zuarbeit bei Interner Revision und Wirtschaftsprüfung Unterstützung bei Jahresabschluss Kommunikation mit Kostenträger, Behörden und Angehörigen Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Sie sind (im Team) die freundliche Stimme am Telefon und der erste Kontakt für unsere Mandanten Sie empfangen unsere Mandanten und sorgen für eine angenehme Atmosphäre Sie übernehmen allgemeine Büroorganisation und die Verwaltung von Terminen Sie unterstützen uns bei der Korrespondenz, sowohl im allgemeinen Schriftverkehr als auch in fachlichen Themen Sie bereiten einfache Beglaubigungen vor Sie unterstützen das Team in der Vor- und Nachbereitung der Urkunden

Sachbearbeitung von Ordnungsangelegenheiten, insb. Bearbeitung von Veranstaltungsanzeigen und Erlass von Gestattungen Sachbearbeitung von Verkehrsangelegenheiten, z. B. Prüfung und Erlass von verkehrsrechtlichen Anordnungen nach der Straßenverkehrsordnung Vollzug der städtischen Satzungen und Verordnungen, z. B. Prüfung von Anträgen auf Plakatierungsgenehmigung Sachbearbeitung bei der Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten enge Zusammenarbeit mit dem Außendienst des Ordnungsamtes, sowie der Polizei und der Kommunalen Verkehrsüberwachung Organisatorische Betreuung der Freiwilligen Feuerwehren, Abwicklung des Beschaffungswesens unter Einhaltung des Vergaberechts sowie rechtssichere Erhebung von Kostenersatz bei Feuerwehreinsätzen öffentlicher Personennahverkehr (ÖPNV) Mitwirkung bei Wahlen

Im Mittelpunkt stehen kaufmännische Tätigkeiten im Backoffice - bei Bedarf sorgen bspw. gelegentliche Pausenvertretungen an der Kasse für Abwechslung im Arbeitsalltag. Allgemeine Bürotätigkeiten (Büroorganisation, Korrespondenz, Ablage) Auftragsabwicklung (Auftragsannahme, Lieferschein- & Rechnungsstellung, Auftragsabwicklung, Gutschriftenerstellung) Leergutverwaltung (Erfassung und Pflege der Leergutkonten) Telefonische Bestellannahme (Erfassung von Kundenbestellungen) Kaufmännische Retourenbearbeitung (Prüfung, Erfassung und Abwicklung von Retouren inkl. Gutschriften) Sachbearbeitung Wareneinkauf (Bestellabwicklung, Stammdatenpflege) Kassenaufsicht (Kleingeldverwaltung, Führung des Kassenbuchs)

Sie sind zentrale Schnittstelle im Office und koordinieren organisatorische Abläufe Sie sind erste Ansprechperson (w/m/d) für Geschäftsführung, Kollegen, Kunden und Lieferanten Sie organisieren einen reibungslosen Büroalltag und schaffen eine angenehme und einladende Arbeitsatmosphäre Sie betreuen Reisebuchungen, Terminplanung, Bestellungen und weitere Office-Themen Sie übernehmen administrative Aufgaben in Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung sowie Sicherstellung eines reibungslosen Austauschs Sie planen und organisieren Team- und Firmenevents

Ob globaler Konzern, Start-up oder international erfolgreicher Mittelstand, Unternehmen benötigen Orientierung; wirtschaftlich tragfähige und politisch realistische Antworten. Als Assistenz der Geschäftsführung/ CEO bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen dem Management und der Belegschaft. Du trägst maßgeblich sowohl zur Gestaltung der Unternehmenskultur im Inneren als auch zum Erfolg des Unternehmens nach außen bei. In dieser Allrounder-Funktion wirst du häufig mit eigenverantwortlichen Projekten betraut, um die Geschäftsführung zu entlasten. Dies reicht bis hin zur Begleitung komplexer Projekte und Transformationsprozesse. Dabei erhältst du Einblick in sehr sensible Vorgänge und kannst diese unter Wahrung der Diskretion mitgestalten. Als Ansprechpartner fungierst du zwischen Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und anderen Interessengruppen (interne und externe Stakeholder) Du Gewährleistet einen zeitnahen und genauen Informationsfluss und verwaltest dabei die komplexe Terminplanung des CEO, einschließlich persönlicher und vertraulicher Aufgaben Du priorisierst und steuerst die Themen des CEO, koordinierst Entscheidungsvorlagen und beseitigst Hindernisse, damit Entscheidungen zügig getroffen und umgesetzt werden können. Du erstellst Präsentationen und führst Controlling-Aufgaben durch. Darüber hinaus bereitest du Strategische Schwerpunkte so auf, dass sie entscheidungsreif sind (Briefings, Optionspapiere, Executive Summaries) - mit klaren Empfehlungen, Annahmen und Auswirkungen. Du verdichtest Analysen, hinterfragst Annahmen und machst Optionen, Risiken und Business Impact transparent Du machst Erfahrungen in der Kundenbetreuung und lernst, selbstbewusst und ergebnisorientiert Teilprojekte zu verantworten

Einsenderbetreuung, insbesondere Bearbeitung von E-Mails und Telefonanfragen Abrechnungstätigkeiten (GOÄ, EBM sowie besondere Kostenträger) Erstellen von Kostenvoranschlägen und Sicherstellung der Vollständigkeit abrechnungsrelevanter Unterlagen Verwaltung, Sortierung und Pflege medizinischer Unterlagen Teilnahme an der täglichen Laborbesprechung Datenschutzkonformer und zeitnaher Versand von Befunden und Dokumenten

Der Back Office Administrator übernimmt eine zentrale Funktion im Storebetrieb. Die Position stellt sicher, dass administrative Prozesse, Bestellungen und interne Abläufe effizient, korrekt und termingerecht umgesetzt werden. Damit leistet die Rolle einen entscheidenden Beitrag zur Qualität unserer Kundenprojekte und zur Leistungsfähigkeit des gesamten Teams. Erfassung, Pflege und Nachverfolgung von Bestellungen und Aufträgen im Rahmen eines strukturierten Auftragsmanagements über verschiedene Hersteller Administrative Abwicklung des täglichen Store- und Vertriebsgeschäfts inklusive interner Koordination Unterstützung des Sales-Teams bei der Erstellung von Angebotsunterlagen, der Auftragsklärung sowie der Projektorganisation im Vertrieb Professionelle Kommunikation mit Herstellern, Lieferanten und internen Schnittstellen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Logistik) Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten in relevanten Systemen (CRM/ERP) Koordination von Lieferterminen , Nachverfolgung von Abweichungen sowie Klärung von Rückfragen Strukturierte Dokumentation und revisionssichere Ablage aller auftrags- und projektbezogenen Unterlagen Sicherstellung von Genauigkeit, Vollständigkeit und hoher Datenqualität in sämtlichen administrativen und vertriebsnahen Prozessen

Mehr Freude an der Arbeit, mehr Abwechslung im Job: Bei der Lohi steht die Zufriedenheit unserer Mitglieder im Mittelpunkt. Als Teamassistenz (m/w/d) sind Sie erste Ansprechperson für unsere Mitglieder in allen organisatorischen Fragen rund um die Einkommensteuererklärung. Das macht Ihren Job-Alltag vielseitig, interessant und abwechslungsreich. Empfang unserer Mitglieder Terminvergabe Korrespondenz mit unseren Mitgliedern und der Finanzverwaltung Posteingang und Postausgang Stammdatenkontrolle Fristenüberwachung und Fristenkontrolle

Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der Umsetzung von deren Projekten Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von deren Ergebnissen zur weiteren Bearbeitung durch die Leitung der Hochschulinternationalisierung Protokollführung bei internationalisierungsbezogenen Gremiensitzungen Inhaltliche Vorbereitung von Terminen (Erstellung Präsentationen, Tagesordnungen) Kommunikation relevanter Themen an verschiedene Akteure innerhalb / außerhalb der Hochschule Allgemeine Administration Begleitung von Personalgewinnungsmaßnahmen von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding neuer Mitarbeitenden Betreuung der studentischen Hilfskräfte, z. B. Prüfen der Stundenzettel; Kalenderbetreuung der Abteilung des HSIN, z. B. Urlaubsplanung Periodische Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenpositionen der Hochschulinternationalisierung Abfrage von allgemeinen Kennzahlen in HSIN / Stabstelle und Fakultäten sowie deren Zusammenführung bzw. Auswertung Koordination Von Terminen der Leitung (abteilungsintern, THWS-intern sowie mit externen Partnern); auch Terminvorbereitung Von Reisen (Reiseplanung und -organisation) Von Besuchen (Programmerstellung und Besuchsbetreuung) Vorsortierung des E-Mail-Eingangs der Leitungen der Stabsstelle Internationale Projekte und des Hochschulservice Internationales

Begrüßung und Betreuung unserer Gäste als erste Ansprechperson am Empfang Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs vom Check-in bis zum Check-out Kommunikation und Koordination mit allen Abteilungen zur optimalen Gästebetreuung Verantwortung für die Kassenführung und korrekte Abrechnung am Front Office Erfüllung individueller Gästewünsche mit Engagement, Aufmerksamkeit und Serviceorientierung

Organisation und Koordination des Büroalltags sowie Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen Koordination von Terminen, Besprechungen und internen sowie externen Abstimmungen Bearbeitung des Schriftverkehrs und professioneller Ansprechpartner für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Dokumenten und Unterlagen Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen Pflege von Daten, Unterlagen und Dokumentationen Unterstützung bei administrativen Prozessen und im Tagesgeschäft Übernahme eigenständiger organisatorischer Aufgaben und kleinerer Projekte

Als Mitarbeiterin/Mitarbeiter im Dekanat sind Sie das Herz der Fakultät. Hier kommt alles zusammen - nicht nur an der Kaffeemaschine. Unser Team unterstützt Studierende bei ihren Fragen, hat für die Kolleginnen und Kollegen ein offenes Ohr und hält dem Dekan den Rücken frei. Sekretariatsmanagement und Studierendenservice: Sie organisieren gerne und behalten den Überblick, auch wenn es mal hektisch zugeht. Das überfüllte E-Mailpostfach retten, Dokumente erstellen und pflegen, Veranstaltungen organisieren und Protokolle anfertigen - Sie machen das alles mit einem Lächeln. Dabei arbeiten Sie mit den gängigen Office- und hochschulinternen Programmen. Keine Sorge, wenn Sie noch nicht mit der passenden Software gearbeitet haben - wir erklären es Ihnen und Schulungsmöglichkeiten gibt es auch. Personaladministration: Im Dekanat laufen die Fäden zusammen, wenn es um die Beschäftigung von Studentischen Hilfskräften geht. Sie erstellen Einstellungsanträge, fordern die notwendigen Unterlagen an und sind die Schnittstelle zur Personalabteilung. Budgetmanagement: Sie unterstützen unsere Haushaltsplanung, indem Sie die Ausgaben im Blick behalten, Berichte erstellen sowie Bestellungen und Rechnungen prüfen. Hier kommunizieren Sie eng mit der Finanzabteilung.

Sie als unsere Sekretärin bzw. unser Sekretär sind für die Leitung der Internationalisierung die Unterstützung für alle Bürotätigkeiten mit dem Ziel, diese komplett zu übernehmen. Besonders werden Sie sich etwa im Kalendermanagement einbringen können. Hier werden Sie etwa die Termine der Leitung planen, koordinieren und überwachen. Aber auch in der Korrespondenz der Leitung werden Sie maßgeblich unterstützen, etwa durch die Bearbeitung ein- und ausgehender Post und E-Mails sowie die Vorbereitung von Schreiben, Berichten und Präsentationen. Weiterhin haben Sie auch das Dokumentenmanagement, etwa die analoge und digitale Ablage von Dokumenten oder die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Protokollen, sowie die Reiseorganisation (die Buchung von Flügen, Unterkünften, die Erledigung von Visaangelegenheiten sowie die Erstellung von Reisekostenabrechnungen) der Leitung im Griff. Sie sind die erste Ansprechperson für alle allgemeinen Anfragen in der Hochschulinternationalisierung und koordinieren deren Weiterleitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen. Das alles ist für Sie aber kein Problem, denn Sie sind motiviert, das, was Sie tun, stets weiterzuentwickeln, der aktuellen Situation anzupassen und es zielführend zu organisieren und zu kommunizieren. Dabei kommt Ihnen Ihre Freude am empathischen Gespräche führen und Texten zu Gute.

Sie koordinieren Termine und organisieren Besprechungen sowie Veranstaltungen. Sie übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie erstellen Präsentationen, Berichte und Protokolle. Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Projekten. Sie übernehmen die Verwaltung und Pflege von Dokumenten und Datenbanken. Sie koordinieren Reiseplanungen und Abrechnungen. Sie kümmern sich um allgemeine administrative Aufgaben im Büroalltag.

Erstellung und Verwaltung von Vertragsunterlagen Eigenständige Rechnungsstellung und Überwachung von Zahlungseingängen Unterstützung bei buchhalterischen Abläufen und Abrechnungsprozessen Pflege und Aktualisierung von Stammdaten und Vertragsbeständen Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und externen Stellen Organisation administrativer Prozesse und allgemeiner Büroabläufe Abstimmung mit internationalen Ansprechpartnern in englischer Sprache

Überwachung offener Forderungen und Außenstände Monatliche Rechnungstellung und damit verbundene administrative Aufgaben Kundenkontakt per E-Mail und Telefon sowie auch vor Ort Reisemanagement inklusive Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Kundenevents Allgemeine Office-Organisation und administrative Unterstützung des Teams Koordination und Bearbeitung verschiedener organisatorischer Themen im Tagesgeschäft Enge Zusammenarbeit mit Kollegen aus der USA und damit verbundene Kommunikation auf Englisch Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten

Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon - du bist die erste Instanz. Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt. Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Das Board gibt nur noch frei. Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up. Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren. Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk. Du pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner-Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft - Datenpflege in Salesforce inklusive. Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen - du organisierst von der Logistik-Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht. Nachbereitung und Action-Tracking sind für dich selbstverständlich. Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung - du optimierst den Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt. Du bringst Keynotes auf die Bühne Vortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik-Koordination - du begleitest den gesamten Prozess vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende Präsentationsbibliothek auf. Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media Themenplanung, Posting-Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur Freigabe. So bleibt das Board sichtbar, nahbar und unverwechselbar, ohne dass Sichtbarkeit dem Zufall überlassen wird. Du machst KI zum Hebel des Boards Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie: Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht. Neue Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das Beste davon im Team nutzbar.

Mitarbeit im Vertragsmanagement Allgemeine Bürotätigkeiten

Sie stellen einen reibungslosen Back-Office-Ablauf in unserer Niederlassung sicher Sie übernehmen Aufgaben in der operativen Personalarbeit von der Einstellung bis zum Austritt Sie bearbeiten und pflegen die Personalakten und -stammdaten Sie unterstützen die Niederlassungsleitung sowie das Team bei Vertriebsaktionen, Kundenbetreuung und Personalbeschaffung Sie koordinieren und kommunizieren gezielt intern und extern Vertrieb u. Verkauf, Personalwesen/HR, Verwaltung/Dienstleistung