14 Jobs in Hamburg gefunden

Erstellung, Strukturierung und Pflege von Entscheidungs-, Status- und Managementvorlagen Strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen, Risiken, Änderungen und Fristen Monitoring und strukturierte Nachverfolgung projektbezogener Informations-, Änderungs-, Aufgaben- und Maßnahmenlisten inklusive Status-, Termin- und Verantwortlichkeitskontrolle Unterstützung bei der Vorbereitung interner und externer Audits Professionelle Ablage und Dokumentation im Gesamtsystem unter Einhaltung der Sicherheitsanforderungen der Bundeswehr Organisation und Koordination von Besprechungen, Videokonferenzen und Veranstaltungen Koordination und Abstimmung mit angrenzenden Assistenzfunktionen

Organisation & Koordination Zentrale organisatorische Schnittstelle für das Projektteam Koordination von internen und externen Terminen, Workshops sowie Teambuilding-Maßnahmen Administrative Unterstützung Übernahme klassischer Assistenzaufgaben im Projektumfeld Erstellung und Pflege von Übersichten und Listen Nachhalten von Terminen sowie Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial Teamarbeit & Kommunikation Enge Zusammenarbeit mit dem Projektteam Austausch mit den Assistentinnen der Niederlassung Digitalisierung & IT Organisation des IT-Onboardings neuer Teammitglieder Verwaltung von Zugriffs- und Nutzerberechtigungen

Übernahme sowie Kontrolle des Bestell- und Materialmanagements Durchführung von Verbrauchsanalysen zur Optimierung des Materialeinsatzes Überwachung der Wareneingänge sowie ggf. Klärungen bei Lieferrückständen Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Lieferscheinkontrolle oder Dokumentationen Mitwirkung im Bereich des analogen Marketings und enge Abstimmung mit unserem Außendienst Verwaltung von Stromverträgen Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen der Radiologie

Erstellung von Zuschlägen und Nachträgen in SAP Einholung und Prüfung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen Pflege und Betreuung der elektronischen Vergabeplattform HOCHTIEF supPORT Durchführung von Zuschlagserteilungen über HOCHTIEF supPORT Auswertung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln Nachverfolgung des Ausschreibungsrücklaufs Unterstützung der Materialeinkäufer im operativen Tagesgeschäft Planung, Koordination und Vorbereitung interner sowie externer Termine Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Koordination und Sicherstellung der Urlaubs- und Krankheitsvertretungen in den Chefarztsekretariaten Verantwortliche Erstellung und Pflege der Dienstplanung (SPX) für den Office-Bereich Regelmäßiger, strukturierter Austausch mit Chefärzten bzw. Chefärztinnen zur Abstimmung organisatorischer Prozesse Gesamtverantwortung für einen effizienten, serviceorientierten und reibungslosen Ablauf im Office Management

Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher/-innen und Anrufende in organisatorischen und administrativen Belangen Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs (Post-/ Paket Hin- und Wegservice mit eigenem PKW zwischen PLATH und Office mit eigenem PKW, Parkplatz wird gestellt) , Materialverwaltung, Organisation von Besprechungsräumen, allgemeine Ordnung und Repräsentation des Koordination und Steuerung externer Dienstleister (z. B. Handwerksbetriebe, Reinigungsdienste, Lieferanten, Catering, inkl. Bestellung, Auf- und Abbau) Durchführung von Bestellungen sowie Abwicklung des Einkaufs von Bürobedarf und ausgewählten Dienstleistungen Erfassung, Prüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführer Organisation und Betreuung des Besuchermanagements, Unterstützung bei Team-Events, Inhouse und extern Organisation des On- und Offboardings von Mitarbeitern

Das gesamte Office-Management des Chefarztsekretariats: Termin-, Post-, Telefonmanagement sowie allgemeine Büroorganisation Organisation der Sprechstunden Steuerung Workflow Arztbriefe Administrative Eingabe von Untersuchungen Vorbereitung der Privatabrechnungen Vorbereitung, Unterstützung und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen Bewerbermanagement Fortbildungs- und Reisemanagement der Abteilung Bearbeitung der Krank- und Gesundmeldungen der Abteilung Rechnungsbearbeitung Weitere Aufgaben in der BG-Ambulanz: Anlegen der Fälle und Bearbeitung der BG-Berichte Unterstützung der Ärzte und Ärztinnen bei allen Verwaltungsfragen im BG-Verfahren Administrative Betreuung der BG-Patient:innen Zudem beteiligen Sie sich an der Abwesenheitsvertretung in anderen Chefarztsekretariaten.

Du unterstützt bei der Einhaltung von Fristensachen und organisierst das Direktionsbüro aktiv und in Eigenverantwortung Du assistierst bei täglichen Arbeitsabläufen und stellst die optimale Planung, Durchführung und Koordination von Geschäftsführungsvorgängen und Terminen sicher Mit deinem Organisationstalent übernimmst du das Termin- und Telefonmanagement Du arbeitest selbständig unternehmensrelevante Konzepte, Business Cases, Entscheidungsvorlagen sowie Präsentationen aus und führst eigenständig erste Projekte in der Klinik durch Mit deiner Affinität zu digitalen Prozessen identifizierst du auch in deinem Bereich Potenziale zur Verschlankung von Abläufen und setzt diese auch in angrenzenden Bereichen um Du stellst die fristgerechte Bearbeitung von Versicherungsfällen, Anträgen und Verträgen sicher

Eine ausführliche Einarbeitung in das ERP-System des UKSH und die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung Selbstständige Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Auszahlungsanordnungen, eigenverantwortliche Betreuung des Mahnwesens für Ihren Aufgabenbereich und Durchführung der Kontenpflege inklusive der Rückforderungen und Umbuchungen Ermittlung, Plausibilisierung und Umsetzung der optimalen Integration von Massendaten in die Gewinn- und Verlustrechnung inklusive Fehleranalyse und -behebung Prognose und Umsetzung von unterjährigen Abgrenzungsbuchungen Ermittlung und Validierung von sonstigen Verbindlichkeiten und Rückstellungen zur Jahresabschlussaufstellung und Übernahme anfallender buchhalterischer Sonderaufgaben

Eigenständige Organisation des Sekretariats (Terminmanagement, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten und Dokumenten) Planung, Durchführung und Organisation von Veranstaltungen Postbearbeitung, Material- und Bürobeschaffung sowie Pflege der Website (AG Busch / AG Hundt) Unterstützung bei Einstellungsprozessen, Bearbeitung von Dienstreisen und Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben für Herrn Prof. Busch und Frau Prof. Hundt Kommunikation innerhalb der Arbeitsgruppen auf Englisch

Enge Zusammenarbeit mit dem Revisionsleiter bei der Koordination laufender Themen und Projekte Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen, Terminen und Fristen Organisation und Vorbereitung von Abstimmungen, Besprechungen und Unterlagen Vorbereitung von Präsentationen, Übersichten und Entscheidungsvorlagen Einholung, Strukturierung und Aufbereitung von Informationen aus den Fachbereichen Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung und Koordination interner und externer Prüfungen (z. B. IDW-Prüfungen) Sicherstellung einer klaren, adressatengerechten internen und externen Kommunikation Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Arbeitsweisen und Abläufen im Umfeld der Internen Revision

Die gemeinsame Arbeit mit dem Team auf der Verkaufsfläche Die Unterstützung der Filialleitung bei der Umsetzung unserer Qualitätsstandards und Vertriebskonzepte Eine freundliche und kompetente Beratung unserer Kunden Die eigenverantwortliche Übernahme von organisatorischen Aufgaben während der Abwesenheit der Führungskraft

Sie durchleuchten unsere etablierten Logistikprozesse - von Lager über Transport bis zur Steuerung Mit scharfem Blick gestalten Sie die Soll-Prozesse der Zukunft: inklusive aller Schnittstellen und klaren Verantwortlichkeiten Ihre Expertise verwandeln Sie direkt in verständliche Arbeitsanweisungen und wirksame Regelwerke für den operativen Betrieb Wie werden wir noch besser? - Sie moderieren Workshops zur Prozessverbesserung und führen agile Lean Management-Methoden ein Als zentrales Bindeglied stimmen Sie sich eng mit den operativen Führungskräften sowie den IT-Spezialisten und mit den angrenzenden Schnittstellen ab Sie stellen die Konsistenz zwischen Prozess, System und Organisation sicher und unterstützen souverän bei internen Kontrollen

Erster Ansprechpartner für unsere Gäste in der Nacht Check-in und Check-out unserer spät anreisenden oder früh abreisenden Gäste Vorbereitung der Anreiseunterlagen für die Folgetage Durchführung des Tagesabschlusses und Erstellung der Abrechnungen Annahme und Bearbeitung von Hotelbuchungen Informieren der Gäste über das Hotel und unser gesamtes Angebot Pflege und Aktualisierung der Gästedaten im Computersystem Übergabe aller relevanten Informationen und Ereignisse an die Frühschicht