41 Jobs in Frankfurt am Main gefunden

Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Eigenständige Koordination und Organisation des Tagesablaufs der Geschäftsführung Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und Terminen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Projekten und Wiedervorlagen Vorbereitung von internen und externen Gesprächen sowie Geschäftsterminen Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reiseplanung und Terminabstimmung Professionelle Kommunikation mit internen Ansprechpartnern sowie Kunden, Geschäftspartnern und weiteren externen Kontakten Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und gegebenenfalls Protokollführung Strukturierung und Aufbereitung relevanter Informationen für die Geschäftsleitung Unterstützung bei ausgewählten Projekten und Sonderthemen der Geschäftsführung Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsleitung und relevanten Fachbereichen Übernahme weiterer verantwortungsvoller organisatorischer Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung

Als Office Manager:in (m/w/d) bist du das organisatorische Herz unseres Standorts in Frankfurt und prägst mit, wie sich unser Büro anfühlt: offen, gut organisiert und ein Ort, an dem man gerne zusammenkommt. Du bist die erste Ansprechperson vor Ort, schaffst eine positive Büroatmosphäre und stellst sicher, dass es unseren Gästen und unserem Team an nichts fehlt Du verwaltest den Posteingang und -ausgang und koordinierst lokale Dienstleister (z.B. Reinigung, Hausverwaltung, Kaffee-Service, Pflanzenpflege) Du verantwortest unser Travel-Tool und unterstützt bei Einzel- und Gruppenreisen Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung unserer Office-Events inklusive Workshop Weeks, Sommer- und Weihnachtsfeier Du arbeitest eng mit deinen Kolleg:innen aus dem Bereich People & Operations sowie mit unserem IT-Dienstleister zusammen, um reibungslose Prozesse sicherzustellen

Prüfung und Bearbeitung von nationalen und internationalen Reisekostenabrechnungen Kontrolle der eingereichten Belege und Abrechnungen auf Vollständigkeit und Plausibilität Klärung von Rückfragen mit Mitarbeitenden und Führungskräften Prüfung der Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben Erfassung und Pflege von Reisekosten im entsprechenden System Bearbeitung von Abweichungen und Klärfällen Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Auszahlungen Kommunikation mit internen Schnittstellen, insbesondere Finance, HR und Accounting Pflege und Aktualisierung von Stammdaten Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben und Prozessoptimierungen Erstellung von Auswertungen und Übersichten rund um das Thema Reisekosten

First-Line-Advisory: Primärer Compliance-Ansprechpartner für die Front-Office-Bereiche (Capital Markets, Sales & Trading, Treasury und Corporate Banking). Conduct Framework: Weiterentwicklung des Conduct-Compliance-Modells mit Fokus auf MiFID II, MAR und Integritätsfragen. Policy Management: Optimierung und Anpassung von Front-Office-Richtlinien in enger Abstimmung mit internationalen Schnittstellen. Wissenstransfer: Konzeption und Durchführung moderner Compliance-Schulungen (Ad-hoc-Trainings, New Joiner Onboarding, regulatorische Updates). Surveillance & Risikomanagement: Mitwirkung an Kontrollmaßnahmen, Identifikation von Schwachstellen und Erstellung von Compliance-Risikoanalysen. Gremienarbeit & Repräsentanz: Vertretung der Compliance-Funktion in Governance-Komitees (z. B. Algorithmic Trading, Best Execution) sowie bei Audits. Projektlead & Meldewesen: Leitung strategischer Compliance-Projekte, Erstellung von Management-Reports und Vorbereitung von Verdachtsmeldungen (an den MLRO).

Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Kunden und verantwortest den Empfangs-, Telefon- und Konferenzservice Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und die Haustechnik und sorgst für eine professionelle Büroorganisation und ein reibungsloses Standortmanagement Du organisierst Meetings, Bewerbungsgespräche, Veranstaltungen, Schulungen sowie Termine im Bereich Arbeitssicherheit und Ersthelferwesen Du bearbeitest Rechnungen und unterstützt bei der Einholung von Angeboten sowie der Erstellung von Reports Du begleitest Standortprojekte wie Umzüge und Umbauten und wirkst als Sicherheitsbeauftragte:r bei der Umsetzung entsprechender Maßnahmen mit Du unterstützt im operativen Office Management sowie beim Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeitender

Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Kunden und verantwortest den Empfangs-, Telefon- und Konferenzservice Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und die Haustechnik und sorgst für eine professionelle Büroorganisation und ein reibungsloses Standortmanagement Du organisierst Meetings, Bewerbungsgespräche, Veranstaltungen, Schulungen sowie Termine im Bereich Arbeitssicherheit und Ersthelferwesen Du bearbeitest Rechnungen und unterstützt bei der Einholung von Angeboten sowie der Erstellung von Reports Du begleitest Standortprojekte wie Umzüge und Umbauten und wirkst als Sicherheitsbeauftragte:r bei der Umsetzung entsprechender Maßnahmen mit Du unterstützt im operativen Office Management sowie beim Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeitender

In der Funktion als Teamassistenz übernehmen Sie selbstständig oder nach Vorgabe die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Mandanten und Kolleg:innen aus unserem globalen Netzwerk. Ein zentraler Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die digitale Rechnungserstellung in hohem Volumen. Zudem behalten Sie Fristen und Wiedervorlagen stets im Blick. Sie verantworten das überwiegend digitale Aktenmanagement und sorgen für eine strukturierte und sorgfältige Aktenführung. Eigenständig führen und pflegen Sie die Terminkalender und Kontakte des Teams. Dabei übernehmen Sie insbesondere die Organisation von Geschäftsreisen und Mandantenterminen im In- und Ausland.

Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Dokumentationen, Auswertungen und Präsentationen Unterstützung bei der Erfassung und Analyse von Arbeitsabläufen und Prozessdaten Durchführung von REFA-Analysen sowie Zeitaufnahmen zur Ermittlung und Optimierung von Prozess- und Arbeitszeiten Mitwirkung bei der Gestaltung und Optimierung von Arbeitsprozessen Aufbereitung von Kennzahlen und relevanten Informationen für interne Auswertungen Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Arbeits- und Prozessbeschreibungen Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen und Ansprechpartnern Allgemeine administrative Unterstützung des Teams und Übernahme eigener organisatorischer Projekte

Du übernimmst Verantwortung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und optimierst Abläufe aktiv mit. Du steuerst zentrale Assistenzprozesse und sorgst dafür, dass unser Team sich vollumfänglich auf unsere Kundinnen und Kunden fokussieren kann. Du arbeitest nach einer umfangreichen Einarbeitung sicher mit unseren internen Systemen (Salesforce, SAP, AIS, Doxis, MSF, Cytric) und treibst die digitale Zusammenarbeit voran. Du unterstützt kreativ und strukturiert bei der Erstellung von Angeboten und Präsentationen. Du legst Kunden- und Auftragsdaten an und pflegst diese mit Sorgfalt. Außerdem koordinierst du Termine und Meetings, moderierst Abläufe und sorgst für reibungslose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Du organisierst Reisen und Veranstaltungen, tätigst die passenden Buchungen und erstellst die Abrechnungen. Du organisierst das Bewerbermanagement, koordinierst Gespräche und sorgst für eine professionelle Kommunikation mit Kandidatinnen und Kandidaten.

Du fungierst als zentrale Ansprechperson für Compliance-Fragen der Geschäftsbereiche, insbesondere in den Bereichen Kapitalmärkte, Sales & Trading, Treasury, Corporate Banking und Relationship Management. Du berätst Fachbereiche und Management auf Senior-Level zu regulatorischen Anforderungen und Conduct-Compliance-Themen. Du stärkst und entwickelst das Compliance-Framework mit Schwerpunkt auf Themen wie Marktintegrität, Wohlverhaltensregeln und regulatorischen Anforderungen im Wertpapiergeschäft weiter. Du unterstützt bei der Erstellung, Anpassung und Implementierung von Richtlinien, Prozessen und Kontrollmaßnahmen in enger Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern. Du konzipierst und führst Compliance-Schulungen für Front-Office-Einheiten durch und informierst regelmäßig über regulatorische Entwicklungen. Du wirkst an Überwachungs-, Kontroll- und Surveillance-Maßnahmen mit und identifizierst Optimierungspotenziale innerhalb des Compliance-Rahmenwerks. Du vertrittst die Compliance-Funktion in Governance-Gremien und berätst zu Themen wie Best Execution, elektronischem Handel und regulatorischen Marktstandards. Du übernimmst eine aktive Rolle in strategischen Projekten und begleitest geschäftliche Initiativen aus regulatorischer Sicht. Du identifizierst Compliance-Risiken, entwickelst geeignete Gegenmaßnahmen und unterstützt bei Risikoanalysen und Compliance Assessments. Du begleitest interne und externe Prüfungen sowie Audits und stellst die professionelle Kommunikation gegenüber relevanten Stakeholdern sicher. Du unterstützt bei der Bearbeitung und Eskalation verdächtiger Sachverhalte an die zuständigen Compliance- und Geldwäschebeauftragten. Du erstellst Management-Reports und Statusberichte für Führungskräfte und relevante Gremien.

Sie koordinieren Termine und organisieren Meetings sowie Geschäftsreisen. Sie übernehmen die professionelle Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen. Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen, Berichte und Dokumentationen. Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für interne und externe Ansprechpartner. Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen und Projekten. Sie verwalten vertrauliche Unterlagen und sorgen für eine strukturierte Ablage. Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten im Tagesgeschäft.

Das Ziel der Position Verwaltungsunterstützung (m/w/d) ist die Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsabläufe durch eine strukturierte, zuverlässige und effiziente Unterstützung der Sachbearbeitung. Prüfung und Nachforderung von Unterlagen Terminierung und Bearbeitung von Rückständen Telefonische Auskunft und Bearbeitung von Anfragen Unterstützung der Sachbearbeitung bei der Post- und Rechnungsbearbeitung Aktenführung, Ablage und Archivierung Allgemeine administrative Assistenz- und Organisationstätigkeiten

Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Koordination und Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs Bearbeitung und Weiterleitung von E-Mails und Telefonanfragen Terminplanung und -koordination Vorbereitung von Besprechungen und Unterlagen Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Daten und Ablagestrukturen Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Präsentationsunterlagen Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und allgemeinen kaufmännischen Tätigkeiten Organisation des Büroalltags sowie Koordination von Dienstleistern und Bestellungen Unterstützung bei projektbezogenen Aufgaben im Immobilienumfeld Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts

Organisation und Koordination des täglichen Büro- und Teamablaufs Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Besprechungen Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Reports und Dokumenten Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Teamterminen Pflege von Stammdaten und Ablagesystemen Unterstützung bei Bestellungen, Rechnungen und weiteren administrativen Prozessen Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben und eigenständiger kleiner Projekte

Unterstützung der Anwälte und des juristischen Teams im operativen Tagesgeschäft Bearbeitung der Korrespondenz mit Mandanten, Gerichten und Behörden Selbstständige Fristen- und Terminüberwachung Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen, Schriftsätzen und weiteren juristischen Dokumenten Aktenführung sowie Pflege digitaler und physischer Mandantenakten Vorbereitung von Besprechungen, Verhandlungen und Gerichtsterminen

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen Verwaltung von Korrespondenzen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen aus Besprechungen Erstellung von Auswertungen, Analysen und Statistiken Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben Pflege und Verwaltung vertraulicher Dokumente sowie relevanter Unternehmensdaten Optimierung administrativer Prozesse und Abläufe

Organisation und Koordination des Büro- und Kanzleialltags Administrative Unterstützung eines oder mehrerer Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte Termin- und Reisemanagement sowie Koordination von Besprechungen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Korrespondenzen Aktenführung und Pflege von Mandatsunterlagen Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie allgemeine Fristenkontrolle Vorbereitung von Mandantenbesprechungen und internen Meetings Kommunikation mit Mandanten, Gerichten, Behörden und externen Ansprechpartnern Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen Unterstützung bei der Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben innerhalb des Teams

In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben und tragen dazu bei, dass das Tagesgeschäft reibungslos und effizient abläuft. Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Unterlagen Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen Bearbeitung und Koordination des internen und externen Schriftverkehrs Aufbereitung von Informationen und Erstellung von Übersichten und Auswertungen Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartnern Organisation und Begleitung von Meetings und Veranstaltungen Vertrauensvoller und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben für die Geschäftsführung

Sie übernehmen die Organisation und Koordination von Terminen und Meetings. Sie bearbeiten die eingehende und ausgehende Korrespondenz. Sie erstellen Präsentationen und Berichte. Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Veranstaltungen und Projekten. Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken und Dokumente. Sie sind die erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen. Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben im Tagesgeschäft.

Enge Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft und bei strategischen Projekten Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf höchstem Niveau Planung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses Übernahme von administrativen sowie projektbezogenen Aufgaben