27 Jobs in Frankfurt am Main gefunden

Sie sind Ansprechpartner für Kunden, Kollegen und Lieferanten Sie unterstützen aktiv im Tagesgeschäft Deutsche und einfache englische Korrespondenz Sie erledigen allgemeine Sekretariatstätigkeiten

Wir suchen einen People Operations & Office Manager, derdie unser Büro in Frankfurt/Main eigenständig organisiert und als zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und internationalen Teams agiert. Die Rolle ist hands-on, abwechslungsreich und geht weit über klassische Büroverwaltung hinaus. Sie kombiniert Office Management, People Operations und Service Excellence in einem dynamischen, globalen Umfeld. Büro- & Gebäudemanagement (inkl. Health & Safety) Verantwortlich für das gesamte Büromanagement sowie einen sicheren, organisierten und effizienten Arbeitsplatz Steuerung von Empfang, Ausstattung, Dienstleistern und allen Aufgaben im Facility- und Immobilienmanagement Sicherstellung der Einhaltung aller Gesundheits-, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Services und des gesamten Mitarbeitererlebnisses People Operations & HR-Administration Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen People- und Office-relevanten Themen Pflege der Personio-Stammdaten sowie Verwaltung und Dokumentation aller HR-Prozesse Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren personalrelevanten Unterlagen Begleitung und Koordination von Onboarding- und Offboarding-Prozessen Enge Zusammenarbeit mit dem globalen People-Operations-Team Beschaffung & Versicherungen Steuerung der Beschaffungs- und Einkaufsprozesse einschließlich Standards und End-to-End-Sourcing Unterstützung bei Budgetplanung und laufendes Monitoring von Ausgaben und Budgets Verwaltung aller Unternehmensversicherungen inklusive Verlängerungen, Schadensfällen und Compliance

Business Development (ca. 50%) Erstellung, Überarbeitung und Formatierung von Präsentationen und Angebotsunterlagen anhand bestehender Templates Recherche zu Unternehmen und Ansprechpartnern zur Vorbereitung von Meetings Pflege und Aktualisierung von Kontakt- und Mandantenübersichten Unterstützung bei der Planung und Umsetzung interner sowie externer Events Verwaltung von Listen, Übersichten und Tracking-Tools Sorgfältige Dokumentenablage und Nachverfolgung offener Punkte Human Resources (ca. 50%) Unterstützung im operativen HR-Alltag Vorbereitung einfacher Vertragsunterlagen und Versand standardisierter Schreiben Koordination aller Schritte rund um das Onboarding in Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen Organisation des ersten Arbeitstags sowie laufende Betreuung während des Einsatzes Unterstützung beim Offboarding und Zusammenstellung relevanter Unterlagen Pflege von HR-Listen und Datenbanken Aufbereitung von Informationen für spätere Zeugnisentwürfe

We are currently looking for an Administrative Assistant based in Frankfurt Germany to support our risk management team. · Operative support of the daily organisational as well as administrative tasks of the business · General tasks and activities to ensure smooth running of the business (such as handling correspondences and checking incoming invoices etc.) · Coordination of all communications, internally and externally · Creating and preparation of presentations, protocols, templates und Workshop-documentations · Management of the switchboard, mail processing and management of deliveries · Meeting room coordination and organization of catering · Assisting the office manager (maintain reports, accounting, office supply orders)

Fristenmanagement, Wiedervorlagenbearbeitung und Terminkoordination Vorbereitung, Erstellung und Bearbeitung von Schriftsätzen und Verträgen Professionelle Korrespondenz in Deutsch und ggf. Englisch mit Mandanten, Gerichten und Behörden Koordination und Assistenz bei Projekten Terminkoordination, administrative Organisation von Besprechungen und Telefonkonferenzen Konzeption und Erstellung von Präsentationsunterlagen Rechnungsstellung in unserem internen Abrechnungssystem Eigenständige Reisebuchung und die damit verbundene Reisekostenabrechnung Diverse allgemeine organisatorische Tätigkeiten für Ihr Team Erledigung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Betreuung der Bewerbenden vom Zeitpunkt der Bewerbung bis zum Beginn des Studiums Inhaltliche und formale Prüfung der Bewerbungsunterlagen sowie Organisation und Durchführung von Interviews und Tests im Zuge des Auswahlverfahrens Enge Zusammenarbeit mit dem Student Recruitment, Studienbetreuung und Programm-Management Pflege der internen Kundendatenbank und Auswertung von Evaluationen Erstellen von Vorlagen, Statistiken und sonstigen Unterlagen, die zur Abwicklung des Tagesgeschäfts beitragen

Kaufmännische Prüfung sowie Abwicklung von Kundenaufträgen, inklusive Erstellung von Auftragsbestätigungen Bearbeitung von Reklamationen Unterstützung des Sales-Teams Erledigung weiterer administrativer Tätigkeiten zur Unterstützung des Tagesgeschäfts sowie Vertretung bei Urlaub oder Krankheit

Finalisierung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen Optischer und formaler Feinschliff von Nachträgen und Rechnungen nach inhaltlicher Prüfung und Freigabe durch die Projektleitung Pflege, Strukturierung und Qualitätssicherung der Projektablage sowie der Dokumentationssysteme Unterstützung bei der Erstellung, Bearbeitung und Abwicklung von Formularen, Formblättern, Prüfberichten und Nachtragsunterlagen Weiterleitung, Nachverfolgung und Ablage projektrelevanter Dokumente Terminorganisation und strukturierte Aufbereitung von Protokollen inklusive Nachverfolgung offener Punkte (LOP) Zentrale Ansprechpartnerin bzw. zentraler Ansprechpartner für organisatorische Themen im Projektalltag, insbesondere bei terminlicher Bindung der Projektleiter Allgemeine organisatorische Unterstützung im Projekt-Background zur Sicherstellung reibungsloser Projektabläufe

Organisatorisches Herzstück gesucht: Gestalte als Office Manager (m/w/d) die Arbeitswelt von morgen! In dieser Position bist du weit mehr als eine administrative Unterstützung: Als Office Manager (m/w/d) bist du das Gesicht von Trimble in Raunheim. Du genießt eine hohe Eigenverantwortung bei der Gestaltung eines einladenden Arbeitsumfeldes und fungierst als zentrale Drehscheibe, die den reibungslosen Betrieb für verschiedene Geschäftsbereiche an einem unserer wichtigsten deutschen Standorte sicherstellt. Gewährleiste einen erstklassigen Empfangsservice und koordiniere die professionelle Betreuung von Gästen, Kunden und Schulung Teilnehmenden. Manage die interne und externe Kommunikation, inklusive der Telefonzentrale sowie eines effizienten Dokumenten- und Post Managements für den Standort. Organisiere inspirierende Events und Meetings, indem du die Raumvorbereitung und das Catering souverän steuerst. Optimiere den Büroalltag durch ein vorausschauendes Bestellwesen der Ausstattung und die proaktive Koordination von Facility-Management-Anfragen. Unterstütze das Fuhrparkmanagement bei der reibungslosen Übergabe und Verwaltung von Firmen- und Mietwagen. Join a Values-Driven Team: Belong, Grow, Innovate.

Betreuung der Bewerbenden vom Zeitpunkt der Bewerbung bis zum Beginn des Studiums Inhaltliche und formale Prüfung der Bewerbungsunterlagen sowie Organisation und Durchführung von Interviews und Tests im Zuge des Auswahlverfahrens Enge Zusammenarbeit mit dem Student Recruitment, Studienbetreuung und Programm-Management Pflege der internen Kundendatenbank und Auswertung von Evaluationen Erstellen von Vorlagen, Statistiken und sonstigen Unterlagen, die zur Abwicklung des Tagesgeschäfts beitragen

Sicherstellen des Produktionsprogramms. Überwachung und Steuerung der fertigungsrelevanten Kennzahlen aus dem Bereich SQCDP. Organisieren und Optimieren des Fertigungsprozesses über die gesamte Prozesskette inklusive Schnittstellen zu angrenzenden Bereichen. Sichern der Qualität, sowie Führen von Mitarbeitern. Steuern von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten.

Selbstständige, vorausschauende und reibungslose Unterstützung unserer national und international tätigen Rechtsanwält/innen in allen organisatorischen und administrativen Vorgängen Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten wie z. B. Verträgen, Reports, Präsentationen etc. Verlässliche Koordination von Fristen, Termine und Geschäftsreisen Organisatorische Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen sowie die professionelle Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, ohne die wir nur halb so effektiv arbeiten könnten Mit Deinem Wissen und Deinen Ideen machst Du unsere Kanzlei zukunftssicher

Day to day client relationship management and support for Sales Managers in Germany (both Intermediaries and Institutional). Answer all queries regarding products, marketing commissions, orders, etc. Periodic (monthly / quarterly/ semi-annual) reporting to clients. Mass mailings management (Salesforce/ Pardot marketing campaigns), maintain efficient client product and country segmentation. RfP management (workflow, coordination of answers and follow up on all RfP's) in collaboration with RfP team in Geneva/ London. Contract management; handle all contracts from initiation to signature. Advertising campaigns and coordinate with Marketing Managers. Prepare client meetings in cooperation with Sales Managers. Provide products comparison with Morningstar tools. Coordination with marketing team and local marketing offices with regards to global and local initiatives. Event management; design, plan and organize events in Germany in close collaboration with Marketing Managers. Build up product and sales know-how; participate in our monthly sales conference calls and other Pictet AM updates.

Provide oversight of the implementation of the outsourcing framework in the Risk Division, including the coordination of completion of Risk Assessments, outsourcing agreements and updates to the outsourcing inventory and perform quality Support the co-ordination of external disclosures for FRM, e.g. the Risk Report (Risikobericht) and Annual Financial Statements Support the co-ordination of Business Continuity Planning Responsible for other Risk COO related deliverables, including, co-ordination of ad-hoc projects and presentations for senior management, internal/external audit liaison, onboarding of new joiners and system entitlements reviews Support the Risk Governance team on ad-hoc deliverables, such as tracking of regulatory submissions, findings and commitments; preparation of regulatory on-site visits / workshops and information requests; compiling & reviewing submission materials Assist on self-assessments against regulatory requirements (new and existing)

Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei, indem du Kommunikation, Termine und Abstimmungen koordinierst und dafür sorgst, dass Themen nicht liegen bleiben. Du organisierst Meetings und Geschäftsreisen inkl. Vorbereitung, Buchung, Protokollierung und Abrechnungen (z. B. über SAP Concur). Du bereitest Unterlagen, Schreiben und Korrespondenz verlässlich auf und stellst sicher, dass Informationen sauber dokumentiert und verfügbar sind. Du koordinierst die Zusammenarbeit mit zentralen Bereichen wie Vertrieb, HR, Finance, Einkauf oder Marketing sowie mit unserer internationalen Konzernmutter. Du planst und setzt Veranstaltungen, interne Workshops und Messeauftritte um, inkl. Einladungen, Dienstleisterkoordination und Logistik. Du übernimmst administrative Sonderaufgaben, hältst Ablagen und Systeme in Ordnung und sorgst so für einen strukturierten Ablauf im Tagesgeschäft.

You will manage an international front desk team at the Hilton & Hilton Garden Inn Frankfurt Airport. You will be responsible for the smooth running of all short-, medium-, and long-term tasks in the front office (reception, bell service, executive lounge, business center, and switchboard) at the Hilton Frankfurt Your top priority will be the satisfaction of our guests. You will monitor our standards, optimize them or introduce new standards as necessary, and train your employees accordingly. Maximizing room occupancy and revenue at optimal rates (yield/RevMax) and enforcing early/late check-out fees in accordance with policy should not lose focus. Together with your employees, you will design their success plans and encourage them to actively develop themselves further You will prepare business reports, including monthly financial statements You will ensure and monitor compliance with costs in the department and analyze them in detail Strategic planning and goal setting for both hotels is also part of your responsibilities. You always act as a role model in leading and motivating your employees. You conduct department-specific onboarding, training, performance reviews, and feedback meetings with your employees. You take on «Manager on Duty» shifts on weekends.

Der Landesverband West des Deutschen BundeswehrVerbandes e. V. vertritt rund 60.000 Mitglieder in den vier Bundesländern Nordrhein-Westfalen, Hessen, Rheinland-Pfalz und Saarland der über 207.000 bundesweiten Mitglieder des DBwV. Hierzu unterhält er eine Geschäftsstelle in Bonn in unmittelbarer Nähe zum Bundesverteidigungsministerium. Erledigung querschnittlicher Sekretariatsaufgaben für die Landesgeschäftsstelle Vereinbarung und Überwachung von Terminen/ Terminverfolgung Administrative Tätigkeiten bei der Organisation und Vorbereitung von Tagungen, Seminaren und Sitzungen Mitarbeit bei auswärtigen Veranstaltungen des Landesverbandes Begleitung von Projekten des Landesverbandes Führen der Kasse der Landesgeschäftsstelle

Delivering highly effective, professional, and efficient administration and secretarial support to the Fixed Income Division and the Equities Division in Frankfurt and remote support to the Fixed income Teams in Cyprus, Madrid, Milan, Portugal, and Zurich. Extensive Diary Management (Internal Meetings and External Client Meetings) including room booking, conference calls, VC and circulating papers for regular calls Acting as Gate Keeper for Senior MD diaries demonstrating initiative, proactively ensuring effective use of time Booking international business travel, including flights, transfers and accommodation as well as arranging visas Fostering key relationships with staff throughout the Firm Preparing and processing high volumes of expense reports through Concur ensuring adherence to Firm Policy liaising with teams to ensure that all paperwork and supporting documents are available for processing Maintaining Jefferies' CRM system Organisation of team functions as and when needed Work as part of a buddy group supporting other assistants in London and European Fixed Income offices Maintain confidentiality in all areas of workload Ad-hoc projects and administrative duties as required

Reporting to the Facilities Manager and working as part of the overall Facilities Team, the Assistant Facilities Manager will manage a range of soft services and provide the necessary support to ensure the efficient and effective running of the site. Manage the team providing first line soft services to the site(s), including reception, mail operations, meeting & events, cleaning, waste & recycling, vending & food services Monitor and maintain office equipment and supplies Manage and maintain regular contact and meetings with relevant vendors - to report on issues, recommendations and cost estimates Weekly walk-round with the vendor cleaning manager ensuring cleaning quality standards are maintained Manage Trouble Ticket (Remedy) requests (helpdesk) - interface with internal customersand action queries promptly in line with service level agreements Manage daily health & safety issues - maintaining regular scheduled meetings and records of the fire and safety teams/fire drills/safety equipment/training Travel/Visitors' support - interface with locally approved hotels - assist Client global travel & hotel managers in information gathering and communicating up to date information to staff. Assist in the organizing of internal and external Client events Managing the quality of conferencing facilities Manage food and kitchen facilities - provide direction to housekeepers Raise purchase orders Manage Wiki pages and other communication channels for the site(s) Deputise / provide cover for Building Operations Engineer / Facilities Manager when appropriate Responsible for all other duties and tasks as assigned Every day is different, and in all these activities, we'd encourage you to show your ingenuity