16 Jobs in Berlin gefunden

Sie unterstützen den Vizepräsidenten (VP2) der Freien Universität Berlin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Der Vizepräsident ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet; zu seinen zentralen Zuständigkeiten gehören unter anderem Berufungsangelegenheiten. Als Teamassistenz tragen Sie mit Ihrem ausgeprägten Organisationsgeschick, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrer strukturierten Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen bei. Sie arbeiten dabei eng mit der/dem Referent in des Vizepräsidenten zusammen und agieren als verlässliche Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner innen. Organisation und Koordination von Terminen des Vizepräsidenten Schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache Organisation und Koordination von Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Raumorganisation, Teilnehmendenmanagement Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Dienstreisen Gästebetreuung Überwachung des E-Mail- und Posteingangs sowie Einleitung erster Bearbeitungsschritte Pflege und Verwaltung von Ablagestrukturen, unter Berücksichtigung einer nachvollziehbaren Dokumentation aller Vorgänge Durchführung themenbezogener Recherchen Vorbereitung von Gesprächsterminen in Abstimmung mit dem/der Referent in Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen) Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP

Sie unterstützen den Präsidenten und sein Team im engen Austausch mit einer weiteren Teamassistentin an zentraler Schnittstelle in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Dazu gehören insbesondere: Schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache Umfangreiche E-Mail-Bearbeitung Terminmanagement des Präsidenten mit Microsoft Outlook Lektorat und Layout von Texten/Redemanuskripten Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen inkl. Sitzungsunterlagen Veranstaltungsorganisation (Kommunikation, Raumorganisation, Catering etc.) Gästebetreuung Weitere Sekretariatsaufgaben wie Postein- und -ausgangsbearbeitung, Verwaltung von Sitzungsräumen sowie Koordinierung des Fahrers des Präsidiums Kontinuierlicher Informationsaustausch und Koordinationsaufgaben innerhalb des Präsidenten-Teams und des Präsidiums Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen) Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP Themenbezogene Recherchen und Datenauswertungen (Informationsmanagement) Akten- und Dokumentenmanagement (Ablage, Archivierung, etc.)

Gemeinsam in einem Team mit unseren technischen Property Managern und den Back Offices betreuen Sie eigenverantwortlich spannende und anspruchsvolle Gewerbeimmobilien institutioneller Kunden. Sie sind erster Ansprechpartner für Eigentümer, Asset Manager, Mieter sowie externe Dienstleister und Verantwortlicher für eine gesamtheitliche Objektbetreuung. In Ihre Zuständigkeit fällt eine breite Vielzahl von Aufgaben wie z.B. die Erstellung von Reportings, die Bearbeitung von Rechts- und Versicherungsfällen, die Kommunikation/ Verhandlung mit Mietern und Eigentümer, die Bearbeitung von Nebenkosteneinsprüchen mit dem Fachbereich, ein aktives außergerichtliches Forderungsmanagement sowie die Budgetplanung und -verfolgung und Optimierung der wirtschaftlichen Ergebnisse der von Ihnen betreuten Immobilien.

In deinem Verantwortungsbereich liegt die Erstellung von in- und externen Statistiken & Auswertungen für unsere nationalen Kunden Du unterstützt die Leitung Key Account Management und das gesamte Vertriebsteam in allen strategischen und organisatorischen Aufgaben Es reizt dich, für Markt- und Wettbewerbsanalysen zu recherchieren und daraus Entscheidungsvorlagen zur erstellen Es macht dir Spaß, Meetings, Workshops, Konferenzen, Messen und Veranstaltungen zu organisieren, von der Planung bis zur Durchführung und Protokollführung Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben im Vertrieb und stellst in deinem Aufgabenbereich eine standortübergreifende Kommunikation sicher

Organisation der Abläufe des Office Management und des Empfanges an den dena-Standorten Betreuung der dena-Telefonzentrale und des E-Mail-Posteingangs Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten Bewirtung von Gästen Zuständigkeit für die Austattung und Ordnung der Büro- und Besprechungsräume Postbearbeitung und Büromaterialverwaltung Bearbeitung von Korrespondenz und Abwicklung von Kuriersendungen, national und international Beauftragung von Dienstleistern Sonderaufgaben Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen und befristet bis zum 31.12.2026.

Selbstständige Betreuung des Empfangs inkl. Telefon, Terminorganisation, Korrespondenz, Post und Bestellwesen Pflege zentraler Daten und Kalender (Outlook, Einsatz- und Besprechungskalender, Adressdatei, Organisationsunterlagen) Aktualisierung von Dokumentvorlagen (Word, Excel etc.) Schnittstelle zum Personalwesen Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Exkursionen Verantwortung für interne Teamkommunikation (Büromagazin, Umfragen) Funktion als beauftragte Person für Arbeits- und Gesundheitsschutz Koordination externer Dienstleister und Kontakt zur Hausverwaltung Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit in Büro- und Gemeinschaftsbereichen Unterstützung im Tagesgeschäft und verlässliche Ansprechperson für das Team

Begleitung von Menschen mit Beeinträchtigungen im handwerklichen/ kreativen Bereich Assistenz zur Entwicklung arbeitsbezogener Fähigkeiten der Teilnehmenden mit dem Ziel der Wiedergewinnung, Förderung und dem Erhalt von Handlungsfähigkeit im Alltag in der Selbstfürsorge Begleitung zur Entwicklung der sozialen Fähigkeiten der zu begleitenden Menschen Umgang mit Krankheit, Krisen, Rückfällen und kulturellen Unterschieden in Kooperation mit einem multiprofessionellen Team Dokumentation

Koordinierung und Sachbearbeitung Digitalisierung im direkten Bereich der Abteilungsleitung Hochschulen; Sekretariatstätigkeit für AL V: Wahrnehmung zentraler administrativer und koordinierender Aufgaben für die Abteilungsleitung. Koordination und Steuerung von Arbeitsaufträgen innerhalb der Abteilung Hochschulen. Sicherstellung eines verlässliches Fristen- und Terminmanagements sowie der telefonischen Erreichbarkeit der Abteilungsleitung, strukturierte Bearbeitung des Posteingangs und Ablage des Postausgangs. Terminorganisation und -koordination für die Abteilungsleitung, Protokollführung, Material- und Literaturbestellung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Pflege von Statistiken und Verteilern; Sachbearbeitung Digitalisierung: Federführende Begleitung der Digitalisierungsprozesse der Abteilung Hochschulen, Teilnahme an internen und externen Gremien- und Abstimmungsterminen, Koordinierung und Bündelung von Abfragen zu technischen Rahmenbedingungen, fachlich-inhaltlichen Zuarbeit sowie der Vorbereitung von Entscheidungs-

Vorbereitung von Stellenbesetzungsverfahren · Beratung der Führungskräfte und internen Dienste der zugeordneten Organisationseinheiten zu Personalauswahl und Stellenbesetzungsverfahren · Entwicklung und Abstimmung von Ausschreibungstexten · Unterstützung und Mitwirkung bei der Erstellung von Anforderungsprofilen · administrative und organisatorische Vorbereitung von Stellenbesetzungsverfahren Durchführung von Personalauswahl und Stellenbesetzungsverfahren · Kommunikation mit (potentiellen) Bewerberinnen und Bewerbern · Prüfen der Bewerbungsunterlagen (formale und rechtliche Voraussetzungen), Auswertung von Personalakten, Vorauswahl und Dokumentation · Entwicklung von Fragen für Auswahlgespräche · Vorbereitung, Moderation und Begleitung von Auswahlgesprächen Anwendungssystembetreuung rexx · Unterstützung der Aufgabenwahrnehmung der Administratorin bzw. des Administrators · First-Level-Support für dezentrale Anwenderinnen und Anwender Personalmarketing und Öffentlichkeitsarbeit · Teilnahme an Ausbildungs- und Berufsorientierungsmessen und - börsen, an Schulen und Hochschulen, Tage der offenen Tür und sonstigen Veranstaltungen · Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Konzeption von Informationsmaterialien und Instrumenten des Bewerbungsmanagements · Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Schulungen und Workshops zur Personalgewinnung im Bezirk

Sekretariat der Leitung der Abteilung IV und Mitarbeit in der Geschäftsstelle der Abteilung IV im Bereich Personalmanagement (m/w/d) IV AbtL Sekr 1: Sekretariat der Leitung der Abteilung IV: Schulische Berufliche Bildung; Zentralverwaltete Schulen, Europäische und internationale Angelegenheiten Sekretariatsaufgaben: Terminmanagement, Telefonate, Reiseplanung, Aktenmanagement inklusive physischer Ablage, digitaler Archivierung, Dokumentenverwaltung und Fristenüberwachung, Mitarbeit bei der Koordination und Überwachung von parlamentarischen Anfragen Büroleitungstätigkeiten wie z.B. Pflegen von Urlaubs- und Krankheitstagen, Mehrzeitausgleichen, Freistellungstagen für den Bereich IV AbtL einschließlich der Pflege in IPV, Erfassungen in FAMOS Mitarbeit im Bereich der Mittelbewirtschaftung Geschäftsstelle des Beirats der Beruflichen Schulen (BBS) inkl. Vorbereitung und Durchführung der Gremienwahlen Selbstständige Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen gem. Vorgabe bzw. in Abstimmung mit IV AbtL IV GSt 3: Mitarbeit bei der Personalgewinnung: Selbständige Sichtung und Prüfung der Bewerbungsunterlagen, ggf. Nachforderung von Unterlagen, Erstellen der Bewerberübersichten, Unterstützung von IV GSt bei der Organisation und Durchführung von strukturierten Auswahlverfahren

Sekretariat der Leitung der Abteilung IV: Schulische Berufliche Bildung; Zentralverwaltete Schulen, Europäische und internationale Angelegenheiten Sekretariatsaufgaben: Terminmanagement, Telefonate, Reiseplanung, Aktenmanagement inklusive physischer Ablage, digitale Archivierung, Dokumentenverwaltung und Fristenüberwachung, Mitarbeit bei der Koordination und Überwachung von parlamentarischen Anfragen Büroleitungstätigkeiten wie z.B. Pflegen von Urlaubs- und Krankheitstagen, Mehr-zeitausgleichen, Freistellungstagen für den Bereich IV AbtL einschließlich der Pflege in IPV, Erfassungen in FAMOS Mitarbeit im Bereich der Mittelbewirtschaftung Geschäftsstelle des Beirats der Beruflichen Schulen (BBS) inkl. Vorbereitung und Durchführung der Gremienwahlen Selbstständige Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen gem. Vorgabe bzw. in Abstimmung mit IV AbtL

Referent für strategische Vorhaben im Bereich Verwaltungsdigitalisierung und Angelegenheiten der Digitalen Souveränität (m/w) Der Regierende Bürgermeister von Berlin - Senatskanzlei sucht für den Dienstort Martin-Hoffmann-Str. 16 eine/einen

Der Regierende Bürgermeister von Berlin - Senatskanzlei sucht für den Dienstort Rotes Rathaus eine/einen

Teamassistenz Führen des Sekretariats der Direktion, Büroorganisation und Betreuung der Gäste der Direktion; Terminkoordination (Einzel- und Gesamtterminpläne) sowie Sicherstellung der Kommunikation zwischen den Partnern, Vor- und Nachbereitung von Terminen der Direktion; Information telefonisch und per Email an Besucher innen, Beantwortung allgemeiner Anfragen; Pflege und Aktualisierung der Website; Recherchen bei der Mediaplanung und zu Fördermöglichkeiten, Zuarbeit für Konzepte, Objektlisten, Bildmaterialien etc.; Organisatorische Mitarbeit bei Veranstaltungen; Bearbeitung der Korrespondenz der Direktion mit nationalen und internationalen Partnern; Verfassen von Vermerken und Berichten

Erster Ansprechpartner für unsere Gäste in der Nacht Check-in und Check-out unserer spät anreisenden oder früh abreisenden Gäste Vorbereitung der Anreiseunterlagen für die Folgetage Durchführung des Tagesabschlusses und Erstellung der Abrechnungen Annahme und Bearbeitung von Hotelbuchungen Informieren der Gäste über das Hotel und unser gesamtes Angebot Pflege und Aktualisierung der Gästedaten im Computersystem Übergabe aller relevanten Informationen und Ereignisse an die Frühschicht