279 Jobs für "Verwaltung" gefunden

Sie stellen einen reibungslosen Back-Office-Ablauf in unserer Niederlassung sicher Sie übernehmen Aufgaben in der operativen Personalarbeit von der Einstellung bis zum Austritt Sie bearbeiten und pflegen die Personalakten und -stammdaten Sie unterstützen die Niederlassungsleitung sowie das Team bei Vertriebsaktionen, Kundenbetreuung und Personalbeschaffung Sie koordinieren und kommunizieren gezielt intern und extern Personalwesen/HR, Vertrieb u. Verkauf, Verwaltung/Dienstleistung

Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen usw. Warenannahme Erste Anlaufstelle für Kundenrückfragen Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten Das Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen Unterstützung des Event-Managements bei der Organisation von Reisen und Seminaren

Unser Mandant ist eine etablierte Wohnungsbaugesellschaft in Esslingen mit einem umfangreichen Immobilienbestand und regionaler Verankerung. Die Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit organisatorischer Verantwortung in direkter Zusammenarbeit mit dem Vorstand. Zur Unterstützung der Unternehmensleitung suchen wir daher Sie als Vorstandsassistenz in Teilzeit (m/w/d) in Esslingen am Neckar. Qualifizierte Unterstützung und organisatorische Entlastung der Geschäftsführung Termin- und Wiedervorlagenmanagement Erstellung von Präsentationen, Beschlussvorlagen und Protokollen Vorbereitung, Organisation und Protokollierung von Sitzungen Koordination von Vorstandsaufgaben sowie Pflege des Jahreskalenders Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Organisation Erstellung und Weiterentwicklung des Organisationshandbuchs Dokumentation und Optimierung von Unternehmensprozessen Überarbeitung von Richtlinien, Berichten und internen Regelwerken Verwaltung, Pflege und Überwachung der Vertragslandschaft Projektkoordination mit Fokus auf Prozessoptimierung und Digitalisierung Begleitung regulatorischer Projekte (z. B. DORA) Steuerung von Telekommunikationsverträgen

Organisation des Büros und allgemeine Sekretariatsaufgaben (z. B. Postfachverwaltung, Termin- und Kalendermanagement, Telefondienst) Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe Vorbereitung, Organisation und Abwicklung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen Allgemeine Bürotätigkeiten, wie Recherchetätigkeiten, selbstständiges Verfassen von Standardschreiben oder der Aufbau und die Pflege von Verteilern und Daten Allgemeine Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -überwachung Organisation und Planung von Dienstreisen Besucher- und Gästebetreuung

Pflege bewohnerbezogener Stammdaten Durchführung der ordnungsgemäßen und fristgerechten Heimkostenabrechnung (stationäre Pflege, Kurzzeitpflege und Tagespflege) mit Connext Vivendi NG Überwachung und Bearbeitung der offenen Forderungen/ Mahnwesen nach den Vorgaben des Trägers Abstimmung der Konten in DATEV Schnittstelle zu Buchhaltung und Controlling Zuarbeit bei Interner Revision und Wirtschaftsprüfung Unterstützung bei Jahresabschluss Kommunikation mit Kostenträger, Behörden und Angehörigen Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Sie sind (im Team) die freundliche Stimme am Telefon und der erste Kontakt für unsere Mandanten Sie empfangen unsere Mandanten und sorgen für eine angenehme Atmosphäre Sie übernehmen allgemeine Büroorganisation und die Verwaltung von Terminen Sie unterstützen uns bei der Korrespondenz, sowohl im allgemeinen Schriftverkehr als auch in fachlichen Themen Sie bereiten einfache Beglaubigungen vor Sie unterstützen das Team in der Vor- und Nachbereitung der Urkunden

Die Tätigkeit ist von den komplexen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen in verantwortlicher und büroleitender Funktion. Eigenverantwortliche Durchführung sämtlicher Tätigkeiten im Bereich Sekretariat und Büroorganisation. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Postumlauf, Ablage und Wiedervorlage. Abwicklung des Telefonverkehrs sowie Erteilung schriftlicher und mündlicher Auskünfte. Selbstständige Koordinierung von Terminen sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen. Unterstützung und organisatorische Mitwirkung bei der Planung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen. Vorbereitung von Verbrauchslisten für Speisen und Getränke, Programmierung der Kasse, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Bearbeitung von Personalunterlagen sowie Abfrage und Zusammenstellung aller abrechnungsrelevanten Daten. Erstellung von Rechnungen sowie vorbereitende Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Veranstaltungsabrechnung. Schreibarbeiten jeglicher Art, eigenständig sowie nach Diktat der Geschäftsführung. Erstellung und Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung, insbesondere Angebote, Verträge, Übersichten und sonstige Organisationsunterlagen. Unterstützung im Zahlungsverkehr sowie Übernahme vorbereitender Buchhaltungsaufgaben. Koordination interner Büroabläufe und Unterstützung der Geschäftsführung in büroleitenden und organisatorischen Aufgaben.

Die Tätigkeit ist von den komplexen und dynamischen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen. Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team im administrativen Tagesgeschäft sowie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Dokumentenablage, Wiedervorlagen und allgemeine Korrespondenz. Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Veranstaltern, Dienstleistern, Besuchern und Geschäftspartnern. Selbstständige Koordination von Terminen, Fristen und internen Abläufen. Unterstützung bei der Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, insbesondere durch Einholung und Aufbereitung veranstaltungsbezogener Informationen, Abstimmung organisatorischer Details und Zusammenstellung relevanter Unterlagen. Mitwirkung bei der Erstellung, Vorbereitung und Prüfung von Angeboten, Vertragsunterlagen, veranstaltungsbezogenen Mitteilungen sowie sonstigen Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung. Pflege und Nachverfolgung von Angaben zu Veranstaltungsabläufen, etwa zu Auf- und Abbauzeiten, Besucherzahlen, Bestuhlungsfragen, externen Dienstleistern und abrechnungsrelevanten Informationen. Unterstützung bei der Abstimmung mit Catering, Garderobe, Technik, Servicepersonal und weiteren internen oder externen Beteiligten, soweit dies für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf erforderlich ist. Schreibarbeiten aller Art, sowohl eigenständig als auch nach Vorgabe der Geschäftsführung. Unterstützung bei Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben. Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Informationen im Rahmen der internen Verwaltung und Veranstaltungsorganisation.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Schreiben nach Phonodiktat, Posteingangsbearbeitung), selbstständiges Formulieren von Schriftverkehr Aktenverwaltung und Ablage für die Projektleitung Rechnungsprüfung Empfangstätigkeit (Telefon, Korrespondenz für unsere Projektleiter)

Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Mitglieder, Neukunden und Mieter unserer Gästewohnungen. Sie sind unser Aushängeschild und lassen sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen. Bedienung der Telefonzentrale Empfang der Besucher in der Geschäftsstelle Bearbeitung eingehender Rechnungen Vermietung der Gästewohnungen Vorbereitung von Konferenz- und Besprechungsräumen Abwicklung der Eingangs- und Ausgangspost Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung allgemeiner E-Mails Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial Unterstützung beim Scannen von Dokumenten Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, Verbrauchsmaterialien und internen Abonnements Bearbeitung des digitalen Rechnungseingangs inklusive Archivierung und Dokumentenmanagement Organisation und Abwicklung des Post- und Paketverkehrs (Ein- und Ausgang) Sicherstellung der internen Postverteilung und Nachverfolgung von Sendungen Bearbeitung und Überwachung der digitalen Postfächer der Betrieblichen Dienste Du übernimmst Serviceaufgaben und unterstützt bei Veranstaltungen, Bewirtungen und weiteren Services

Sie planen und koordinieren Marketingmaßnahmen rund um die Themen Vorsorge und Nachlass Sie übernehmen die administrative Abwicklung und Mittelverwendung unseres Zukunftsfonds Sie pflegen den telefonischen und schriftlichen Kontakt zu unseren Spenderinnen und Spendern und kümmern sich um den Versand von Informationsmaterialien Sie übernehmen Aufgaben der Buchhaltung einschließlich der Spendenbuchhaltung Sie Sorgen für eine reibungslose Organisation der allgemeinen Büroabläufe Sie erledigen selbstständig und zuverlässig die anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Am Standort Mainz unterstützen Sie die Dezentralen Inneren Dienste als Organisationstalent in der allgemeinen Verwaltung. Das erwartet Sie in Ihrem abwechslungsreichen Arbeitsalltag: Sie bearbeiten Rechnungen und Beschaffungsprozesse bis 5.000,00 EUR Sie begleiten externe Dienstleistungsunternehmen und koordinieren unsere Zutrittskontrolle Sie begrüßen Gäste am Empfang, übernehmen den Sitzungsservice und vermitteln Telefonate Sie bearbeiten den Posteingang und Postausgang Sie erledigen Dienst- / bzw. Botengänge

Unterstützen Sie unsere Verwaltung und schaffen Sie mit uns die Verkehrsinfrastruktur von morgen. Werden Sie Teil unseres Teams als Sachbearbeitung (m/w/d) Hauptbuchhaltung und Steuern. Hauptbuchhaltung Abschlüsse begleiten: Sie unterstützen bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen, um finanzielle Transparenz und Ordnung zu gewährleisten. Sachkonten managen: Sie kümmern sich um Rückstellungs- und Verbindlichkeitssachkonten sowie um GuV-Sachkonten, damit diese stets korrekt erfasst und verwaltet sind. Steuern optimieren: Sie erstellen Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen, um den Landesbetrieb steuerlich korrekt und effizient zu vertreten. Gewinnzone überwachen: Sie erstellen die Monats- und Jahresabschlüsse der gewerblichen Bereiche des Landesbetriebs, um den wirtschaftlichen Erfolg sichtbar zu machen. Ertrag steuern: Sie fertigen Ertragsteuererklärungen an, um steuerliche Verpflichtungen professionell zu erfüllen. Steuerfragen klären: Sie bearbeiten steuerliche Fragestellungen, um rechtliche Sicherheit und korrekte Steuerabwicklung zu gewährleisten. Konten buchen: Sie führen Sachkontenbuchungen durch, um eine präzise und ordnungsgemäße Buchhaltung zu garantieren.

Sicherstellung der vollständigen und revisionssicheren Dokumentation sämtlicher Verträge und vertragsrelevanter Unterlagen Einarbeitung in das SAP-basierte Vertragsmanagementsystem CUNO und weitergehendes Arbeiten in diesem System Überwachung von Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen sowie Verlängerungsoptionen Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben im Vertragswesen Monitoring und Reporting der Prozesse Zentrale Anlaufstelle für alle am Prozess Beteiligten und letztlich dafür verantwortlich, die rechtzeitige Ausführung und die sichere Aufbewahrung aller Verträge im gesamten Unternehmen zu gewährleisten Interne Beratung zu Fragen des Vertragsmanagements Unterstützung der anderen Bereiche der Abteilung Recht Sachbearbeitung, dazu gehört die Beteiligung an den Prozessen zur Ablage und Verwaltung von Verträgen

Allgemeine Bürotätigkeiten Verwaltung von Akten und unterstützende Bearbeitung von Vorgänge in den einschlägigen Systemen (VIS, BITE, Allris u. a.) Bearbeitung der Posteingänge und Postausgänge Recherche für den Vorstand Terminüberwachung und Verwaltung der Wiedervorlagen Verwaltung und Überwachung des Kassenbuches Organisation von Dienstjubiläen, Beförderungen, Verabschiedungen und anderen Feierlichkeiten Organisation von Personalversammlungen und Klausurtagungen in Absprache mit dem Vorstand Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Personalratssitzungen, einschl. der Protokollführung

Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters Anlaufstelle für digitale, schriftliche und persönliche Anfragen und Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern an den Bürgermeister und die Verwaltung Büromanagement (Bearbeitung von Post und E-Mail, Aktenführung mittels Dokumentenmanagementsystem) Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Besprechungen, Tagungen und Empfängen Terminkoordination und inhaltliche Terminvorbereitung Erstellen von Beratungs- und Entscheidungsvorlagen Interne und externe Korrespondenz, auch nach Diktat Social Media Betreuung Änderungen des Aufgabenzuschnitts behalten wir uns vor. Die Besetzung durch Teilzeitmitarbeitende ist grundsätzlich möglich.

Unterstützung des Teams in allen administrativen und operativen Tätigkeiten Organisatorische Tätigkeiten im Rahmen unserer Büroprozesse inklusive der damit verbundenen Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Partnern Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und anderen Gebrauchsartikeln für die Niederlassungen und Baustellenbüros Reiseorganisation Niederlassungsverwaltung / Ansprechpartner für Hausmeister, Handwerker, Reinigungspersonal Eigenständige Organisation eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft Unterstützung bei Telefondienst, Besucherempfang und Besprechungsvorbereitung Dokumentation und Archivierung (interner / externer Dokumente) Mitwirkung bei kaufmännischen Prozessen, insbesondere vorbereitende Tätigkeiten der Buchhaltung (Barkasse/Kreditkarten-Abrechnung) Zusammenstellung von Unterlagen für Vergabeverfahren, Teilnahmeanträge, Präqualifikationen

Kunden betreuen: Beratung und Betreuung von Kunden im Tagesgeschäft. Abläufe überwachen: Proaktive Überwachung und Sicherstellung der Kundenanforderungen. Kommunikation steuern: Abstimmung und Kommunikation mit internen und externen Partnern. Aufträge bearbeiten: Auftragserfassung sowie Pflege der Systeme. Daten verwalten: Pflege von Warenwirtschaftssystemen sowie Bearbeitung von Korrekturen und Reklamationen. Prozesse koordinieren: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Lagerbereich.

Büroorganisation in der Einheit und im Team Verwaltung, Dokumentation und Unterstützung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen in der Einheit Koordination und Planung von Dienstreisen, Erstellen von SAP-gestützten Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen Erhebung und Aufbereitung von einheitsinternen Daten und Unterlagen für Besprechungen, Präsentationen und Statistiken EDV-gestützte Verfolgung von Terminen und Dokumenten in SAP Drehscheibe für Belange in der Kommunikation Unterstützung bei der Zielkontrolle in der Einheit (z.B. Budget oder Kapa) Verwaltung, Dokumentation und Unterstützung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen der Einheit Interne Besucherorganisation und -betreuung