184 Jobs für "Verwaltung" gefunden

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

In dieser zentralen Rolle arbeiten Sie im Herzen einer führenden wissenschaftlichen Abteilung und stellen die reibungslose Koordination des Tagesgeschäfts sicher. Gleichzeitig ermöglichen Sie es dem Direktor und den Mitarbeitenden der Abteilung, sich auf exzellente Forschung im Bereich der Klimaphysik zu konzentrieren. In enger Zusammenarbeit mit dem Direktor, seiner Assistentin sowie weiteren Mitarbeitenden übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Unterstützung der Abteilung. Die Position verbindet anspruchsvolle Assistenzaufgaben mit koordinierenden Tätigkeiten und professionellem Kommunikationsmanagement. Zu den Hauptaufgaben zählen: Steuerung des Terminkalenders, der Korrespondenz und der Prioritäten des Direktors zur Sicherstellung eines effizienten Zeitmanagements Organisation und Strukturierung der täglichen Abläufe mit einem hohen Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Weitblick Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Koordination der Spesenabrechnung Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen dem Direktor, der Abteilung sowie internen und externen Partnern Darüber hinaus übernehmen Sie: Koordination von Besprechungen, Kommunikationsprozessen und internen Abläufen zur Unterstützung des Abteilungsbetriebs Pflege und Weiterentwicklung administrativer Strukturen der Abteilung, einschließlich Dokumentation, Ablage und zweisprachiger Korrespondenz (Deutsch/Englisch) Planung, Organisation und Unterstützung von Abteilungs- und institutionellen Veranstaltungen Vorbereitung und - bei Bedarf - Teilnahme an Besprechungen sowie Erstellung prägnanter Protokolle Verwaltung von Mailinglisten, Betreuung von Gästen und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds Selbstständige Übernahme von Sonderaufgaben mit dem Ziel, die Leitungsebene proaktiv zu entlasten Souveräner Umgang mit sensiblen und komplexen Sachverhalten Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Koordination der Abteilungsbudgets

Organisation & Koordination des Teambüros: Sie verantworten die professionelle Organisation des Teambüros inklusive Terminplanung, -koordination und zuverlässiger Nachverfolgung Vorbereitung und Begleitung von Terminen & Gremienarbeit: Sie planen, organisieren und koordinieren Besuche, Meetings sowie regelmäßige Sitzungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Erstellung von Unterlagen & Entscheidungsgrundlagen: Sie erstellen und bereiten Protokolle, Präsentationen, Übersichten und aussagekräftige Entscheidungsunterlagen auf Antrags- und Beschlussmanagement: Sie bearbeiten Anträge softwaregestützt, erstellen Beschlussvorlagen und bereiten Zahlungen sorgfältig vor Kommunikation & Schnittstellenarbeit: Sie stehen im regelmäßigen Austausch mit Antragstellern, Projektpartnern sowie den Gremienmitgliedern der gemeinnützigen Stiftungen Vertrauliches Informationsmanagement: Sie gehen verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um und gewährleisten jederzeit höchste Diskretion Öffentlichkeitsarbeit & interne Kommunikation: Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit und interne Kommunikation, teilweise in enger Abstimmung mit der Abteilung Communications der Friedhelm Loh Group

Rechnungsstellung Vorbereitungsarbeiten zur Rechnungsstellung Kaufmännische Rechnungskontrolle Unterstützung Disposition/Zentrale Zusammenarbeit mit den Kollegen der Auftragsabarbeitung Allgemeine Tätigkeiten im Bereich der Sachbearbeitung und Verwaltung Mitwirken und Gestalten bei der Verbesserung von Prozessen im Unternehmen

Erstellung von Angeboten nach technischer Vorgabe Kfm. Auftragsabwicklung inkl. Einkauf und Rechnungsvorbereitung Unterstützung des Serviceleiters bei Terminkoordination und Kundenbetreuung Betreuung unserer Monteure inkl. Vor- und Nachbereitung der Arbeitseinsätze Kontrolle und Pflege des Zeiterfassungssystems Lagerverwaltung Allgemeine kfm. Tätigkeiten

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination der internen und externen Korrespondenz Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Sie sind maßgeblich mit der ordnungsgemäßen Verwaltung verschiedener zeitlich befristeter Projekte betraut. Dabei liegt ein Schwerpunkt auf der Abwicklung eines EU-finanzierten Fördermittelprojekts im Bereich der Flüchtlingsarbeit sowie landesgeförderten Projekten im Migrationsbereich und in der Eingliederungshilfe. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere: Administrative Förderabwicklung von verschiedenen Projekten im Bereich Migration und Behindertenhilfe Erstellung und Aktualisierung von Weiterleitungsverträgen sowie Weiterleitung von Mitteln an die beteiligten Kreisverbände Prüfung von Förderanträgen und Kosten- und Finanzierungsplänen Prüfung von Verwendungsnachweisen weitergeleiteter Mittel sowie Erstellung von Verwendungsnachweisen zur Vorlage bei den Zuwendungsgebern Ausarbeitung von Dienstleistungs- und Kooperationsverträgen Beratung und Prüfung von Kosten- und Finanzierungsplänen Enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung Förderwesen und den Fachverantwortlichen für die Projekte in der Abteilung und Verantwortlichen an Schnittstellen in anderen Abteilungen, den Zuwendungsgebern und Kooperationspartnern Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Schulungsmaßnahmen für Mitarbeitende Allgemeine Bürotätigkeiten und administrative Unterstützung

Dann werden Sie Teil unseres Menüservice-Teams und unterstützen Sie uns im administrativen Tagesgeschäft - zuverlässig, serviceorientiert und mit einem guten Blick für Organisation und Qualität. Unterstützung im organisatorischen Tagesgeschäft Prüfung und Eingabe von Kundenbestellungen am PC (Windows) Telefonische Klärung von Anliegen im direkten Kundenkontakt Unterstützung bei der Bestellabwicklung Einhaltung sowie Überwachung der Hygienestandards im Team

Terminplanung und -koordination, inkl. Verwaltung von Terminkalendern sowie Organisation und Abstimmung von Dienstreisen Unterstützung von Führungskräften, Teammitgliedern und Auszubildenden bei Fragen rund um Arbeitszeiten, Urlaubsplanung, Arbeitskleidung, etc. - Bearbeitung von Bestellanforderungen einschließlich Prüfung von Rechnungen und Regieberichten Pflege von Daten in SAP mit Schwerpunkt Zeitwirtschaft Betreuung und Verwaltung von Neueintritten, Firmenaustritten und Versetzungen Eigenständige Übernahme und strukturierte Bearbeitung von Sonderaufgaben im Tagesgeschäft Bestellung und Verwaltung von Büro- und IT-Materialien

Allgemeine Assistenzaufgaben übernehmen (Büroorganisation, schriftliche und Telefonische Korrespondenz, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Terminkoordination, Beauftragung von Dienstleistern, Überwachung von Fristen u.v.m.) Das Team von Objektverwaltern aktiv im operativen Tagesgeschäft unterstützen Als Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartner fungieren

Du übernimmst allgemeine Bürotätigkeiten (Verwaltung von Akten, Pflege der Personaldatenbank, Vertragsausfertigung, Arbeitszeiterfassung, Erstellen von Personaldokumenten, Verwaltung der Urlaubsanträge) Du bist Ansprechpartner in für die Darsteller innen und die Crew in Personal- und Verwaltungsthemen Du bist kreative r Problemlöse in - von spontanen Wohnungssuchen bis Aufmunterung schaffen an anstrengenden Probentagen ist alles dabei Du kontrollierst alle Rechnungen und bist für die Abrechnung der Barkasse sowie für die Verwaltung von Büromaterialien verantwortlich Die Koordinierung und Sicherstellung der Kommunikation zwischen den Gewerken Kunst, Technik und Verwaltung fallen in deinen Bereich Du bereitest die Planung der Mittags- und Abendbesetzung in Zusammenarbeit mit der Künstlerischen Leitung vor

In dieser Rolle sind Sie ein wichtiger Bestandteil unseres Teams und tragen dazu bei, dass unsere Dienstleistungen reibungslos ablaufen und unsere Kunden bestmöglich betreut werden. Betreuung von Neu- und Bestandskunden in der Ambulanten Pflege Laufende Stammdatenpflege im Dienstprogramm Sicherstellung der reibungslosen Ablauforganisation, z.B. Dokumentation Allgemeine Verwaltungsarbeiten (Tagesgeschäft, Allgemeiner Schriftverkehr, Fuhrpark, Materialbestellung, Kontakt mit Apotheken und Medikamentenverteilung) Erstellung, Kontrolle und Versand von Angeboten, Rechnungen und Pflegeverträge für unsere Dienste Zuarbeiten für die Buchhaltung Überwachung der Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen sowie der unternehmensinternen Vorgabe

Organisation und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (u. a. Postbearbeitung, Korrespondenz, Aktenverwaltung und Ablage, Publikumsverkehr) Mittelverwaltung unter Beachtung der haushalterischen Vorschriften; Drittmittelverwaltung Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung und -überwachung inklusive Koordination von Beschaffungsvorgängen (z. B. Kontrolle des Haushaltsbudgets, Bearbeitung von Rechnungen, Durchführung von Bestellungen) Mitwirken bei der Erstellung von Verträgen (Lehraufträge, Dienstleistungsverträge, Vortragsleistungen u. ä.) Kalkulation und Vorbereitung der Unterlagen für die Einstellung von studentischen Verträgen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden Mitwirkung bei der Organisation von Tagungen, Veranstaltungen, Berufungskommissionen und Dienstreisen Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege des Internetauftritts (Typo 3)

Übernahme der stationären und ambulanten Patientenabrechnung Fest- und Sicherstellung der Kostensicherung von Patienten (m/w/d) Abwicklung der Datenübermittlung nach §301 SGB V + §301.4 SGB V Übernahme administrativer Aufgaben wie die Pflege und Bearbeitung von Stammdaten Korrespondenz mit den Patienten (m/w/d) und den Kostenträgern Bearbeitung der stationären und ambulanten Aufnahmen

Schnittstellen mit Überblick: Du bist die Verbindung zwischen Innen- und Außendienst, stellst alle wichtigen Infos bereit und hältst unsere CRM-Daten sauber und aktuell. Konditionen & Abrechnung im Griff: Du managst Konditionsverträge, pflegst sie im System und prüfst Abrechnungen mit einem sicheren Blick fürs Detail. Zahlen, die stimmen: Du erstellst Auswertungen und Dokumente für unsere Kunden und sorgst dafür, dass alles rund läuft. Lizenzen smart verwalten: Du behältst unsere Produktlizenzen im Blick und kümmerst Dich um die korrekte Abwicklung mit unseren Partnern.

Sie steuern die komplette Prozesskette des Fuhrparkmanagements - von der Neuanschaffung über die monatlichen Abrechnungen und die Berechnung des geldwerten Vorteils, bis hin zu Versicherungsfragen und Schadensabwicklung, sowie dem Verkauf der Fahrzeuge. Dabei übernehmen Sie die Budgetermittlung und -überwachung und treiben laufende Prozessverbesserungen voran. Als kompetenter Ansprechpartner koordinieren Sie die anfallenden Aufgaben in Rahmen der Dienstleistersteuerung mit unserem Caterer »Eurest« und sorgen so für ein attraktives Verpflegungsangebot für unsere Mitarbeiter im Betriebsrestaurant. Sie übernehmen eigenverantwortlich Aufgaben im Bereich des Immobilienmanagements, insbesondere die Erstellung und Kontrolle der Nebenkostenabrechnungen. Sie verantworten ausgewählte Nachhaltigkeitsaufgaben im Bereich des Immobilienmanagements. Sie bearbeiten interne Prüfungsberichte und stellen die Umsetzung entsprechender Maßnahmen sicher.

Hausmeisterservice Organisation und Durchführung interner Umzüge von Möbeln, zum Teil auch über 10 kg Demontage von Möbeln und Bereitstellung für den Sperrmüll Räume für Besprechungen und Schulungen herrichten (z.B. Bestuhlung, Tische) Kontrolle / Überwachung der Heizungsanlage, Aufzugsanlage, Rauch- und Brandschutztüren, Beleuchtungsanlagen, Rückspülfilter an der Hauptwasserleitung, Außenanlagen, Parkplatz usw. Durchführung kleiner Reparaturen (z.B. Sanitär, Heizungsanlage, Heizkörper, Beleuchtung, Fenster, Türen, Möbel usw.) und Wartungsarbeiten (Rasenmäher, Heckenschere, Kehrmaschine, Laubbläser, Leitern, Tritte usw.) Einleitung von Sofortmaßnahmen bei Schadensmeldungen Ansprechpartner für Fremdfirmen (insbesondere der Handwerksfirmen) Beaufsichtigung von Fremdfirmen Sicherheitsprüfungen von Elektrogeräten Mithilfe bei der Annahme und Einlagerung von Hardware und Möbellieferungen Einlagerung und Herausholen von Materialien aus den Lager- und Kellerräumen Kontrolle der Zugänge und Sichtprüfung auf Unregelmäßigkeiten Kontrolle von Ordnung und Sauberkeit innerhalb und außerhalb des Gebäudes Reinigungsarbeiten nach Bedarf Pflege und Reinigung der Außenanlage sowie des Innenhofes inkl. Kellerabgänge und Lichtschächte Überwachung der Verkehrssicherungspflicht und bei Bedarf Übernahme des Winterdienstes (Räumen, Streuen) Sonstige Aufgaben auf Zuweisung Büroservice Tägliches Holen der Post aus dem nahegelegenen Postzentrum Öffnen, Kennzeichnen, Zuordnen und Weiterleiten (elektronisch) der eingehenden Post Zuordnung, Weiterleitung und Versand von FAX, E-FAX und E-Mail-Schriftverkehr Bearbeitung der Ausgangspost (frankieren) Fertigstellen der Ausgangspost für Botendienste und Post-Dienstleister Transport von Posteingängen und Postausgängen innerhalb des Hauses Scannen von Steuererklärungen sowie der Eingangspost mittels Fachprogrammen Pförtnerdienst (Eingangskontrolle, Auskunft und Vordruckausgabe) Altakten-Verwaltung (Einlagerung, Ausgabe und Aussonderung von Steuerakten) Warenannahme und Hilfe bei der Einlagerung oder Weiterleitung

In dieser Position unterstützen Sie die administrativen und organisatorischen Abläufe des Unternehmens und übernehmen vielseitige Assistenz - , Verwaltungs - und Koordinationsaufgaben. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Post - und Terminverwaltung, der Unterstützung des Marketings - insbesondere im Rahmen von Messen - sowie der Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen. Darüber hinaus organisieren Sie Reisen, Besprechungen und Weiterbildungsunterlagen für den Standort Köln und wirken bei kaufmännischen Prozessen wie Bestellungen und Umsatzsteuerkontrollen mit. Die Tätigkeit erfordert ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Sorgfalt und Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch. Administrative und organisatorische Aufgaben Erledigung allgemeiner Schreibarbeiten Erfassung, Aufbereitung und Erstellung von Informationen unter Berücksichtigung fachspezifischer Unterlagen, Grafiken und Präsentationen Erstellung von Serienkundenbriefen in deutscher und englischer Sprache Post - und Terminmanagement Ausführung von Verwaltungs - und Assistenzaufgaben Organisation von Besprechungen und Tagungen inkl. Raumkoordination Reiseorganisation sowie Abrechnung und Kontrolle der Reisekosten für den Standort Köln Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien Meldung außerplanmäßiger Abwesenheiten Führung der Weiterbildungsunterlagen Vertretung der Telefonzentrale Unterstützung kaufmännischer Prozesse und Marketingaktivitäten Messeorganisation und Messeauswertungen von internationalen und nationalen Messen Koordination an den Messetagen vor Ort; Messeteilnahme Auswahl, Beschaffung und Verwaltung von Werbemitteln Kommerzielle / technische Übersetzungen der Produktkataloge in Englisch In this position, you will support the company's administrative and organizational processes and take on a wide range of assistant, administrative, and coordination tasks. A particular focus lies on mail and schedule management, supporting marketing activities-especially in the context of trade fairs-as well as the creation and preparation of documents and presentations. In addition, you will be responsible for organizing travel arrangements, meetings, and training documentation for the Cologne site, and will support commercial processes such as order management and VAT checks. The role requires a high level of organizational skills, accuracy, and strong communication skills in both German and English. Handling general clerical and typing tasks Capturing, preparing, and creating information based on role - specific documents, graphics, and presentations Preparing mass customer correspondence in German and English Mail and schedule management Performing administrative and assistance tasks Organizing meetings and conferences, including room coordination Organizing business travel as well as processing and reviewing travel expense reports for the Cologne site Managing and ordering office supplies Reporting unplanned absences Maintaining training and professional development records Acting as a substitute for the telephone switchboard Support of Commercial Processes and Marketing Activities Organization and evaluation of national and international trade fairs On - site coordination during trade fair days; participation in trade fairs Selection, procurement, and management of promotional materials Commercial and technical translation of product catalogs into English

Bearbeitung des anfallenden Schriftverkehrs und administrativer Aufgaben Ansprechperson für Auszubildende und Teilnehmende der Fort- und Weiterbildungsangebote Organisation und Verwaltung der Teilnehmenden von Fort- und Weiterbildungsseminaren Seminarorganisation und Seminarbetreuung Unterstützung bei Projekten und organisatorischen Aufgaben des Instituts