13 Jobs für "Verwaltung" in Stuttgart gefunden

Eigenverantwortliche Erstellung und Bearbeitung der jährlichen Heiz- und Betriebskostenabrechnungen für Wohn- und Gewerbeimmobilien Prüfung, Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle Abstimmung und Kontrolle der gebuchten Kosten sowie Analyse von Abweichungen im Vorjahresvergleich in enger Zusammenarbeit mit der Mietverwaltung Bearbeitung von Einwendungen, Einsprüchen und Widersprüchen zu Nebenkostenabrechnungen sowie Führung der dazugehörigen Korrespondenz Unterstützung bei außergerichtlichen und gerichtlichen Verfahren im Zusammenhang mit Betriebs- und Heizkostenabrechnungen Pflege von Stammdaten und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Archivierung

Sie empfangen und betreuen Kunden sowie Besucher professionell und herzlich. Sie koordinieren eingehende Anrufe und leiten diese an die zuständigen Abteilungen weiter. Sie organisieren und verwalten Termine und Besprechungsräume. Sie übernehmen die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post. Sie sind verantwortlich für die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und Projekten.

Du koordinierst und steuerst externe Dienstleister und stellst die Qualität der erbrachten Leistungen sicher. Du übernimmst Aufgaben im infrastrukturellen und technischen Facility Management und sorgst für einen reibungslosen Betriebsablauf. Du organisierst und verwaltest das Office Management sowie den Empfangsbereich. Du betreust Besprechungsräume, Büroflächen und Arbeitsplätze und sorgst für ein angenehmes Arbeitsumfeld. Du verwaltest Dienstleisterverträge, Wartungen, Prüfungen und koordinierst entsprechende Termine. Du bearbeitest Bestellungen und kümmerst Dich um die Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien. Du unterstützt gemeinsam mit deinem Team bei Umzügen, Events und internen Projekten. Du wirkst bei der Sicherstellung von Arbeitssicherheit sowie Standortstandards mit. Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende, Lieferanten und externe Partner in allen operativen Facility-Themen. Du unterstützt bei Budgetplanung und behältst die Kosten im Blick. Du koordinierst und verwaltest die operativen Themen rund um den Fuhrpark.

Sie koordinieren und organisieren Termine sowie Meetings. Sie übernehmen die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz. Sie unterstützen bei der Rechnungsstellung und der Überwachung von Zahlungseingängen. Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken und Ablagesysteme. Sie stehen als Ansprechpartner für interne und externe Anliegen zur Verfügung. Sie koordinieren die Büroausstattung und überwachen den Materialbestand.

Sie empfangen Gäste und Kunden freundlich und professionell. Sie nehmen Telefonate entgegen und leiten diese entsprechend weiter. Sie koordinieren und organisieren Termine sowie Besprechungsräume. Sie bearbeiten die eingehende und ausgehende Post. Sie verwalten Bürobedarf und organisieren Bestellungen. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben. Sie sorgen für eine ansprechende und ordentliche Empfangsumgebung.

Als Teamassistenz sind Sie eine zentrale Vertrauensperson und organisatorische Stütze des FMC Teams. Sie sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf, koordinieren komplexe Termine und Reisen, und sind der/die erste Ansprechpartner:in für interne wie externe Stakeholder. Ihre Arbeit trägt wesentlich zur Effizienz und Professionalität unseres Beratungsteams bei. Ihre Aufgaben Eigenverantwortliches Kalender- und Terminmanagement Aktives Relationship-Management mit den Sekretariaten unserer Geschäftspartner Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen Organisation und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings, Calls und Veranstaltungen Verwaltung von Präsentationen, Berichten und vertraulichen Dokumenten Professionelle Korrespondenz mit Mandanten, Geschäftspartnern und internen Teams Unterstützung und Zuarbeit in der Organisation des Office-Managements am Standort Stuttgart

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, z.B. Abwicklung des Publikumsverkehrs, Terminkoordination, Telefondienst, Schriftverkehr Kommunikation in allen Angelegenheiten mit Schülern, Eltern, Lehrern und Behörden Unterstützung der Schulleitung durch die eigenständige Übernahme von Organisations- und Verwaltungsaufgaben Haushalts- und Rechnungswesen Führen und Verwalten der Schülerakten Führen amtlicher Schulstatistiken Materialbeschaffung und -verwaltung

Als Assistenzkraft sorgen Sie für strukturierte Abläufen und unterstützen inhaltlich durch Recherchen sowie der Bearbeitung von Vorlagen die Fachbereichsleitung . Sie beteiligen sich aktiv an der Weiterentwicklung der Aufgaben dieser Stelle, insbesondere mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung. Die Technischen Dienste der Stadt Ludwigsburg kümmern sich als Dienstleister innerhalb der Stadtverwaltung um öffentliche Flächen und Einrichtungen der Stadt Ludwigsburg. Wir bieten Ihnen eine unbefristete Vollzeitstelle, die mit Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet ist. Sie sind erste Ansprechperson der Fachbereichsleitung sowie die erste Kontaktstelle für Besucherinnen und Besucher und zentral für alle Mitarbeitenden der Technischen Dienste Sie organisieren eigenständig Sekretariatsabläufe, Termine, Recherchen und Korrespondenzen Sie erstellen Schriftstücke, Protokolle, Präsentationen und Vorlagen für Gremien Sie führen Recherchen durch und unterstützen verschiedene Projekte

Eigenständige Durchführung administrativer und sekretarieller Tätigkeiten (z. B. Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftsreisenden) Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs innerhalb der gesamten Abteilung Termingerechte Erstellung und Einreichung von Berichten auf Basis bereitgestellter Daten Koordination und Überwachung von Termin- und Wochenplänen von Managern und Ingenieuren (z. B. Kundenbesuche, Schulungen, Seminare, Geschäftsreisen, Abwesenheiten) inkl. Kommunikation und Abstimmung Unterstützung bei der Erstellung von Einladungsschreiben und Visaanträgen Verwaltung und Pflege von Inventar- und Bestandslisten (z. B. Geräte und Testsysteme) Koordination von Arbeitsabläufen innerhalb des Assistenzteams sowie Sicherstellung von Vertretungsregelungen Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen nach Vorgaben Unterstützung bei Reiseplanung und -organisation für Mitarbeitende Unterstützung im Bereich Beschaffung und Logistikprozesse Einarbeitung und Unterstützung neuer Mitarbeitender in administrativen Themen Kommunikation und Abstimmung mit anderen Abteilungen Prüfung und Unterstützung bei Spesenabrechnungen Organisation von Firmenveranstaltungen und Events Bearbeitung von Sonderprojekten nach Bedarf Betreuung von Besuchern und Gästen Organisation von Mietwagen (Abholung und Rückgabe) Verwaltung und Reservierung von Poolfahrzeugen Buchung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende Organisation von Schulungs- und Besprechungsräumen

Eigenständige Durchführung administrativer und sekretarieller Tätigkeiten (z. B. Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftsreisenden) Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs innerhalb der gesamten Abteilung Termingerechte Erstellung und Einreichung von Berichten auf Basis bereitgestellter Daten Koordination und Überwachung von Termin- und Wochenplänen von Managern und Ingenieuren (z. B. Kundenbesuche, Schulungen, Seminare, Geschäftsreisen, Abwesenheiten) inkl. Kommunikation und Abstimmung Unterstützung bei der Erstellung von Einladungsschreiben und Visaanträgen Verwaltung und Pflege von Inventar- und Bestandslisten (z. B. Geräte und Testsysteme) Koordination von Arbeitsabläufen innerhalb des Assistenzteams sowie Sicherstellung von Vertretungsregelungen Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen nach Vorgaben Unterstützung bei Reiseplanung und -organisation für Mitarbeitende Unterstützung im Bereich Beschaffung und Logistikprozesse Einarbeitung und Unterstützung neuer Mitarbeitender in administrativen Themen Kommunikation und Abstimmung mit anderen Abteilungen Prüfung und Unterstützung bei Spesenabrechnungen Organisation von Firmenveranstaltungen und Events Bearbeitung von Sonderprojekten nach Bedarf Betreuung von Besuchern und Gästen Organisation von Mietwagen (Abholung und Rückgabe) Verwaltung und Reservierung von Poolfahrzeugen Buchung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende Organisation von Schulungs- und Besprechungsräumen

Unterstützung der Projektleitung im operativen Tagesgeschäft Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen und Projektabläufen Erstellung von Präsentationen, Protokollen und projektbezogenen Unterlagen Pflege und Verwaltung von Projekt- und Stammdaten Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Kunden und Dienstleistern Organisation von Meetings und Unterstützung bei der Projektadministration Überwachung von Fristen sowie Dokumentation des Projektfortschritts

Als Office Manager & Vertriebsinnendienst (m/w/d) bist Du eine der wichtigsten Schnittstellen unseres Unternehmens. Du hältst unseren Maklern den Rücken frei, sorgst für strukturierte Abläufe und stellst sicher, dass unsere Immobilien optimal für die Vermarktung vorbereitet werden. Dabei arbeitest Du eng mit unseren Maklern, Eigentümern, Behörden, Hausverwaltungen und Dienstleistern zusammen. Organisation unseres Büros und Unterstützung unseres gesamten Teams Telefonische und persönliche Betreuung von Kunden, Eigentümern und Geschäftspartnern Einholung und Nachverfolgung aller benötigten Objektunterlagen Pflege und Qualitätskontrolle unserer Immobiliendaten in onOffice Unterstützung unserer Makler bei der Vorbereitung und Abwicklung von Vermarktungsaufträgen Koordination interner Abläufe sowie allgemeiner organisatorischer Aufgaben Mitdenken, Mitgestalten und Optimieren unserer Arbeitsprozesse Diese Position verbindet Office Management und Vertriebsinnendienst - und macht Dich zu einer zentralen Anlaufstelle unseres Unternehmens. Du organisierst, koordinierst und unterstützt dort, wo Dein Einsatz den größten Unterschied macht. Wir suchen daher einen Menschen, der Verantwortung übernimmt, gerne mitdenkt und Freude daran hat, unser Unternehmen jeden Tag ein Stück besser zu machen. Wenn Du gerne organisierst, den Überblick behältst und dafür sorgst, dass andere erfolgreich arbeiten können, dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Klassisches Sekretariat & Empfang: Sie sind die erste Anlaufstelle für Kunden und Externe (Telefon, E-Mail, Empfang), koordinieren Termine, bereiten Besprechungsräume vor und führen den Schriftverkehr (inkl. Kundenmitteilungen zu Abschaltungen). Zutritts- & Schlüsselmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich unsere Schließanlagen (BKS & elektronische Programmierung via Assa Abloy), stellen Mitarbeiterausweise aus, steuern die Zufahrtskontrolle und koordinieren die Schlüssel/Kautionen für Fremdfirmen. Datenmanagement & IT-Systeme: Sie arbeiten routiniert mit Fachsoftware (Schleupen, Sage, PMS), legen Aufträge/Projekte an, pflegen den Wochenbereitschaftsplan und erfassen Netzdaten (z. B. Stromabschaltungen für die BNetzA-Statistik). Personaladministration & Koordination: Sie unterstützen bei der Stundenkontrolle (Fehlbuchungen, Krankmeldungen, 10-h-Regelung), führen Urlaubsstatistiken und übernehmen die operative Koordination unseres Botenteams. Compliance & Fristenüberwachung: Sie organisieren Schulungen, verwalten Schulungsnachweise und überwachen wichtige Fristen (z. B. Erste Hilfe, Staplerscheine, Schaltberechtigungen). Technischer Support & Berichtswesen: Sie bearbeiten technische Erstanfragen, bereiten Betriebsdaten/Berichte auf, fassen Regelwerksnewsletter für das Intranet zusammen und unterstützen den Fachbereich Wasser (z. B. Erstellung von Ganglinien für Grundwasser/Wasserproben). Fuhrpark & Organisation: Sie verwalten die Fahrzeugschlüssel des Werkbetriebs, unterstützen den Einkauf bei der Terminierung des Reifenwechsels und beschaffen das Büromaterial.