29 Jobs für "Verwaltung" in Muenchen gefunden

Pflege bewohnerbezogener Stammdaten Durchführung der ordnungsgemäßen und fristgerechten Heimkostenabrechnung (stationäre Pflege, Kurzzeitpflege und Tagespflege) mit Connext Vivendi NG Überwachung und Bearbeitung der offenen Forderungen/ Mahnwesen nach den Vorgaben des Trägers Abstimmung der Konten in DATEV Schnittstelle zu Buchhaltung und Controlling Zuarbeit bei Interner Revision und Wirtschaftsprüfung Unterstützung bei Jahresabschluss Kommunikation mit Kostenträger, Behörden und Angehörigen Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Stellvertretende Kassenverwaltung Unbarer und barer Zahlungsverkehr Archivierung und Adressverwaltung

Ganzheitliche Betreuung eines festen Immobilienportfolios als zentraler Ansprechpartner für Mieter, Eigentümer und Behörden Steuerung der Kommunikation mit Versicherungen sowie aktive Begleitung und Koordination von Schadensfällen bis zur erfolgreichen Beseitigung Regelmäßige Objektbegehungen zur frühzeitigen Identifikation von Optimierungs- und Instandhaltungsbedarfen Eigenverantwortliche Beauftragung, Steuerung und Qualitätskontrolle externer Dienstleister Planung, Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen sowie Mitwirkung an Sonder- und Projektaufgaben

Sie sind (im Team) die freundliche Stimme am Telefon und der erste Kontakt für unsere Mandanten Sie empfangen unsere Mandanten und sorgen für eine angenehme Atmosphäre Sie übernehmen allgemeine Büroorganisation und die Verwaltung von Terminen Sie unterstützen uns bei der Korrespondenz, sowohl im allgemeinen Schriftverkehr als auch in fachlichen Themen Sie bereiten einfache Beglaubigungen vor Sie unterstützen das Team in der Vor- und Nachbereitung der Urkunden

Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um die Organisation und Durchführung der Sitzungen des Perspektivenrats. Ansprechpartner in für die Führungskräfte, ihre Büros, die Kolleg innen sowie externe Partner innen. Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion von Manuskripten, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege. Planung, Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen. Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung. Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG. Schriftverkehr auf nationaler und internationaler Ebene. Unterstützung der beiden Münchner Referate der Abteilung bei allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, Vertragsprüfung und -abschlüsse). Vertretung der Sachbearbeitung/Assistenz der Abteilungsleitung in allen ihren Aufgaben.

Administrative Unterstützung: Sie betreuen die Kurse der überbetrieblichen Lehrlingsunterweisung sowie unsere Berufsorientierungs-Maßnahmen von der Terminkoordination bis hin zur Abrechnung. Kommunikation: Sie führen die schriftliche und mündliche Kommunikation rund ums Kursgeschehen und sind vor Ort die Ansprechperson für Teilnehmer, Betriebe, Schulen, Ausbilder, Dozenten und Fördergeber. Koordination & Abrechnungen: Sie koordinieren die Einsatz- und Raumplanung und sind für die korrekte Abrechnung der Lehrgänge verantwortlich. Beratung: Darüber hinaus übernehmen Sie die Beratung der Interessenten zu unserem Angebot.

SAMSIC GERMANY HOLDING GmbH sucht eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) für den Standort München oder Ingolstadt, die als zentrale Anlaufstelle für unsere Aktivitäten im Bereich Facility Management fungiert. In dieser Schlüsselposition, haben Sie die Möglichkeit, strategische Prozesse zu gestalten und das Wachstum unseres Unternehmens maßgeblich zu unterstützen. Verantwortung für den Innendienst mit besonderem Fokus auf Faktura Implementierung und Überwachung von Unternehmensrichtlinien und -Prozessen zur Sicherstellung effizienter Abläufe. Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Kundenservice und Außendienst, um eine reibungslose interne Kommunikation zu gewährleisten. Erstellung und Analyse von Berichten zur operativen Leistung

Selbstständige Erstellung und Plausibilitätsprüfung der Umsatzsteuervoranmeldungen sowie Klärung umsatzsteuerlicher Fragestellungen Ansprechpartner in für Wirtschaftsprüfer sowie Bereitstellung und Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen aus dem eigenen Aufgabenbereich Eigenverantwortliche Bearbeitung und Beurteilung anspruchsvoller und komplexer Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung einschließlich Debitoren-, Kreditoren-, Sachkonten- und Anlagenbuchhaltung Selbstständige Klärung und Beurteilung, buchhalterischer und steuerrechtlicher Sachverhalte sowie Entscheidung über deren ordnungsgemäße buchhalterische Abbildung Verantwortung für die ordnungsgemäße und termingerechte Abwicklung der Buchhaltung innerhalb des übertragenen Aufgabenbereiches sowie Durchführung entsprechender Plausibilitäts- und Qualitätskontrollen Selbstständige Bearbeitung des Mahnwesens einschließlich Klärung von Einzelfällen Durchführung und Überwachung des Zahlungsverkehrs sowie Bearbeitung von Bankeinzügen. Durchführung und Abstimmung interner Verrechnungen Unterstützung bei der Kosten- und Leistungsrechnung Mitwirkung bei der Erstellung und Fortschreibung von Haushaltsplänen

Unterstützung des Objektteams bei der Betreuung von Wohnanlagen Vorbereitung und Organisation von Eigentümerversammlungen Begleitung sowie Nachbereitung der Versammlungen Koordination von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen Beauftragung und Abstimmung mit Handwerksbetrieben und Dienstleistern Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen Organisation und Koordination von Terminen Bearbeitung von Kundenanliegen sowie Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern und externen Partnern

Sie unterstützen aktiv die Immobilienverwalter (m/w/d) bei der kaufmännischen und technischen Betreuung von Wohn- und Gewerbeimmobilien einschließlich der Vermietung im Großraum München Als erste Kontaktperson am Empfang und Telefon für Mieter, Handwerksfirmen und Dienstleister nehmen Sie diverse Kundenanliegen entgegen und erteilen kleinere Handwerkeraufträge Last, but not least tragen Sie zum reibungslosen Ablauf des Office Managements

Administrative Unterstützung: Verwaltung von Zeitplänen, Koordination von Besprechungen, Bearbeitung der Korrespondenz und Organisation von Dokumenten. Projektkoordination: Unterstützung bei der Verfolgung des Projektfortschritts, Aktualisierung von Berichten sowie Sicherstellung von Fristen. Kommunikation & Schnittstelle: Zentrale Ansprechperson zwischen verschiedenen Abteilungen zur Erleichterung des Informationsflusses. Dokumentation & Datenmanagement: Pflege von Aufzeichnungen, Vorbereitung von Präsentationen und Sicherstellung interner Verfahren. Büro- & Ressourcenmanagement: Verwaltung von Büromaterial, Organisation von Reisevorbereitungen und Unterstützung der Teamlogistik.

Sie koordinieren den täglichen Bürobetrieb und stellen einen effizienten Ablauf sicher. Sie verwalten Termine und organisieren Meetings sowie Veranstaltungen. Sie übernehmen die Bearbeitung der Korrespondenz und die Dokumentenverwaltung. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und Projekten. Sie sorgen für eine effiziente Büroorganisation, einschließlich Beschaffung von Büromaterial. Sie sind Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten. Sie unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen. Sie tragen zur Optimierung interner Prozesse bei.

Zahlungsmanagement & Rechnungswesen: Vorbereitung und Durchführung von Zahlungsläufen, Prüfung von Rechnungen und Freigaben, Erstellung von Rechnungen sowie Nachhalten offener Posten und Mahnwesen Vertrags- und Dokumentenmanagement: Erstellung von Miet- und Kaufverträgen auf Basis vorhandener Vorlagen, Pflege von Vertragsunterlagen sowie strukturierte Ablage von Belegen und zahlungsrelevanten Dokumenten Übersichten & Zuarbeit: Pflege von Listen zu Zahlungseingängen, Kautionen und Vertragsständen sowie Vorbereitung von Unterlagen für Projektleitung und Geschäftsführung Administrative Unterstützung: Organisation von Terminen, Vorbereitung von Besprechungen und allgemeine Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Schnittstellenkoordination: Abstimmung mit Bauleitung, Projektleitung und Verwaltung, um fehlende Unterlagen oder abrechnungsrelevante Informationen konsequent einzuholen Der Schwerpunkt liegt auf zuverlässiger Sachbearbeitung, klarer Kommunikation und konsequentem Nachhalten - nicht auf strategischem Controlling.

Durch die Angliederung an die Klinik für Kinder- und Jugendmedizin ist auch die stationäre Aufnahme stark untergewichtiger Patienten oder medizinischen Notfälle gewährleistet. Die Koordination der Beratung, Betreuung und Weitervermittlung der in der Klinik untergebrachten Patienten gehört ebenfalls zu unserem Aufgabengebiet. Organisation und Koordination der täglichen Abläufe in einem vielseitigen, multidisziplinären Tätigkeitsbereich sowie enge Unterstützung der Leitung Professionelle Betreuung des Empfangs, Bearbeitung der Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie Koordination und Organisation von Erstgesprächen Selbstständige Patientenverwaltung einschließlich Datenbankpflege, Dokumentation und Erstellung des Berichtswesens Übernahme allgemeiner Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Aktenführung und -pflege, Einholung und Koordination von Befunden sowie administrative Tätigkeiten Durchführung von Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten Enge und kooperative Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen unseres Klinikums

Qualitätssicherung im Spendezentrum : Kontrolle und Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards innerhalb der regulatorischen Anforderungen Administrative Unterstützung in der jeweiligen Einrichtung und zentrumsorganisatorische Aufgaben Zum Tätigkeitsbereich gehören u.a. die operative Organisation , Qualitätssicherung und administrative Verwaltung inklusive Lager- und Bestellwesen. Beantwortung von Anfragen aus den Fachbereichen Human Resources Unterstützung des Leiters der Herstellung

Die Aufgaben im Fokus Sie verantworten die ordnungsgemäße Abrechnung der Werkstatt mit den Kostenträgern. Sie bearbeiten klientenbezogene Vorgänge mit den Kostenträgern, sowie weiteren externen und internen Stellen Darüber hinaus verantworten Sie die ordnungsgemäße Lohnauszahlung an die Klienten Sie optimieren im Team die Arbeitsabläufe und Prozesse der Klientenverwaltung. Sie stellen die Einhaltung relevanter Qualitätsstandards, Normen sowie gesetzlicher und interner Anforderungen sicher und leisten damit einen wesentlichen Beitrag zur Stabilität und Weiterentwicklung unserer Organisation. Sie pflegen, überprüfen und entwickeln das bestehende Qualitätsmanagementsystem (QMS) kontinuierlich weiter und sorgen für eine klare, wirksame und praxistaugliche Dokumentation. Sie planen, koordinieren und begleiten interne sowie externe Audits und wirken verantwortungsvoll bei deren Vor- und Nachbereitung mit. Sie verantworten das Dokumentenmanagement einschließlich der Versionskontrollen und stellen sicher, dass alle qualitätsrelevanten Unterlagen aktuell, nachvollziehbar und zugänglich sind. In enger Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen stellen Sie die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sicher und fördern ein gemeinsames Qualitätsverständnis im gesamten Unternehmen. Sie erstellen, pflegen und analysieren Qualitätskennzahlen sowie Berichte und nutzen diese als Grundlage für fundierte Entscheidungen und nachhaltige Verbesserungen.

Die Position vereint Senior-Level Assistenz, operatives Office Management sowie übergreifende organisatorische Koordination. Sie agieren als zentrale Schnittstelle im Unternehmen, behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft. Executive & Leadership Support Unterstützung der Geschäftsleitung auf höchstem Niveau (Kalenderpflege, Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung, Agenden, Protokolle, Nachverfolgung) Vertrauensvolle Unterstützung des Managements bei der Priorisierung von Themen Mitarbeit an ad-hoc Projekten sowie sensiblen und strategischen Aufgaben Office & Operations Management Verantwortung für den täglichen Bürobetrieb, Facility Management sowie Steuerung von Dienstleistern und Lieferanten Organisation von Büroabläufen, Events, internen Meetings und Besuchen von Führungskräften Cross-funktionale Koordination Koordination von Aktivitäten zwischen verschiedenen Teams in Europa (Sales, Business Development, Engineering, R&D, Produktion, Verwaltung) Zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder Proaktive Identifikation von Problemen, Risikomanagement und Sicherstellung der Umsetzung von Maßnahmen

Als Office Administrator in München bist du für die ganzheitliche Organisation und Koordination aller administrativen Aufgaben im Büro verantwortlich. Dazu gehören insbesondere lokale administrative Tätigkeiten, das Facility Management sowie Themen rund um Arbeits- und Gesundheitsschutz (Health & Safety). Du arbeitest eng mit dem Local People Advisor (HR) und dem Office Lead zusammen und stellst sicher, dass alle Services und Maßnahmen effizient und reibungslos umgesetzt werden, um die Ziele und Anforderungen der Organisation bestmöglich zu unterstützen. People-Partnering-Modell: Sicherstellung einer engen und effektiven Zusammenarbeit mit den People Advisors deutschlandweit, den Centres of Excellence (CoEs) sowie PeopleOperations. Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsweisen und aktives Mitwirken an Veränderungen innerhalb der People-Organisation. Office Administration und Anwesenheitsmanagement: Verantwortung für allgemeine organisatorische, administrative und unterstützende Bürotätigkeiten, einschließlich gelegentlicher Empfangsaufgaben. Betreuung des lokalen Anwesenheitsmanagements im Zeiterfassungssystem, Bearbeitung von Krankmeldungen sowie weiteren Abwesenheitsanträgen, bei denen der lokale People Advisor als Eskalationsstelle fungiert. Organisation von Post- und Paketsendungen. Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie Unterstützung bei Payroll-Themen, wenn erforderlich. Unterstützung bei der Organisation und Durchführung verschiedener Mitarbeiterevents. Vorbereitung, Koordination und Betreuung interner und externer Meetings im Büro. Facility- und Dienstleistermanagement: Steuerung und Betreuung aller lokalen Dienstleister am Standort München, einschließlich Vereinbarungen zu Service Levels (SLAs), Leistungsumfang sowie regelmäßiger Abstimmung. Verwaltung von Lagerflächen und Sicherstellung einer transparenten Inventarübersicht. Unterstützung ergonomischer Maßnahmen sowie Organisation der Büroausstattung wie Schreibtische und Stühle. Verantwortung für physische Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere die lokale Umsetzung und Verwaltung von Zutrittskontrollrichtlinien. Compliance, Risikomanagement sowie Health & Safety: Sicherstellen der Einhaltung geltender arbeitsrechtlicher Vorgaben auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene. Zusammenarbeit mit den Bereichen Compliance und Risk, um die Qualität und Sicherheit von Mitarbeiterdaten zu gewährleisten und notwendige Schulungen umzusetzen. Verantwortung für die Einhaltung der Anforderungen im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz. Koordination und Betreuung der betrieblichen Zusatzleistungen für Mitarbeitende, darunter Krankenversicherungen, Altersvorsorgeprogramme und weitere Benefits. Enge Abstimmung mit externen Benefit-Anbietern, Maklern sowie dem People Operations Team.

Pflege und Aktualisierung von Personalstammdaten in den entsprechenden HR-Systemen Erfassung, Prüfung und Bearbeitung personalbezogener Daten und Änderungen Sicherstellung einer hohen Datenqualität und Vollständigkeit der Personalakten Erstellung und Pflege von personalrelevanten Dokumenten und Bescheinigungen Unterstützung bei administrativen Personalprozessen, z. B. Eintritten, Austritten und Vertragsänderungen Bearbeitung und Ablage von Personalunterlagen unter Beachtung der Datenschutzvorgaben Unterstützung der Personalabteilung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Kommunikation mit Mitarbeitenden und internen Ansprechpartnern zu personaladministrativen Anliegen