9 Jobs für "Verwaltung" in Hamburg gefunden

Als WEG Verwalter/-in (m/w/d) bei der HQM Hanse Quartiersmanagement GmbH sind Sie verantwortlich für die professionelle Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) gemäß dem neuen WEG-Recht und den Vorgaben der jeweiligen Teilungserklärungen. Als Teil der Schultz Gruppe und der international wachsenden PHM Group sind Sie ein Teil von etwas Großem. Sie arbeiten in einem dynamischen Team und tragen maßgeblich zur Zufriedenheit unserer Kunden bei. WEG Verwaltung nach WEG Recht und Vorgabe der jeweiligenTeilungserklärungen Ansprechpartner für Eigentümer Quartiersverwaltung / Quartiersmanagement Vertragsverwaltung inkl. Umsetzung der vertraglichen Vereinbarungen Erstellen von Weiterbelastungen und Prüfung des Zahllaufs Rechnungsprüfung und Kontierung Logische und inhaltliche Kontrolle der Objektzahlen und monatlichen Buchungen Datenpflege im System und Einhalten der Datenschutzvereinbarungen Objektbegehungen und Prüfung von notwendigen Maßnahmen sowie deren Umsetzung Einholung und Prüfung von Angeboten sowie deren Beauftragung Erstellen von Werkkurzverträgen und Abnahme von Bauleistungen Prüfung und Sichtung von notwendigen Instandsetzungsmaßnahmen, Kommunikation mit NU, DL und Handwerkern sowie Prüfung der Durchführung Vorbereitung und Mithilfe bei der Erstellung der Quartiers- und Hausgeldabrechnung Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen sowie deren Nachbearbeitung Durchführung von Quartiersversammlungen und Beiratssitzungen Koordination von Belegprüfungen Erstellen von Gesprächs- und Versammlungsprotokollen Erstellen von Soll- IST Abgleichen sowie Wirtschaftsplänen Kommunikation mit Rechtsanwälten, Prüfern, Sachverständigen, Behörden und Gerichten

Du bist eine der ersten Anlaufstellen für unser Team Du empfängst unsere Mandanten und betreust Meetings Die Verwaltung und Bestellung des Office-Supplies liegt in Deinen Händen Unser Posteingang und die Telefonzentrale liegen in Deiner Verantwortung Unsere generelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch läuft über Deinen Tisch Du verantwortest unsere interne Kontrolle der Fortbildungen Du verwaltest unsere Büroräume Du koordinierst Reisen und deren Abrechnung Du erstellst Dealreferenzen für unseren Internetauftritt

Was dich erwartet: Du bist Teil unseres Admin-Teams und übernimmst selbständig verschiedene Aufgaben aus dem Bereichen Verwaltung und Projekt-Controlling. Du stimmst dich laufend mit den Gesamtprojektleiter:innen zur wirtschaftlichen Entwicklung der Projekte ab, erstellst Zahlungspläne und Ausgangsrechnungen im Fakturierungsprogramm und führst das Mahnwesen durch. Du stimmst die kaufmännischen Projektzahlen regelmäßig mit dem Rechnungswesen ab und sorgst damit für eine korrekte und transparente Buchführung. Du übernimmst alle relevanten Aufgaben im Projektcontrolling und verwaltest eigenständig Kunden- sowie Fremdleisterverträge. Du pflegst die kaufmännischen Projektdaten im ERP-System und sicherst deren Qualität und Aktualität. Du informierst die Geschäftsführung kontinuierlich über die Projektentwicklungen und bereitest Abweichungsanalysen auf.

Allgemeines Officemanagement für das gesamte Team Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern Schnittstelle zum IT Support Bearbeiten der ein- und ausgehenden Post Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Büroausstattung Einkaufstätigkeiten für den technischen Service und Standortdienste Prüfung von Rechnungen und Gutschriften Unterstützung beim Onboarding

Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei - organisiert, vorausschauend und mit dem richtigen Gespür für Prioritäten. Den Posteingang sichtest du sorgfältig, priorisierst eingehende Unterlagen und bereitest alles so vor, dass nichts liegen bleibt. Termine und Kalender koordinierst du vorausschauend. Dazu gehören sowohl geschäftliche als auch private Termine der Geschäftsführung. Zahlungen und wiederkehrende Vorgänge bereitest du gewissenhaft vor. Die finale Freigabe erfolgt durch die Geschäftsführung. Für eine strukturierte digitale Ablage und eine übersichtliche Dokumentenorganisation sorgst du zuverlässig. Administrative Aufgaben rund um private und unternehmerische Themen der Geschäftsführung übernimmst du eigenständig und mit der nötigen Diskretion. Offene Themen, Fristen und Wiedervorlagen behältst du jederzeit im Blick und stellst sicher, dass Vereinbarungen konsequent nachgehalten werden.

Du organisierst und koordinierst den Büroalltag Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und bei allgemeinen administrativen Aufgaben Du organisierst Firmenevents und Teamveranstaltungen Du verwaltest Bestellungen und Büromaterial sowie das Reisekosten- und Spesenmanagement Du bearbeitest und kontierst Ein- und Ausgangsrechnungen und unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung Du unterstützt bei kaufmännischen Prozessen in unserem ERP-System sowie DATEV Unternehmen Online und pflegst Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten Du unterstützt bei der kontinuierlichen Digitalisierung und Optimierung interner Unternehmensprozesse und identifizierst Verbesserungspotenziale in administrativen und kaufmännischen Abläufen Du arbeitest eng mit unserem Operations & Automation Manager bei der Umsetzung von Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten zusammen Du nimmst fachliche Anforderungen auf, dokumentierst und stimmst diese mit internen Teams und externen Dienstleistern ab Du unterstützt bei der Einführung neuer Softwarelösungen und digitaler Arbeitsweisen und förderst die Nutzung von Microsoft 365, Teams, SharePoint und KI-gestützten Werkzeugen im Arbeitsalltag Du wirkst bei der Weiterentwicklung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes mit Du pflegst unseren LinkedIn-Auftritt und erstellst sowie veröffentlichst Unternehmensbeiträge Du unterstützt bei der Pflege unserer Website Du kommunizierst professionell mit Kund:innen, Partner:innen und Lieferant:innen Du unterstützt bei Prequalifikationen und administrativen Projektaufgaben

Personaladministration entlang des Employee Life Cycles: Sie übernehmen die eigenständige Bearbeitung administrativer Personalprozesse - vom Eintritt bis zum Austritt - und sorgen für eine zuverlässige und termingerechte Abwicklung. Vertrags- und Dokumentenmanagement: Gemeinsam mit unseren HR Business Partnern erstellen und verwalten Sie Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Bescheinigungen und weitere personalrelevante Dokumente. Pflege digitaler Personalakten: Sie führen, organisieren und pflegen unsere digitalen Personalakten und stellen eine strukturierte sowie rechtssichere Dokumentation sicher. Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte: Zusammen mit den HR Business Partnern sind Sie serviceorientierte Ansprechperson für personalrelevante Fragestellungen und unterstützen bei der Bearbeitung eingehender Anfragen. HR-Ticketsystem und Schriftverkehr: Sie bearbeiten, terminieren und koordinieren Anfragen in unserem HR-Ticketsystem und erstellen den allgemeinen Mitarbeiterschriftverkehr, beispielsweise Bescheinigungen, Zeugnisse, Jubiläumsschreiben oder BEM-Einladungen. Reporting und Prozessoptimierung: Sie unterstützen bei Auswertungen und Reportings und bringen sich aktiv in die Optimierung und Standardisierung unserer HR-Prozesse ein. Ausbildungsmanagement und HR-Events: Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von HR-Veranstaltungen (z. B. jährlicher Azubistart), begleiten den Ausbildungsbereich administrativ und arbeiten eng mit den zuständigen Kammern zusammen.

Du organisierst die Verpflegung im Vorfeld der Seminare eigenständig Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung der Seminarräume (z.B. Bestuhlung, Unterlagen, Aufräumen) Während der Seminare sorgst du für einen reibungslosen Ablauf des Caterings Du bist zuständig für die Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsgütern im Rahmen des Caterings

Du organisierst die Verpflegung im Vorfeld der Seminare eigenständig Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung der Seminarräume (z.B. Bestuhlung, Unterlagen, Aufräumen) Während der Seminare sorgst du für einen reibungslosen Ablauf des Caterings Du bist zuständig für die Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsgütern im Rahmen des Caterings