13 Jobs für "Verwaltung" in Frankfurt gefunden

Du bist die zentrale Schnittstelle für viele organisatorische und kaufmännische Prozesse: Vertrieb & Lead-Management Telefonische Erstansprache potenzieller Neukunden (Kaltakquise) Vorqualifizierung von Online-Leads (LinkedIn, Kampagnen, Website) Pflege und Anlage von Leads im JIRA Lead Board Vorbereitung der Übergabe an den Head of Sales Unterstützung bei Angebotsvorbereitung und Terminkoordination Organisation & Verwaltung Dokumentenmanagement Vorbereitung der Buchhaltung Rechnungen erstellen und buchen Angebote erstellen Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater Administration von DATEV-Unternehmen Online Personal & Team Pflege der Zeiterfassung Unterstützung bei Arbeitsverträgen Reisebuchungen & Reisekostenabrechnungen Allgemeine organisatorische Unterstützung des Teams

Allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft Organisation, Planung und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Visaanträgen Erfassung und Buchung von Zeiten in SAP Erstellung von Bedarfsanforderungen sowie Bestellungen in SAP Empfangstätigkeiten, Besucherregistrierung und Betreuung der Telefonzentrale im Team Verwaltung des internen Fuhrparks

Unterstützung im Sekretariat und bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten sowie Korrespondenz Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Akten Terminplanung und -koordination Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen Ansprechpartner für interne und externe Anfragen Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen Einhaltung von Richtlinien und Standards in der Büroorganisation

Die Organisation des Sekretariats Unterstützung der Rechtsanwälte in allgemeinen und administrativen Belangen, inkl. Korrespondenz in Deutsch und Englisch Bearbeitung von Postein- und -ausgängen, Koordination von Terminen und Wiedervorlagen Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von internen und externen Meetings und Terminen Reisemanagement und Reisekostenabrechnung Erstellung und Bearbeitung von Schriftsätzen, Vertragsentwürfen etc. in deutscher und englischer Sprache Anlage, Verwaltung und Führung von Akten, elektronische Dokumentenverwaltung Allgemeine administrative Tätigkeiten

Zentraler Ansprechpartner am Empfang für Besucher, Patienten, Dienstleister und Mitarbeiter Steuerung der Telefonzentrale sowie Weiterleitung von Anfragen im Klinikbetrieb Entgegennahme, Priorisierung und Weiterleitung von Störmeldungen Überwachung und Kontrolle sicherheitsrelevanter Bereiche Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten Poststelle: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, inkl. Sortierung und Verteilung

Wir suchen eine erfahrene, proaktive Persönlichkeit, die unser Büro in Frankfurt am Main mit rund 200 Mitarbeitenden eigenständig steuert. Die Rolle vereint Office Management, People Operations und Service Excellence und fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und internationalen Teams. Sie trägt die Verantwortung für einen reibungslosen, sicheren und professionellen Standortbetrieb mit klarem Fokus auf Effizienz, Qualität und Mitarbeitererlebnis. Office Management & Health & Safety Gesamtverantwortung für das Office Management sowie einen sicheren, effizienten und gut organisierten Arbeitsplatz Steuerung von Empfang, Büroausstattung, Dienstleistern sowie sämtlichen Themen im Facilitymanagement Sicherstellung der Einhaltung aller Health & Safety-, Compliance- und regulatorischen Anforderungen Kontinuierliche Optimierung von Prozessen, Services und des gesamten Mitarbeitererlebnisses People Operations & HR Administration Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen operativen People- und Office-Themen Pflege der HR-Stammdaten in Personio sowie Verwaltung und Dokumentation aller relevanten Prozesse Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren personalbezogenen Unterlagen Koordination und Durchführung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen Enge Zusammenarbeit mit dem globalen People Operations Team Procurement & Versicherungen Unterstützung bei den Beschaffungs- und Einkaufsprozesse Unterstützung bei Budgetplanung und Kostenkontrolle Verwaltung der Unternehmensversicherungen (inkl. Verlängerungen und Schadensfälle)

Administrative Unterstützung des HR-Teams im Tagesgeschäft Pflege und Verwaltung von Personalakten sowie HR-Daten in den relevanten Systemen Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und HR-Bescheinigungen Unterstützung bei Ein- und Austrittsprozessen (Onboarding / Offboarding) Koordination von Terminen, Schulungen und internen HR-Prozessen Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei administrativen HR-Fragestellungen Mitwirkung an HR-Projekten und Prozessoptimierungen

Unterstützung des technischen Teams bei der Planung und Durchführung von Projekten0 Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen und Berichte Koordination und Überwachung von Projektmeilensteinen und Terminen Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern Bearbeitung technischer Anfragen und Unterstützung bei der Problemlösung Überwachung von Qualitätsstandards und Einhaltung von Sicherheitsvorschriften Pflege und Verwaltung technischer Datenbanken und Systeme Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und technischen Schulungen

Verantwortung für das Office Management und die Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Schnittstelle zwischen Anwält:innen, Assistenz, Mandanten und externen Dienstleistern Organisation und Optimierung interner Abläufe und Prozesse Unterstützung im Rechnungswesen, Reporting und Controlling Verwaltung von Büroressourcen sowie Steuerung externer Dienstleister Mitwirkung bei internen Projekten und Veranstaltungen

Sie empfangen nationale und internationale Mandanten und andere Besucher Sie führen Reisebuchungen durch Sie erledigen allgemeine administrative Aufgaben Sie führen Kopier-, Scan- und Bindeaufträge durch Sie betreuen die Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache Sie planen und überwachen die Konferenzraumbelegung Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Mandaten- und Mitarbeiterevents Sie verwalten unser Büromaterial und überwachen den Warenbestand Sie unterstützen den Bereich Business Services bei Internetrecherchen und Angebotsanfragen Sie verwalten Datenbankzugänge und aktualisieren Loseblattwerke

Die die Personalabteilung in administrativen Prozessen sowie in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt. Unterstützung bei allen operativen HR-Prozessen vom Eintritt bis zum Austritt Pflege und Aktualisierung von Personalakten sowie Stammdatenverwaltung im HR-System Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung (Datenzusammenstellung, Erfassung variabler Bestandteile, Kontrolle abrechnungsrelevanter Unterlagen) Erfassung von Abwesenheiten Erstellung der Reisekostenabrechnungen Ansprechpartner in für Mitarbeitende in administrativen und abrechnungsrelevanten Fragestellungen Mitarbeit an HR-Projekten, Prozessoptimierungen und internen Standards Unterstützung im Office Management

In dieser vielseitigen Rolle betreuen und organisieren Sie ein Team von Junior BankerInnen bis Senior BankerInnen und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei. Dabei erledigen Sie die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, setzen Conference-Calls auf, koordinieren und überwachen die Terminkalender, nehmen Telefonate entgegen, bereiten Geschäftsreisen vor und rechnen diese ab. Als direkte Kontaktperson für Führungskräfte, KundInnen und MitarbeiterInnen spielen Sie eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung des Informationsflusses. Allgemeine Teamassistenz Terminkoordination intern und extern für Geschäfts- und Marketingtermine Koordination und Organisation von Kundenmeetings Planung und Organisation von Kundenevents sowie internen Veranstaltungen Reiseplanung ins In- und Ausland Erstellung von Reisekostenabrechnungen Erledigung der Korrespondenz sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache Verwaltung von vertraulichen Unterlagen und Daten Erstellung von Compliance-Akten und Abwicklung interner Formalitäten wie das Tracking der Kunden (Client Connect Datenbank)

Sie sind das Bindeglied zwischen Ihrem Team und weiteren internen Abteilungen, insbesondere dem Bereich Risk & Compliance, Marketing sowie der Buchhaltung. In der Funktion als Assistenz übernehmen Sie die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz sowie Kommunikation mit internationalen Mandanten, Behörden, Ämtern und Gerichten. Sie kümmern sich um die allgemeine Terminkoordination. Dies umfasst das Termin- und Reisemanagement der Anwält:innen inklusive der administrativen Abwicklung wie beispielsweise die Buchung und Reisekostenabrechnung. Sie kümmern sich um die Rechnungslegung: Eigenständig erstellen Sie Rechnungen und Kostenübersichten und behalten Fristen und Wiedervorlagen im Blick. Sie legen physische sowie digitale Akten und Vertragsoriginale an und verwalten und pflegen diese. Zudem bearbeiten Sie die Ein- und Ausgangspost. Sie erstellen und formatieren Schriftsätze, Gutachten, Verträge, Stellungnahmen und Pitch-Unterlagen nach Vorlagen, Stichworten oder eigenständig.