77 Jobs für "Sekretär*in" gefunden

Sie planen und koordinieren Marketingmaßnahmen rund um die Themen Vorsorge und Nachlass Sie übernehmen die administrative Abwicklung und Mittelverwendung unseres Zukunftsfonds Sie pflegen den telefonischen und schriftlichen Kontakt zu unseren Spenderinnen und Spendern und kümmern sich um den Versand von Informationsmaterialien Sie übernehmen Aufgaben der Buchhaltung einschließlich der Spendenbuchhaltung Sie Sorgen für eine reibungslose Organisation der allgemeinen Büroabläufe Sie erledigen selbstständig und zuverlässig die anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Die Tätigkeit ist von den komplexen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen in verantwortlicher und büroleitender Funktion. Eigenverantwortliche Durchführung sämtlicher Tätigkeiten im Bereich Sekretariat und Büroorganisation. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Postumlauf, Ablage und Wiedervorlage. Abwicklung des Telefonverkehrs sowie Erteilung schriftlicher und mündlicher Auskünfte. Selbstständige Koordinierung von Terminen sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen. Unterstützung und organisatorische Mitwirkung bei der Planung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen. Vorbereitung von Verbrauchslisten für Speisen und Getränke, Programmierung der Kasse, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Bearbeitung von Personalunterlagen sowie Abfrage und Zusammenstellung aller abrechnungsrelevanten Daten. Erstellung von Rechnungen sowie vorbereitende Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Veranstaltungsabrechnung. Schreibarbeiten jeglicher Art, eigenständig sowie nach Diktat der Geschäftsführung. Erstellung und Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung, insbesondere Angebote, Verträge, Übersichten und sonstige Organisationsunterlagen. Unterstützung im Zahlungsverkehr sowie Übernahme vorbereitender Buchhaltungsaufgaben. Koordination interner Büroabläufe und Unterstützung der Geschäftsführung in büroleitenden und organisatorischen Aufgaben.

Die Tätigkeit ist von den komplexen und dynamischen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen. Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team im administrativen Tagesgeschäft sowie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Dokumentenablage, Wiedervorlagen und allgemeine Korrespondenz. Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Veranstaltern, Dienstleistern, Besuchern und Geschäftspartnern. Selbstständige Koordination von Terminen, Fristen und internen Abläufen. Unterstützung bei der Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, insbesondere durch Einholung und Aufbereitung veranstaltungsbezogener Informationen, Abstimmung organisatorischer Details und Zusammenstellung relevanter Unterlagen. Mitwirkung bei der Erstellung, Vorbereitung und Prüfung von Angeboten, Vertragsunterlagen, veranstaltungsbezogenen Mitteilungen sowie sonstigen Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung. Pflege und Nachverfolgung von Angaben zu Veranstaltungsabläufen, etwa zu Auf- und Abbauzeiten, Besucherzahlen, Bestuhlungsfragen, externen Dienstleistern und abrechnungsrelevanten Informationen. Unterstützung bei der Abstimmung mit Catering, Garderobe, Technik, Servicepersonal und weiteren internen oder externen Beteiligten, soweit dies für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf erforderlich ist. Schreibarbeiten aller Art, sowohl eigenständig als auch nach Vorgabe der Geschäftsführung. Unterstützung bei Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben. Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Informationen im Rahmen der internen Verwaltung und Veranstaltungsorganisation.

Sie als unsere Sekretärin bzw. unser Sekretär sind für die Leitung der Internationalisierung die Unterstützung für alle Bürotätigkeiten mit dem Ziel, diese komplett zu übernehmen. Besonders werden Sie sich etwa im Kalendermanagement einbringen können. Hier werden Sie etwa die Termine der Leitung planen, koordinieren und überwachen. Aber auch in der Korrespondenz der Leitung werden Sie maßgeblich unterstützen, etwa durch die Bearbeitung ein- und ausgehender Post und E-Mails sowie die Vorbereitung von Schreiben, Berichten und Präsentationen. Weiterhin haben Sie auch das Dokumentenmanagement, etwa die analoge und digitale Ablage von Dokumenten oder die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Protokollen, sowie die Reiseorganisation (die Buchung von Flügen, Unterkünften, die Erledigung von Visaangelegenheiten sowie die Erstellung von Reisekostenabrechnungen) der Leitung im Griff. Sie sind die erste Ansprechperson für alle allgemeinen Anfragen in der Hochschulinternationalisierung und koordinieren deren Weiterleitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen. Das alles ist für Sie aber kein Problem, denn Sie sind motiviert, das, was Sie tun, stets weiterzuentwickeln, der aktuellen Situation anzupassen und es zielführend zu organisieren und zu kommunizieren. Dabei kommt Ihnen Ihre Freude am empathischen Gespräche führen und Texten zu Gute.

Eigenverantwortliche Organisation des Kliniksekretariats mit einem vielseitigen Spektrum an administrativen und organisatorischen Aufgaben Unterstützung und Vertretung des Chefarztsekretariats während Urlaubs- und Krankheitszeiten Pflege und Weiterentwicklung unseres Inter- und Intranetauftritts sowie Mitgestaltung einer professionellen Außen- und Innendarstellung der Klinik Organisation und administrative Betreuung als verlässliche Ansprechperson für interne und externe Anliegen

Fundierte Einarbeitung, abgestimmt auf Ihren individuellen Erfahrungsstand; Eigenverantwortliche Terminkoordinierung sowie professionelle Korrespondenz für die Klinikdirektion; Organisation und Betreuung von Veranstaltungen ; Vor- und Nachbereitung von Sitzungen ; Bestellungen von Büromaterial und Arbeitsmittel; Unterstützung bei abteilungsübergreifenden Projekten der Klinikdirektion. Zeit und Ausstattung

Betreuung von 3 Abteilungsleitern bzgl. Sekretariatstätigkeiten Planung und Koordinierung von Terminen Vor- und Nachbereitung und Buchung von Geschäftsreisen Reisekostenabrechnung Planung und Koordination von Tagungen und Workshops

Administrative Steuerung von akademischen Verfahren, vor allem Berufungsverfahren Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Büroorganisation, Terminkoordination, Schriftverkehr, Reiseorganisation usw.) Administrative Planung und Unterstützung von Gremien und Kommissionen der Fakultät Berichtswesen Kommunikationsschnittstelle nach intern und extern Serviceorientierte Unterstützung der Fakultätsmitglieder in einem großen Netzwerk von beteiligten Institutionen

Blick für das Wesentliche: Sie sind die zentrale Unterstützung der Abteilungsleiterin und behalten wichtige Informationen, Termine und Fristen zuverlässig im Blick. Sie koordinieren den E-Mail-Posteingang, das elektronische Gerichtspostfach sowie die allgemeine Korrespondenz und sorgen so für einen reibungslosen Informationsfluss. Organisationstalent: Sie bringen Struktur in den Arbeitsalltag, indem Sie Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen vorausschauend planen und koordinieren. Dabei behalten Sie stets den Überblick und sorgen für einen professionellen Ablauf. Kommunikation mit Wirkung: Sie bringen Informationen auf den Punkt, bereiten Präsentationen und Planungsunterlagen ansprechend auf und sorgen dafür, dass Inhalte klar, verständlich und adressatengerecht vermittelt werden. Struktur und Genauigkeit: Sie schaffen Ordnung in komplexen Vorgängen und unterstützen bei der Erstellung von Verwaltungsakten für die Spezialsachbearbeiter (m/w/d), pflegen wichtige Textbausteine der Abteilung und stellen durch die Archivierung der Klageakten eine verlässliche Dokumentation sicher.

Organisation und Koordination des Kanzleialltags Empfang und Betreuung von Mandanten in der Niederlassung und am Telefon Planung, Koordination und Überwachung interner sowie externer Termine Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der E-Mail-Korrespondenz Pflege der Mandantenstammdaten in DATEV Unterstützung bei Fristenkontrolle und Dokumentenverwaltung

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Bearbeitung des Posteingangs, Materialbestellungen und Terminplanung für die Abteilungsleitung Anlaufstelle für persönliche und telefonische Kontakte Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen aus der Abteilung und Hilfestellung im täglichen Dienstbetrieb Vertretung des Sekretariats der Abteilung Existenzsicherung Erstellen, Bearbeiten und Führen von Übersichten Zeitkorrekturen im Zeiterfassungssystem (Interflex) Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Ziel der Position »Assistenz« ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat. Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat Effiziente Termin- und Reiseplanung Organisation der Ablage Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe - nach Vorgabe und eigenständig) Repräsentanz, Gästebewirtung Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten - eigene Ideen gewünscht Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.) Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

Allgemeine Büroorganisation und Terminplanung der Einrichtungs- und Fachbereichsleitungen Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Tagungen sowie die Übernahme der Protokollführung Erstellung von Präsentationen und Berichten mit MS-Office Programmen Organisation der Dokumentenverwaltung, -ablage und -archivierung Organisation von Bewerbungsgesprächen Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost

Als Teil unseres Assistenzteams unterstützen Sie den Wissenschaftlichen Vorstand bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören: Reiseplanung, -organisation und -management Terminplanung und -koordination Stilsichere Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Gästebewirtung Postbearbeitung

Administrative Aufgaben der Schulverwaltung der Pflegeschule Recklinghausen in enger Absprache mit dem Schulleitungsteam vor Ort Ansprechpartner (m/w/d) für interne und externe Kooperationspartner sowie für die Belange der zentralen Verwaltung der KKAG Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Sekretariat der Geschäftsführung der Akademie Präsenter Ansprechpartner (m/w/d) für die Auszubildenden von Akquise bis Abschlussprüfung Unterstützung des Dozententeams bei der Raum- und Kursplanung über das Schulverwaltungssystem easySoft sowie weiteren Aufgaben der Schulorganisation Repräsentation des Schulstandortes nach außen Professioneller Umgang mit AZAV-geförderten Bewerbern und Teilnehmern in enger Abstimmung mit den Arbeitsagenturen

Schreiben von Arztbriefen (nach digitalem Diktat), Verordnungen und Bescheinigungen Korrespondenz mit Krankenkassen und anderen Einrichtungen Übernahme aller klassischen Sekretariatsaufgaben Terminplanung von ambulanten und stationären Patienten Vertretung des Chefarztsekretariats

Als zentrale Ansprechperson unterstützen Sie die organisatorischen und administrativen Abläufe unserer Kinderchirurgie Sie koordinieren Termine, bearbeiten telefonische und schriftliche Anfragen und behalten auch bei unterschiedlichen Anliegen den Überblick Sorgfältig übernehmen Sie die Korrespondenz sowie die Erstellung und Bearbeitung von Arztbriefen und weiteren medizinischen Dokumenten Im Austausch mit Ärzt:innen, Pflegekräften, Patient:innen und Angehörigen sorgen Sie für eine zuverlässige Kommunikation und kurze Wege Darüber hinaus unterstützen Sie das Team bei allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und unterstützen die Direktion in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die täglichen Abläufe des Museums und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Direktion, Mitarbeitenden sowie externen Partnern und Förderern. Dazu gehören: Professionelles Office- und Terminmanagement Führung des Terminkalenders der Direktion, inklusive Koordination und Terminvorbereitung in organisatorischer Hinsicht Selbstständige Korrespondenz, Post- und Telefonkommunikation, Adressmanagement sowie Registratur Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion Zuverlässiges Führen von Wiedervorlagen und Ablagesystemen Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, inklusive Recherchen und museumsplanerischer Aufgaben Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings, Pressekonferenzen und Ausstellungseröffnungen inklusive Einladungsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen (z.B. Catering) Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen (u. a. für das Kassenteam) Unterstützung in laufenden Projekten und im allgemeinem Tagesgeschäft Ansprechpartner für Mitarbeitende, Gäste und Partner des Museums Zeitweise Betreuung der Telefonzentrale sowie vertretungsweise (urlaubsbedingt) Übernahme einzelner Kommunikation

Als Teil unseres Bereichs Pathologie leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur modernen medizinischen Diagnostik. Durch Ihre Arbeit unterstützen Sie die präzise Untersuchung von Gewebe- und Zellproben und tragen damit maßgeblich zur zuverlässigen Diagnosestellung und zur bestmöglichen Behandlung von Patientinnen und Patienten bei. Die Vielfalt unserer Aufgaben und interdisziplinären Teams prägt den Arbeitsalltag bei SYNLAB und eröffnet Ihnen spannende sowie abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder. Die Abrechnung der privatärztlichen Leistungen im stationären und ambulanten Bereich, die KV-Abrechnung sowie die Erstellung von Sammelrechnungen Korrespondenz mit Patienten, Kostenträgern und Abrechnungsstellen Patientenerfassung und Befund schreiben nach Diktat Weitere Aufgaben im administrativen Bereich (z.B. Krebsregister, Vor- und Nachbereitung von Tumorkonferenzen, Reisekostenabrechnung, Nachforderungen)

Das unser Team in den Bereichen Organisation, Einkauf und Administration unterstützt.! Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben Terminverwaltung und Organisation von Dienstreisen Bearbeitung und Weiterleitung der digitalen Post sowie Archivierung Einholen und Aktualisieren von Preisen und Lieferzeiten bei Lieferanten Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Materialzubuchungen im System Unterstützung im Bereich Buchhaltung, insbesondere bei Zahlungseingängen, Lieferantenrechnungen und ggf. Mahnwesen Erstellung von Präsentationen und Dokumenten Empfang und Betreuung von Besuchern