73 Jobs für "Sekretär*in" gefunden

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination der internen und externen Korrespondenz Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Organisation und Koordination des Sekretariats des Ärztlichen Direktors Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Korrespondenz mit Patient:innen, Angehörigen, Behörden und externen Partnern Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen Bearbeitung von Patientenunterlagen und Dokumentation Telefon- und Empfangsdienst

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

Unterstützung des Chefarztes und des gesamten Ärzteteams, sowie des Chefarztsekretariates in allen organisatorischen und verwaltungstechnischen Belangen Planung und Betreuung der gefäßchirurgischen Sprechstunden inkl. daraus resultierender OP-Planung Korrespondenz mit Patientinnen, Angehörigen und externen Ansprechpartnerinnen, insbesondere die Terminvergabe Pflege der Stammdaten Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall

Verwaltung von Terminkalender und Post: Prioritäten setzen, Sammeln von Informationen für die Entscheidungsfindung des Managers/Teams Erledigung administrativer Aufgaben im Büro (Verwaltung von Sitzungen/Veranstaltungen, HR-Anforderungen, Spesen...) Inhaltliche Mitarbeit im Sachgebiet durch die Bearbeitung diverser Statistiken und Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z.B. Projekte, Budget), sowie die Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen nach Stichworten für die ggf. fehlende Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen Organisation/Planung von Besprechungen Anlaufstelle für IT- und Gebäudemanagement Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (z.B. Weblives) Verwaltung und Erstellung von Protokollen (z. B. Follow-up-Kommunikation, Maßnahmen) Verantwortung für die Weitergabe von internen und externen Informationen im Team (z.B. monatlicher Bereichs-Newsletter) Erledigung relevanter logistischer Aufgaben für das Team (Büromaterial, Reisemanagement) Förderung von Initiativen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks (Reduzierung von Druckern, Plastik, Abfall)

Planung, Koordination und Steuerung aller administrativen Abläufe im Sekretariat der Geschäftsführung unter Wahrung strikter Vertraulichkeit Eigenständige Bearbeitung und Erstellung der Geschäftsleitungskorrespondenz Formale Prüfung sowie Anpassung von Dokumenten und Vorlagen zur Unterschrift Terminmanagement inkl. Vorbereitung und Abstimmung mit der Geschäftsführung Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Geschäftsführung, Gremien, interne Meetings) Erstellung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Unterlagen sowie Durchführung von Recherchen Weiterentwicklung und Pflege des internen Dokumentenmanagements Rechnungsbearbeitung sowie Organisation von Geschäftsreisen Empfang und Betreuung von Besuchern Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Unterstützung des Innendienstes in sämtlichen administrativen sowie organisatorischen Belangen Professionelles Office Management mit allen dabei anfallenden Assistenzaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation Sie sind kompetent in der Anwendung der gängigen Office-365-Programme Selbstständige Abwicklung aller klassischen Sekretariatsaufgaben (Telefonbetreuung, Postein/-ausgang, Korrespondenz, Terminkoordination, Reise- und Veranstaltungsorganisation, etc.) Erstellen von Präsentationen Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen

Alles rund um Termine : Sie koordinieren Termine und bereiten Meetings vor. Hierfür erstellen Sie Präsentationen, Gesprächsprotokolle und Berichte. Sie übernehmen das Reisemanagement : Anfallende Dienstreisen werden von Ihnen strukturiert geplant und vorbereitet. Sie sind ein Organisationstalent : Sie übernehmen im Sekretariat alle anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben eigenständig und professionell.

Durchführung der Terminplanung und - Koordination Bewerbungsmanagement für die Ausbildungsberufe Verwaltung der Ausbildungskurse Ansprechpartner für Auszubildende, Fort- und Weiterbildungsteilnehmende und Mitarbeiter:innen des pädagogischen Teams Administrative und organisatorische Unterstützung der Schulleitungen Erstellung fachspezifischer Korrespondenz und Kontakt zur Aufsichtsbehörde

Du planst, koordinierst und überwachst Termine und organisierst Konferenzen - von der Einladung bis zur Bestellung des Caterings. Du behältst den Überblick über den Postein- und -ausgang, archivierst und verwaltest Schriftgut sowie die elektronische Ablage und bist hierfür die Ansprechperson der Abteilung. Du erstellst Vorlagen und Präsentationen nach Vorgabe und führst Protokolle bei Dienstberatungen. Alle anfallenden Sekretariatsaufgaben vor, während und nach Beratungen sowie Dienstreisen erledigst du eigenständig und übernimmst die schriftliche Protokollierung. Du aktualisierst das Intranet, bearbeitest Rechnungen, überwachst die Einsatzplanung der Auszubildenden und kümmerst dich um das Vertragsmanagement für definierte Verträge. Die Erstellung von Schriftverkehr und die Kontrolle der Bearbeitung durch verschiedene Bereiche gehören ebenso zu deinem Arbeitsalltag. Zudem verantwortest du die Urlaubsplanung der Führungskräfte. Innerhalb deiner Vertretungsaufgaben bist du für drei Verwaltungsbereiche zuständig und arbeitest im Team mit sieben weiteren VertretungsekretärInnen.

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination sämtlicher administrativer und organisatorischer Abläufe im Sekretariat der Geschäftsführung Professionelle Korrespondenz sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Vor- und Nachbereitung sowie Beschlusskontrolle von Gremiensitzungen einschließlich der Erstellung von Präsentationen Protokollführung (Verlaufs- und Ergebnisprotokolle) bei Sitzungen der Geschäftsführung, Gesellschafterversammlungen und Aufsichtsräten - teilweise auch in den Abendstunden Organisation und Betreuung von Klausurtagungen sowie weiteren Veranstaltungen Eigenständige Übernahme von Projekten und Sonderaufgaben Pflege und Verwaltung von Vertrags- und Geschäftsdokumenten

Selbständiges Führen des Sekretariats der Klinik für Geriatrie Organisation und Abwicklung des täglichen Büroablaufes Terminkoordination Ansprechpartner für diverse Anfragen an und innerhalb des Fachbereiches und für die Mitarbeiter innen Schreiben von Arztbriefen und Berichten

Im Team rund um die MLP Geschäftsstelle unterstützt du den Geschäftsstellenleiter sowie die MLP-Beraterinnen und MLP-Berater organisatorisch und fachlich. Zu deinen Kernaufgaben gehört neben dem Empfang unserer Kundinnen und Kunden vor Ort und am Telefon z.B. auch die Stammdatenpflege, Antrags-, Änderungs- und Bestandsbearbeitung sowie der schriftliche Kontakt zu Kundinnen, Kunden und Sachbearbeitung: Sach- und Schadenbearbeitung gehören zu deinem Tagesgeschäft Vertragsmanagement: Du kümmerst dich um die Antrags-, Änderungs- und Bestandsbearbeitung sowie Angebotserstellung im Sachversicherungsbereich Kundenservice: Der Empfang und die Betreuung unserer Kundinnen und Kunden bereitet dir Freude Kommunikation: Du führst persönlichen, telefonischen und schriftlichen Kontakt zu Kundinnen, Kunden und Partnergesellschaften Vertriebsunterstützung: Du unterstützt den Vertrieb und die Geschäftsstellenleitung bei verschiedenen Tätigkeiten

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Unterstützung der Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten Erste:r Ansprechpartner:in für unsere Mitarbeiter:innen bei Fragen zu bspw. Reisebuchungen, Seminaranmeldungen, etc Planung und Koordination von Terminen und Meetings Aufbereitung von Informationen und Erstellung von Präsentationen Digitale Dokumentenablage und Datenbankpflege Kompetente Organisation und Erledigung der internen und externen Korrespondenz Organisation und vorbereitende Tätigkeiten zu Personaleinstellungen Empfang und Betreuung von Gästen

Erstellung von Angeboten nach technischer Vorgabe Kfm. Auftragsabwicklung inkl. Einkauf und Rechnungsvorbereitung Unterstützung des Serviceleiters bei Terminkoordination und Kundenbetreuung Betreuung unserer Monteure inkl. Vor- und Nachbereitung der Arbeitseinsätze Kontrolle und Pflege des Zeiterfassungssystems Lagerverwaltung Allgemeine kfm. Tätigkeiten

Du bist organisiert, kommunikativ und hast ein Talent dafür, Dinge in Bewegung zu bringen?Dann werde Teil unseres engagierten Teams und unterstütze die Geschäftsführung der ADAC Luftrettung! Bei uns erwarten Dich spannende Aufgaben, eine dynamische Arbeitsumgebung und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen. Gemeinsam sorgen wir für schnelle Hilfe aus der Luft und retten Leben. Unterstützung des Geschäftsführers - Du unterstützt unseren Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und trägst so maßgeblich zur Effizienz unserer Geschäftsabläufe bei. Du kümmerst Dich um das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle Vertragsunterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden. Organisation und Koordination - Du übernimmst die Pflege des Kalenders sowie die Koordination und Vorbereitung von Terminen. Darüber hinaus organisierst Du Reisen und kümmerst Dich um die Reisekostenabrechnungen. Zusätzlich empfängst Du und betreust nationale sowie internationale Besucher und Geschäftspartner professionell und serviceorientiert. Korrespondenzmanagement - Du verantwortest die Bearbeitung des Posteingangs sowie die schriftliche Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache sowohl digital als auch in analoger Form. Zudem überarbeitest und bereitest Du Präsentationen, Dokumente und Vorlagen für offizielle Anlässe inhaltlich und formal professionell auf. Meeting- und Veranstaltungsmanagement - Du unterstützt bei der inhaltlichen Vorbereitung der Meetings der Geschäftsführung, unter anderem durch die Erstellung klarer und strukturierter Agenden. Während der Sitzungen führst Du die Protokolle und stellst im Anschluss eine strukturierte und verlässliche Nachbereitung sicher. Darüber hinaus planst, organisierst und koordinierst Du unterschiedliche Sitzungen und Workshops und gewährleistest dabei einen reibungslosen Ablauf. Schnittstellenfunktion - Du bist zentrale Ansprechperson und steuerst die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie externen Partnern. In enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Officemanagement stellst Du einen reibungslosen Ablauf sicher und übernimmst bei Bedarf auch gegenseitige Vertretungen.

In dieser zentralen Rolle arbeiten Sie im Herzen einer führenden wissenschaftlichen Abteilung und stellen die reibungslose Koordination des Tagesgeschäfts sicher. Gleichzeitig ermöglichen Sie es dem Direktor und den Mitarbeitenden der Abteilung, sich auf exzellente Forschung im Bereich der Klimaphysik zu konzentrieren. In enger Zusammenarbeit mit dem Direktor, seiner Assistentin sowie weiteren Mitarbeitenden übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Unterstützung der Abteilung. Die Position verbindet anspruchsvolle Assistenzaufgaben mit koordinierenden Tätigkeiten und professionellem Kommunikationsmanagement. Zu den Hauptaufgaben zählen: Steuerung des Terminkalenders, der Korrespondenz und der Prioritäten des Direktors zur Sicherstellung eines effizienten Zeitmanagements Organisation und Strukturierung der täglichen Abläufe mit einem hohen Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Weitblick Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Koordination der Spesenabrechnung Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen dem Direktor, der Abteilung sowie internen und externen Partnern Darüber hinaus übernehmen Sie: Koordination von Besprechungen, Kommunikationsprozessen und internen Abläufen zur Unterstützung des Abteilungsbetriebs Pflege und Weiterentwicklung administrativer Strukturen der Abteilung, einschließlich Dokumentation, Ablage und zweisprachiger Korrespondenz (Deutsch/Englisch) Planung, Organisation und Unterstützung von Abteilungs- und institutionellen Veranstaltungen Vorbereitung und - bei Bedarf - Teilnahme an Besprechungen sowie Erstellung prägnanter Protokolle Verwaltung von Mailinglisten, Betreuung von Gästen und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds Selbstständige Übernahme von Sonderaufgaben mit dem Ziel, die Leitungsebene proaktiv zu entlasten Souveräner Umgang mit sensiblen und komplexen Sachverhalten Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Koordination der Abteilungsbudgets