73 Jobs für "Sekretär*in" gefunden

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

In dieser zentralen Rolle arbeiten Sie im Herzen einer führenden wissenschaftlichen Abteilung und stellen die reibungslose Koordination des Tagesgeschäfts sicher. Gleichzeitig ermöglichen Sie es dem Direktor und den Mitarbeitenden der Abteilung, sich auf exzellente Forschung im Bereich der Klimaphysik zu konzentrieren. In enger Zusammenarbeit mit dem Direktor, seiner Assistentin sowie weiteren Mitarbeitenden übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Unterstützung der Abteilung. Die Position verbindet anspruchsvolle Assistenzaufgaben mit koordinierenden Tätigkeiten und professionellem Kommunikationsmanagement. Zu den Hauptaufgaben zählen: Steuerung des Terminkalenders, der Korrespondenz und der Prioritäten des Direktors zur Sicherstellung eines effizienten Zeitmanagements Organisation und Strukturierung der täglichen Abläufe mit einem hohen Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Weitblick Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Koordination der Spesenabrechnung Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen dem Direktor, der Abteilung sowie internen und externen Partnern Darüber hinaus übernehmen Sie: Koordination von Besprechungen, Kommunikationsprozessen und internen Abläufen zur Unterstützung des Abteilungsbetriebs Pflege und Weiterentwicklung administrativer Strukturen der Abteilung, einschließlich Dokumentation, Ablage und zweisprachiger Korrespondenz (Deutsch/Englisch) Planung, Organisation und Unterstützung von Abteilungs- und institutionellen Veranstaltungen Vorbereitung und - bei Bedarf - Teilnahme an Besprechungen sowie Erstellung prägnanter Protokolle Verwaltung von Mailinglisten, Betreuung von Gästen und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds Selbstständige Übernahme von Sonderaufgaben mit dem Ziel, die Leitungsebene proaktiv zu entlasten Souveräner Umgang mit sensiblen und komplexen Sachverhalten Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Koordination der Abteilungsbudgets

Erstellung von Angeboten nach technischer Vorgabe Kfm. Auftragsabwicklung inkl. Einkauf und Rechnungsvorbereitung Unterstützung des Serviceleiters bei Terminkoordination und Kundenbetreuung Betreuung unserer Monteure inkl. Vor- und Nachbereitung der Arbeitseinsätze Kontrolle und Pflege des Zeiterfassungssystems Lagerverwaltung Allgemeine kfm. Tätigkeiten

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination der internen und externen Korrespondenz Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Organisation und Koordination des Sekretariats des Ärztlichen Direktors Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Korrespondenz mit Patient:innen, Angehörigen, Behörden und externen Partnern Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen Bearbeitung von Patientenunterlagen und Dokumentation Telefon- und Empfangsdienst

In dieser Position unterstützen Sie die administrativen und organisatorischen Abläufe des Unternehmens und übernehmen vielseitige Assistenz - , Verwaltungs - und Koordinationsaufgaben. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Post - und Terminverwaltung, der Unterstützung des Marketings - insbesondere im Rahmen von Messen - sowie der Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen. Darüber hinaus organisieren Sie Reisen, Besprechungen und Weiterbildungsunterlagen für den Standort Köln und wirken bei kaufmännischen Prozessen wie Bestellungen und Umsatzsteuerkontrollen mit. Die Tätigkeit erfordert ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Sorgfalt und Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch. Administrative und organisatorische Aufgaben Erledigung allgemeiner Schreibarbeiten Erfassung, Aufbereitung und Erstellung von Informationen unter Berücksichtigung fachspezifischer Unterlagen, Grafiken und Präsentationen Erstellung von Serienkundenbriefen in deutscher und englischer Sprache Post - und Terminmanagement Ausführung von Verwaltungs - und Assistenzaufgaben Organisation von Besprechungen und Tagungen inkl. Raumkoordination Reiseorganisation sowie Abrechnung und Kontrolle der Reisekosten für den Standort Köln Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien Meldung außerplanmäßiger Abwesenheiten Führung der Weiterbildungsunterlagen Vertretung der Telefonzentrale Unterstützung kaufmännischer Prozesse und Marketingaktivitäten Messeorganisation und Messeauswertungen von internationalen und nationalen Messen Koordination an den Messetagen vor Ort; Messeteilnahme Auswahl, Beschaffung und Verwaltung von Werbemitteln Kommerzielle / technische Übersetzungen der Produktkataloge in Englisch In this position, you will support the company's administrative and organizational processes and take on a wide range of assistant, administrative, and coordination tasks. A particular focus lies on mail and schedule management, supporting marketing activities-especially in the context of trade fairs-as well as the creation and preparation of documents and presentations. In addition, you will be responsible for organizing travel arrangements, meetings, and training documentation for the Cologne site, and will support commercial processes such as order management and VAT checks. The role requires a high level of organizational skills, accuracy, and strong communication skills in both German and English. Handling general clerical and typing tasks Capturing, preparing, and creating information based on role - specific documents, graphics, and presentations Preparing mass customer correspondence in German and English Mail and schedule management Performing administrative and assistance tasks Organizing meetings and conferences, including room coordination Organizing business travel as well as processing and reviewing travel expense reports for the Cologne site Managing and ordering office supplies Reporting unplanned absences Maintaining training and professional development records Acting as a substitute for the telephone switchboard Support of Commercial Processes and Marketing Activities Organization and evaluation of national and international trade fairs On - site coordination during trade fair days; participation in trade fairs Selection, procurement, and management of promotional materials Commercial and technical translation of product catalogs into English

Verstärken Sie das Sekretariatsteam der Klinik für Kinder- und Jugendheilkunde am Standort Rosenheim! Als erste Anlaufstelle für unsere kleinen Patienten und deren Angehörige vereinen Sie medizinisches Fachwissen mit echtem Einfühlungsvermögen. Von der souveränen Terminkoordination über den präzisen Schreibdienst bis hin zur administrativen Aufnahme gestalten Sie die Prozesse unserer Spezialambulanzen aktiv mit und fungieren als unverzichtbare kommunikative Brücke zwischen Medizin, Pflege und Familien. Patientenmanagement: Sie sind die erste Anlaufstelle für unsere Familien und verantworten den herzlichen Empfang sowie die professionelle administrative Aufnahme in unseren Spezialambulanzen. Sekretariatsorganisation: Sie halten die Fäden in der Hand - von der allgemeinen Korrespondenz über den medizinischen Schreibdienst nach Diktat bis hin zur sorgfältigen Aktenführung und Archivierung. Terminkoordination: Mit Überblick und Ruhe managen Sie die Terminvergabe für ambulante Sprechstunden sowie stationäre Aufnahmen und bewahren auch bei hoher Patientenfrequenz Ihre Souveränität. Schnittstellenfunktion: Sie agieren als kommunikative Brücke zwischen dem ärztlichen Dienst, der Pflege und den Fachabteilungen, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen. Abrechnungsunterstützung: Sie gewährleisten die Vollständigkeit aller Patientenunterlagen und bereiten die Leistungsabrechnung gewissenhaft vor.

Ansprechperson: Sie bearbeiten die Post, unterstützen im allgemeinen Schriftverkehr und betreuen Mitarbeitende, Bewerbende sowie externe Dienstleister Organisationstalent: Sie übernehmen die Planung und Koordination von Dienstreisen Verantwortung: Sie verwalten unseren Fuhrpark und unterstützen aktiv bei der Umsetzung unserer Arbeitssicherheitsrichtlinien Büromaterial und Verwaltung: Sie bestellen, verwalten und geben Büromaterial aus Rechnungsbearbeitung: Sie prüfen und bearbeiten eingehende Rechnungen in Abstimmung mit der Buchhaltung

Unterstützung bei der Organisation von Büroabläufen und administrativen Aufgaben Koordination und Vorbereitung von Meetings sowie Protokollführung Verwaltung von Terminen und Kalendern Ansprechpartner für interne und externe Anfragen Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz

Du übernimmst administrative Aufgaben in der Funktion des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung Vor- / Nachbereitung und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen inkl. Teilnahme und Protokollerstellung Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, wie z.B. Terminkoordination / Postbearbeitung Selbstständiger Schriftverkehr intern und mit externen Geschäftspartnern und Institutionen Bearbeitung von Anfragen der Zentralen Bereiche (Recherche, Informationszusammenstellung und Beantwortung) Mitwirkung bei der Prüfung von Verträgen und Vorbereitung der Vorlage (Korrespondenz mit Vertragspartnern bei Änderungen und Korrekturbedarf) Kontierung und Belegbearbeitung Statistiken erstellen (z. B. Personal-, Schülerzahlen, Erfassung über Online Portal) Du bearbeitest delegierte Tätigkeiten der Geschäftsbereichsleitung (GBL), Regionalleitungen und Referenten (w/m/d) Rechnungsfreigabe in x-Flow Weitergabe und Nachhalten von Arbeitsaufträgen der GBL an die Einrichtungen Wahrnehmung der Ansprechpartnerfunktion in der Schnittstelle zu den zentralen Bereichen der Skd

Verwaltung von Terminkalender und Post: Prioritäten setzen, Sammeln von Informationen für die Entscheidungsfindung des Managers/Teams Erledigung administrativer Aufgaben im Büro (Verwaltung von Sitzungen/Veranstaltungen, HR-Anforderungen, Spesen...) Inhaltliche Mitarbeit im Sachgebiet durch die Bearbeitung diverser Statistiken und Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z.B. Projekte, Budget), sowie die Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen nach Stichworten für die ggf. fehlende Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen Organisation/Planung von Besprechungen Anlaufstelle für IT- und Gebäudemanagement Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (z.B. Weblives) Verwaltung und Erstellung von Protokollen (z. B. Follow-up-Kommunikation, Maßnahmen) Verantwortung für die Weitergabe von internen und externen Informationen im Team (z.B. monatlicher Bereichs-Newsletter) Erledigung relevanter logistischer Aufgaben für das Team (Büromaterial, Reisemanagement) Förderung von Initiativen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks (Reduzierung von Druckern, Plastik, Abfall)

Unterstützung des Chefarztes und des gesamten Ärzteteams, sowie des Chefarztsekretariates in allen organisatorischen und verwaltungstechnischen Belangen Planung und Betreuung der gefäßchirurgischen Sprechstunden inkl. daraus resultierender OP-Planung Korrespondenz mit Patientinnen, Angehörigen und externen Ansprechpartnerinnen, insbesondere die Terminvergabe Pflege der Stammdaten Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall

Prüfungsrechtliche Betreuung, Bearbeitung von Studienangelegenheiten und Absolventenbearbeitung von zugeordneten Studiengängen Beratung der (internationalen) Studieninteressenten und Studierenden in deutscher und in englischer Sprache

Sprechstunden Vor- und Nachbereitung Terminmanagement sowie Koordination von Besprechungen, Konferenzen und Patientenkontakten Abwicklung der gesamten Korrespondenz (intern/extern), Postbearbeitung Erstellung und Bearbeitung medizinischer Dokumente und Arztbriefe Vorbereitung und Zusammenstellung abrechnungsrelevanter Unterlagen für die Privatabrechnung durch externen Dienstleister Schnittstelle zwischen Chefarzt, ärztlichem Team, Pflege, Verwaltung und externen Partnern Verantwortung für Aktenführung, Datenpflege und Dokumentenmanagement Bearbeitung von Fortbildungsanträgen Reporting und Zuarbeit für Qualitätsmanagement Förderung einer wertschätzenden und herzlichen Willkommenskultur

Unterstützung des Teams in allen administrativen und operativen Tätigkeiten Organisatorische Tätigkeiten im Rahmen unserer Büroprozesse inklusive der damit verbundenen Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Partnern Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und anderen Gebrauchsartikeln für die Niederlassungen und Baustellenbüros Reiseorganisation Niederlassungsverwaltung / Ansprechpartner für Hausmeister, Handwerker, Reinigungspersonal Eigenständige Organisation eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft Unterstützung bei Telefondienst, Besucherempfang und Besprechungsvorbereitung Dokumentation und Archivierung (interner / externer Dokumente) Mitwirkung bei kaufmännischen Prozessen, insbesondere vorbereitende Tätigkeiten der Buchhaltung (Barkasse/Kreditkarten-Abrechnung) Zusammenstellung von Unterlagen für Vergabeverfahren, Teilnahmeanträge, Präqualifikationen

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (z. B. Schriftverkehr, Telefonzentrale, Aktenführung, Betreuung des Arbeitszeiterfassungssystems) Organisation und Koordination von Besprechungen und Terminen mit internem und/oder externem Teilnehmerkreis Mitarbeit bei der Organisation von wirtschafts- bzw. standortbezogenen Veranstaltungen Bearbeitung von allgemeinen Aufgaben und Verwaltungsvorgängen Pflege und Fortführung von Datenbanken und digitalen Tools Erstellung bzw. Gestaltung von Präsentationen Mitarbeit bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen und bei der Erstellung von Beschlussvorlagen

Übernahme allgemeiner Organisations- und Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Terminmanagement, Koordination von Veranstaltungen und Events, Reisemanagement sowie Kommunikations- und Korrespondenztätigkeiten in deutscher und englischer Sprache Bearbeitung von Dokumenten (Texten, Präsentation, Broschüren) Sicherer Umgang mit gängigen Programmen, z. B. für die Rechnungserstellung in DATEV Planung, Vorbereitung und Buchung von Reisen, Tagungen und Seminaren für die Geschäftsführer und Mitarbeiter Unterstützung der zentralen Verwaltung sowie administrative Tätigkeiten