107 Jobs für "Sekretär*in" gefunden

Empfang und Betreuung von Mandaten (teilweise auch in englischer Sprache) Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und allgemeine Bürotätigkeiten Proaktive Unterstützung unseres Kanzleiteams Überwachung von Fristen / Abgabeterminen / Wiedervorlagen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten nach Vorlage (z.B. Verträge, Gutachten, Schriftsätze, Präsentationen und allgemeine Korrespondenz) Rechnungsstellung Unterstützung bei der Einhaltung berufsrechtlicher Pflichten bzw. deren Dokumentation Vorbereitung und Organisation von Besprechungen/Veranstaltungen sowie Ausfertigung von Schulungsunterlagen und Präsentationen Ansprechpartner für Zeitbuchungen und für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement

Gemeinsame Führung des Sekretariats der Klinikleiterin sowie Wahrnehmung aller damit verbundenen Aufgaben: Interne und externe Terminplanung, Verteilung und Organisation interner Um- und Abläufe (Raumbelegung etc.) Selbstständiges Bearbeiten der Korrespondenz Verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Patienten und (Kooperations-)Partnern Organisation und Koordination von Meetings, Konferenzen sowie Fortbildungsveranstaltungen Planung und Abrechnung von Dienstreisen der Klinikleiterin Bearbeitung von Anfragen ausländischer Patienten Abrechnung der Privatpatienten

Fundierte Einarbeitung, abgestimmt auf Ihren individuellen Erfahrungsstand; Eigenverantwortliche Terminkoordinierung sowie professionelle Korrespondenz für die Klinikdirektion; Organisation und Betreuung von Veranstaltungen ; Vor- und Nachbereitung von Sitzungen ; Bestellungen von Büromaterial und Arbeitsmittel; Unterstützung bei abteilungsübergreifenden Projekten der Klinikdirektion. Zeit und Ausstattung

Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen Organisation von Meetings und Veranstaltungen Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister

Blick für das Wesentliche: Sie sind die zentrale Unterstützung der Abteilungsleiterin und behalten wichtige Informationen, Termine und Fristen zuverlässig im Blick. Sie koordinieren den E-Mail-Posteingang, das elektronische Gerichtspostfach sowie die allgemeine Korrespondenz und sorgen so für einen reibungslosen Informationsfluss. Organisationstalent: Sie bringen Struktur in den Arbeitsalltag, indem Sie Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen vorausschauend planen und koordinieren. Dabei behalten Sie stets den Überblick und sorgen für einen professionellen Ablauf. Kommunikation mit Wirkung: Sie bringen Informationen auf den Punkt, bereiten Präsentationen und Planungsunterlagen ansprechend auf und sorgen dafür, dass Inhalte klar, verständlich und adressatengerecht vermittelt werden. Struktur und Genauigkeit: Sie schaffen Ordnung in komplexen Vorgängen und unterstützen bei der Erstellung von Verwaltungsakten für die Spezialsachbearbeiter (m/w/d), pflegen wichtige Textbausteine der Abteilung und stellen durch die Archivierung der Klageakten eine verlässliche Dokumentation sicher.

Organisation und Koordination des Kanzleialltags Empfang und Betreuung von Mandanten in der Niederlassung und am Telefon Planung, Koordination und Überwachung interner sowie externer Termine Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der E-Mail-Korrespondenz Pflege der Mandantenstammdaten in DATEV Unterstützung bei Fristenkontrolle und Dokumentenverwaltung

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Bearbeitung des Posteingangs, Materialbestellungen und Terminplanung für die Abteilungsleitung Anlaufstelle für persönliche und telefonische Kontakte Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen aus der Abteilung und Hilfestellung im täglichen Dienstbetrieb Vertretung des Sekretariats der Abteilung Existenzsicherung Erstellen, Bearbeiten und Führen von Übersichten Zeitkorrekturen im Zeiterfassungssystem (Interflex) Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Ihre Aufgaben umfassen: Organisation der Hauspost Unterstützung der Mitarbeitenden bei Beschaffungsvorgängen (Fahraufträge, Versandanzeigen, Bewirtungsaufträge) Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Nutzung des ESS-Systems (z. B. bei Urlaubsanträgen) Entgegennahme von Telefonaten, Vorselektion der Gespräche, Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung der Geschäftsvorgänge für die zuständige Ansprechperson Vor- und Nachbereitung von Reisen für die stellvertretende Institutsleitung Vorbereiten und Durchführung von Veranstaltungen wie Workshops und Seminaren Vertretung im Institutssekretariat: Kontaktzentrale, Terminplanung, Reiseplanung Vertretung im Lehrstuhlsekretariat: Koordination und Überwachung von Terminen für Vorlesungen, Seminare, Prüfungen

Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Kliniksekretariats mit einem vielseitigen Spektrum an administrativen und organisatorischen Aufgaben Unterstützung und Vertretung des Chefarztsekretariats sowie bei Bedarf weiterer Sekretariatsbereiche während Urlaubs- und Krankheitszeiten Pflege und Weiterentwicklung unseres Inter- und Intranetauftritts sowie Mitgestaltung einer professionellen Außen- und Innendarstellung der Klinik Organisation und administrative Betreuung der Privatambulanzen als verlässliche Ansprechperson/in für interne und externe Anliegen

In unserer Kanzlei halten Sie die Fäden zusammen: Für unsere Mandanten sind Sie die erste Anlaufstelle und unterstützen unser Team sowie die Leitung im Kanzleialltag und bei adiministrativen Aufgaben. Fristen, Termine und Reiseplanungen? Diese behalten Sie mit Ihrer strukturierten Art locker im Blick, sodass sich alle voll und ganz auf Sie verlassen können. Dank Ihrer Vor- und Nachbereitung sind unsere Besprechungen besonders effektiv.

Selbstständiges Führen und Organisation des Chefarztsekretariates Selbständige Erledigung der schriftlichen Korrespondenz sowie Hilfe bei der Erstellung von Arztbriefen und Fortbildungsprogrammen Koordination der Termine des Chefarztes Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen wie z.B. Info-Abende für Patientinnen und Patienten oder Fortbildungen Gewissenhaftes Führen verschiedener Listen, Protokolle, Dokumentationen und Statistiken (z.B. An- und Abwesenheit der Mitarbeiter in Ihrem Zuständigkeitsbereich)

Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Organisatorische Unterstützung der Biobank des Lehrstuhls und von klinischen Studien, insbesondere bei der Terminkoordination, dem Probandenempfang sowie der Koordination der Probenlogistik Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, z.B. Abwicklung des Publikumsverkehrs, Terminkoordination, Telefondienst, Schriftverkehr Kommunikation in allen Angelegenheiten mit Schülern, Eltern, Lehrern und Behörden Unterstützung der Schulleitung durch die eigenständige Übernahme von Organisations- und Verwaltungsaufgaben Haushalts- und Rechnungswesen Führen und Verwalten der Schülerakten Führen amtlicher Schulstatistiken Materialbeschaffung und -verwaltung

Organisatorische und administrative Tätigkeiten im Sekretariat Allgemeine Bürokommunikation und Korrespondenz Post- und Sachbearbeitung Administrative Patientenaufnahme

Im Rahmen der ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariatsbetriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben, zur administrativen Geschäftsführung sowie zu externen Geschäftspartnern. Selbstständige Organisation des Sekretariats unserer wissenschaftlichen Geschäftsführung mit allen dazugehörigen einschlägigen und verwandten Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache) Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäftsführung Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäftsführung Betreuung von Auszubildenden Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderaufgaben

Selbständige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation und Korrespondenz Unterstützung der Kalkulationsabteilung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten Überwachung der Vergabeportale und Korrespondenz mit Vergabestellen Zusammenstellung von Präqualifikations- und Ausschreibungsunterlagen sowie Überwachung relevanter Termine im Zuge der Angebotsbearbeitung Erfassung und Pflege von Lieferanten- und Nachunternehmerangeboten im Kalkulationsprogramm sowie Nachverfolgung von Preisanfragen bei Nachunternehmern und Lieferanten

Eigenständige Organisation und Koordination der Geschäftsstelle des Betriebsrats unter Beachtung der Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) Eigenverantwortliche und regelkonforme Vor- und Nachbereitung von Betriebsratssitzungen, insbesondere Einladungen, Tagesordnung, Protokoll, Anwesenheitslisten, Sitzungsunterlagen sowie Nachladen von Ersatzmitgliedern Organisatorische Unterstützung bei weiteren Besprechungen, Gesprächen, Fortbildungen und Veranstaltungen des Betriebsrats Verantwortungsvolle und datenschutzkonforme Verwaltung besonders sensibler personenbezogener Daten - mit hohem Maß an Vertraulichkeit und Sorgfalt Selbstständige Prüfung und Überwachung gesetzlicher und betriebsverfassungsrechtlicher Fristen (z. B. Fristen für Anträge, Mitbestimmungs- und Mitwirkungsrechte) Eigenständige Entwicklung und Optimierung administrativer Abläufe der Betriebsratsgeschäftsstelle und dessen Webauftritt im Intranet Organisatorische und administrative Zuarbeit für Mitteilungen, Präsentationen und Betriebsvereinbarungen, insbesondere durch Zusammenstellung von Unterlagen, Übersichten und Statistiken

Die Stelle ist vorerst auf zwei Jahre befristet, mit Chance auf Übernahme Kaufmännische Betreuung unserer Bauprojekte/Arbeitsgemeinschaften Betreuung und Management von Nachunternehmer:innen und Lieferant:innen (inkl. Rechnungsprüfung, Aval-Kontrolle und Bescheinigungsmanagement) Enge Abstimmung mit der Bau- und Projektleitung zur Steuerung und wirtschaftlichen Optimierung der Bauvorhaben Durchführung allgemeiner kaufmännischer Tätigkeiten, Korrespondenz und projektbezogener Sonderaufgaben

Organisation und Koordination des Sekretariats Organisation und Betreuung der urologischen Sprechstunden Freundlicher Empfang und Betreuung unserer Patientinnen und Patienten Erstellung und Bearbeitung medizinischer Schriftstücke Datenerfassung und Dokumentation für stationäre und ambulante Behandlungen Enge Zusammenarbeit mit Ärztinnen, Ärzten und dem pflegerischen Team Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im Sekretariat

An unseren Fachkliniken für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik, Forensische Psychiatrie, Neurochirurgie und Neurologie bieten wir Ihnen spannende Einstiegsmöglichkeiten u.a. in den Bereichen: Sekretariat - Teamassistenz - Medizinischer Schreibdienst und Kodierung - Apotheke - Radiologie