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Eigenverantwortliche Organisation und Koordination zentraler Abläufe im Sekretariat des Lehrstuhls Sicherstellung einer verlässlichen organisatorischen Präsenz des Sekretariats am Vormittag als zentrale Ansprechstelle für Team, Studierende und externe Partner Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination der internen und externen Korrespondenz Verwaltung von Personalangelegenheiten und der finanziellen Organisation des Lehrstuhls Organisation und administrative Begleitung von Lehrveranstaltungen, Dienstreisen und wissenschaftlichen Tagungen Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Lehrstuhlalltag

Organisation und Koordination des Sekretariats des Ärztlichen Direktors Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Korrespondenz mit Patient:innen, Angehörigen, Behörden und externen Partnern Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen Bearbeitung von Patientenunterlagen und Dokumentation Telefon- und Empfangsdienst

Administrative Unterstützung Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Administrative Koordination der Arbeitsgruppe, insbesondere im Bereich Dokumentation Koordination und Organisation von Terminen Kostenstellenverwaltung, einschließlich Erstellung von Mittelabrufen, Mittelverwendungsnachweisen, Überwachung und Budgetierung von Kostenstellen, Rechnungsstellung und -begleichung sowie Kostenstelleneröffnung und Umbudgetierungen Erstellung regulativer Dokumente z.B. allgemeine Inhalte zu Förderlaufzeiten und Publikationen in Projektanträgen sowie Unterstützung bei der Dokumentationspflicht tierexperimenteller Projekte

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen, planerischen Aktivitäten und Aufgaben Vorbereitung, Koordination und Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen Protokollführung Terminkoordination Allgemeine Korrespondenz, bei Bedarf auch auf Englisch Bearbeitung des täglichen Posteingangs Übernahme von projektbezogenen Aufgaben Büroorganisation Reiseorganisation Übernahme von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen

Unterstützung des Chefarztes und des gesamten Ärzteteams, sowie des Chefarztsekretariates in allen organisatorischen und verwaltungstechnischen Belangen Planung und Betreuung der gefäßchirurgischen Sprechstunden inkl. daraus resultierender OP-Planung Korrespondenz mit Patientinnen, Angehörigen und externen Ansprechpartnerinnen, insbesondere die Terminvergabe Pflege der Stammdaten Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall

Verwaltung von Terminkalender und Post: Prioritäten setzen, Sammeln von Informationen für die Entscheidungsfindung des Managers/Teams Erledigung administrativer Aufgaben im Büro (Verwaltung von Sitzungen/Veranstaltungen, HR-Anforderungen, Spesen...) Inhaltliche Mitarbeit im Sachgebiet durch die Bearbeitung diverser Statistiken und Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z.B. Projekte, Budget), sowie die Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen nach Stichworten für die ggf. fehlende Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen Organisation/Planung von Besprechungen Anlaufstelle für IT- und Gebäudemanagement Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (z.B. Weblives) Verwaltung und Erstellung von Protokollen (z. B. Follow-up-Kommunikation, Maßnahmen) Verantwortung für die Weitergabe von internen und externen Informationen im Team (z.B. monatlicher Bereichs-Newsletter) Erledigung relevanter logistischer Aufgaben für das Team (Büromaterial, Reisemanagement) Förderung von Initiativen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks (Reduzierung von Druckern, Plastik, Abfall)

Planung, Koordination und Steuerung aller administrativen Abläufe im Sekretariat der Geschäftsführung unter Wahrung strikter Vertraulichkeit Eigenständige Bearbeitung und Erstellung der Geschäftsleitungskorrespondenz Formale Prüfung sowie Anpassung von Dokumenten und Vorlagen zur Unterschrift Terminmanagement inkl. Vorbereitung und Abstimmung mit der Geschäftsführung Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Geschäftsführung, Gremien, interne Meetings) Erstellung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Unterlagen sowie Durchführung von Recherchen Weiterentwicklung und Pflege des internen Dokumentenmanagements Rechnungsbearbeitung sowie Organisation von Geschäftsreisen Empfang und Betreuung von Besuchern Näheres BerufsfeldVorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsführung

Büroorganisation, inklusive aller Verwaltungsaufgaben sowie Korrespondenz und Terminkoordination Administration des Lehrbetriebs Rechnungsprüfung bzgl. sachlicher Richtigkeit, Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln Reiseorganisation und Beantragung der Reisekostenabrechnung Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen

Im Sekretariat des Ärztlichen Direktors sind Sie erste Ansprechperson für Ärzt:innen, Patient:innen und deren Angehörigen. Sie sind zuständig für alle anfallenden administrativen Aufgaben . Hierzu gehört u.A. die Terminkoordinierung, interne und externe Korrespondenzen sowie die Mitarbeit bei Sprechstunden. Sie erledigen sämtliche Schreibarbeiten , die im stationären, tagklinischen und ambulanten Bereich anfallen. Ihren Tätigkeitsbereich umfassen abwechslungsreiche Organisations- und Verwaltungsarbeiten , wie die Planung von sämtlichen Veranstaltungen oder die Vor- und Nachbearbeitungen von Besprechungen. Sie führen die Ambulanzsprechstunde und sind für die Abwesenheitsvertretung innerhalb des Teams zuständig.

Alles rund um Termine : Sie koordinieren Termine und bereiten Meetings vor. Hierfür erstellen Sie Präsentationen, Gesprächsprotokolle und Berichte. Sie übernehmen das Reisemanagement : Anfallende Dienstreisen werden von Ihnen strukturiert geplant und vorbereitet. Sie sind ein Organisationstalent : Sie übernehmen im Sekretariat alle anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben eigenständig und professionell.

Durchführung der Terminplanung und - Koordination Bewerbungsmanagement für die Ausbildungsberufe Verwaltung der Ausbildungskurse Ansprechpartner für Auszubildende, Fort- und Weiterbildungsteilnehmende und Mitarbeiter:innen des pädagogischen Teams Administrative und organisatorische Unterstützung der Schulleitungen Erstellung fachspezifischer Korrespondenz und Kontakt zur Aufsichtsbehörde

Unterstützung des Innendienstes in sämtlichen administrativen sowie organisatorischen Belangen Professionelles Office Management mit allen dabei anfallenden Assistenzaufgaben sowie der allgemeinen Büroorganisation Sie sind kompetent in der Anwendung der gängigen Office-365-Programme Selbstständige Abwicklung aller klassischen Sekretariatsaufgaben (Telefonbetreuung, Postein/-ausgang, Korrespondenz, Terminkoordination, Reise- und Veranstaltungsorganisation, etc.) Erstellen von Präsentationen Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen

Du planst, koordinierst und überwachst Termine und organisierst Konferenzen - von der Einladung bis zur Bestellung des Caterings. Du behältst den Überblick über den Postein- und -ausgang, archivierst und verwaltest Schriftgut sowie die elektronische Ablage und bist hierfür die Ansprechperson der Abteilung. Du erstellst Vorlagen und Präsentationen nach Vorgabe und führst Protokolle bei Dienstberatungen. Alle anfallenden Sekretariatsaufgaben vor, während und nach Beratungen sowie Dienstreisen erledigst du eigenständig und übernimmst die schriftliche Protokollierung. Du aktualisierst das Intranet, bearbeitest Rechnungen, überwachst die Einsatzplanung der Auszubildenden und kümmerst dich um das Vertragsmanagement für definierte Verträge. Die Erstellung von Schriftverkehr und die Kontrolle der Bearbeitung durch verschiedene Bereiche gehören ebenso zu deinem Arbeitsalltag. Zudem verantwortest du die Urlaubsplanung der Führungskräfte. Innerhalb deiner Vertretungsaufgaben bist du für drei Verwaltungsbereiche zuständig und arbeitest im Team mit sieben weiteren VertretungsekretärInnen.

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination sämtlicher administrativer und organisatorischer Abläufe im Sekretariat der Geschäftsführung Professionelle Korrespondenz sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Vor- und Nachbereitung sowie Beschlusskontrolle von Gremiensitzungen einschließlich der Erstellung von Präsentationen Protokollführung (Verlaufs- und Ergebnisprotokolle) bei Sitzungen der Geschäftsführung, Gesellschafterversammlungen und Aufsichtsräten - teilweise auch in den Abendstunden Organisation und Betreuung von Klausurtagungen sowie weiteren Veranstaltungen Eigenständige Übernahme von Projekten und Sonderaufgaben Pflege und Verwaltung von Vertrags- und Geschäftsdokumenten

Organisatorische und administrative Unterstützung der Professur in ihren Forschungs- und Lehrtätigkeitsfeldern Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten und Vorlagen Pflege des Internet-Auftritts sowie der weiteren Online-Portale der Professur Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminplanung, Notenerfassung in den elektronischen Lehrportalen der Fakultät, etc.) Unterstützung bei Lektoratstätigkeiten für Publikationen der Professur Verwaltung der Sach- und Personalmittel der Professur

Selbständiges Führen des Sekretariats der Klinik für Geriatrie Organisation und Abwicklung des täglichen Büroablaufes Terminkoordination Ansprechpartner für diverse Anfragen an und innerhalb des Fachbereiches und für die Mitarbeiter innen Schreiben von Arztbriefen und Berichten

Im Team rund um die MLP Geschäftsstelle unterstützt du den Geschäftsstellenleiter sowie die MLP-Beraterinnen und MLP-Berater organisatorisch und fachlich. Zu deinen Kernaufgaben gehört neben dem Empfang unserer Kundinnen und Kunden vor Ort und am Telefon z.B. auch die Stammdatenpflege, Antrags-, Änderungs- und Bestandsbearbeitung sowie der schriftliche Kontakt zu Kundinnen, Kunden und Sachbearbeitung: Sach- und Schadenbearbeitung gehören zu deinem Tagesgeschäft Vertragsmanagement: Du kümmerst dich um die Antrags-, Änderungs- und Bestandsbearbeitung sowie Angebotserstellung im Sachversicherungsbereich Kundenservice: Der Empfang und die Betreuung unserer Kundinnen und Kunden bereitet dir Freude Kommunikation: Du führst persönlichen, telefonischen und schriftlichen Kontakt zu Kundinnen, Kunden und Partnergesellschaften Vertriebsunterstützung: Du unterstützt den Vertrieb und die Geschäftsstellenleitung bei verschiedenen Tätigkeiten