318 Jobs für "Office" gefunden

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Du koordinierst geschäftliche Termine der Bitkom-Geschäftsleitung und des Bitkom-Präsidenten. Du organisierst regelmäßig virtuelle Pressekonferenzen. Du organisierst in Zusammenarbeit mit unseren fachlichen Expertinnen und Experten Arbeitskreise und Konferenzen. Du erstellst Einladungen und weitere Mailings mit Hilfe unseres CRM-Systems. Du koordinierst externe Dienstleister wie Caterer, Betreiber von Veranstaltungszentren oder Technikdienstleister. Du unterstützt bei der Durchführung von Veranstaltungen vor Ort in unserer Geschäftsstelle und bei Online-Terminen in Videokonferenzen. Du betreust unsere Mitglieder in allen organisatorischen und logistischen Fragen rund um unsere Veranstaltungen.

Organisation & Koordination des Teambüros: Sie verantworten die professionelle Organisation des Teambüros inklusive Terminplanung, -koordination und zuverlässiger Nachverfolgung Vorbereitung und Begleitung von Terminen & Gremienarbeit: Sie planen, organisieren und koordinieren Besuche, Meetings sowie regelmäßige Sitzungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Erstellung von Unterlagen & Entscheidungsgrundlagen: Sie erstellen und bereiten Protokolle, Präsentationen, Übersichten und aussagekräftige Entscheidungsunterlagen auf Antrags- und Beschlussmanagement: Sie bearbeiten Anträge softwaregestützt, erstellen Beschlussvorlagen und bereiten Zahlungen sorgfältig vor Kommunikation & Schnittstellenarbeit: Sie stehen im regelmäßigen Austausch mit Antragstellern, Projektpartnern sowie den Gremienmitgliedern der gemeinnützigen Stiftungen Vertrauliches Informationsmanagement: Sie gehen verantwortungsbewusst mit sensiblen Informationen um und gewährleisten jederzeit höchste Diskretion Öffentlichkeitsarbeit & interne Kommunikation: Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit und interne Kommunikation, teilweise in enger Abstimmung mit der Abteilung Communications der Friedhelm Loh Group

Erstellung, Prüfung und laufende Überwachung von Vertragsunterlagen Kommunikation mit Beratern, Depotbanken sowie unseren Kunden Pflege und Aktualisierung von Daten in unserem CRM Erstellung, Aufbereitung und Prüfung von statistischen Auswertungen, Kennzahlen und Übersichten für die Geschäftsleitung Aktive Mitarbeit bei Projekten sowie kontinuierliche Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen

Du sorgst dafür, dass unser Office nicht nur funktioniert, sondern sich wie ein Ort anfühlt, an dem Menschen gerne zusammenkommen und arbeiten Du verantwortest den gesamten Office Experience Bereich - von Workplace Organisation über Hospitality bis hin zur täglichen Office Kommunikation Du bist erste:r Ansprechpartner:in für Mitarbeitende, Gäste, Partner und Dienstleister und repräsentierst AVANTGARDE mit einer offenen und professionellen Haltung Du koordinierst externe Dienstleister, Bestellungen, Facility-Themen sowie das gesamte Office Setup und behältst dabei Qualität, Budgets und Abläufe im Blick Du entwickelst unsere Office Experience kontinuierlich weiter und bringst neue Ideen für eine inspirierende Arbeitsumgebung ein Du unterstützt bei internen Events, Meetings und Teamformaten und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund Du arbeitest eng mit People & Culture, IT, Finance und weiteren Teams zusammen und bist eine wichtige Schnittstelle im Tagesgeschäft Du erkennst, wo Dinge verbessert werden können, handelst proaktiv und findest pragmatische Lösungen

Du kümmerst dich um unser Büroinventar und bestellst Büromaterialien. Du unterstützt bei administrativen Aufgaben, zum Beispiel in der Postbearbeitung. Du arbeitest an Projekten mit, um unsere Büroabläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln und effizienter zu gestalten. Du bist erste Ansprechperson für Kolleg:innen, Dienstleister und die Hausverwaltung. Du führst bei Bedarf kleinere Reparaturen an Büromöbeln durch. Du planst und organisierst kleinere und größere Events. Du unterstützt im On- und Offboarding-Prozess. Du tätigst relevante Bestellungen rund um das Büro. Du verwaltest und pflegst unsere Hardware. Du unterstützt bei der Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Du hilfst Kolleg:innen bei kleineren IT-Problemen vor Ort und leistest bei Bedarf auch Remote-Support.

Unterstützung bei der Organisation von Büroabläufen und administrativen Aufgaben Koordination und Vorbereitung von Meetings sowie Protokollführung Verwaltung von Terminen und Kalendern Ansprechpartner für interne und externe Anfragen Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz

As Specialist Office Administration Supportin Munich, you will be responsible for overseeing all aspects of Office administration, hereunder local admin tasks, facilities management, and Health and Safety initiatives. You will work closely with the Local People Advisor and Office Lead. You will ensure the efficient and effective delivery of services and programs to support the organization's goals and objectives. People Partnering Model : Ensure smooth cooperation with the People Advisors, Centre of Excellences (CoEs) and People Operations; input to processes and ways of working where applicable; actively drive change in the people teams. Office admin and attendance management : General, administrative organizational and secretarial tasks, hereunder also some reception activity. Responsible for local attendance management in Timesystem, sick leave reporting and any other absence requests where local PA is escalation point. Post and parcels. Managing travel expense reports and act as payroll support where needed. Local Engagement : Participation in the planning and execution of various employee events. Preparation and support of internal/external meetings in the office. Facility and vendor management : Responsible for all vendors locally in Munich, hereunder, SLAs, scope and daily/weekly communication. Storage management where there is control on inventory at any given time. Ergonomic initiatives and desks/chairs. Physical security, meaning local owner of access control policy and data. Compliance, Risk Management, Health & Safety : Stay up to date on country, state, and local employment laws and regulations. Partner with Compliance and Risk to ensure employee data integrity as well as relevant trainings are implemented. Stay responsible for Health and Safety compliance requirements. Benefits Administration : Oversee the administration of employee benefits programs, including health insurance, retirement plans, and other fringe benefits. Work closely with benefits vendors and brokers and people operations team.

Als Office Administrator in München bist du für die ganzheitliche Organisation und Koordination aller administrativen Aufgaben im Büro verantwortlich. Dazu gehören insbesondere lokale administrative Tätigkeiten, das Facility Management sowie Themen rund um Arbeits- und Gesundheitsschutz (Health & Safety). Du arbeitest eng mit dem Local People Advisor (HR) und dem Office Lead zusammen und stellst sicher, dass alle Services und Maßnahmen effizient und reibungslos umgesetzt werden, um die Ziele und Anforderungen People-Partnering-Modell: Sicherstellung einer engen und effektiven Zusammenarbeit mit den People Advisors deutschlandweit, den Centres of Excellence (CoEs) sowie PeopleOperations. Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsweisen und aktives Mitwirken an Veränderungen innerhalb der People-Organisation. Office Administration und Anwesenheitsmanagement: Verantwortung für allgemeine organisatorische, administrative und unterstützende Bürotätigkeiten, einschließlich gelegentlicher Empfangsaufgaben. Betreuung des lokalen Anwesenheitsmanagements im Zeiterfassungssystem, Bearbeitung von Krankmeldungen sowie weiteren Abwesenheitsanträgen, bei denen der lokale People Advisor als Eskalationsstelle fungiert. Organisation von Post- und Paketsendungen. Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie Unterstützung bei Payroll-Themen, wenn erforderlich. Unterstützung bei der Organisation und Durchführung verschiedener Mitarbeiterevents. Vorbereitung, Koordination und Betreuung interner und externer Meetings im Büro. Facility- und Dienstleistermanagement: Steuerung und Betreuung aller lokalen Dienstleister am Standort München, einschließlich Vereinbarungen zu Service Levels (SLAs), Leistungsumfang sowie regelmäßiger Abstimmung. Verwaltung von Lagerflächen und Sicherstellung einer transparenten Inventarübersicht. Unterstützung ergonomischer Maßnahmen sowie Organisation der Büroausstattung wie Schreibtische und Stühle. Verantwortung für physische Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere die lokale Umsetzung und Verwaltung von Zutrittskontrollrichtlinien. Compliance, Risikomanagement sowie Health & Safety: Sicherstellen der Einhaltung geltender arbeitsrechtlicher Vorgaben auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene. Zusammenarbeit mit den Bereichen Compliance und Risk, um die Qualität und Sicherheit von Mitarbeiterdaten zu gewährleisten und notwendige Schulungen umzusetzen. Verantwortung für die Einhaltung der Anforderungen im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz. Koordination und Betreuung der betrieblichen Zusatzleistungen für Mitarbeitende, darunter Krankenversicherungen, Altersvorsorgeprogramme und weitere Benefits. Enge Abstimmung mit externen Benefit-Anbietern, Maklern sowie dem People Operations Team.

Um unsere Mission zu erfüllen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager in Vollzeit (m/w/d) . Als erste Kontaktperson für alle Mitarbeitenden der flaschenpost sowie unsere Besucher:innen und Geschäftspartner:innen bist du hervorragend mit sämtlichen Abteilungen vernetzt. Du erhältst wertvolle Einblicke in die unterschiedlichsten Fachabteilungen und die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens. Als ein Teil der flaschenpost kannst du vom ersten Tag an Verantwortung übernehmen. So bringst du deine sehr guten Allrounder-Qualitäten in Bezug auf Zeitmanagement, kommunikative und organisatorische Fähigkeiten auf das nächste Level. Du bist die »Visitenkarte« der flaschenpost und erster persönlicher und/oder telefonischer Kontakt für unsere Mitarbeitenden, unsere Besucher:innen und Geschäftspartner:innen Du empfängst unsere Gäste und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen Du unterstützt sämtliche flaschenpostler:innen bei der Reiseplanung und -buchung sowie bei der Abrechnung der Reisekosten Alle Themen rund um einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags (z.B. Bestellung von Büromaterial und Getränken) fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich Du bearbeitest den Postein- und ausgang sowie Kurier- und Paketlieferungen

As Front Office Agent (m/f/d), you will be the first point of contact for our national and international guests and play a key role in creating memorable first impressions. Professional check-in and check-out of guests Personal, phone, and written guest communication Handling reservations and guest requests Ensuring smooth daily Front Office operations Close cooperation with all hotel departments Working according to Hilton brand and quality standards Supporting administrative tasks and daily closing procedures Acting as a passionate host with strong guest focus

Schnittstellen mit Überblick: Du bist die Verbindung zwischen Innen- und Außendienst, stellst alle wichtigen Infos bereit und hältst unsere CRM-Daten sauber und aktuell. Konditionen & Abrechnung im Griff: Du managst Konditionsverträge, pflegst sie im System und prüfst Abrechnungen mit einem sicheren Blick fürs Detail. Zahlen, die stimmen: Du erstellst Auswertungen und Dokumente für unsere Kunden und sorgst dafür, dass alles rund läuft. Lizenzen smart verwalten: Du behältst unsere Produktlizenzen im Blick und kümmerst Dich um die korrekte Abwicklung mit unseren Partnern.

Empfang & Telefonzentrale sowie die Organisation des Postein- und -ausgangs - inklusive des zentralen Standort E-Mail-Postfachs Beschaffung, Verwaltung und Ausgabe von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie der PSA (persönlichen Schutzausrüstung) für unsere Mitarbeitenden Rechnungsbearbeitung sowie die Führung des Kassenbuchs Objektbetreuung unserer Büroräumlichkeiten am Standort Köln Fühlingen Beantragung, Verlängerung und Rückgabe von Werksausweisen unserer Kunden für unsere Mitarbeitenden Dokumentation von Firmeneigentum Aufbau und kontinuierliche Pflege der Standortseiten in unserem Intranet Bearbeitung von QM- und HSE-Themen Umsetzung unserer internen Reisekostenrichtlinie inklusive Reisemanagement... und dafür erwartet dich bei uns

Als Front Office Manager/in überwachen Sie das Front Office Team, das die zentrale Verbindung zwischen den Gästen, dem Hotel und den verschiedenen Abteilungen des Hauses darstellt. Eine Front Office Managerin bzw. ein Front Office Manager ist dafür verantwortlich, den ersten Eindruck der Gäste zu gestalten und muss daher die folgenden Aufgaben auf höchstem Niveau ausführen: Führung, Motivation und Weiterentwicklung des Front Office Teams (Front Desk, Executive Lounge, Porter) zur Sicherstellung hoher Standards Aktive Präsenz im operativen Tagesgeschäft sowie Vorbildfunktion in Servicequalität und Professionalität Bewertung der Gästezufriedenheit und Beobachtung von Trends mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung Sicherstellen, dass Stammgäste und VIPs erkannt werden und dass die Front-Office-Abteilung verkaufsorientiert arbeitet und das Loyalitätsprogramm der Hotelmarke aktiv fördert Maximierung der Zimmerauslastung zu den bestmöglichen Preisen sowie Einsatz von Upselling-Techniken zur Förderung der Hotelservices und Einrichtungen Festlegen von Abteilungszielen, Dienstplänen, Budgets, Richtlinien und Verfahren Überwachung des Erscheinungsbilds, der Standards und der Leistungen der Teammitglieder im Front Office mit besonderem Augenmerk auf Schulungen und Teamarbeit Sicherstellen, dass Teammitglieder stets aktuelles Wissen zu Hotelprodukten, Dienstleistungen, Preisen und Richtlinien sowie über die Region besitzen und kontinuierlich geschult werden Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Hotels Überwachung der Personalbesetzung zur optimalen Abdeckung der betrieblichen Anforderungen Durchführung monatlicher Team-Meetings inklusive Protokollführung Bearbeitung von Leistungs- und Verhaltensfragen der Mitarbeitenden gemäß Unternehmensrichtlinien Rekrutierung, Führung, Schulung und Weiterentwicklung des Front Office Teams Einhaltung aller Sicherheits-, Brandschutz- sowie Gesundheits- und Arbeitsschutzrichtlinien Einhaltung von Richtlinien und Verfahren im Umgang mit Front-of-House-Geräten und Property-Management-Systemen Unterstützung anderer Abteilungen nach Bedarf

Das Project Management Office (PMO) übernimmt eine zentrale Rolle bei der Unterstützung sämtlicher Projekte am Standort. Wir begleiten Fachabteilungen und Projektmanager bei der Planung, Koordination und Umsetzung ihrer Initiativen und stellen durch strukturierte Prozesse eine effiziente, zielgerichtete Projektabwicklung sicher. Unser Ziel ist es, strategisch wichtige Projekte erfolgreich umzusetzen, Kostenpotenziale zu realisieren und langfristig starke Kundenbeziehungen zu sichern. Projektunterstützung & -koordination: Unterstützung bei Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Projekten inklusive Terminmanagement sowie Tracking von Projektfortschritten. Kommunikation & Stakeholder-Management: Koordination der Kommunikation zwischen Projektteams, Fachabteilungen und externen Partnern sowie Erstellung von Präsentationen, Dashboards und Entscheidungsvorlagen; Vorbereitung, Durchführung und Moderation regelmäßiger interner sowie externer Meetings. Qualitäts- & Prozessmanagement: Mitwirkung bei der Entwicklung, Implementierung und Optimierung von PMO-Standards, Methoden und Tools zur Sicherstellung effizienter Projektmanagementprozesse. Entwicklung von Smartsheets: Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von Dashboards, Prozessen und Workflows sowie Sicherstellung von Datenqualität und transparentem Reporting. Portfoliomanagement: Koordination und Priorisierung von Projekten im Gesamtportfolio, Unterstützung bei Governance, Roadmaps und strategischen Entscheidungsprozessen sowie Begleitung von Projektideen bis zum Idea Sense Check. Eigenständiges Projektmanagement: Steuerung eigener Projekte sowie eigenständige Übernahme von Projektmanagement-Aufgaben für kleinere und mittlere Projekte.

In dieser Rolle sind Sie mittendrin statt nur dabei: Sie koordinieren, kommunizieren und behalten den Überblick - mit einem klaren Fokus auf unsere Handelspartner und interne Prozesse. Sie betreuen eigenständig einen definierten Kundenkreis und pflegen eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Handelspartnern. Sie sorgen dafür, dass vom ersten Angebot bis zur finalen Auslieferung im Listungs- und Aktionsgeschäft alles rundläuft - abgestimmt mit dem Key Account Management. Sie planen Absatzmengen auf Artikelebene und stellen sicher, dass unsere Produkte zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Sie bringen Menschen und Informationen zusammen: Als zentrale Anlaufstelle zwischen Kunden, Marketing und Projektmanagement sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss. Sie denken mit und voraus: Mit kreativen Ideen tragen Sie zur Weiterentwicklung unserer vertrieblichen Prozesse bei.

Mit professionellen Methoden unterstützen Sie die Change- und Projektmanager (m/w/d) des Digital Transformation Office in der Planung Koordination und Umsetzung ihrer Projekte. Sie erstellen Berichte, Präsentationen und Angebote zur Unterstützung des Change- und Projektmanagements. Change-Management- und Kommunikationsmaßnahmen oder Schulungsunterlagen werden von Ihnen vorbereitet. Sie kommunizieren professionell mit internen und externen Ansprechpartnern und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher. Durch Ihr proaktives Mitwirken optimieren Sie Arbeitsprozesse und tragen zur Effizienzsteigerung bei.