51 Jobs für "Office Manager*in" gefunden

You are the heart of our reception area in our agency office in the Karolinenviertel and the first point of contact, the good soul, and the organizational anchor all at once. With your strong sense for people and your smart, confident manner, you ensure that colleagues, clients, applicants, and partners feel welcome from the very first moment. Whether it's spontaneous visitors, a ringing phone, or delivery chaos: you keep an overview, think ahead, and represent our agency in a professional yet personable way. Organizing and coordinating daily office operations Acting as the first point of contact for employees, visitors, and external partners Coordinating meetings and appointments, including preparation and follow-up Supporting teams and management with administrative and organizational tasks Planning and booking business trips, including expense administration Ordering and managing office supplies and maintaining office infrastructure Coordinating external service providers (e.g. cleaning, IT, maintenance) Supporting internal events, workshops, and agency-wide activities Maintaining lists, databases, and internal overviews Contributing to the continuous improvement of office processes and internal workflows

Zusammenstellung von Auftragsunterlagen und deren projektbezogenen Ablage Erfassung und Verwaltung sämtlicher Angebote des Teams Unterstützung der Geschäftsführung und des Plambeck-Teams Terminplanung und Reisekostenabrechnung Rechnungserstellung und Verarbeitung eingehender Rechnungen Aufbereitung von Präsentationen Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und Postbearbeitung Betreuung von Besuchern Korrespondenz mit Kunden Pflege der Homepage und der Social-Media-Kanäle Organisation von Betriebsevents

Terminplanung, Kalender- und Reisemanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Gesprächen und Sitzungen Korrespondenz, Unterlagenmanagement, Präsentationen und Protokolle Empfang und Betreuung von Gästen, Mitgliedsunternehmen, politischen Gesprächspartnern und externen Partnern Organisation und Begleitung von Sitzungen, Fachgesprächen, parlamentarischen Abenden und Mitgliedertreffen Eigenverantwortliche Koordination von Büroabläufen, Ausstattung, Post, Ablage, Dienstleistern und administrativen Prozessen Pflege von Kontaktlisten, Verteilern und digitalen Ablagestrukturen Sicherstellung eines professionellen Auftritts der Berliner Repräsentanz nach innen und außen Unterstützen die Fernwärmebranche bei einer der großen Transformationsaufgaben unserer Zeit Arbeiten an Rahmenbedingungen für Wärmenetze, Kraft-Wärme-Kopplung, Dekarbonisierung und Versorgungssicherheit Verbinden fachliche Expertise, politische Interessenvertretung und Dienstleistung für unsere Mitglieder Suchen eine verlässliche Persönlichkeit mit hoher Eigenständigkeit und professionellem Gestaltungsanspruch

Du bist die erste Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende aller Abteilungen, Dienstleister und externe Partner (m/w/d) und prägst maßgeblich den ersten Eindruck unseres Standorts. Unser Empfang ist Montag bis Freitag jeweils von 06:00 bis 15:30 Uhr besetzt. Du sorgst für einen professionellen, freundlichen und effizienten Empfangsbereich und gewährleistest einen reibungslosen Ablauf aller Front-Office- und Büroorganisationsprozesse. Darüber hinaus arbeitest Du regelmäßig mit HR und Facility Management zusammen und unterstützt bei organisatorischen Abläufen sowie Terminen. Besuchermanagement: Professioneller Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Bewerber:innen, Mitarbeitenden sowie externen Dienstleistern Servicequalität: Konsequente Sicherstellung eines freundlichen, serviceorientierten und professionellen Auftretens am Empfang Ausweisverwaltung: Erstellung, Ausgabe und Verwaltung von Besucher-, Mitarbeitenden- und Handwerkerkarten Konferenzmanagement: Organisation, Koordination und Vorbereitung der Meetingräume inklusive Raumplanung, Medientechnik und Catering Postbearbeitung: Zuverlässige Abwicklung der gesamten ein- und ausgehenden Geschäftspost Infrastruktur: Verantwortung für die Instandhaltung der Kaffeemaschinen sowie die Bestellung und Verwaltung von Küchen-, Getränke- und Lebensmittelbedarf Datenpflege: Kontinuierliche Pflege relevanter Systeme und Listen wie Besucherdaten, Raumbuchungen und Zutrittskarten Projektunterstützung: Tatkräftige Mithilfe bei kleineren Projekten sowie standortbezogenen Sonderaufgaben

Als Office-Manager:in sind Sie für die Organisation und Verwaltung der täglichen Büroabläufe verantwortlich. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem die administrative Unterstützung, die Bearbeitung von Kundenanfragen und die Verwaltung von Büroressourcen. Sie sorgen für effiziente Prozesse und einen reibungslosen Ablauf aller Tätigkeiten im Büro. Diese Vollzeitstelle ist eine hybride Rolle im Großraum Berlin, die die Möglichkeit bietet, teilweise im Homeoffice zu arbeiten. Jetzt bewerben

The Office Management team is responsible for creating and maintaining a positive work environment by supporting work culture, optimising workplace design, and ensuring world-class hospitality for employees and visitors: Maintaining a modern and ergonomic working environment that supports flexible and agile ways of working Coordination of necessary measures to ensure an office environment that meets the required standards Organising internal, external and employee retention initiatives including coordination of catering and event services Work closely with the HR team to support onboarding processes and implement employee programs First point of contact for any visitors providing personalised attention at meetings and events Contact person for related employee concerns and support in integrating new team members Procurement and management of office supplies and equipment to support day-to-day operations

Du sorgst dafür, dass an unserem Standort in Potsdam organisatorisch alles rundläuft, steuerst vielfältige administrative Themen und stellst ein reibungsloses Tagesgeschäft sicher. Dabei unterstützt du bei Projektthemen, verantwortest Bestellungen für das Office, koordinierst standortbezogene Anliegen und betreust Aufgaben rund um das Gebäudemanagement. Als zentrale Ansprechperson stimmst du die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern ab und unterstützt bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung von Meetings sowie weiteren internen Terminen. Bring dich aktiv ein: Du erkennst Optimierungspotenziale rund um unseren Standort, bringst eigene Ideen ein und setzt Verbesserungen eigenständig um. Dabei trägst du dazu bei, unsere Unternehmenskultur aktiv weiterzuentwickeln.

Organisation und Koordination von Büroabläufen und -prozessen Unterstützung des Teams im Bereich Secretarial & Business Support Verwaltung von Terminen, Meetings und Reisen Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags

Gesamtverantwortung für den Front-Office-Bereich (Rezeption, Night Audit sowie Guest Relations und Concierge-Tätigkeiten ) Führung, Motivation und Einsatzplanung des Front-Office-Teams Sicherstellung eines reibungslosen Check-in- und Check-out-Prozesses - auch bei hohem Gästaufkommen (Airport Hotel) Gewährleistung eines exzellenten Gästservices und professionellen Beschwerdemanagements Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (Housekeeping, Reservations, Sales, Technik) Umsetzung und Kontrolle von Markenstandards, Service- und Qualitätsrichtlinien Überwachung von Kassenführung, Abrechnungen und Tagesabschlüssen Analyse von Gästefeedback und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen Schulung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter Mitarbeit bei Budgetplanung und Kostenkontrolle im Front-Office-Bereich

Du führst Bürobestellungen durch, bearbeitest Rechnungen und verfolgst Bestellungen nach Du verwaltest und organisierst Büro- und Verbrauchsmaterialien Du übernimmst allgemeine Empfangstätigkeiten und betreust Besucherinnen und Besucher Du bearbeitest den Postein- und -ausgang Du bereitest Konferenz- und Besprechungsräume vor und stellst die benötigten Materialien bereit Du kontrollierst und organisierst Teeküchen sowie Gemeinschaftsbereiche Du organisierst und koordinierst das Onboarding neuer Mitarbeitender Du bist die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und administrativen Anliegen Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und Handwerker Du unterstützt bei der Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags Du wirkst an organisatorischen Projekten mit und unterstützt bei der Optimierung interner Abläufe

Bearbeitung der Kundenanliegen, die dazugehörige Ticketerstellung sowie die Pflege unserer Kundendatenbank Erledigung allgemeiner operativer Bürotätigkeiten - wie bspw. Verwaltung der Kasse, Planung und Koordination von Einkäufen und Büromaterialien oder Paketversand) Verwaltung, Organisation und Voranbringen des betrieblichen Gesundheitsmanagements Ansprechpartner/in für die Arbeitssicherheit im Unternehmen (Unterweisungen und Termine planen, Nacharbeitung von geforderten Maßnahmen) Gebäudeverwaltung (Wartungstermine, Hausmeisterverwaltung, Rechnungsprüfung, allg. Tätigkeiten rund ums Gebäude verwalten/delegieren) Vertretung für Vertragsverwaltung/Reisebuchungen

Als Duty Manager arbeiten Sie eng mit dem Front Office sowie mit den F&B-Managern zusammen und sind für die Überwachung des täglichen Betriebs der Rezeption verantwortlich. Sie stellen eine reibungslose Teamkoordination sowie einen erstklassigen Gästeservice während Ihrer Schicht sicher. Mit Ihren Führungsqualitäten tragen Sie entscheidend dazu bei, ein positives und effizientes Arbeitsumfeld zu schaffen und gleichzeitig höchste Standards hinsichtlich des Gästekomforts zu gewährleisten. Führung, Unterstützung und Schulung der Mitarbeiter im Front Office, um die Servicequalität und die betriebliche Effizienz sicherzustellen. Vorbildfunktion durch einen herzlichen, professionellen und kompetenten Service gegenüber allen Gästen. Schnelle und professionelle Bearbeitung von Gästebeschwerden und Serviceproblemen, um die Zufriedenheit der Gäste sicherzustellen. Überwachung des Hotelbetriebs während Ihrer Schicht und erste Ansprechperson für Eskalationen oder dringende Angelegenheiten. Sicherstellung der Einhaltung von Hotelrichtlinien, Sicherheitsvorschriften und Markenstandards. Unterstützung bei finanziellen und administrativen Aufgaben, einschließlich Kassenführung, Abstimmungen und Schichtberichten. Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeitermotivation, Produktivität und Servicequalität. Aktive Bewerbung und Anmeldung von Gästen für das Treueprogramm Accor Live Limitless (ALL) . Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Betriebsablauf und ein nahtloses Gästeerlebnis sicherzustellen. Bereitschaft zur Arbeit in einem rotierenden 5-Tage- Dienstplan

You run office operations and events for 75+ colleagues end to end. You keep the day-to-day running smoothly, but you also notice what could feel better, clearer, or more personal. From onboarding moments to team gatherings, your work helps turn Alasco from a workplace into a place people like coming back to. Make it happen: Plan and run company events end to end, from the Summer party to floor parties to formats we have not invented yet. Set the tone: Create small rituals that shape the everyday: OKR Day Lunch, Lunch Roulette, spontaneous moments. Shape the new office: Support our September / October move to the new office near Königsplatz, coordinating architects, landlords, construction companies, and internal teams so the space is ready from day one. Keep it running: Own the office experience and sort the things people rely on before they become visible. Start before day one: Coordinate onboarding so new hires feel Alasco even before their first day. Work the backend: Manage external suppliers and keep things running behind the scenes. Support the team: Help the People & Culture team with HR admin and employee requests. Automate the repetitive stuff: Use AI tools to save time and spot better ways to work. Meet one of the Co-CEOs

- Ensure the smooth operation of the front desk, overseeing all daily - Manage, evaluate, and finalize team rosters and schedules. - Handle table reservations for our dining venues. - Anticipate and address guest requests and resolve complaints with grace And efficiency. - Coordinate bespoke concierge services. - Manage the daily cash desk responsibly, ensuring meticulous cash control And audits. - Issue invoices and handle billing inquiries. - Maintain and update guest and client profiles with high attention to detail. - Facilitate seamless communication and coordination with other departments. - Uphold and continuously elevate our premium quality standards. - Onboard and mentor new team members and trainees. - Participate in department head meetings. Team surveys, and real-time instant feedback. - Commuter support: A 20% partial reimbursement on your public transport tickets

Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bist für die reibungslose Organisation unserer Büroabläufe verantwortlich Dabei übernimmst Du administrative Aufgaben, wie bspw. Angebote und Rechnungen schreiben, den Postein- und -ausgang bearbeiten, Personaldokumente verwalten oder Bestellungen ausführen Auch die Bürokorrespondenz sowie Annahme und Weiterleitung von Telefonaten gehören zu Deinen Tätigkeiten Darüber hinaus übernimmst Du buchhalterische Aufgaben wie das Mahnwesen oder die Prüfung der Kontoauszüge Du planst Veranstaltungen, erstellst passende Präsentationen und bist für die Vor- und Nachbereitung der Termine verantwortlich Weiterhin unterstützt Du unsere Bauprojekte, erstellst und bearbeitest die Baustellenkorrespondenz, übernimmst die Kommunikation mit Kund:innen und Dienstleistungsunternehmen und agierst auch für unsere Mitarbeitenden als zuverlässige Ansprechperson

Du sorgst für eine angenehme, professionelle Arbeitsatmosphäre und bist erste Ansprechperson für das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden Du übernimmst die allgemeine Office-Organisation und behältst alle administrativen Abläufe im Blick Du koordinierst und kommunizierst mit externen Dienstleistern (z. B. Office-Services, Handwerksbetriebe etc.) 1. Ansprechperson für unseren growInc Coworking Space ist bei den Mietern Du unterstützt die Planung, Vorbereitung und Durchführung unserer Events (Konferenzen, Meetups u. a.) - inklusive Betreuung vor Ort Du empfängst Gäste und Kund:innen und bereitest unsere Räumlichkeiten für Meetings vor

Du übernimmst die organisatorische Steuerung von Projekten und stellst strukturierte Abläufe sicher. Du koordinierst Termine, Meetings und Abstimmungen im Projektumfeld. Du stellst eine strukturierte Projektdokumentation und Projektablage sicher. Du verfolgst Aufgaben, Risiken und offene Punkte und sorgst für Transparenz im Projekt. Du unterstützt die Projektleitung und Project Enablement bei organisatorischen Fragestellungen. Du stellst eine strukturierte Projektkommunikation sicher. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Statusberichten und Projektunterlagen. Du trägst zur Stabilisierung strukturierter Projektabläufe bei Du bereitest Projektentscheidungen und Abstimmungen organisatorisch vor.

Du bist während der Elternzeitvertretung ein vollwertiger Teil unserer Abteilung HR & Administration und übernimmst administrative sowie organisatorische Aufgaben. Du betreust unseren Empfang im Wechsel mit drei Kolleginnen von Montag bis Freitag jeweils zwischen 8:00 und 17:00 Uhr. Du bist somit die erste Ansprechperson für unsere Kunden und Partner, sowohl im persönlichen als auch im telefonischen Kontakt. Du arbeitest direkt am Empfang und trägst so mit Deiner freundlichen & selbstsicheren Art dazu bei, dass das Unternehmen von den Besucher innen positiv wahrgenommen wird. Du bist im Rahmen Deiner Tätigkeit mitverantwortlich für die Rechnungserstellung, die Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, das Bewerbungsmanagement, die Organisation unserer Kundentrainings, die Bewirtung von Gästen sowie die Buchung von Geschäftsreisen. Du übernimmst darüber hinaus weitere Aufgaben der allgemeinen Büroorganisation.

Als Office Support Manager (m/w/d) bist du das Rückgrat unserer Standorte in Hannover, Bremen und Braunschweig. Du sorgst dafür, dass unsere Abläufe reibungslos funktionieren und unterstützt das Team dabei, seine Ziele zu erreichen und die Immobilienbranche zu revolutionieren! Organisation & Office Management: Du unterstützt unseren Director bei der Koordination von Meetings, planst Team-Events und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag an unserem Standort - von Bürobedarf über Bestellungen bis hin zur Einrichtung. Mitarbeitersupport & Onboarding: Du unterstützt neue Kolleginnen und Kollegen beim Onboarding und bist zentrale Ansprechperson für unser Makler-Team. Dokumentenmanagement & Maklerunterstützung: Du unterstützt unsere Makler bei der Beschaffung, Prüfung und Bearbeitung relevanter Unterlagen - inklusive Antragsbearbeitung sowie der Sichtung von Bauakten vor Ort. Fahrzeugmanagement: Du betreust unseren Fuhrpark, koordinierst Fahrzeugübergaben und stellst eine saubere Dokumentation sicher. Social Media & Standortpräsenz: Du bringst deine kreativen Ideen in die Gestaltung und Pflege unserer Instagram-Seite ein und sorgst dafür, dass unser Standort auch digital sichtbar ist.