51 Jobs für "Office Manager*in" gefunden

Als Duty Manager arbeiten Sie eng mit dem Front Office sowie mit den F&B-Managern zusammen und sind für die Überwachung des täglichen Betriebs der Rezeption verantwortlich. Sie stellen eine reibungslose Teamkoordination sowie einen erstklassigen Gästeservice während Ihrer Schicht sicher. Mit Ihren Führungsqualitäten tragen Sie entscheidend dazu bei, ein positives und effizientes Arbeitsumfeld zu schaffen und gleichzeitig höchste Standards hinsichtlich des Gästekomforts zu gewährleisten. Führung, Unterstützung und Schulung der Mitarbeiter im Front Office, um die Servicequalität und die betriebliche Effizienz sicherzustellen. Vorbildfunktion durch einen herzlichen, professionellen und kompetenten Service gegenüber allen Gästen. Schnelle und professionelle Bearbeitung von Gästebeschwerden und Serviceproblemen, um die Zufriedenheit der Gäste sicherzustellen. Überwachung des Hotelbetriebs während Ihrer Schicht und erste Ansprechperson für Eskalationen oder dringende Angelegenheiten. Sicherstellung der Einhaltung von Hotelrichtlinien, Sicherheitsvorschriften und Markenstandards. Unterstützung bei finanziellen und administrativen Aufgaben, einschließlich Kassenführung, Abstimmungen und Schichtberichten. Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeitermotivation, Produktivität und Servicequalität. Aktive Bewerbung und Anmeldung von Gästen für das Treueprogramm Accor Live Limitless (ALL) . Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Betriebsablauf und ein nahtloses Gästeerlebnis sicherzustellen. Bereitschaft zur Arbeit in einem rotierenden 5-Tage- Dienstplan

Du unterstützt den Vertriebsinnendienst bei der Bearbeitung von Kundenanfragen, Auftragseingängen sowie der Betreuung von Geschäfts- und Privatkunden. Du bereitest Reports, Auswertungen und Analysen auf und leitest daraus Handlungsempfehlungen zur Optimierung von Vertriebs- und Serviceprozessen ab. Du erkennst Zielabweichungen und unterstützt bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Prozess- und Qualitätsverbesserung in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen. Du bearbeitest eingehende Kundenanliegen eigenständig, bewertest und priorisierst diese und sorgst für eine professionelle und kundenorientierte Bearbeitung. Du übernimmst die Verantwortung für das Beschwerde- und Reklamationsmanagement und bearbeitest Kundenbeschwerden lösungsorientiert in enger Abstimmung mit dem Kundenservice. Du unterstützt das Backoffice bei administrativen Aufgaben, der Datenpflege sowie der Vertretung im operativen Tagesgeschäft.

Du unterstützt das Portfolio Management Office im jährlichen Planungs- und Priorisierungsprozess für das Change-Portfolio der Privatkundenbank in Deutschland und ermöglichst damit fundierte Investitionsentscheidungen auf Top-Management-Ebene. Du wirkst bei der Steuerung und dem Performance Management des Portfolios mit (inkl. Finanzen, Risiken, Abhängigkeiten und Mehrwertbeiträgen) und unterstützt dabei, Transparenz über den Fortschritt herzustellen sowie fundierte Priorisierungs- und Ressourcenentscheidungen vorzubereiten Du unterstützt bei der Sicherstellung einer transparenten Portfoliosteuerung und übernimmst das Tracking von Meilensteinen, Deliverables und zentralen KPIs als Grundlage für Reporting und Entscheidungsfindung Du unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung von Portfolio-Gremien (z. B. Sounding Boards, Steering Committees), erstellst strukturierte Analysen und bereitest Entscheidungsgrundlagen für das Senior Management klar, prägnant und handlungsorientiert auf. Du unterstützt die Abstimmung zwischen relevanten Stakeholdern (z. B. Programmverantwortlichen, Portfoliomanagement und Business-Einheiten) und trägst dazu bei, Transparenz zu schaffen sowie eine reibungslose Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung im Portfolio sicherzustellen.

Gesamtverantwortung für den Front-Office-Bereich (Rezeption, Night Audit sowie Guest Relations und Concierge-Tätigkeiten ) Führung, Motivation und Einsatzplanung des Front-Office-Teams Sicherstellung eines reibungslosen Check-in- und Check-out-Prozesses - auch bei hohem Gästaufkommen (Airport Hotel) Gewährleistung eines exzellenten Gästservices und professionellen Beschwerdemanagements Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (Housekeeping, Reservations, Sales, Technik) Umsetzung und Kontrolle von Markenstandards, Service- und Qualitätsrichtlinien Überwachung von Kassenführung, Abrechnungen und Tagesabschlüssen Analyse von Gästefeedback und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen Schulung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter Mitarbeit bei Budgetplanung und Kostenkontrolle im Front-Office-Bereich

You run office operations and events for 75+ colleagues end to end. You keep the day-to-day running smoothly, but you also notice what could feel better, clearer, or more personal. From onboarding moments to team gatherings, your work helps turn Alasco from a workplace into a place people like coming back to. Make it happen: Plan and run company events end to end, from the Summer party to floor parties to formats we have not invented yet. Set the tone: Create small rituals that shape the everyday: OKR Day Lunch, Lunch Roulette, spontaneous moments. Shape the new office: Support our September / October move to the new office near Königsplatz, coordinating architects, landlords, construction companies, and internal teams so the space is ready from day one. Keep it running: Own the office experience and sort the things people rely on before they become visible. Start before day one: Coordinate onboarding so new hires feel Alasco even before their first day. Work the backend: Manage external suppliers and keep things running behind the scenes. Support the team: Help the People & Culture team with HR admin and employee requests. Automate the repetitive stuff: Use AI tools to save time and spot better ways to work. Meet one of the Co-CEOs

Du sorgst dafür, dass an unserem Standort in Potsdam organisatorisch alles rundläuft, steuerst vielfältige administrative Themen und stellst ein reibungsloses Tagesgeschäft sicher. Dabei unterstützt du bei Projektthemen, verantwortest Bestellungen für das Office, koordinierst standortbezogene Anliegen und betreust Aufgaben rund um das Gebäudemanagement. Als zentrale Ansprechperson stimmst du die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern ab und unterstützt bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung von Meetings sowie weiteren internen Terminen. Bring dich aktiv ein: Du erkennst Optimierungspotenziale rund um unseren Standort, bringst eigene Ideen ein und setzt Verbesserungen eigenständig um. Dabei trägst du dazu bei, unsere Unternehmenskultur aktiv weiterzuentwickeln.

Eigenverantwortliche Betreuung der lfd. Buchhaltung unter Einhaltung der Fristen Mahnlauf und Korrespondenz mit Anwälten - Vollstreckungsmaßnahmen Erfassung der Kostenrechnungen nach dem GNotKG Vorbereitung der Jahresabschlussunterlagen Betreuung und Verwaltung der Notaranderkonten Personalverwaltung: Vorbereitung der mtl. Abrechnung für Steuerkanzlei

You are the heart of our reception area in our agency office in the Karolinenviertel and the first point of contact, the good soul, and the organizational anchor all at once. With your strong sense for people and your smart, confident manner, you ensure that colleagues, clients, applicants, and partners feel welcome from the very first moment. Whether it's spontaneous visitors, a ringing phone, or delivery chaos: you keep an overview, think ahead, and represent our agency in a professional yet personable way. Organizing and coordinating daily office operations Acting as the first point of contact for employees, visitors, and external partners Coordinating meetings and appointments, including preparation and follow-up Supporting teams and management with administrative and organizational tasks Planning and booking business trips, including expense administration Ordering and managing office supplies and maintaining office infrastructure Coordinating external service providers (e.g. cleaning, IT, maintenance) Supporting internal events, workshops, and agency-wide activities Maintaining lists, databases, and internal overviews Contributing to the continuous improvement of office processes and internal workflows

Zuständigkeit für interne und externe Kommunikation und Korrespondenz der Geschäftsführung Koordination von Terminen und Events der Geschäftsführung Erstellen und Überarbeiten von Tabellen und Texten (Office) Erstellen und Überarbeiten von Präsentationen (Power Point) Übernahme von zuarbeitenden Tätigkeiten im Marketing und in der Akquise Überarbeitung von Bild und Grafik Dateien (Canvas, InDesign, Photoshop etc.) Selbständiges Durchführern kleinerer Spezialprojekte mit administrativen Aufgabenstellungen, z.B. Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen Vertretung unserer Teamassistenz Administrative Tätigkeit mit unserer Controlling Software Projekt Pro

Du bist die erste Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende aller Abteilungen, Dienstleister und externe Partner (m/w/d) und prägst maßgeblich den ersten Eindruck unseres Standorts. Unser Empfang ist Montag bis Freitag jeweils von 06:00 bis 15:30 Uhr besetzt. Du sorgst für einen professionellen, freundlichen und effizienten Empfangsbereich und gewährleistest einen reibungslosen Ablauf aller Front-Office- und Büroorganisationsprozesse. Darüber hinaus arbeitest Du regelmäßig mit HR und Facility Management zusammen und unterstützt bei organisatorischen Abläufen sowie Terminen. Besuchermanagement: Professioneller Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Bewerber:innen, Mitarbeitenden sowie externen Dienstleistern Servicequalität: Konsequente Sicherstellung eines freundlichen, serviceorientierten und professionellen Auftretens am Empfang Ausweisverwaltung: Erstellung, Ausgabe und Verwaltung von Besucher-, Mitarbeitenden- und Handwerkerkarten Konferenzmanagement: Organisation, Koordination und Vorbereitung der Meetingräume inklusive Raumplanung, Medientechnik und Catering Postbearbeitung: Zuverlässige Abwicklung der gesamten ein- und ausgehenden Geschäftspost Infrastruktur: Verantwortung für die Instandhaltung der Kaffeemaschinen sowie die Bestellung und Verwaltung von Küchen-, Getränke- und Lebensmittelbedarf Datenpflege: Kontinuierliche Pflege relevanter Systeme und Listen wie Besucherdaten, Raumbuchungen und Zutrittskarten Projektunterstützung: Tatkräftige Mithilfe bei kleineren Projekten sowie standortbezogenen Sonderaufgaben

Terminplanung, Kalender- und Reisemanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Gesprächen und Sitzungen Korrespondenz, Unterlagenmanagement, Präsentationen und Protokolle Empfang und Betreuung von Gästen, Mitgliedsunternehmen, politischen Gesprächspartnern und externen Partnern Organisation und Begleitung von Sitzungen, Fachgesprächen, parlamentarischen Abenden und Mitgliedertreffen Eigenverantwortliche Koordination von Büroabläufen, Ausstattung, Post, Ablage, Dienstleistern und administrativen Prozessen Pflege von Kontaktlisten, Verteilern und digitalen Ablagestrukturen Sicherstellung eines professionellen Auftritts der Berliner Repräsentanz nach innen und außen Unterstützen die Fernwärmebranche bei einer der großen Transformationsaufgaben unserer Zeit Arbeiten an Rahmenbedingungen für Wärmenetze, Kraft-Wärme-Kopplung, Dekarbonisierung und Versorgungssicherheit Verbinden fachliche Expertise, politische Interessenvertretung und Dienstleistung für unsere Mitglieder Suchen eine verlässliche Persönlichkeit mit hoher Eigenständigkeit und professionellem Gestaltungsanspruch

Zusammenstellung von Auftragsunterlagen und deren projektbezogenen Ablage Erfassung und Verwaltung sämtlicher Angebote des Teams Unterstützung der Geschäftsführung und des Plambeck-Teams Terminplanung und Reisekostenabrechnung Rechnungserstellung und Verarbeitung eingehender Rechnungen Aufbereitung von Präsentationen Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und Postbearbeitung Betreuung von Besuchern Korrespondenz mit Kunden Pflege der Homepage und der Social-Media-Kanäle Organisation von Betriebsevents

Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bist für die reibungslose Organisation unserer Büroabläufe verantwortlich Dabei übernimmst Du administrative Aufgaben, wie bspw. Angebote und Rechnungen schreiben, den Postein- und -ausgang bearbeiten, Personaldokumente verwalten oder Bestellungen ausführen Auch die Bürokorrespondenz sowie Annahme und Weiterleitung von Telefonaten gehören zu Deinen Tätigkeiten Darüber hinaus übernimmst Du buchhalterische Aufgaben wie das Mahnwesen oder die Prüfung der Kontoauszüge Du planst Veranstaltungen, erstellst passende Präsentationen und bist für die Vor- und Nachbereitung der Termine verantwortlich Weiterhin unterstützt Du unsere Bauprojekte, erstellst und bearbeitest die Baustellenkorrespondenz, übernimmst die Kommunikation mit Kund:innen und Dienstleistungsunternehmen und agierst auch für unsere Mitarbeitenden als zuverlässige Ansprechperson

Zu den Aufgaben der Stelleninhaberin / des Stelleninhabers (m/w/d) gehören neben der engen Zusammenarbeit mit dem Lehrstuhlinhaber die Mitarbeit bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten und Finanzen des Lehrstuhls, die Verwaltung von Studien-

Bei uns übernimmst du als Sachbearbeiter in im Treasury Backoffice eine zentrale Rolle für die stabile und sichere Abwicklung unseres Kapitalmarktgeschäfts. Du arbeitest an der Schnittstelle von Handel, Collateral Management und Zahlungsprozessen und sorgst dafür, dass unsere Finanztransaktionen reibungslos, transparent und verlässlich umgesetzt werden. Analyse und Auswertung von Repo- und Derivate-Exposures sowie Bearbeitung eingehender Margin Calls Vorbereitung, Buchung und Abstimmung von Zahlungen und Geschäftsvorgängen im Tagesgeschäft Erstellung und Versand von Geschäftsbestätigungen sowie laufende Pflege der relevanten Trading-Systeme Abruf, Prüfung und Ablage von Bankreports (z. B. DZ Bank, LBBW) sowie Abstimmung der Bankzwischenkonten in SAP Bearbeitung aller Zinsabstimmungen inklusive Zinsanpassungen, Buchungen und Pflege neuer Zinsperioden Dokumentation aller Veränderungen, Fälligkeiten und Neugeschäfte im Handelsbestand

Bearbeitung der Kundenanliegen, die dazugehörige Ticketerstellung sowie die Pflege unserer Kundendatenbank Erledigung allgemeiner operativer Bürotätigkeiten - wie bspw. Verwaltung der Kasse, Planung und Koordination von Einkäufen und Büromaterialien oder Paketversand) Verwaltung, Organisation und Voranbringen des betrieblichen Gesundheitsmanagements Ansprechpartner/in für die Arbeitssicherheit im Unternehmen (Unterweisungen und Termine planen, Nacharbeitung von geforderten Maßnahmen) Gebäudeverwaltung (Wartungstermine, Hausmeisterverwaltung, Rechnungsprüfung, allg. Tätigkeiten rund ums Gebäude verwalten/delegieren) Vertretung für Vertragsverwaltung/Reisebuchungen

We currently offer an exciting opportunity to join the team as Experienced Clinical Trial Coordinator (m/w/d) to work in home-office anywhere in Germany. Assist Clinical Research Associates (CRAs) and Regulatory and Start-Up (RSU) team with accurately updating and maintaining clinical documents and systems (e.g., Trial Master File (TMF)) that track site compliance and performance within project timelines. Collaborate with clinical team on the preparation, handling, distribution, filing, and archiving of clinical documentation and reports according to the scope of work and standard operating procedures. Assist with periodic review of study files and completeness. Collaborate with CRAs and RSU on the preparation, handling and distribution of Clinical Trial Supplies and maintenance of tracking information. Coordinate the tracking and management of Case Report Forms (CRFs), queries and clinical data flow. Act as a central contact for the clinical team for designated project communications, correspondence and associated documentation. Act as a mentor for less experienced Clinical Trial Coordinators and assist with training and onboarding of new colleagues. May serve as subject matter expert for business processes or lead Clinical Trial Coordinators study teams. May participate in departmental quality or process improvement initiatives.

Mit Ihrer Erfahrung, Ihrem Know-how und Ihrer Leidenschaft können Sie sich bei den folgenden Themen und Aufgaben bei uns einbringen: Administrative und methodische Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung von Projekten Entwicklung, Aufbau und Pflege integrierter Terminplanmodelle für komplexe Projekte Sicherstellung einer strukturierten und konsistenten Terminplanung nach etablierten Projektmanagementmethoden und -standards Erstellung und Pflege integrierter Terminpläne unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten, Meilensteinen, Ressourcen und Projektfortschritt Vorbereitung und Durchführung von Szenario- und Schedule Risk Analysen sowie Unterstützung bei der Bewertung terminlicher Risiken und Auswirkungen sowie Ableitung geeigneter Maßnahmen Enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Engineering und Finance zur Integration belastbarer Planungsdaten Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung bestehender Terminplanmodelle

Du führst Bürobestellungen durch, bearbeitest Rechnungen und verfolgst Bestellungen nach Du verwaltest und organisierst Büro- und Verbrauchsmaterialien Du übernimmst allgemeine Empfangstätigkeiten und betreust Besucherinnen und Besucher Du bearbeitest den Postein- und -ausgang Du bereitest Konferenz- und Besprechungsräume vor und stellst die benötigten Materialien bereit Du kontrollierst und organisierst Teeküchen sowie Gemeinschaftsbereiche Du organisierst und koordinierst das Onboarding neuer Mitarbeitender Du bist die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und administrativen Anliegen Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und Handwerker Du unterstützt bei der Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags Du wirkst an organisatorischen Projekten mit und unterstützt bei der Optimierung interner Abläufe