57 Jobs für "Office Manager*in" gefunden

Eigenständige Organisation und Koordination aller administrativen, organisatorischen sowie Verwaltungsaufgaben und Abläufe im Kanzleialltag. Fristenüberwachung, digitales Dokumentenmanagement, Mandanten- und Auftragsanlage sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehören zu Ihren Aufgaben. Sie sind die Kommunikationsschnittstelle zwischen Partner, Team, Mandanten und Behörden. Als Teil unseres Teams sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams zuständig. Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren nationalen und internationalen Mandanten sowie Empfang und Bewirtung. Eigenständige Durchführung der Fakturierung. Sie gestalten interne Projekte und Prozesse mit und übernehmen Sonder- und Projektaufgaben. Sie organisieren und unterstützen bei unseren Events und sind Ansprechperson für unsere Dienstleister.

Unsere Kunden und Gäste professionell empfangen Die zentrale Telefonannahme, Vermittlung und Rückrufannahme durchführen Den täglichen Rechnungseingang erfassen Unsere Konferenzräume vor- und nachbereiten und das Büromanagement organisieren Den Posteingang und Postausgang abwickeln

Die Transformation der Energieverbrauchssektoren Industrie und Verkehr ist von zentraler Bedeutung für das Gelingen der Energiewende. Die Energieeffizienz ist für alle Sektoren eine zentrale Voraussetzung für kosteneffizienten Klimaschutz und Nachhaltigkeit. Der Geschäftsbereich "Industrie, Mobilität & Energieeffizienz" mit seinen über 100 Mitarbeitenden ist in diese drei Arbeitsgebiete gegliedert. Das Projektmanagement-Office verantwortet als Querschnittsfunktion das Projektmanagement in den Projekten des Fachbereiches. Sie unterstützen die Projektmanagenden und die fachlichen Projektmitarbeitenden bei der Abwicklung administrativer Vorgänge, z. B.: Postfach-Betreuung, z. B. Geschäftsstellen (Anfragen beantworten oder weiterleiten, Registrierung vornehmen, ggf. Hotline-Betreuung) Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Meetings (intern/extern) Steuerung des Prozesses der Rechnungsfreigabe Umsetzung niedrigschwelliger Beauftragungen und Vergaben Vorbereitende Arbeiten für das Berichtswesen Klärung einfacher, operativer Fragen mit der dena-Verwaltung Unterstützung beim Projektcontrolling und bei der Datenverwaltung (Abgleich von Zahlen nach Vorgabe, manuelle Datenübertragung, Kontaktdatenpflege) Unterstützende Tätigkeiten in der operativen Projektarbeit (z. B. Recherchen, Follow-up-Calls, Terminklärungen, Umfragen umsetzen, Terminklärungen) Qualitätssicherung: Unterstützung des Projektmanagements bzgl. Einhaltung von Standards/Vorlagen Bei Interesse und nach Möglichkeit: Übernahme von Projektmanagement-Aufgaben für Kleinprojekte

Sie koordinieren den täglichen Bürobetrieb und stellen einen effizienten Ablauf sicher. Sie verwalten Termine und organisieren Meetings sowie Veranstaltungen. Sie übernehmen die Bearbeitung der Korrespondenz und die Dokumentenverwaltung. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und Projekten. Sie sorgen für eine effiziente Büroorganisation, einschließlich Beschaffung von Büromaterial. Sie sind Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten. Sie unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen. Sie tragen zur Optimierung interner Prozesse bei.

Organisation des täglichen Büroalltags Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Arbeitsschutzkleidung Bestellung und Verteilung von Verpflegung für die Mitarbeitenden unter permanenter und konsequenter Beachtung der Hygienestandards Sicherstellen von Ordnung und Struktur in den Räumlichkeiten der Büros Organisation des Fuhrparkmanagements Kontakt mit Dienstleistern und externen Partnern sowie mit dem Facility Management aus dem Headquarter Anlegen von Bestellungen in SAP Organisation von Firmenevents, Jubiläen, Meetings und weiteren Veranstaltungen Bearbeitung der Eingangspost

Sie organisieren und koordinieren den Büroalltag und stellen sicher, dass alle Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren. Sie unterstützen bei der Terminplanung und -verwaltung sowie der Organisation von Meetings. Sie übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie verwalten und bestellen Büromaterialien und sorgen für eine gut ausgestattete Arbeitsumgebung. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und Projekten. Sie kümmern sich um die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen. Sie sind Ansprechpartner für organisatorische Fragen und Anliegen im Büro.

Du stellst sicher, dass an unserem Standort in Potsdam alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren und behältst die anfallenden administrativen Aufgaben zuverlässig im Blick. Deine Aufgaben im Office Management umfassen bis zu 20 Stunden pro Woche. Abhängig von deiner vereinbarten Wochenarbeitszeit unterstützt du darüber hinaus unseren Kundenservice sowie unsere Buchhaltung. Im Office Management verantwortest du unter anderem das Bestellwesen und die Büroorganisation, koordinierst standortbezogene Anliegen und übernimmst Aufgaben rund um das Gebäudemanagement. Als zentrale Ansprechperson steuerst du die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und setzt sinnvolle Verbesserungen rund um unseren Standort eigenständig um. Im Kundenservice unterstützt du bei der Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon und übernimmst in der Buchhaltung vorbereitende und administrative Aufgaben.

Sie organisieren und koordinieren den täglichen Büroablauf. Sie unterstützen das Team im Bereich Sekretariat und allgemeine Verwaltung. Sie übernehmen die Terminplanung und -überwachung. Sie sind für die Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten verantwortlich. Sie koordinieren interne und externe Meetings. Sie sorgen für eine effiziente Kommunikation zwischen den Abteilungen. Sie verwalten Büroressourcen und kümmern sich um deren Beschaffung.

Du bist verantwortlich für die Organisation und die Steuerung sämtlicher administrativer Abläufe der Kanzlei Du bist die Schnittstelle zu internen Bereichen wie HR, IT, Finance und Business Development Du steuerst und koordinierst das Empfangs- und Besuchermanagement und gewährleistest einen professionellen ersten Eindruck unserer Kanzlei Du koordinierst und begleitest die Planung und Durchführung von Mitarbeiterevents, Mandantenveranstaltungen und standortbezogenen Meetings Du kümmerst dich um die Verwaltung von Büromaterialien sowie um die Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern Du unterstützt bei der Rechnungsbearbeitung Du wirkst bei internen Projekten sowie bei der Optimierung von Kanzleiprozessen mit

Du übernimmst das Office Management für unseren Logistikbereich Du koordinierst die Ein- und Ausgangspost an unserem Standort in Bad Oldesloe Du erstellst Dienst- und Urlaubspläne für unsere Logistikteams an allen Standorten - in enger Abstimmung mit den jeweiligen Führungskräften Du kümmerst Dich um die Beschaffung des Eigenbedarfs für unsere Standorte Du unterstützt bei der Erstellung und Pflege von Belieferungs- und Tourenplänen unseres bundesweiten Logistiknetzwerks Du bist Ansprechpartner für operative Fragestellungen und stimmst Dich mit unseren Transportlogistikpartnern ab Du packst bei Bedarf auch operativ mit an und unterstützt unsere Kolleg in den verschiedenen Lagerbereichen

Du bist das erste Gesicht für unsere Kund:innen, Bewerber:innen und Lieferant:innen und zauberst jedem ein Lächeln auf die Lippen Du arbeitest eng und auf Augenhöhe mit allen Mitarbeiter:innen zusammen und bist die gute Seele des Büros Egal ob die Koordination von Meeting Räumen, die Bestellung von Büromaterialien, Reisebuchungen oder das Vertragsmanagement - bei dir laufen alle Fäden zusammen Bei der Organisation von Firmenevents blühst du richtig auf. Mit deinen tollen Ideen für Weihnachtsfeiern oder Sommerfesten verblüffst du uns Du kümmerst dich eigenverantwortlich um das Thema Arbeitssicherheit in beiden Büros Du übernimmst verantwortungsvolle Aufgaben aus den Bereichen HR, Operations und Finance Du arbeitest standortübergreifend für unsere Büros in München, Düsseldorf und Berlin

Sie organisieren den täglichen Büroablauf und stellen die Einhaltung von Terminen sicher. Sie koordinieren und unterstützen bei administrativen Aufgaben des Sekretariats. Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen. Sie übernehmen die Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten. Sie verwalten Büromaterial und kümmern sich um Bestellungen. Sie fungieren als Ansprechpartner für interne und externe Anfragen. Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen und Meetings. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Als dynamisch wachsendes und international renommiertes Forschungsinstitut erweitern wir unser Institutsbüro. Als Teil des Verwaltungsteams übernehmen Sie Aufgaben in den folgenden Bereichen: Interne und externe Kontaktperson des Instituts Assistenz der Institutsleitung Personalverwaltung für akademisches und studentisches Personal des Instituts Budgetcontrolling und Einkaufsmanagement Planen, Steuern und Verwalten des Institutsbudgets und von Projektbudgets unterschiedlicher Drittmittelgeber Schnittstelle zwischen Geldgebern, KIT-internen Serviceabteilungen sowie dem Institut in den Projekt-Anbahnungsphasen Unterstützung beim Forschungsprojektmanagement und bei Projektberichten Mitwirkung bei der Erstellung von Förderanträgen und Konsortialverträgen Die Stelle kann je nach Verfügbarkeit auch in Teilzeit besetzt werden.

Für unseren Standort München suchen wir dich als Organisationstalent für abwechslungsreiche Aufgaben in einem internationalen Umfeld. Ab Oktober 2026 unterstützt du unser Team in Vollzeit und sorgst gemeinsam mit deinen Kolleginnen und Kollegen für einen reibungslosen Büroalltag. Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Kunden und verantwortest den Empfangs-, Telefon- und Konferenzservice Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und die Haustechnik und sorgst für eine professionelle Büroorganisation und ein reibungsloses Standortmanagement Du organisierst Meetings, Bewerbungsgespräche, Veranstaltungen, Schulungen sowie Termine im Bereich Arbeitssicherheit und Ersthelferwesen Du bearbeitest Rechnungen und unterstützt bei der Einholung von Angeboten sowie der Erstellung von Reports Du begleitest Standortprojekte wie Umzüge und Umbauten und wirkst als Sicherheitsbeauftragte:r bei der Umsetzung entsprechender Maßnahmen mit Du unterstützt im operativen Office Management sowie beim Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeitender

Du koordinierst und steuerst externe Dienstleister und stellst die Qualität der erbrachten Leistungen sicher. Du übernimmst Aufgaben im infrastrukturellen und technischen Facility Management und sorgst für einen reibungslosen Betriebsablauf. Du organisierst und verwaltest das Office Management sowie den Empfangsbereich. Du betreust Besprechungsräume, Büroflächen und Arbeitsplätze und sorgst für ein angenehmes Arbeitsumfeld. Du verwaltest Dienstleisterverträge, Wartungen, Prüfungen und koordinierst entsprechende Termine. Du bearbeitest Bestellungen und kümmerst Dich um die Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien. Du unterstützt gemeinsam mit deinem Team bei Umzügen, Events und internen Projekten. Du wirkst bei der Sicherstellung von Arbeitssicherheit sowie Standortstandards mit. Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende, Lieferanten und externe Partner in allen operativen Facility-Themen. Du unterstützt bei Budgetplanung und behältst die Kosten im Blick. Du koordinierst und verwaltest die operativen Themen rund um den Fuhrpark.

Organisation und Koordination des Offices Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern Terminplanung, Kalenderverwaltung und Reiseorganisation sowie Reisekostenabrechnung Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Events Bestellung und Verwaltung von Büromaterial Ansprechpartnerin für externe Dienstleister, Lieferanten Pflege und Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Ablagesystemen Rechnungsprüfung und Überwachung Optimierung interner Büroprozesse Allgemeine administrative Tätigkeiten

Du bist Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Gäste und sorgst mit deiner zuvorkommenden Art für ihr Wohl während des gesamten Aufenthalts, stehst aber auch bei aufkommenden Problemen mit Rat und Tat zur Seite. Du heißt unsere Gäste während des Check-ins herzlich willkommen und nutzt den Check-out für ein kurzes Feedbackgespräch zum Aufenthalt. Du nimmst Reservierungen entgegen und erstellst die Rechnung am Ende des Aufenthalts. Für dein Team hast du jederzeit ein offenes Ohr. Du vertrittst den Front Office Manager bei Abwesenheit und unterstützt u.a. bei der Dienst- und Urlaubsplanung, bei Projekten sowie im Tagesgeschäft.

The Business Manager will play a high-impact role at the centre of the European CEO Office, helping translate strategic priorities into clear action and ensuring the CEO, European Leadership Team (ELT) and key Group stakeholders are aligned on the most important business priorities. The role reports to the Chief of Strategy and will work closely with the European CEO, ELT and senior leaders across the business. Support the CEO in the effective running of the CEO Office, ensuring priorities, decisions and actions are well structured, followed through and aligned to the European business agenda. Partner closely with the Chief of Strategy to translate strategic priorities into clear plans, governance routines, deliverables and progress tracking. Own and coordinate the CEO's operating rhythm, including ELT meetings, leadership forums, business reviews and key governance touchpoints. Prepare high-quality briefing materials for key CEO meetings, ensuring discussions are focused, decision-oriented and supported by clear follow-up. Track delivery of CEO and ELT priorities, ensuring actions are progressed, risks and dependencies are surfaced, and momentum is maintained across the business. Support the development of annual business plans, strategic priorities and CEO or Board updates in partnership with the Chief of Strategy and relevant business leads. Lead selected strategic and operational projects on behalf of the CEO Office, bringing structure, pace and clarity to cross-functional work. Act as a key coordination point between the CEO, Chief of Strategy, ELT members and Group stakeholders to support effective information flow and alignment. Help shape clear, consistent and compelling communications from the CEO Office, including leadership updates, internal cascades and materials for major employee engagement events. Work closely with the Executive Assistant to ensure the CEO's annual calendar, leadership forums and communication cadence are aligned to business priorities.

Sie möchten Großprojekte der Energiewende aktiv mitgestalten und dabei eine zentrale Rolle im Projektmanagement einnehmen? In dieser Position unterstützen Sie die Projektleitung eines HVDC-Projekts und steuern wesentliche Prozesse rund um Planung, Kommunikation und Qualität . Sie arbeiten eng mit internen Experten sowie internationalen Kunden zusammen und sorgen für Transparenz und Struktur im Projektverlauf. Freuen Sie sich auf eine verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion mit großem Gestaltungsspielraum. Unterstützung der Projektleitung und Koordination des Projekt-Office im HVDC-Umfeld Moderation und Vor-/Nachbereitung von Statusmeetings mit Kunden Erstellung und Nachverfolgung von Protokollen, Maßnahmen und Aufgaben Steuerung und Überwachung des Quality Gate Prozesses inkl. Reporting Eigenständige Klärung von Projektthemen mit internen Fachabteilungen und Kunden Mitwirkung im Abweichungsmanagement sowie kontinuierliche Verbesserung von Prozessen

Zur Unterstützung einer Unternehmerfamilie suchen wir Dich als vertrauenswürdige, strukturierte und diskrete Persönlichkeit für unser Private Office. Du koordinierst eigenverantwortlich die privaten administrativen und finanziellen Themen der Familie, nimmst ihr den organisatorischen Alltag ab und sorgst dafür, dass alle Prozesse zuverlässig, fristgerecht und professionell laufen. Das Rechnungs- und Zahlungsmanagement inklusive Fristenkontrolle und digitaler Ablage liegt in Deiner Verantwortung Für die Steuerberatung bereitest Du die Unterlagen vor und koordinierst die private Steuererklärung Als Ansprechperson stehst Du Steuerberatern und Banken in laufenden Finanzthemen zur Seite Die privaten Versicherungen verwaltest Du eigenständig und kümmerst Dich um Erstattungen, Policen und Fristen Administrativ betreust Du das private Immobilienportfolio und koordinierst Dienstleister und Handwerker Private Verträge und Abonnements behältst Du im Blick und optimierst laufende Kosten Eine strukturierte digitale Dokumentenablage baust Du auf und pflegst sie fortlaufend Du fungierst als zentrale Schnittstelle zu Behörden, Notaren und externen Dienstleistern Bei administrativen Sonderprojekten und weiteren organisatorischen Themen unterstützt Du die Familie