7 Jobs für "Office Manager in" in Stuttgart gefunden

Organisation und Koordination von Büroabläufen sowie administrativen Aufgaben Unterstützung des Teams bei der Terminkoordination und Reiseplanung Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien Pflege von Dokumenten und Datenbanken Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings Kommunikation mit externen Dienstleistern und Partnern Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen Sicherstellung eines professionellen und effizienten Büroalltags

General administrative tasks in the area of office management such as scheduling, document management and data maintenance Support with internal and external communication in connection with agency matters and travel management Support with projects and initiatives for the continuous improvement of our agency life

Organisation und Überwachung administrativer Abläufe im Logistik-Department Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Verwaltung von Dokumenten und Unterstützung bei der Berichterstellung Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern Bearbeitung von Rechnungen und anderen finanziellen Aufgaben Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme und Tools Allgemeine Büroadministration und Unterstützung des Teams

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen. Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen. Verwaltung und Pflege von Dokumenten sowie Datenbanken. Ansprechpartner für interne und externe Kommunikation. Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag. Verwaltung von Büromaterialien und Bestellung bei Bedarf. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen. Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen für eine effiziente Arbeitsweise.

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroverwaltungstalent, d. h. erste Anlaufstelle für Rechnungs-, Finanz- und Personalfragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Verwaltungsstruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge Allgemeine Buchhaltung Unterstützung der Geschäftsführung Zuarbeit für Steuerberater (StB) und Finanzamt Getrennte Buchführung für tragwerk-s gmbh (tw-s) und Prüfingenieur Kürschner (PI) Online-Banking für Girokonten tw-s und PI Zahlungsverkehr und -freigaben für Girokonten tw-s und PI Internes und externes Rechnungswesen Belegerfassung und -prüfung Laufende Finanzbuchhaltung Kontoführung und Bankabstimmung Überwachung offener Posten Verrechnungen zwischen Girokonten tw-s und PI Projektbuchhaltung Liquiditätsübersichten Vertrags- und Dokumentenmanagement So viel wie möglich, aber mindestens Zuarbeit für StB (siehe »Deine Nice-to-Have-Skills«!) Personalmanagement Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Bürokalender Personalakten pflegen On- und Offboarding Lohn- und Gehaltsabrechnung Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen Lohnsteuer-Anmeldungen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. Meldungen an Sozialversicherungsträger Lohnnachweise und Jahreslohnsteuerbescheinigungen Erstellung der monatlichen BWA für tw-s und PI Laufende Verbuchung der Belege über Datev Unternehmen-Online Umsatzsteuer: monatliche Voranmeldung, Jahreserklärung, Vorsteuerabrechnung Zuarbeit für StB: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Anlagenbuchhaltung

Als Office Manager / Teamassistenz bist du eine zentrale Anlaufstelle am Standort Mannheim und arbeitest eng mit der Standortleitung, Führungskräften sowie Kolleginnen und Kollegen in Mannheim und Ahrensburg zusammen. Dabei unterstützt du organisatorisch, koordinierst Themen rund um den Standort und trägst aktiv zu einer positiven Standortkultur bei. Standortorganisation & Zusammenarbeit Unterstützung der Standortleitung bei organisatorischen und standortbezogenen Themen Koordination von Aufgaben und Projekten rund um den Standort Unterstützung von Führungskräften sowie Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams Kommunikation, Events & Unternehmenskultur Organisation von Standortveranstaltungen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier, Meetings) Unterstützung lokaler Marketingaktivitäten und interner Kommunikation Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer Unternehmenskultur HR-nahe Themen Ansprechpartner für Mitarbeitende bei organisatorischen Personalthemen vor Ort Unterstützung bei Onboarding und Offboarding der Mitarbeitenden Unterstützung bei der Organisation der Benefits für Mitarbeitende Organisation von Jubiläen und besonderen Anlässen Unterstützung bei arbeitsmedizinischen und arbeitssicherheitsrelevanten Themen Office & Standortmanagement Organisation von Büromaterial, Meetingräumen und Infrastruktur Koordination von Dienstleistern und Gebäudethemen IT-nahe Themen Verwaltung von lokalem IT-Equipment Unterstützung bei IT-Organisation und lokalen IT-Themen

Unterstützung des Projektmanagements bei der Planung, Koordination und Überwachung von Projekten Erstellung und Pflege von Projektplänen, Präsentationen und Berichten Organisation und Protokollierung von Meetings und Workshops Ansprechpartner für interne und externe Projektbeteiligte Sicherstellung der Einhaltung von Terminen und Deadlines Verwaltung und Dokumentation von Projektunterlagen Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Kostenkontrolle Proaktive Identifikation von Optimierungsmöglichkeiten im Projektablauf