6 Jobs für "Office Manager in" in Hamburg gefunden

Du übernimmst die Gesamtverantwortung für das integrierte CEO Office mit den Bereichen Communications, Public Affairs und Corporate Development einschließlich Corporate Strategy, Transformation und M&A. In enger Zusammenarbeit mit dem CEO gestaltest du die strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung von secunet und begleitest zentrale Entscheidungen zu Transformation, Unternehmenspositionierung, Portfolio, M&A und Ressourcenallokation . Du verantwortest Corporate Strategy und M&A in enger Zusammenarbeit mit Group Strategy & Corporate Development und steuerst die unternehmensweite Transformation über klare Ziele, Verantwortlichkeiten, Governance-Strukturen und Meilensteine. Gemeinsam mit den verantwortlichen Teams entwickelst du Corporate Communications und Public Affairs weiter und sorgst für eine konsistente Unternehmenspositionierung und wirksames Stakeholder-Engagement. Du führst und entwickelst die Teams Communications, Public Affairs und Corporate Development und schaffst einen Rahmen, in dem Eigenverantwortung, Zusammenarbeit und fachliche Expertise wirksam werden können. Für das CEO Office verantwortest du Budget und Operating Model sowie die vorausschauende Planung und Steuerung von Ressourcen, Forecasts, Risiken und Reporting. Du erkennst strategische, reputative, politische und transaktionsbezogene Entwicklungen frühzeitig, ordnest sie ein und entwickelst tragfähige Handlungsoptionen für CEO und Unternehmen. Du lebst die secunet Ways of Working und Intent-based Leadership vor und stärkst eine Leader-Leader -Kultur, die Orientierung gibt, Verantwortung überträgt und Entscheidungen nah an der jeweiligen Expertise ermöglicht. Gemeinsam mit Chief of Staff und Executive Assistance koordinierst du zentrale CEO-Prioritäten und das Stakeholder-Management einschließlich des Aufsichtsrats. Dabei arbeitest du eng und vertrauensvoll mit Vorstand, Leadership Team und zentralen Unternehmensbereichen sowie relevanten internen und externen Stakeholdern zusammen.

Bei Colosseum Dental Deutschland schaffen wir täglich die besten Rahmenbedingungen für unsere Zahnarztpraxen. Als Office Manager (m/w/d) bist Du eine zentrale Ansprechperson für unseren Hamburger Standort. Du sorgst dafür, dass unsere Arbeitsumgebung professionell organisiert, einladend und jederzeit funktionsfähig ist. Mit deinem Einsatz trägst Du maßgeblich dazu bei, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Gäste und Geschäftspartner bei uns willkommen fühlen und unser Team effizient arbeiten kann. Zur weiteren Professionalisierung unserer Office-Strukturen am Neuen Wall suchen wir Dich ! Verantwortung für die Organisation und das tägliche Management unseres Bürostandorts Sicherstellung eines professionellen, gepflegten und einladenden Arbeitsumfelds Organisation und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien Empfang und Betreuung von Gästen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen Koordination und Vorbereitung von Meetingräumen und internen Veranstaltungen Steuerung und Optimierung organisatorischer Abläufe im Office-Bereich Ansprechpartner/in für externe Dienstleister , Haustechnik, Reinigung und Facility-Themen Verantwortung für den Posteingang und -ausgang sowie die allgemeine Büroorganisation Unterstützung bei administrativen Aufgaben und standortbezogenen Projekten Mitgestaltung einer positiven Arbeitsatmosphäre und eines Umfelds, in dem sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wohlfühlen und produktiv arbeiten können Sicherstellung eines jederzeit repräsentativen Erscheinungsbildes unserer Räumlichkeiten

Du organisierst und koordinierst den Büroalltag Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und bei allgemeinen administrativen Aufgaben Du organisierst Firmenevents und Teamveranstaltungen Du verwaltest Bestellungen und Büromaterial sowie das Reisekosten- und Spesenmanagement Du bearbeitest und kontierst Ein- und Ausgangsrechnungen und unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung Du unterstützt bei kaufmännischen Prozessen in unserem ERP-System sowie DATEV Unternehmen Online und pflegst Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten Du unterstützt bei der kontinuierlichen Digitalisierung und Optimierung interner Unternehmensprozesse und identifizierst Verbesserungspotenziale in administrativen und kaufmännischen Abläufen Du arbeitest eng mit unserem Operations & Automation Manager bei der Umsetzung von Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten zusammen Du nimmst fachliche Anforderungen auf, dokumentierst und stimmst diese mit internen Teams und externen Dienstleistern ab Du unterstützt bei der Einführung neuer Softwarelösungen und digitaler Arbeitsweisen und förderst die Nutzung von Microsoft 365, Teams, SharePoint und KI-gestützten Werkzeugen im Arbeitsalltag Du wirkst bei der Weiterentwicklung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes mit Du pflegst unseren LinkedIn-Auftritt und erstellst sowie veröffentlichst Unternehmensbeiträge Du unterstützt bei der Pflege unserer Website Du kommunizierst professionell mit Kund:innen, Partner:innen und Lieferant:innen Du unterstützt bei Prequalifikationen und administrativen Projektaufgaben

Du empfängst unsere Besucher:innen freundlich und professionell Du nimmst eingehende Telefongespräche entgegen und leitest diese an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter Als erste Anlaufstelle für unsere Kund:innen bearbeitest Du deren Anliegen serviceorientiert und lösungsorientiert Du kümmerst Dich um die Bewirtung von Besprechungen und Veranstaltungen Du bearbeitest E-Mail-Funktionspostfächer und erfasst eingehende Rechnungen Du übernimmst klassische Teamassistenzaufgaben wie die Bestellung von Büromaterial, die Anforderung und Dokumentation von Bescheinigungen, die Einrichtung von Geschäftspartnern sowie die Pflege von Stammdaten in unserem ERP-System Du unterstützt bei einfachen Tätigkeiten im Bereich Buchhaltung und Controlling

Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei - organisiert, vorausschauend und mit dem richtigen Gespür für Prioritäten. Den Posteingang sichtest du sorgfältig, priorisierst eingehende Unterlagen und bereitest alles so vor, dass nichts liegen bleibt. Termine und Kalender koordinierst du vorausschauend. Dazu gehören sowohl geschäftliche als auch private Termine der Geschäftsführung. Zahlungen und wiederkehrende Vorgänge bereitest du gewissenhaft vor. Die finale Freigabe erfolgt durch die Geschäftsführung. Für eine strukturierte digitale Ablage und eine übersichtliche Dokumentenorganisation sorgst du zuverlässig. Administrative Aufgaben rund um private und unternehmerische Themen der Geschäftsführung übernimmst du eigenständig und mit der nötigen Diskretion. Offene Themen, Fristen und Wiedervorlagen behältst du jederzeit im Blick und stellst sicher, dass Vereinbarungen konsequent nachgehalten werden.

Du unterstützt den Geschäftsführer direkt bei seinen Aufgaben durch Zusammenarbeit auf Augenhöhe Du unterstützt die tägliche Kommunikation der Geschäftsführung per E-Mail, Telefon und persönlich Du recherchierst und verdichtest Informationen sowie bereitest Entscheidungen vor Du arbeitest mit vertraulichen Informationen, wie Personalangelegenheiten und Kommunikation mit Steuerberatern Du planst die Termine der Geschäftsführung und managst Papierdokumente Du bist die persönliche Ansprechperson als Bindeglied zwischen Mitarbeitenden und der Geschäftsführung