3 Jobs für "Office Manager in" in Frankfurt gefunden

Wir suchen eine erfahrene, proaktive Persönlichkeit, die unser Büro in Frankfurt am Main mit rund 200 Mitarbeitenden eigenständig steuert. Die Rolle vereint Office Management, People Operations und Service Excellence und fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und internationalen Teams. Sie trägt die Verantwortung für einen reibungslosen, sicheren und professionellen Standortbetrieb mit klarem Fokus auf Effizienz, Qualität und Mitarbeitererlebnis. Office Management & Health & Safety Gesamtverantwortung für das Office Management sowie einen sicheren, effizienten und gut organisierten Arbeitsplatz Steuerung von Empfang, Büroausstattung, Dienstleistern sowie sämtlichen Themen im Facilitymanagement Sicherstellung der Einhaltung aller Health & Safety-, Compliance- und regulatorischen Anforderungen Kontinuierliche Optimierung von Prozessen, Services und des gesamten Mitarbeitererlebnisses People Operations & HR Administration Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen operativen People- und Office-Themen Pflege der HR-Stammdaten in Personio sowie Verwaltung und Dokumentation aller relevanten Prozesse Erstellung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren personalbezogenen Unterlagen Koordination und Durchführung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen Enge Zusammenarbeit mit dem globalen People Operations Team Procurement & Versicherungen Unterstützung bei den Beschaffungs- und Einkaufsprozesse Unterstützung bei Budgetplanung und Kostenkontrolle Verwaltung der Unternehmensversicherungen (inkl. Verlängerungen und Schadensfälle)

Verantwortung für das Office Management und die Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Schnittstelle zwischen Anwält:innen, Assistenz, Mandanten und externen Dienstleistern Organisation und Optimierung interner Abläufe und Prozesse Unterstützung im Rechnungswesen, Reporting und Controlling Verwaltung von Büroressourcen sowie Steuerung externer Dienstleister Mitwirkung bei internen Projekten und Veranstaltungen

Sicherstellung und Weiterentwicklung des globalen Reklamationsmanagementsystems (Arzneimittel und Nicht-Arzneimittel) Koordination der Erfassung, Analyse und Auswertung von Reklamationen inkl. KPIs, Berichten und Trendanalysen Weiterentwicklung und Nutzung der Reklamationsdatenbank zur Signaldetektion und Prozessoptimierung Planung und Durchführung von Schulungen sowie Unterstützung interner Fachbereiche bei qualitätsrelevanten Themen Koordination und Bewertung von Produktrückrufen und Field Actions inkl. Durchführung von Rückrufsimulationen Review von Qualitätssicherungsvereinbarungen mit internen und externen Partnern Erstellung und Aktualisierung von SOPs sowie Kommunikation mit Behörden, Lieferanten und Geschäftspartnern