7 Jobs für "Office Manager in" in Berlin gefunden

Die Transformation der Energieverbrauchssektoren Industrie und Verkehr ist von zentraler Bedeutung für das Gelingen der Energiewende. Die Energieeffizienz ist für alle Sektoren eine zentrale Voraussetzung für kosteneffizienten Klimaschutz und Nachhaltigkeit. Der Geschäftsbereich "Industrie, Mobilität & Energieeffizienz" mit seinen über 100 Mitarbeitenden ist in diese drei Arbeitsgebiete gegliedert. Das Projektmanagement-Office verantwortet als Querschnittsfunktion das Projektmanagement in den Projekten des Fachbereiches. Sie unterstützen die Projektmanagenden und die fachlichen Projektmitarbeitenden bei der Abwicklung administrativer Vorgänge, z. B.: Postfach-Betreuung, z. B. Geschäftsstellen (Anfragen beantworten oder weiterleiten, Registrierung vornehmen, ggf. Hotline-Betreuung) Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Meetings (intern/extern) Steuerung des Prozesses der Rechnungsfreigabe Umsetzung niedrigschwelliger Beauftragungen und Vergaben Vorbereitende Arbeiten für das Berichtswesen Klärung einfacher, operativer Fragen mit der dena-Verwaltung Unterstützung beim Projektcontrolling und bei der Datenverwaltung (Abgleich von Zahlen nach Vorgabe, manuelle Datenübertragung, Kontaktdatenpflege) Unterstützende Tätigkeiten in der operativen Projektarbeit (z. B. Recherchen, Follow-up-Calls, Terminklärungen, Umfragen umsetzen, Terminklärungen) Qualitätssicherung: Unterstützung des Projektmanagements bzgl. Einhaltung von Standards/Vorlagen Bei Interesse und nach Möglichkeit: Übernahme von Projektmanagement-Aufgaben für Kleinprojekte

Du stellst sicher, dass an unserem Standort in Potsdam alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren und behältst die anfallenden administrativen Aufgaben zuverlässig im Blick. Deine Aufgaben im Office Management umfassen bis zu 20 Stunden pro Woche. Abhängig von deiner vereinbarten Wochenarbeitszeit unterstützt du darüber hinaus unseren Kundenservice sowie unsere Buchhaltung. Im Office Management verantwortest du unter anderem das Bestellwesen und die Büroorganisation, koordinierst standortbezogene Anliegen und übernimmst Aufgaben rund um das Gebäudemanagement. Als zentrale Ansprechperson steuerst du die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und setzt sinnvolle Verbesserungen rund um unseren Standort eigenständig um. Im Kundenservice unterstützt du bei der Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon und übernimmst in der Buchhaltung vorbereitende und administrative Aufgaben.

Die Rolle des Office Managers fungiert als zentrale operative Schnittstelle und organisatorisches Rückgrat für den Standort und trägt mit strukturierter Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei. Die Hauptaufgabe liegt in der effizienten administrativen Unterstützung sowie der Koordination komplexer HR- und Verwaltungsprozesse. Organisatorische & administrative Betreuung Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten Verantwortung für vertrauliche Dokumente Allgemeine Verwaltung Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams: People Operations »Benefits« (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad), »Fleet« (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle) Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise) Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden Koordination Mehrarbeitsanträge Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess: Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst Monatliches HR & Finance Reporting Urlaubs-/Krankheitsvertretung

Du bearbeitest den Post- und Rechnungseingang, kümmerst dich um die Aktenablage und übernimmst weitere administrative Finance Aufgaben. Anfragen per E-Mail und Telefon nimmst du entgegen und bist erster Ansprechpartner für Kunden, Dienstleister und Kooperationspartner Du wirkst an der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit unseren Steuerberatern mit In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und der Steuerberatung arbeitest du darüber hinaus an aktuellen Projekten wie Finanzierungen, Betriebsprüfungen, etc.

In dieser Position sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucher innen, Geschäftspartner innen und Mitarbeiter innen am Standort Berlin. Darüber hinaus unterstützen Sie unser Team im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft und tragen so wesentlich zu einem professionellen und reibungslosen Ablauf bei. Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf am Empfang und an der Telefonzentrale Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter innen im Büroalltag Unterstützung bei Reisebuchungen sowie bei der Reiseplanung und -organisation Mitwirkung bei IT-bezogenen Aufgaben, insbesondere im Bereich Remote-Support und Dokumentation Unterstützung bei der Terminkoordination E-Mail- und Postmanagement Allgemeine administrative Tätigkeiten im operativen Tagesgeschäft

Nach einer systematischen und intensiven Einarbeitung beinhaltet Ihr Aufgabenfeld im Schwerpunkt folgende Tätigkeitsbereiche: Materialdisposition zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der benötigten Produkte Tourenplanung in enger Zusammenarbeit mit der Zentrale in Datteln Durchführung von Bestandskontrollen Erstellung der Lieferpapiere und -dokumente Organisation der Maintenance des Standortes