56 Jobs für "Office Manager in" gefunden

Nach der intensiven Einarbeitung umfasst Dein Aufgabengebiet unter anderem folgende Tätigkeiten: Unterstützung der Kanzleileitung im administrativen Tagesgeschäft Betreuung des Empfangsbereichs der Kanzlei inkl. der Telefonzentrale Du führst allgemeine Büroarbeiten aus z.B. Erstellen von Anschreiben, Rechnungen, Posteingang bearbeiten, Unterlagen scannen, usw... Du bist Ansprechpartner für die Mitarbeiter bei organisatorischen Dingen Selbstständige Bestellung von Verwaltung von Büromaterial, Getränken, etc... Kalenderpflege Du gehst mit offenen Augen durchs Büro Zuarbeit zur Lohnabteilung und zu den Sachbearbeitern

Sie sind (im Team) die freundliche Stimme am Telefon und der erste Kontakt für unsere Mandanten Sie empfangen unsere Mandanten und sorgen für eine angenehme Atmosphäre Sie übernehmen allgemeine Büroorganisation und die Verwaltung von Terminen Sie unterstützen uns bei der Korrespondenz, sowohl im allgemeinen Schriftverkehr als auch in fachlichen Themen Sie bereiten einfache Beglaubigungen vor Sie unterstützen das Team in der Vor- und Nachbereitung der Urkunden

Sie sind zentrale Schnittstelle im Office und koordinieren organisatorische Abläufe Sie sind erste Ansprechperson (w/m/d) für Geschäftsführung, Kollegen, Kunden und Lieferanten Sie organisieren einen reibungslosen Büroalltag und schaffen eine angenehme und einladende Arbeitsatmosphäre Sie betreuen Reisebuchungen, Terminplanung, Bestellungen und weitere Office-Themen Sie übernehmen administrative Aufgaben in Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung sowie Sicherstellung eines reibungslosen Austauschs Sie planen und organisieren Team- und Firmenevents

People & Culture Als Office Manager schaffst du eine funktionale, angenehme und professionelle Arbeitsumgebung, in der sich Mitarbeitende und Gäste wohlfühlen. Du koordinierst Dienstleister, hältst den Büroalltag am Laufen und sorgst dafür, dass sich das Team auf seine Arbeit konzentrieren kann - zuverlässig und serviceorientiert. Organisatorisch gehörst du zu People & Culture und berichtest an die Führungskraft im Bereich People Operations. Damit bist du nah an den Themen, die Arbeitsumgebung und Mitarbeitererlebnis zusammenbringen - vom ersten Arbeitstag neuer Kolleg bis hin zum Arbeitsschutz. Du hältst unsere Büros ordentlich und einladend, steuerst die Reinigung und stellst die Qualität sicher. Dabei packst du bei Bedarf pragmatisch mit an und sprichst Missstände direkt an Du bist erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen, koordinierst Vermietung und Hausverwaltung und kümmerst dich um Ausstattung, Bürotechnik sowie Büromaterial, Getränke und Snacks Du stellst die Anforderungen an allen vier Standorten sicher, koordinierst Begehungen, Prüffristen und Unterweisungen und steuerst externe Fachkräfte, Betriebsarzt sowie Erst- und Brandschutzhelfer Du verwaltest Zutrittsberechtigungen und Schlüssel und stellst bei Ein- und Austritten die entsprechenden Zugänge sicher Du organisierst Post und Pakete, empfängst Besucher und Gäste und kümmerst dich um Entsorgung und Mülltrennung Du organisierst Meetings und kleinere Events inklusive Räumen, Catering und Technik und koordinierst bei größeren Veranstaltungen externe Dienstleister Du hinterfragst bestehende Abläufe und entwickelst pragmatische Lösungen, die unser Office noch besser funktionieren lassen Du verantwortest das Office Management eigenständig, ohne eigenes Team. Unterstützt wirst du von Kolleg vor Ort sowie IT, Finance und HR; deine Führungskraft in People Operations ist dein Sparringspartner.

Sicherstellen eines professionellen Erstkontakts vor Ort sowie telefonisch und schriftlich für Kundinnen und Kunden, Besucherinnen und Besucher sowie Bewerberinnen und Bewerber Organisieren und Managen des Empfangsbereichs sowie Administrieren und Weiterentwickeln der Backoffice-Prozesse Verantworten der administrativen und operativen Betreuung der internen Pool- und Dienstwagenflotte Unterstützen bei administrativen und operativen Aufgaben im Travel- und MICE-Management Organisieren und Koordinieren von Global-Mobility-Themen in Zusammenarbeit mit HR Unterstützen bei wechselnden standortbezogenen, administrativen Projekten sowie Übernehmen organisatorischer und operativer Aufgaben Koordinieren und Sicherstellen der allgemeinen Büroorganisation

Du bist das Herzstück (m/w/d) im Unternehmen und erste Ansprechperson für unsere Kunden, Dienstleister und unser Team am Telefon, per Mail sowie vor Ort (u. a. Empfang und Bewirtung von Gästen) Du gewährleistest einen reibungslosen Arbeitsalltag im Büro, indem du die Terminüberwachung und Koordination von Meetingräumen sowie deren Vor- und Nachbereitung übernimmst Du bist verantwortlich für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Werbemitteln sowie die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post Du übernimmst allgemeine administrative sowie organisatorische Aufgaben wie bspw. Verwaltung von Unternehmensunterlagen und das Management des Dienstwagens Du hast den Überblick über Ordnung und Sauberkeit in der Agentur, sorgst dafür, dass Küche, Meetingräume und Gemeinschaftsflächen funktionieren (Kaffeemaschine, Geschirrspüler & Co.), machst das Team auf Missstände aufmerksam und koordinierst externe Dienstleister im Facility-Management Du kümmerst dich um die liebevollen Details im Agenturalltag: Geschenke zu Geburtstagen und Jubiläen sowie die passende Dekoration Du unterstützt das People & Culture Team im On- und Offboardingprozess sowie bei Teamevents und löst dafür notwendige Bestellungen aus Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen Du verantwortest die Administration von Miro und unterstützt bei der Umsetzung unserer ISO-Richtlinien Du bist Kontaktperson für technische und softwarebezogene Themen (u. a. Adobe-Lizenzen, Reddo) und unterstützt bei der Zuarbeit in Personio

Zentrale Ansprechperson für das Büro und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Koordination von Terminen Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch Empfang von Besuchern, Kunden und Lieferanten Vorbereitende Aufgaben in der Buchhaltung, u. a. Prüfung und Erfassung von Rechnungen sowie Unterstützung der Angebotserstellung Bestellwesen für Büromaterial und Dienstleister Mitwirkung an der laufenden Optimierung interner Abläufe und Prozesse

Vorbereitende Buchhaltung Gelegentlich kleine Zollanmeldungen Aufträge erfassen Lieferscheine erstellen Rechnungen generieren Koordination der Spediteure und Fremddienstleister Allg. Bürotätigkeiten Unterstützung des Vertriebs

This role will report to the Workplace Operations Lead based in Canada. We're looking for someone who is naturally organised, personable, confident, with good communication skills and, most importantly, with a good sense of fun. Ensure the smooth running of the office on a day-to-day basis Liaise with staff, suppliers and clients Implement and maintain procedures/office administrative systems Coordinate meetings and any catering or refreshments Coordinate any office events and any catering or refreshments Keep track of office supplies and place orders when necessary Keep a detailed record of spend, overheads and anticipated costs for the office Manage agendas / appointments etc. for the team where needed Manage phone calls and correspondence (e-mail, letters, packages, etc.) Assist colleagues whenever necessary Help create an engaging office environment and drive initiatives that foster community and on-site collaboration

Site Setup : You will shape the build-out of our first dedicated Frankfurt office from day one, creating an inspiring workplace that fosters collaboration, creativity, and innovation. Office Management : You will ownership of day-to-day office operations, from welcoming guests and handling mail to managing office supplies and IT hardware inventory.​ Process Optimization : You will build efficient administrative processes from the ground up and support the founding team with organizational and operational tasks. Communication & Relationship Management : You will communicate confidently and professionally with key internal and external stakeholders. Event & Culture Management : You will organize team events, social activities, and office initiatives that strengthen our culture and bring the team together.

Sie koordinieren den täglichen Bürobetrieb und stellen einen effizienten Ablauf sicher. Sie verwalten Termine und organisieren Meetings sowie Veranstaltungen. Sie übernehmen die Bearbeitung der Korrespondenz und die Dokumentenverwaltung. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und Projekten. Sie sorgen für eine effiziente Büroorganisation, einschließlich Beschaffung von Büromaterial. Sie sind Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten. Sie unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen. Sie tragen zur Optimierung interner Prozesse bei.

Site Setup : You will shape the build-out of our first dedicated Frankfurt office from day one, creating an inspiring workplace that fosters collaboration, creativity, and innovation. Office Management : You will ownership of day-to-day office operations, from welcoming guests and handling mail to managing office supplies and IT hardware inventory.​ Process Optimization : You will build efficient administrative processes from the ground up and support the founding team with organizational and operational tasks. Communication & Relationship Management : You will communicate confidently and professionally with key internal and external stakeholders. Event & Culture Management : You will organize team events, social activities, and office initiatives that strengthen our culture and bring the team together.

Fachliche und disziplinarische Leitung des Front-Office-Teams inklusive Dienstplanung, Schulung und Mitarbeiterentwicklung Aktive Präsenz im operativen Tagesgeschäft mit einem herzlichen Empfang und professionellem Gästeservice Koordination aller Abläufe im Gästebereich in enger Abstimmung mit Housekeeping, Technik und Reservierung Verantwortung für Kassenführung, Abrechnungen, das Debitorenmanagement sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Optimierung der Prozesse am Empfang zur Steigerung von Gästezufriedenheit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit Aufbau eines professionellen Informationsflusses als zentrale Ansprechperson für Gäste, Team und Kolleg:innen Durchführung von Trainings und Einarbeitung neuer Mitarbeitender zur Stärkung des Teams Analyse von Gästefeedback zur kontinuierlichen Verbesserung des Serviceangebots Lösungsorientiertes Reklamationsmanagement mit Fingerspitzengefühl und Blick für das Wesentliche

Sie organisieren und koordinieren den Büroalltag und stellen sicher, dass alle Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren. Sie unterstützen bei der Terminplanung und -verwaltung sowie der Organisation von Meetings. Sie übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie verwalten und bestellen Büromaterialien und sorgen für eine gut ausgestattete Arbeitsumgebung. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und Projekten. Sie kümmern sich um die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen. Sie sind Ansprechpartner für organisatorische Fragen und Anliegen im Büro.

Als Manager:in of first impression bist du die erste Anlaufstelle für Besucher (Kandidat:innen, Kund:innen, Kolleg:innen) an unserem Münchner Standort Die Annahme und Bearbeitung telefonischer Anliegen sowie Terminkoordination sind Dein daily business Mit Deinem guten Blick für Details erkennst Du, wie Du unseren Personalberater:innen den Rücken freihalten und sie im Tagesgeschäft unterstützen kannst Allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Reiseplanung, Buchungen, Bestellungen, vorbereitende Buchhaltung, Ein- und Ausgangspost) fallen ebenfalls in Deinen Aufgabenbereich Stammdatenpflege in unserem hauseigenen System ist zwar nicht täglich gefragt, aber ein wichtiger Beitrag von Dir, um unsere Prozesse noch effizienter zu gestalten Recherchetätigkeiten sowie die Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sind ebenfalls Teil Deines breiten Tätigkeitsfeldes Je nach Kapazität und persönlicher Entwicklung erhältst Du außerdem die Möglichkeit, eigene Sonderprojekte zu übernehmen

Betreuung und Organisation des Empfangs Kundenkommunikation - persönlich, telefonisch und per Mail Koordination von Bestellungen und Aufträgen Begrüßung und Bewirtung der Kunden Unterstützung des Verkaufspersonals im Tagesgeschäft

Du koordinierst Termine für das Team sowie die Geschäftsleitung und sorgst für eine optimale Zeitplanung. Die Organisation von Dienstreisen fällt ebenfalls in deinen Bereich. Du kümmerst dich um die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Obst. Die Verwaltung der Schlüssel am Standort liegt in deiner Verantwortung. Posteingang und -ausgang, inklusive Versand von Kurierpaketen, bearbeitest du zuverlässig. Diverse administrative Tätigkeiten gehören ebenso zu deinem Aufgabenfeld. Du koordinierst die Instandhaltung und das Gebäudemanagement am Bürostandort und kümmerst dich um die Dekoration. Gäste empfängst und betreust du freundlich und professionell. Der Austausch und die Kommunikation mit Kunden sowie Geschäftspartnern, besonders mit dem internationalen Hauptsitz, sind Teil deiner täglichen Arbeit. Du sorgst für die ordentliche Ablage und Verwaltung von Dokumenten. In enger Zusammenarbeit mit HR und IT unterstützt du das On- und Offboarding, inklusive Einrichtung von Arbeitsplätzen sowie der Übergabe von Autos und Hardware. Du achtest darauf, dass die Office-Richtlinien eingehalten werden und stellst die Funktionalität der technischen Ausstattung sicher.

Überwachung offener Forderungen und Außenstände Monatliche Rechnungstellung und damit verbundene administrative Aufgaben Kundenkontakt per E-Mail und Telefon sowie auch vor Ort Reisemanagement inklusive Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Kundenevents Allgemeine Office-Organisation und administrative Unterstützung des Teams Koordination und Bearbeitung verschiedener organisatorischer Themen im Tagesgeschäft Enge Zusammenarbeit mit Kollegen aus der USA und damit verbundene Kommunikation auf Englisch Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten

We are looking for trainees to become office management assistants (m/f/d) starting on 01 September 2027. Office management assistants work in all commercial areas of a company. During your apprenticeship, you will rotate through all relevant departments, such as purchasing, controlling, accounting, and sales. Your tasks include dealing with business management topics, organizing projects, and planning and monitoring deadlines. The standard training lasts 3 years

Du bist die erste Anlaufstelle und repräsentierst PARSA Beauty an unserem Standort in Sinsheim - Kund:innen, Gäste, Bewerbenden und Kolleg:innen fühlen sich bei dir jederzeit willkommen und gut betreut Gemeinsam mit deiner Kollegin verantwortest Du unseren Empfangsbereich eigenständig , behältst den Überblick und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck Du unterstützt unsere Gäste und Kolleg:innen am Telefon kompetent und lösungsorientiert und leitest Anfragen an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter Du koordinierst unsere Meetingräume und sorgst für die optimale Vorbereitung von Schulungen, Interviews und Besprechungen Du kümmerst dich um die Besucherverwaltung, Postbearbeitung, Lieferungen sowie den zentralen E-Mail-Account und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher Als Teil unseres Shared Service unterstützt du die HR-Abteilung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben , koordinierst Termine und trägst mit deiner strukturierten Arbeitsweise zu effizienten Abläufen und einer professionellen Candidate & Employee Experience bei