55 Jobs für "Office Manager in" gefunden

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Du koordinierst geschäftliche Termine der Bitkom-Geschäftsleitung und des Bitkom-Präsidenten. Du organisierst regelmäßig virtuelle Pressekonferenzen. Du organisierst in Zusammenarbeit mit unseren fachlichen Expertinnen und Experten Arbeitskreise und Konferenzen. Du erstellst Einladungen und weitere Mailings mit Hilfe unseres CRM-Systems. Du koordinierst externe Dienstleister wie Caterer, Betreiber von Veranstaltungszentren oder Technikdienstleister. Du unterstützt bei der Durchführung von Veranstaltungen vor Ort in unserer Geschäftsstelle und bei Online-Terminen in Videokonferenzen. Du betreust unsere Mitglieder in allen organisatorischen und logistischen Fragen rund um unsere Veranstaltungen.

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Um unsere Mission zu erfüllen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager in Vollzeit (m/w/d) . Als erste Kontaktperson für alle Mitarbeitenden der flaschenpost sowie unsere Besucher:innen und Geschäftspartner:innen bist du hervorragend mit sämtlichen Abteilungen vernetzt. Du erhältst wertvolle Einblicke in die unterschiedlichsten Fachabteilungen und die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens. Als ein Teil der flaschenpost kannst du vom ersten Tag an Verantwortung übernehmen. So bringst du deine sehr guten Allrounder-Qualitäten in Bezug auf Zeitmanagement, kommunikative und organisatorische Fähigkeiten auf das nächste Level. Du bist die »Visitenkarte« der flaschenpost und erster persönlicher und/oder telefonischer Kontakt für unsere Mitarbeitenden, unsere Besucher:innen und Geschäftspartner:innen Du empfängst unsere Gäste und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen Du unterstützt sämtliche flaschenpostler:innen bei der Reiseplanung und -buchung sowie bei der Abrechnung der Reisekosten Alle Themen rund um einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags (z.B. Bestellung von Büromaterial und Getränken) fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich Du bearbeitest den Postein- und ausgang sowie Kurier- und Paketlieferungen

Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im operativen Tagesgeschäft unserer Vertriebseinheit in Halle Du bist die erste kompetente Kontaktperson für unsere Kund innen am Telefon und per E-Mail Du übernimmst gewissenhaft die Bearbeitung von Postein- und -ausgang Du erstellst und verwaltest Rechnungen und Verträge zuverlässig Du gestaltest Exposés und bearbeitest Immobilienfotos Du unterstützt unser Immobilien- und Finanzierungsteam bei vielfältigen administrativen Aufgaben und bist dabei eine wertvolle Stütze

Du kümmerst dich um unser Büroinventar und bestellst Büromaterialien. Du unterstützt bei administrativen Aufgaben, zum Beispiel in der Postbearbeitung. Du arbeitest an Projekten mit, um unsere Büroabläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln und effizienter zu gestalten. Du bist erste Ansprechperson für Kolleg:innen, Dienstleister und die Hausverwaltung. Du führst bei Bedarf kleinere Reparaturen an Büromöbeln durch. Du planst und organisierst kleinere und größere Events. Du unterstützt im On- und Offboarding-Prozess. Du tätigst relevante Bestellungen rund um das Büro. Du verwaltest und pflegst unsere Hardware. Du unterstützt bei der Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Du hilfst Kolleg:innen bei kleineren IT-Problemen vor Ort und leistest bei Bedarf auch Remote-Support.

Um unsere Mission zu erfüllen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager in Vollzeit (m/w/d) . Als erste Kontaktperson für alle Mitarbeitenden der flaschenpost sowie unsere Besucher:innen und Geschäftspartner:innen bist du hervorragend mit sämtlichen Abteilungen vernetzt. Du erhältst wertvolle Einblicke in die unterschiedlichsten Fachabteilungen und die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens. Als ein Teil der flaschenpost kannst du vom ersten Tag an Verantwortung übernehmen. So bringst du deine sehr guten Allrounder-Qualitäten in Bezug auf Zeitmanagement, kommunikative und organisatorische Fähigkeiten auf das nächste Level. Du bist die »Visitenkarte« der flaschenpost und erster persönlicher und/oder telefonischer Kontakt für unsere Mitarbeitenden, unsere Besucher:innen und Geschäftspartner:innen Du empfängst unsere Gäste und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen Du unterstützt sämtliche flaschenpostler:innen bei der Reiseplanung und -buchung sowie bei der Abrechnung der Reisekosten Alle Themen rund um einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags (z.B. Bestellung von Büromaterial und Getränken) fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich Du bearbeitest den Postein- und ausgang sowie Kurier- und Paketlieferungen

Du verantwortest die Weiterentwicklung der Projektmanagementstandards und Projektmanagementstrukturen, Governance-Strukturen und Vorgehensmodelle im Projektumfeld. Du sorgst für ein übergreifend einheitliches, stabiles und effizientes Management der Projekte sowie für eine abgestimmte Ausgestaltung der Projektorganisation. Du entwickelst Methoden, Standards und Vorgehensweisen im Projektmanagement. Du stellst einheitliche Projektmanagementstrukturen im gesamten Projektumfeld sicher. Du entwickelst Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen im Projektmanagement weiter. Du unterstützt Projektleitungen und Management bei projektmethodischen sowie governancebezogenen Fragestellungen. Du stellst Transparenz über Projektmanagementstandards, Governance-Vorgaben und Arbeitsweisen sicher. Du koordinierst die Weiterentwicklung des Projektmanagements und unterstützt bei der Einführung neuer Methoden, Standards und Arbeitsweisen. Du unterstützt bei der Einführung neuer Projektmanagementmethoden.

Du verantwortest die Transparenz über alle projektrelevanten wirtschaftlichen Kennzahlen und Entwicklungen. Du stellst eine belastbare Datengrundlage für Managemententscheidungen sowie für Anfragen aus Controlling, Finance und Wirtschaftsprüfung bereit. Du analysierst Budgetentwicklungen, Aufwände, Planabweichungen und erkennst kritische Entwicklungen frühzeitig. Du konsolidierst projektrelevante Daten aus SAP und weiteren Systemen und stellst diese strukturiert zur Verfügung. Du stellst Transparenz über Bestellungen, Angebote, Change Requests und Premium Services im Projektkontext sicher. Du verknüpfst wirtschaftliche Projektdaten mit Angeboten, Bestellungen und Budgetentwicklungen. Du entwickelst Dashboards und Kennzahlenstrukturen für Management und Projektsteuerung. Du erstellst projektübergreifende Auswertungen und Managementübersichten.

Als Office Manager / Mitarbeiter in Empfang & Zentrale (m/w/d) bist Du das Aushängeschild unseres Unternehmens, koordinierst eigenverantwortlich unseren Empfangsbereich und blühst bei der Organisation administrativer Aufgaben sowie im Austausch mit Kolleg innen und Dabei bist Du hauptsächlich für folgende Aufgaben verantwortlich: Empfang und Anmeldung unserer Gäste sowie souveräne Koordination der Telefonzentrale Eigenständige Organisation und Buchung von Dienstreisen Koordinierung der Postverteilung und der Bewirtung unserer Besprechungsräume Ausgabe unserer Poolfahrzeuge inklusive dazugehöriger Dokumentation Bedarfsgerechte Beschaffung und Verwaltung von Büro- & Verbrauchsmaterialien Zuverlässige Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und organisatorischer Themen zur Unterstützung eines reibungslosen Büroalltags

Du sorgst dafür, dass unser Office nicht nur funktioniert, sondern sich wie ein Ort anfühlt, an dem Menschen gerne zusammenkommen und arbeiten Du verantwortest den gesamten Office Experience Bereich - von Workplace Organisation über Hospitality bis hin zur täglichen Office Kommunikation Du bist erste:r Ansprechpartner:in für Mitarbeitende, Gäste, Partner und Dienstleister und repräsentierst AVANTGARDE mit einer offenen und professionellen Haltung Du koordinierst externe Dienstleister, Bestellungen, Facility-Themen sowie das gesamte Office Setup und behältst dabei Qualität, Budgets und Abläufe im Blick Du entwickelst unsere Office Experience kontinuierlich weiter und bringst neue Ideen für eine inspirierende Arbeitsumgebung ein Du unterstützt bei internen Events, Meetings und Teamformaten und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund Du arbeitest eng mit People & Culture, IT, Finance und weiteren Teams zusammen und bist eine wichtige Schnittstelle im Tagesgeschäft Du erkennst, wo Dinge verbessert werden können, handelst proaktiv und findest pragmatische Lösungen

Als Front Office Manager/in überwachen Sie das Front Office Team, das die zentrale Verbindung zwischen den Gästen, dem Hotel und den verschiedenen Abteilungen des Hauses darstellt. Eine Front Office Managerin bzw. ein Front Office Manager ist dafür verantwortlich, den ersten Eindruck der Gäste zu gestalten und muss daher die folgenden Aufgaben auf höchstem Niveau ausführen: Führung, Motivation und Weiterentwicklung des Front Office Teams (Front Desk, Executive Lounge, Porter) zur Sicherstellung hoher Standards Aktive Präsenz im operativen Tagesgeschäft sowie Vorbildfunktion in Servicequalität und Professionalität Bewertung der Gästezufriedenheit und Beobachtung von Trends mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung Sicherstellen, dass Stammgäste und VIPs erkannt werden und dass die Front-Office-Abteilung verkaufsorientiert arbeitet und das Loyalitätsprogramm der Hotelmarke aktiv fördert Maximierung der Zimmerauslastung zu den bestmöglichen Preisen sowie Einsatz von Upselling-Techniken zur Förderung der Hotelservices und Einrichtungen Festlegen von Abteilungszielen, Dienstplänen, Budgets, Richtlinien und Verfahren Überwachung des Erscheinungsbilds, der Standards und der Leistungen der Teammitglieder im Front Office mit besonderem Augenmerk auf Schulungen und Teamarbeit Sicherstellen, dass Teammitglieder stets aktuelles Wissen zu Hotelprodukten, Dienstleistungen, Preisen und Richtlinien sowie über die Region besitzen und kontinuierlich geschult werden Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Hotels Überwachung der Personalbesetzung zur optimalen Abdeckung der betrieblichen Anforderungen Durchführung monatlicher Team-Meetings inklusive Protokollführung Bearbeitung von Leistungs- und Verhaltensfragen der Mitarbeitenden gemäß Unternehmensrichtlinien Rekrutierung, Führung, Schulung und Weiterentwicklung des Front Office Teams Einhaltung aller Sicherheits-, Brandschutz- sowie Gesundheits- und Arbeitsschutzrichtlinien Einhaltung von Richtlinien und Verfahren im Umgang mit Front-of-House-Geräten und Property-Management-Systemen Unterstützung anderer Abteilungen nach Bedarf

Du unterstützt bei der organisatorischen Steuerung und Koordination des Tribes und planst in diesem Rahmen auch übergreifende Termine, Ressourcen und Raumkapazitäten effizient, insbesondere für Großveranstaltungen wie PI-Plannings. Du übernimmst das Terminmanagement und die Pflege des Kalenders, um reibungslose Abläufe für die Tribe- und People-Leads sicherzustellen. Du beteiligst dich aktiv an der Verbesserung unserer Prozesse, indem du die Anwendung etablierter Arbeitsroutinen und agiler Werkzeuge überprüfst und durch deine Lernbereitschaft weiterentwickelst. Du übernimmst mit Engagement und Professionalität vielseitige Aufgaben wie das Office Management, die Reiseplanung und -abrechnung, die Organisation und Bearbeitung von E-Mails, die Rechnungsabwicklung sowie Tätigkeiten als Referent in.

Du unterstützt bei der organisatorischen Steuerung und Koordination des Tribes und planst in diesem Rahmen auch übergreifende Termine, Ressourcen und Raumkapazitäten effizient, insbesondere für Großveranstaltungen wie PI-Plannings. Du übernimmst das Terminmanagement und die Pflege des Kalenders, um reibungslose Abläufe für die Tribe- und People-Leads sicherzustellen. Du beteiligst dich aktiv an der Verbesserung unserer Prozesse, indem du die Anwendung etablierter Arbeitsroutinen und agiler Werkzeuge überprüfst und durch deine Lernbereitschaft weiterentwickelst. Du übernimmst mit Engagement und Professionalität vielseitige Aufgaben wie das Office Management, die Reiseplanung und -abrechnung, die Organisation und Bearbeitung von E-Mails, die Rechnungsabwicklung sowie Tätigkeiten als Referent in.

Als Abteilungsassistenz unterstützen Sie die Abteilungsleitungen, Gruppenleitungen sowie das gesamte Abteilungsteam unserer Einkaufsabteilungen am Standort Lemwerder bei koordinativen und organisatorischen Aufgaben. Zu den Einkaufsabteilungen gehören der strategische und operative Einkauf, die Lieferantenentwicklung, das Value Engineering und der Projekteinkauf. Sie übernehmen die Terminorganisation, einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Action Items, und verteilen Informationen innerhalb der Abteilung. Darüber hinaus übernehmen Sie diverse organisatorische Tätigkeiten, wie die Koordination von Bestellungen, Reisen, Ausstattungen und Lieferantengesprächen etc. Selbstständig und eigenverantwortlich setzen Sie Organisationsprojekte in Zusammenarbeit mit der Bereichsassistenz, den Abteilungsleitungen oder den Gruppenleitungen um und unterstützen aktiv bei abteilungsspezifischen administrativen Projekten. Nicht zuletzt verantworten Sie die organisatorische Mitarbeiterbetreuung (z. B. Teambuilding-Events, Weiterbildungen, Workshops) sowie das Onboarding neuer Mitarbeitender in der Abteilung.

Du stabilisierst Projekte mit hoher Komplexität, insbesondere im \"NextGen-Umfeld\", und unterstützt externe Projektleiter in anspruchsvollen Projektkonstellationen. Du übernimmst eine zentrale Rolle bei der Klärung von Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und organisatorischen Hindernissen in komplexen Projekten. Du unterstützt kritische Projekte, indem du bestehende Strukturen weiterentwickelst und auch neuen Anforderungen gerecht wirst. Du bist verantwortlich für die Unterstützung bei Planung, Steuerung und Berichterstattung im Projektumfeld gemäß den definierten Projektmanagementmethoden und Prozessen, einschließlich der Vertretung organisatorischer Themen gegenüber dem Management. Du managst Stakeholder in einem heterogenen Umfeld mit vielen Beteiligten und unterstützt bei komplexen Abstimmungen, typischerweise auch auf Managementebene. Du unterstützt Eskalationen und kritische Projektsituationen und trägst dazu bei, Risiken frühzeitig sichtbar zu machen und zu adressieren. Du nimmst zukünftige Trends im Projektmanagement auf, bewertest sie im Kontext von rku.it und entwickelst die Rolle Project Enablement inhaltlich weiter. Du gibst systematisch Projektmanagement Know-how weiter und unterstützt die Weiterentwicklung der Projektorganisation.

Erste Anlaufstelle für ein professionelles Willkommen von Besucher:innen und Kund:innen Unterstützung des Teams bei administrativen Themen sowie Übernahme von kleineren Projekten im Rahmen der Büroorganisation Optimierung und Dokumentation administrativer Prozesse im Sekretariat Koordination von externen Dienstleistern (u. a. Lieferant:innen, Servicedienstleister:innen, Hausverwaltung, Techniker:innen, Handwerker:innen, Reinigungsdienst) Verantwortung für allgemeine Bürotätigkeiten wie Bestellungen, Büroordnung, E-Mail-Bearbeitung sowie Posteingang und -ausgang Verwaltung von Büromaterialien, Kasse, Schlüsseln, Parkkarten oder Zugangskarten Vorbereitung von Meetingräumen und Gästeempfang Organisation von Catering, Meetings, Fuhrpark und Essensgutscheinen Verantwortlichkeit für Food, Drinks und Service Einhaltung der Datenschutz- und Vertraulichkeitsstandards

Organisation und Koordination des Büroalltags Empfang und Betreuung von Mandant:innen und Gästen Termin- und Reisemanagement für die Partner:innen und das Team Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleistern Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings und internen Veranstaltungen Allgemeine administrative Tätigkeiten

Sie empfangen Besucher, Partner und Kunden professionell, betreuen diese umfassend und organisieren Events sowie Meetings einschließlich des Caterings. Sie unterstützen die Geschäftsführung als persönliche Assistenz, koordinieren Termine, nehmen an Besprechungen teil, führen Korrespondenz, organisieren Dienstreisen und erstellen Präsentationen, Berichte sowie Vorlagen. Sie steuern das Office Management, organisieren und koordinieren die täglichen Büroabläufe, verwalten Büromaterial sowie den Posteingang und überwachen Budgets und Kosten. Sie übernehmen allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben und sorgen damit für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Sie vertreten die HR-Funktion bei Abwesenheit, verwalten Abwesenheiten und unterstützen unter anderem bei der Entgeltabrechnung sowie beim Onboarding und Offboarding.