52 Jobs für "Office Manager in" gefunden

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements bei der Organisation und Koordination des administrativen Tagesgeschäfts Koordination sowie Unterstützung bei Aufgaben im Personalbereich Unterstützung im professionellen Meeting-, Dokumenten- und Termin-Management Steuerung externer Dienstleister und interner Schnittstellen Unterstützung bei Projekten und der Weiterentwicklung interner Prozesse Kommunikation sowie Übersetzungen in Deutsch und Englisch

Du koordinierst geschäftliche Termine der Bitkom-Geschäftsleitung und des Bitkom-Präsidenten. Du organisierst regelmäßig virtuelle Pressekonferenzen. Du organisierst in Zusammenarbeit mit unseren fachlichen Expertinnen und Experten Arbeitskreise und Konferenzen. Du erstellst Einladungen und weitere Mailings mit Hilfe unseres CRM-Systems. Du koordinierst externe Dienstleister wie Caterer, Betreiber von Veranstaltungszentren oder Technikdienstleister. Du unterstützt bei der Durchführung von Veranstaltungen vor Ort in unserer Geschäftsstelle und bei Online-Terminen in Videokonferenzen. Du betreust unsere Mitglieder in allen organisatorischen und logistischen Fragen rund um unsere Veranstaltungen.

Als Office Manager (m/w/d) bist du ein zentraler Bestandteil unseres Facility Management Teams am Standort Düsseldorf für AutoScout24, Leasingmarkt.de und AutoProff. Du sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren, unterstützt das Team im operativen Tagesgeschäft und stellst eine effiziente Zusammenarbeit auf inhaltlicher, terminlicher und menschlicher Ebene sicher. Mit deinem Organisationstalent und deiner Serviceorientierung koordinierst du administrative Prozesse, planst Reisen und Events und bist eine wichtige Schnittstelle innerhalb des Unternehmens. Sicherstellen einer reibungslosen Zusammenarbeit innerhalb des Teams auf inhaltlicher, terminlicher und menschlicher Ebene Verantwortung für Rezeptionsaufgaben und den Empfang unserer Gäste Telefonbetreuung und allgemeine Korrespondenz Planung, Koordination und Überwachung von Terminen Interne Kommunikation sowie Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben Verantwortung für das Travel Management inklusive Organisation und Buchung von Geschäftsreisen und Reisekostenmanagement Organisation und Vorbereitung von Meetings, Workshops und Telefonkonferenzen Erstellung, Vorbereitung und Gestaltung von Präsentationen, Terminunterlagen sowie Reportings und Auswertungen

Organisation und Koordination des täglichen Bürobetriebs Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben Verwaltung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Dokumenten Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Überwachung und Bestellung von Büromaterialien

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen. Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen. Verwaltung und Pflege von Dokumenten sowie Datenbanken. Ansprechpartner für interne und externe Kommunikation. Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag. Verwaltung von Büromaterialien und Bestellung bei Bedarf. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen. Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen für eine effiziente Arbeitsweise.

Koordination und Organisation von Büroabläufen und administrativen Prozessen. Verwaltung der Korrespondenz und Kommunikation mit internen sowie externen Ansprechpartnern. Unterstützung bei der Terminplanung und -koordination. Betreuung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen. Verwaltung und Bestellung von Bürobedarf. Pflege und Organisation von Dokumenten und Datenbanken. Unterstützung des Teams im Bereich Secretarial & Business Support. Gelegentliche Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen.

Organisation und Überwachung administrativer Abläufe im Logistik-Department Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Verwaltung von Dokumenten und Unterstützung bei der Berichterstellung Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern Bearbeitung von Rechnungen und anderen finanziellen Aufgaben Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme und Tools Allgemeine Büroadministration und Unterstützung des Teams

Als Office Manager (m/w/d) bist du ein zentraler Bestandteil unseres Facility Management Teams am Standort Düsseldorf für AutoScout24, Leasingmarkt.de und AutoProff. Du sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren, unterstützt das Team im operativen Tagesgeschäft und stellst eine effiziente Zusammenarbeit auf inhaltlicher, terminlicher und menschlicher Ebene sicher. Mit deinem Organisationstalent und deiner Serviceorientierung koordinierst du administrative Prozesse, planst Reisen und Events und bist eine wichtige Schnittstelle innerhalb des Unternehmens. Sicherstellen einer reibungslosen Zusammenarbeit innerhalb des Teams auf inhaltlicher, terminlicher und menschlicher Ebene Verantwortung für Rezeptionsaufgaben und den Empfang unserer Gäste Telefonbetreuung und allgemeine Korrespondenz Planung, Koordination und Überwachung von Terminen Interne Kommunikation sowie Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben Verantwortung für das Travel Management inklusive Organisation und Buchung von Geschäftsreisen und Reisekostenmanagement Organisation und Vorbereitung von Meetings, Workshops und Telefonkonferenzen Erstellung, Vorbereitung und Gestaltung von Präsentationen, Terminunterlagen sowie Reportings und Auswertungen

Als Teil unseres Corporate Services Teams hältst du die Fäden im Hintergrund zusammen und bist von Anfang an in die Gestaltung interner Prozesse eingebunden. Dabei legen wir Wert auf individuelles Coaching auf Augenhöhe, flexible Arbeitszeitgestaltung und Team Spirit. Du verantwortest unser Office ganzheitlich - von der Organisation und Struktur, über die Atmosphäre bis hin zu einem reibungslosen Betrieb Du bist die zentrale Ansprechperson für alle standortbezogenen Themen und sorgst für klare, effiziente Abläufe im Tagesgeschäft Du stellst den einwandfreien Zustand des Büros sicher - funktional, optisch und technisch Du unterstützt bei Themen wie Arbeitssicherheit, Ordnung und die Einhaltung relevanter Vorgaben am Standort Du gestaltest eine professionelle und angenehme Arbeitsumgebung und bist Gastgeber für Mitarbeitende und Gäste Du planst und organisierst interne sowie externe Termine, Events und Meetings, koordinierst externe Dienstleister und sorgst für eine reibungslose Durchführung

Zentrale Anlaufstelle: Du heißt unsere Besucher von 09:00-15:00 Uhr herzlich willkommen, behältst den Überblick am Empfang und bist erster Ansprechpartner für interne und externe Anliegen (telefonisch, persönlich oder per E-Mail). Du managst unseren Büroalltag: Du buchst Termine, unterstützt bei der Reiseplanung und kümmerst dich um die Post. Außerdem hast du einen Überblick über unsere Ausstattung und unseren Bürobedarf. Du koordinierst die Kalender des Leadership-Teams: Auch wenn es mal komplexer wird, behältst du den Überblick. Support im Finance: Du unterstützt unser Finance-Team im Bereich Debitorenmanagement (Digitalisierung via Greyhound für die Rechnungsfreigabe, Bearbeitung von Kundentickets, Auswertung von Zahlungseingängen, sorgfältige Kontrolle von Buchungen im Haupt- und Nebenbuch). Unser Fuhrpark liegt in deinen Händen: Von Fahrzeugbeschaffung- bis Rückgabe, von Versicherung bis Steuer - du koordinierst alles, was vier Räder hat. Reparaturen, Renovierungen oder Umbau-Projekte im Büro: Du sorgst dafür, dass es läuft. Pünktlich, sauber und im Budget. Du betreust unser Facility-Team: Mit einem offenen Ohr und einem klaren Blick auf die Zahlen. Support bei internen Veranstaltungen: Von der Vorbereitung bis zum letzten Handgriff beim Abbau können wir auf dich zählen.

Als Back Office & Office Operations Manager übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Büroorganisation für globale, regionale und lokale Teams vor Ort. Dabei unterstützen Sie das lokale Management-Team in wesentlichen Themen, indem Sie Projekte eigenverantwortlich leiten, die Qualität in den Bereichen Vertrags- und Reisemanagement sicherstellen, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen verantworten sowie das Diese Position konzentriert sich auf die Optimierung von Prozessen in allen unterstützenden administrativen Bereichen, fördert effizientes Teamarbeiten und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf aller Aufgaben zur Begleitung des Managements und der Büroorganisation. Back Office & Office Operations Sie verantworten umfassend das Travel Management, einschließlich Bahn-, Flug- und Hotelbuchungen sowie der Reisekosten- und A1-Prozesse. Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit SAP, insbesondere beim Anlegen und Nachverfolgen von Bestellungen (Purchase Orders) sowie bei der systemseitigen Unterstützung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen. Ebenso betreuen Sie das Vertragsmanagement für Office-, Service- und Lieferantenverträge, einschließlich Verwaltung, Verlängerungen und Fristenkontrolle. In enger Abstimmung mit Finance übernehmen Sie die Prüfung und Validierung von Rechnungen. Sie begleiten professionell und regelkonform den Umgang mit Themen rund um Parallelimporte und Trademark-Fragestellungen in enger Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen wie Legal, Finance und Supply Chain. Zudem pflegen und fördern Sie die Weiterentwicklung von Office-Prozessen, Richtlinien und Dokumentationen. Front Office Vertretung Sie vertreten das Front Office bei Abwesenheiten (Besucherempfang, Organisation, Schnittstelle zu Dienstleistern) und stellen einen professionellen, reibungslosen Office - Ablauf sicher Projekt - & Management Support Sie unterstützen das operative Projektmanagement für das lokale Management Team (z. B. Office - Projekte, Umzüge, Events) Sie koordinieren externe Partner und interne Stakeholder Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Status - Reports vor Digitale & AI-gestützte Weiterentwicklung (Ergänzung aus AI-Sicht) Sie nutzen digitale Tools zur Prozessautomatisierung (z. B. Reise - , Rechnungs - , Vertragsübersichten) Sie wirken bei der Einführung von AI - gestützten Workflows (z. B. Vertragsfristen - Tracking, Standardreports) mit Sie optimieren kontinuierlich Abläufe im Sinne von Effizienz, Compliance und Nutzerfreundlichkeit

Als Office Manager / Teamassistenz bist du eine zentrale Anlaufstelle am Standort Mannheim und arbeitest eng mit der Standortleitung, Führungskräften sowie Kolleginnen und Kollegen in Mannheim und Ahrensburg zusammen. Dabei unterstützt du organisatorisch, koordinierst Themen rund um den Standort und trägst aktiv zu einer positiven Standortkultur bei. Standortorganisation & Zusammenarbeit Unterstützung der Standortleitung bei organisatorischen und standortbezogenen Themen Koordination von Aufgaben und Projekten rund um den Standort Unterstützung von Führungskräften sowie Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams Kommunikation, Events & Unternehmenskultur Organisation von Standortveranstaltungen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier, Meetings) Unterstützung lokaler Marketingaktivitäten und interner Kommunikation Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer Unternehmenskultur HR-nahe Themen Ansprechpartner für Mitarbeitende bei organisatorischen Personalthemen vor Ort Unterstützung bei Onboarding und Offboarding der Mitarbeitenden Unterstützung bei der Organisation der Benefits für Mitarbeitende Organisation von Jubiläen und besonderen Anlässen Unterstützung bei arbeitsmedizinischen und arbeitssicherheitsrelevanten Themen Office & Standortmanagement Organisation von Büromaterial, Meetingräumen und Infrastruktur Koordination von Dienstleistern und Gebäudethemen IT-nahe Themen Verwaltung von lokalem IT-Equipment Unterstützung bei IT-Organisation und lokalen IT-Themen

In the role of Office & Fleet Manager, you will be responsible for the smooth operation of our office environment and the management of our company fleet in Germany. In addition, you will dedicate approximately 20% of your time to supporting the Managing Director and their direct reports with high-level administrative and organisational tasks. This hybrid role requires a proactive, service-oriented individual with excellent organisational skills and discretion. · Ensure the efficient day-to-day running of the office, including facility management, supplies, and vendor coordination · Manage the company fleet, including vehicle procurement, maintenance scheduling, insurance, and compliance with relevant regulations · Act as the first point of contact for all office and fleet-related matters, liaising with internal departments and external service providers · Support the Managing Director and their direct reports with calendar management, travel arrangements, expense reporting, and meeting coordination · Assist in the preparation of presentations, reports, and internal communications · Coordinate internal events and support the organisation of leadership offsites and workshops · Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion

Du denkst in klaren Strukturen, erkennst Optimierungspotenziale frühzeitig und möchtest organisatorische Verantwortung übernehmen? In dieser Rolle bündelst Du zentrale administrative Themen, schaffst Transparenz und entwickelst Prozesse so weiter, dass sie effizient, wirtschaftlich und verlässlich funktionieren. Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Proaktivität und Deiner lösungsorientierten Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Themen nicht liegen bleiben, sondern strukturiert vorangebracht werden. Du übernimmst Verantwortung für zentrale administrative und organisatorische Themen - von Kreditkartenabrechnungen über Mobilfunkadministration bis zur Koordination des Office-Budgets. Du steuerst interne Abläufe und entwickelst bestehende Prozesse weiter - mit dem Ziel, Standards (SOPs) zu etablieren und Transparenz zu schaffen. Du organisierst interne Formate und Events wie All Hands, Weihnachtsfeier oder B2Run und sorgst für eine reibungslose Umsetzung. Du begleitest On- und Offboarding-Aktivitäten organisatorisch und stellst sicher, dass Ein- und Austritte strukturiert und professionell ablaufen. Du unterstützt interne Kommunikation, pflegst Confluence-Inhalte, führst Protokoll in Geschäftsleitungsrunden und archivierst Dokumente strukturiert. Du koordinierst Lieferanten und Dienstleister zuverlässig, unterstützt uns in der Nachhaltigkeitsberichtserstattung (ESG) und vertrittst unsere Interessen souverän nach außen.

Vertretung der Empfangsleitung bei Abwesenheit Kompetente Führung des Rezeptionsteams Einarbeitung der Auszubildenden und Studenten Personaleinsatzplanung sowie Erstellung von Dienst- und Urlaubsplänen Abwicklung aller Formalitäten beim Check-in und Check-out Professioneller Umgang mit Gästebeschwerden und Reklamationen Interne Kommunikation mit den anderen Abteilungen des Hauses Erstellung der Tagesabschlüsse mit dem System Fidelio Suite 8 sowie der Monatsabschlüsse

Empfang von externen Besuchern sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Verantwortung für die Telefonzentrale und Sicherstellung der durchgängigen Erreichbarkeit Selbstständige Organisation des gesamten Office Managements wie z.B.: Kontakt zu externen Lieferanten und Kunden Erster Ansprechpartner für alle organisatorischen Themen der Mitarbeiter Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Korrespondenz mit Externen in Deutsch und Englisch Erledigung von Besorgungen und Sicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen (frisches Obst, Getränke, Büromaterial, Briefmarken, Möbel, etc. ...) Gebäudemanagement z.B. Planung und Organisation von Umbauten sowie Arbeitssicherheit

Da unsere Kultur einzigartig ist und das gesamte Team Verantwortung dafür übernimmt, dass dies ein großartiger Arbeitsplatz bleibt, suchen wir keine Assistenz, sondern eine Person, die die Dinge vorantreibt und Spaß daran Als unser e Office Manager in sorgst du dafür, dass die Dinge reibungslos laufen und Futurice eine angenehme Arbeitsumgebung für unser Team ist. Du übernimmst die Verantwortung für den Büroalltag vor Ort in München (Postverwaltung, Schlüsselverwaltung, Beschaffung, ...) Verwaltung verschiedene administrative Prozesse deutschlandweit, wie z.B. Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung, Dienstleister- und Versicherungsverwaltung, Ansprechpartner in für die Hausverwaltungen, etc. Zu deinen Aufgaben gehören außerdem die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und deren Umsetzung nach Bedarf Unterstützung bei der Organisation von Events und du lässt dir auch gern mal was Neues einfallen, um den Teamspirit zu stärken Dabei arbeitest du eng mit unserem Operations Team zusammen und unterstützt unser Personalteam bei On- und Offboardings und anderen Aufgaben vor Ort.

Zentrale Anlaufstelle & Empfang: Du betreust als erste Anlaufstelle unsere Mitarbeitenden, empfängst unsere Gäste an der Rezeption und schaffst mit deiner offenen, herzlichen Art eine Atmosphäre, in der man sich vom ersten Moment an willkommen fühlt Termin- & Meetingorganisation: Du koordinierst Meetings, Telefonkonferenzen und Bewerbungsgespräche mit Überblick und Sorgfalt, buchst Besprechungsräume über unser Online-Tool und sorgst dafür, dass alles reibungslos vorbereitet ist Du planst und organisierst interne Veranstaltungen, Team-Events, saisonale Afterworks sowie Corporate-Social-Responsibility-Aktivitäten und trägst so aktiv zu einem lebendigen Miteinander bei

Als Assistant Front Office Manager (m/w/d) Sheraton Frankfurt Airport Hotel bist du Teil des Front Office Management Teams Together with the Front Office Manager, you will be responsible for employee management within your department and will be responsible for employee appraisals and the implementation of subject-related training courses You will be the contact person for your team and take care of the creation of duty rosters and vacation planning As an expert in your field, you know what our guests need and do everything you can to make their stay as memorable as possible You know how to deal with guest complaints due to your expertise and always find a solution - you know that even negative impressions can be turned into positive memories with the

Conduct strategic, financial and market assessments and analyses for Henkel Consumer Brands Steer the preparation and orchestration of Board and leadership meetings, ensuring high-quality storytelling, alignment across stakeholders, and seamless execution Support the Consumer Brands Board member with executive content in key initiatives, presentations, and ad- hoc requests Support in- and external positioning and communication of Henkel Consumer Brands and its leadership team Be responsible for key projects, including preparation, execution, and implementation Become part of a highly motivated international team to make an impact for Henkel Consumer Brands