22 Jobs für "Office" in Stuttgart gefunden

Organisation und Koordination von Büroabläufen und -prozessen Unterstützung des Teams im Bereich Secretarial & Business Support Verwaltung von Terminen, Meetings und Reisen Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags

Unterstützung bei der Verwaltung unserer Unterstützungskasse Betreuung und Überwachung von Bankkonten sowie Zahlungsflüssen Datenpflege und -analyse Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Auswertungen Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben Rechnungsstellung an unsere Kunden

The Contractor SAP Security Officer (CSSO) provides direct, hands-on support for the daily administration and execution of the Special Access Program (SAP) security program. Working under the guidance of the lead CSSO, this position is responsible for executing critical security functions across all security disciplines to ensure compliance and protect sensitive program information. The role requires a strong working knowledge of SAP/SCI security procedures and exceptional attention to detail. Create a secure environment by coordinating with the Cognizant Authority (CA) Special Access Program Central Office (SAPCO), Program Security Manager (PSM), Program Security Officer (PSO), Government Activity Manager (GAM), and Contractor Activity Take responsibility for security management, including the Security, Education, Training, and Awareness (SETA) program, and all related operations within the assigned activity, organization, or office. Implement and execute all SAP security requirements as defined in this issuance, And any additional guidance provided by the CA SAPCO security director. Develop, coordinate, maintain and execute Security Standard Operating Procedures for the SAPF/SCIF. Process Program Access Requests (PARs), facilitate indoctrinations and debriefings, and maintain personnel security files. Manage visit certifications and foreign travel reporting for all SAP-accessed personnel. Coordinate all SAP security matters, including personnel vetting issues and security incidents, with the CA SAPCO, PSM, PSO, GAM, or CAM, as applicable. Ensure all records are updated in the SAP personnel vetting system, such as the Joint Access Database Environment (JADE) or its successor system. Assist with the day-to-day management of all SAP materials. Conduct inventories, manage document control and accountability logs, and prepare materials for secure transport and destruction in the appropriate database of record. Support the physical integrity of the SAPF by managing access control systems, conducting daily security checks, monitoring alarm systems, and escorting non-accessed personnel. Enforce compliance with ICD and DOW policies for SCI and SAP management ensuring SAPF and SCIF comply with ICD 705 requirements. Interface with SAP cybersecurity Information System Security Managers (ISSMs) to ensure the full protection of SAP material access is known, shared, and integrated. Conduct and document annual self-inspections and develop and submit any necessary corrective action plans to the CA SAPCO PSM or PSO. Establish, conduct, and document initial, situational, and annual refresher training for all assigned SAP-accessed individuals. Assist in providing security briefings and general security support to all program personnel. Conduct security inquiries, identify suspected security infractions and violations, develop reports, and make recommendations to the government security team for corrective action(s). In coordination with the GAM or CAM, develop, maintain, and submit for endorsement all program protection implementation plans on an annual basis to ensure compliance with DoDI 5000.83.

Du übernimmst die zentrale Beantwortung aller eingehenden Telefonate in unserer Niederlassung. Du betreust und bewirtest unsere Gäste. Du verantwortest die Organisation des Empfangsbereichs, unserer Konferenzräume und aller anstehenden Termine sowie Vorstellungsgespräche. Du übernimmst allgemeine Bürotätigkeiten, wie den Postein- und -ausgang, schriftliche Korrespondenz u. Ä.. Die Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien liegen in Deinem Aufgabenbereich. Du übernimmst die Reise- und Hotelbuchungen im Rahmen des Reisemanagements und unterstützt im Fuhrparkmanagement.

Visitenkarte des Unternehmens: Professionelle Annahme und zielgerichtete Weiterleitung von Telefonanrufen Verwaltung des Firmenfuhrparks: Betreuung des Fuhrparks und Abwicklung von Schadensfällen mit der Versicherung Büroorganisation: Aufgabe von Büromaterial- und Getränkebestellungen sowie Abstimmung mit externen Dienstleistern wie beispielsweise der Gebäudereinigung Zeitwirtschaft: Verwaltung der Zeitdaten unserer Belegschaft Assistenz: Unterstützung der Bereichsleitung durch die Erstellung von Auswertungen, Listen und Texten

Erstellung von Fördermittel-Anträgen und Verwendungsnachweisen sowie Verwaltung der Fördermittel Unterstützung der Gesamtleitung bei der Wirtschaftsplanung und beim Personalmanagement Controlling und Statistik Terminmanagement für die Gesamtleitung

Betriebskostenabrechnungen für ca. 750 Mietverhältnisse erstellen Vertragsverwaltung und kontinuierliche Datenpflege Vorbereitung von Mietanpassungen Fachlicher Ansprechpartner zur Vermietung für unsere Einrichtungen Bearbeitung von Mieteranfragen Key-User für unsere Immobiliensoftware Kaufmännische Liegenschaftsverwaltung und Rechnungsbearbeitung Mitwirkung im Facility- und Energiemanagement Unterstützung des Mahnwesens

Sie möchten Verantwortung übernehmen, Dinge zuverlässig organisieren und dabei Einblicke in die Arbeit von Vorstand und Geschäftsführung erhalten? Dann erwartet Sie bei uns eine abwechslungsreiche Position an einer zentralen Schnittstelle unseres Vereins. Sie sorgen dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren, behalten verschiedene Themen im Blick und unterstützen Vorstand und Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Die Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit der Möglichkeit, sich in neue Themen einzuarbeiten und gemeinsam mit der Rolle weiterzuentwickeln. Organisation und Durchführung aller anfallenden Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für Vorstand und Geschäftsführung Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen Erstellung von Protokollen, Korrespondenz, Präsentationen und weiteren Unterlagen Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnung Organisation und Begleitung interner und externer Veranstaltungen Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Vorstand, Geschäftsführung und den Fachbereichen Eigenständige Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Themen Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben

Angebotserstellung, Beratung und Betreuung von Firmen oder Privatkunden, sowie Bildungsmaßnahmenteilnehmern im Bereich Führerschein- und Berufskraftfahrerausbildung Erfassung von Teilnehmern und Erstellung von Ausbildungsverträgen Abwicklung von Bildungsgutscheinen oder Bewilligungsbescheiden Planen von Überwachung von Schulungsabschnitten Prüfungsplanung Erstellung von Schulungsunterlagen, Stundenplänen und Teilnahmebescheinigungen Bestellung von Lehr- und Lernmaterialien Rechnungserstellung Teilnehmerbetreuung Kommunikation mit Arbeitsagenturen und Jobcenter, etc. bzgl. Der Schulungsteilnehmer innerhalb deren Umschulung. Unterstützung bei Kapazitätsplanung und Dozenteneinteilung Konzeptionierung und Zertifizierung neuer Maßnahmen gem. AZAV Qualitätsmanagement: Erstellung von Dokumenten und Vorlagen; Lenkung von Dokumenten, Vorbereitung von Audits

Als Teamassistenz (w/m/d) bist Du die erste Kontaktperson für telefonische Fragen, die Du selbst beantwortest oder an die jeweiligen Fachabteilungen weiterleitest Du übernimmst den First Level Support (Bearbeitung von Supportanfragen bzw. Weiterleitung an die Supportabteilung) und den Versand von Informationsmaterialien In unserem Office empfängst Du Gäste und bestückst die Besprechungsräume mit Gläsern und Getränken Ebenfalls zu Deinem Aufgabenbereich gehört die Durchführung der Reisebuchungen und die Prüfung von bereichsbezogenen Eingangsrechnungen Du bearbeitest den Posteingang und leitest die Post an die Kolleginnen und Kollegen weiter Zudem unterstützt Du bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und verantwortest die Vorbereitung von Meetings mit externen Teilnehmenden inklusive der Koordination des Caterings

Steuerung von Dienstleistern & Handwerkern Energiemanagement Regelmäßige Objektbegehungen sowie technische Betreuung (Schadensdokumentation, Instandhaltungsmaßnahmen, Wartungen, Sanierungen) Verwaltungstätigkeiten im Bereich Liegenschaften Unterstützung für die Leitung Liegenschaft Ansprechpartner:in für Einrichtungsleitungen, Haustechniker und Mieter

Eigenverantwortliche Vereinbarung, Koordination und Überwachung von Terminen der Abteilungsleitung Selbstständige Beschaffung von Informationen und Unterlagen sowie Führung von Gesprächen und Telefonaten sowie Betreuung von Besuchern Teilnahme an ausgewählten Besprechungen sowie professionelle Protokollerstellung Sichtung der Emails der Abteilungsleitung, sowie der Eingangspost der Abteilung inklusive Verteilung und Zusammenführung dazugehöriger Unterlagen und Geschäftsvorgänge, Überprüfung der Ausgangspost auf Richtigkeit und Vollständigkeit sowie Geschäftskorrespondenz nach Anweisung in Deutsch und Englisch Planung, Buchung und Prüfung von Geschäftsreisen sowie Anfertigung von Reisekostenabrechnungen Aufbau und Verwaltung der Ablage sowie selbstständige Wahrnehmung allgemeiner Sekretariatsaufgaben sowie Bearbeitung von Geschäftsvorgängen unter Berücksichtigung und Anwendung bzw. Auslegung von Regelungen und Richtlinien Durchführung und Anlegen von Bestellungen in den AMG-eigenen Systemen

Projektassistenz der Projektleitung und des Projektteams Abwicklung organisatorischer Aufgaben und Unterstützung im Bereich Projektmanagement und Controlling Wahrnehmung allgemeiner administrativer Aufgaben (Reisekostenabrechnung, Reiseorganisation, Terminplanung, Organisation von Seminaren und Meetings, Zeiterfassung, Urlaubsanträge) Erstellung und Formatierung von Berichten, Protokollen, Studien und Ausschreibungen Eigenverantwortliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch Vorbereitung verschiedener Vertragsdokumente Unterstützung Teamlogistik und Mitarbeiteranfragen

Unterstützung des Vertriebsteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Vorbereitung und Nachverfolgung von Angeboten und Vertragsunterlagen. Pflege und Aktualisierung der Kundendatenbank. Koordination und Organisation von Meetings und Terminen. Erstellung und Analyse von Berichten und Statistiken. Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Partnern. Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Vertriebsprojekten.

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen und Berichten Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens Pflege von vertraulichen Dokumenten und Daten Bearbeitung von Sonderprojekten und Ad-hoc-Anfragen Optimierung von administrativen Prozessen und Abläufen

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und im Tagesgeschäft Koordination und Organisation von Terminen, Reisen und Meetings Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Analysen Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Ansprechpartnern Überwachung und Nachverfolgung von Projekten und Deadlines Unterstützung bei strategischen und operativen Entscheidungen durch Recherche und Vorbereitung relevanter Informationen Verwaltung sensibler Daten und Dokumente mit höchster Diskretion Optimierung von Arbeitsprozessen im administrativen Bereich

Als Teil unseres sympathischen Vertriebsteams von 50 Ingenieuren, Vertriebsmitarbeitern und Assistenzen (m/w/d) unterstützen Sie maßgeblich unsere Vertriebsingenieure in der Angebotserstellung bei Neuprojekten mit unseren internationalen Kunden im Energie- und Wassersektor. Sie prüfen Ausschreibungsunterlagen hinsichtlich Formvorgaben, Vollständigkeit und Übersichtlichkeit Zusammenstellung aller Unterlagen sowie deren Formatierung und Rechtschreibprüfung Kommunikation mit unseren globalen Vertriebsbüros in englischer Sprache Unterstützung der Vertriebsprozesse mit anderen Abteilungen und Tochterunternehmen Datenbankpflege Wahrnehmung verschiedener administrativer Aufgaben, wie Bearbeitung der Eingangspost, Reiseplanung, -buchung und -kostenabrechnung

Unterstützung des Human Resources-Teams bei administrativen Tätigkeiten Organisation und Koordination von Terminen und Meetings Pflege und Verwaltung von Personalakten Erstellung von Berichten und Präsentationen Unterstützung bei der Vorbereitung von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen Allgemeine Bürotätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten Planung und Koordination von Terminen, Reisen und Veranstaltungen Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Überwachung und Nachverfolgung von Projekten und Deadlines Vorbereitung und Organisation von Meetings, inklusive Protokollführung Unterstützung im Bereich Sales durch Erstellung von Angeboten und Analysen Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Büro

In dieser Rolle unterstützen Sie die R&D Measurements Organisation mit einer professionellen, vorausschauenden und serviceorientierten Assistenz. Durch die zuverlässige Koordination administrativer Abläufe, die Organisation von Terminen, Reisen und Bestellungen sowie die Unterstützung interner Schnittstellen tragen Sie wesentlich zur Effizienz und reibungslosen Zusammenarbeit im Team bei. Für diese Organisation suchen wir eine engagierte Teamassistenz, die mit Organisationstalent, Struktur und einem hohen Serviceverständnis zur effizienten Zusammenarbeit und Entlastung des Teams beiträgt. Administrative Unterstützung des Bereichs R&D Measurements im Tagesgeschäft Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen Betreuung interner und externer Ansprechpartner sowie professionelles Stakeholder-Management Organisation und Betreuung von Besuchern Erstellung, Koordination und Nachverfolgung von Bestellungen (POs) Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Kongressen Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Erstellung von Präsentationen, Reports und Statistiken Allgemeine administrative Unterstützung sowie Büroorganisation Sie werden Teil der R&D Measurements Organisation innerhalb des Geschäftsbereichs Hospital Patient Monitoring bei Philips. In enger Zusammenarbeit mit Führungskräften, Entwicklerteams sowie internen und externen Ansprechpartnern sorgen Sie für reibungslose organisatorische Abläufe und unterstützen das Team bei administrativen und koordinativen Aufgaben. Dabei übernehmen Sie eine wichtige Schnittstellenfunktion und leisten einen wesentlichen Beitrag zu einer effizienten und professionellen Zusammenarbeit.