16 Jobs für "Office" in Stuttgart gefunden

Als Office Manager & Vertriebsinnendienst (m/w/d) bist Du eine der wichtigsten Schnittstellen unseres Unternehmens. Du hältst unseren Maklern den Rücken frei, sorgst für strukturierte Abläufe und stellst sicher, dass unsere Immobilien optimal für die Vermarktung vorbereitet werden. Dabei arbeitest Du eng mit unseren Maklern, Eigentümern, Behörden, Hausverwaltungen und Dienstleistern zusammen. Organisation unseres Büros und Unterstützung unseres gesamten Teams Telefonische und persönliche Betreuung von Kunden, Eigentümern und Geschäftspartnern Einholung und Nachverfolgung aller benötigten Objektunterlagen Pflege und Qualitätskontrolle unserer Immobiliendaten in onOffice Unterstützung unserer Makler bei der Vorbereitung und Abwicklung von Vermarktungsaufträgen Koordination interner Abläufe sowie allgemeiner organisatorischer Aufgaben Mitdenken, Mitgestalten und Optimieren unserer Arbeitsprozesse Diese Position verbindet Office Management und Vertriebsinnendienst - und macht Dich zu einer zentralen Anlaufstelle unseres Unternehmens. Du organisierst, koordinierst und unterstützt dort, wo Dein Einsatz den größten Unterschied macht. Wir suchen daher einen Menschen, der Verantwortung übernimmt, gerne mitdenkt und Freude daran hat, unser Unternehmen jeden Tag ein Stück besser zu machen. Wenn Du gerne organisierst, den Überblick behältst und dafür sorgst, dass andere erfolgreich arbeiten können, dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Im Team mit weiteren Kolleg innen übernehmen Sie die operative Durchführung der Kreditorenbuchhaltung, insbesondere für Betriebskostenabrechnungen, Mieten und Pachten, die Rechnungsanlage im Dokumentenmanagementsystem ELO, die Rechnungsverbuchung sowie die Zahlung von Rechnungen. Sie übernehmen die Anlage, Überwachung und Änderung regelmäßiger automatisierter Zahlungen. Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem die Erfassung und Bearbeitung von Buchungsbelegen. Im Vertretungsfall unterstützen Sie bei der Debitorenbuchhaltung, der Fakturierung und dem Mahnwesen sowie bei Bankbuchungen. Bei den Monats- und Jahresabschlussarbeiten wirken Sie unterstützend mit. Darüber hinaus beraten Sie die Fachabteilungen zu handelsrechtlichen und steuerlichen Fragestellungen.

In dieser Funktion verantworten Sie die Planung, Durchführung und Kontrolle administrativer und organisatorischer Vorgänge. Innerhalb eines Leitungs-Assistenzteams unterstützen Sie inhaltlich im Durchschnitt zwei Mitglieder der Geschäftsleitung bei operativen und strategischen Aufgaben. Office-Management, d. h. Planung, Organisation, Priorisierung und Koordination von Terminen sowie Erledigung aller administrativen Tätigkeiten (u.a. Besprechungen, Events, Korrespondenz, Organisation von Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen) Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Fachbereichen und externen Stakeholdern Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsbesuchen Unterstützung von Projekten im Bereich der Geschäftsleitung Vorbereitung, Koordination sowie eigenständige Erstellung von Präsentationen Ansprechpartner:in zu organisatorischen Fragestellungen Optimierung und Weiterentwicklung interner organisatorischer Prozesse Proaktive Entlastung der Geschäftsleitung, hohe Entscheidungskompetenz im Rahmen definierter Verantwortungsbereiche

Gemeinsam mit weiteren Teamassistenzen (m/w/d) unterstützt Du ein Team aus Wirtschaftsprüfern (m/w/d), Steuerberatern (m/w/d) und Professionals (m/w/d) in allen organisatorischen Belangen und im gesamten Leistungsprozess Du bist zuständig für die Organisation und Verwaltung des Schriftverkehrs Du bearbeitest eigenständig wiederkehrende sachbezogene Prozesse, inkl. der Vorbereitung von Rechnungen Du bist für die Überwachung und Steuerung des Berichtsdurchlaufs und die Kontrolle von Fristen zuständig Allgemeine organisatorische Tätigkeiten wie beispielsweise Bestellungen, Buchungen von Geschäftsreisen oder Gästebetreuung erledigst Du routiniert Du setzt digitale Werkzeuge und moderne Technologien wie datenbasierte und KI-gestützte Anwendungen gezielt zur Unterstützung Deiner täglichen Arbeit ein

Sie unterstützen das Vertriebsteam bei der Erstellung von Angeboten und Präsentationen. Sie übernehmen die Terminplanung und -koordination. Sie pflegen und aktualisieren Kundendaten in der Datenbank. Sie bereiten regelmäßige Reports und Analysen vor. Sie koordinieren die Kommunikation zwischen internen und externen Ansprechpartnern. Sie organisieren Meetings und übernehmen die Protokollführung. Sie bearbeiten eingehende Anfragen und leiten diese entsprechend weiter. Sie unterstützen bei weiteren administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft.

Ansprechpartnerin für spezifische Themen und Projekte im Umfeld der Hochschulleitung Organisiert Projekte, bereitet Sitzungen vor, koordiniert Beteiligte und vermittelt zwischen den Abteilungen Erstellt die Informationsbasis für strategischen Fragestellungen des Rektorats, bereitet Entscheidungsgrundlagen und Handlungsempfehlungen für das Rektorat vor Unterstützt und koordiniert operative Aufgaben der Hochschulleitung Verfasst Berichte, Präsentationen und Stellungnahmen, vertritt Themen im Hochschulumfeld nach außen

Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen usw. Warenannahme Erste Anlaufstelle für Kundenrückfragen Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten Das Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen Unterstützung des Event-Managements bei der Organisation von Reisen und Seminaren

Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen usw. Warenannahme Erste Anlaufstelle für Kundenrückfragen Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten Das Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen Unterstützung des Event-Managements bei der Organisation von Reisen und Seminaren

Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung bei: Der Organisation und Umsetzung der bereichsinternen Arbeitsprozesse Unterstützung im Bereich des Business Development mit: Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsverfahren für Planungs- und Bauaufgaben öffentlicher und privater Bauherren Zusammenarbeit mit dem firmenweiten Marketing Pflege der Geschäftskontakte

Sie sind Gastgeber in von ACSYS und erste/r Ansprechpartner in für unsere Kunden & Geschäftspartner und verleihen dem Aufenthalt Ihre persönliche Note. Sie betreuen unsere Besucher und Gäste vom Empfang bis zur Abholung durch den ACSYS-Ansprechpartner. Sie nehmen alle Telefonate (in deutscher und englischer Sprache) in der Telefonzentrale entgegen. Zudem sind Sie für die Überprüfung und Sicherstellung der Einhaltung der aktuellen, relevanten Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften am Standort verantwortlich. Sie übernehmen allgemeine Verwaltungstätigkeiten am Firmensitz wie zum Beispiel: Die Koordination und Betreuung von Handwerkern, Hausmeister und Mietern Organisation der Bewirtung und der Mitarbeiterverpflegung (Bestellung über Catering-Dienst, Obstkorb) Allgemeine Büroorganisation (z.B. Bestellung von Arbeitsmitteln) Verwaltung der Barkasse Erstellung der Nebenkostenabrechnung Organisation der Garten- und Gebäudepflege Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents

Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen usw. Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten Das Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen Unterstützung des Event-Managements bei der Organisation von Reisen und Seminaren

Unterstützung der Verkaufsberater durch Bearbeitung von Vorgängen insbesondere im Bereich des Automobilverkaufs Erstellen von Angeboten (Bar, Finanzierung, Leasing) Unterstützung bei den Monatsabschlüssen Durchführung der Kundenanlagen Rechnungskontrolle, -kontierung und -verbuchung Überprüfung von Vereinbarungen und Verträgen Durchführung von interner und externer Korrespondenz Beurteilung von kaufmännischen Vorgängen Vorbereitung der Provisionsabrechnung Unterstützung bei Marketingveranstaltungen

Assistenzfunktion für die Geschäftsführung Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Telefon- und Zeitmanagement (Terminplanung, -koordination und -überwachung), Travelmanagement (Hotel- u. Reisebuchungen) etc. Informationssteuerung, Koordination interner Aufgaben Mitarbeit im Rahmen der Zeiterfassung (Mitarbeiterverwaltung für Urlaub, Krankheit u.ä.) Erstellung interner und externer Korrespondenz Erstellen von Präsentationen und Gremiumsunterlagen Übernahme von Sonderaufgaben (Unterstützung bei Projekten, administrativen Aufgaben etc.)

Organisationsprofi gesucht: Du bist das organisatorische Rückgrat unserer Beratungsteams - von der effizienten Terminplanung bis zur reibungslosen Begleitung der Kundentermine. Kundenkommunikation mit Herz: Ob telefonisch oder schriftlich - du bist die erste Anlaufstelle für unsere Kund innen und überzeugst mit Freundlichkeit, Professionalität und Verlässlichkeit. Büroorganisation: Mit deinem Blick fürs Wesentliche sorgst du dafür, dass im Büro alles läuft wie am Schnürchen.

DU... Unterstützt den CTO in administrativen und operativen Themen und stellst die Einhaltung relevanter Richtlinien und Prozesse sicher Führst alle klassischen Assistenz- und Sekretariatsaufgaben im Entwicklungsbereich eigenständig durch, teilweise auch in englischer Sprache Sichtest, priorisierst und koordinierst eingehende Korrespondenz sowie E-Mails Planst, koordinierst und überwachst Termine und entwickelst Führungskräftekalender kontinuierlich weiter, um eine maximale Effizienz sicherzustellen Organisierst Meetings und Gremiensitzungen, bereitest diese professionell vor und nach und stellst alle relevanten Informationen und Unterlagen zusammen Unterstützt bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Workshops und Management-Terminen Erstellst aussagekräftige Präsentationen und Entscheidungsunterlagen Planst und buchst Geschäftsreisen, prüfst Reiseunterlagen und erstellst Reisekostenabrechnungen

Unterstützung der Bereichsleiter bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der E-Mail-Korrespondenz Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsmaterialien Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen