40 Jobs für "Office" in Muenchen gefunden

Du sorgst dafür, dass unser Office nicht nur funktioniert, sondern sich wie ein Ort anfühlt, an dem Menschen gerne zusammenkommen und arbeiten Du verantwortest den gesamten Office Experience Bereich - von Workplace Organisation über Hospitality bis hin zur täglichen Office Kommunikation Du bist erste:r Ansprechpartner:in für Mitarbeitende, Gäste, Partner und Dienstleister und repräsentierst AVANTGARDE mit einer offenen und professionellen Haltung Du koordinierst externe Dienstleister, Bestellungen, Facility-Themen sowie das gesamte Office Setup und behältst dabei Qualität, Budgets und Abläufe im Blick Du entwickelst unsere Office Experience kontinuierlich weiter und bringst neue Ideen für eine inspirierende Arbeitsumgebung ein Du unterstützt bei internen Events, Meetings und Teamformaten und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund Du arbeitest eng mit People & Culture, IT, Finance und weiteren Teams zusammen und bist eine wichtige Schnittstelle im Tagesgeschäft Du erkennst, wo Dinge verbessert werden können, handelst proaktiv und findest pragmatische Lösungen

Du kümmerst dich um unser Büroinventar und bestellst Büromaterialien. Du unterstützt bei administrativen Aufgaben, zum Beispiel in der Postbearbeitung. Du arbeitest an Projekten mit, um unsere Büroabläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln und effizienter zu gestalten. Du bist erste Ansprechperson für Kolleg:innen, Dienstleister und die Hausverwaltung. Du führst bei Bedarf kleinere Reparaturen an Büromöbeln durch. Du planst und organisierst kleinere und größere Events. Du unterstützt im On- und Offboarding-Prozess. Du tätigst relevante Bestellungen rund um das Büro. Du verwaltest und pflegst unsere Hardware. Du unterstützt bei der Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Du hilfst Kolleg:innen bei kleineren IT-Problemen vor Ort und leistest bei Bedarf auch Remote-Support.

As Specialist Office Administration Supportin Munich, you will be responsible for overseeing all aspects of Office administration, hereunder local admin tasks, facilities management, and Health and Safety initiatives. You will work closely with the Local People Advisor and Office Lead. You will ensure the efficient and effective delivery of services and programs to support the organization's goals and objectives. People Partnering Model : Ensure smooth cooperation with the People Advisors, Centre of Excellences (CoEs) and People Operations; input to processes and ways of working where applicable; actively drive change in the people teams. Office admin and attendance management : General, administrative organizational and secretarial tasks, hereunder also some reception activity. Responsible for local attendance management in Timesystem, sick leave reporting and any other absence requests where local PA is escalation point. Post and parcels. Managing travel expense reports and act as payroll support where needed. Local Engagement : Participation in the planning and execution of various employee events. Preparation and support of internal/external meetings in the office. Facility and vendor management : Responsible for all vendors locally in Munich, hereunder, SLAs, scope and daily/weekly communication. Storage management where there is control on inventory at any given time. Ergonomic initiatives and desks/chairs. Physical security, meaning local owner of access control policy and data. Compliance, Risk Management, Health & Safety : Stay up to date on country, state, and local employment laws and regulations. Partner with Compliance and Risk to ensure employee data integrity as well as relevant trainings are implemented. Stay responsible for Health and Safety compliance requirements. Benefits Administration : Oversee the administration of employee benefits programs, including health insurance, retirement plans, and other fringe benefits. Work closely with benefits vendors and brokers and people operations team.

Für unseren Standort in München suchen wir eine erfahrene, diskrete und vorausschauende Persönlichkeit, die eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeitet. In dieser Rolle unterstützen Sie direkt CEO, CFO und CTO in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen und sorgen im Hintergrund für effiziente Abläufe auf höchstem Niveau. Sie behalten stets den Überblick, denken strategisch mit und bringen Struktur in komplexe Zusammenhänge. Umfassende administrative Unterstützung des Exekutive-Teams und Kollegen im operativen Tagesgeschäft am Standort München Bündelung und effiziente Steuerung zentraler Office- und Organisationsaufgaben für unser Office in München (Facility, Materialien, Prozesse) Koordination von Terminen, Reisen sowie professionelles Kalender- und Kommunikationsmanagement Vorbereitung, Erstellung und Aufbereitung von Dokumentationen und Präsentationen Schnittstelle zu internen Teams sowie externen Partnern und Dienstleistern Organisation und Nachbereitung von Meetings

Als Office Administrator in München bist du für die ganzheitliche Organisation und Koordination aller administrativen Aufgaben im Büro verantwortlich. Dazu gehören insbesondere lokale administrative Tätigkeiten, das Facility Management sowie Themen rund um Arbeits- und Gesundheitsschutz (Health & Safety). Du arbeitest eng mit dem Local People Advisor (HR) und dem Office Lead zusammen und stellst sicher, dass alle Services und Maßnahmen effizient und reibungslos umgesetzt werden, um die Ziele und Anforderungen People-Partnering-Modell: Sicherstellung einer engen und effektiven Zusammenarbeit mit den People Advisors deutschlandweit, den Centres of Excellence (CoEs) sowie PeopleOperations. Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsweisen und aktives Mitwirken an Veränderungen innerhalb der People-Organisation. Office Administration und Anwesenheitsmanagement: Verantwortung für allgemeine organisatorische, administrative und unterstützende Bürotätigkeiten, einschließlich gelegentlicher Empfangsaufgaben. Betreuung des lokalen Anwesenheitsmanagements im Zeiterfassungssystem, Bearbeitung von Krankmeldungen sowie weiteren Abwesenheitsanträgen, bei denen der lokale People Advisor als Eskalationsstelle fungiert. Organisation von Post- und Paketsendungen. Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie Unterstützung bei Payroll-Themen, wenn erforderlich. Unterstützung bei der Organisation und Durchführung verschiedener Mitarbeiterevents. Vorbereitung, Koordination und Betreuung interner und externer Meetings im Büro. Facility- und Dienstleistermanagement: Steuerung und Betreuung aller lokalen Dienstleister am Standort München, einschließlich Vereinbarungen zu Service Levels (SLAs), Leistungsumfang sowie regelmäßiger Abstimmung. Verwaltung von Lagerflächen und Sicherstellung einer transparenten Inventarübersicht. Unterstützung ergonomischer Maßnahmen sowie Organisation der Büroausstattung wie Schreibtische und Stühle. Verantwortung für physische Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere die lokale Umsetzung und Verwaltung von Zutrittskontrollrichtlinien. Compliance, Risikomanagement sowie Health & Safety: Sicherstellen der Einhaltung geltender arbeitsrechtlicher Vorgaben auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene. Zusammenarbeit mit den Bereichen Compliance und Risk, um die Qualität und Sicherheit von Mitarbeiterdaten zu gewährleisten und notwendige Schulungen umzusetzen. Verantwortung für die Einhaltung der Anforderungen im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz. Koordination und Betreuung der betrieblichen Zusatzleistungen für Mitarbeitende, darunter Krankenversicherungen, Altersvorsorgeprogramme und weitere Benefits. Enge Abstimmung mit externen Benefit-Anbietern, Maklern sowie dem People Operations Team.

Du unterstützt bei der organisatorischen Steuerung und Koordination des Tribes und planst in diesem Rahmen auch übergreifende Termine, Ressourcen und Raumkapazitäten effizient, insbesondere für Großveranstaltungen wie PI-Plannings. Du übernimmst das Terminmanagement und die Pflege des Kalenders, um reibungslose Abläufe für die Tribe- und People-Leads sicherzustellen. Du beteiligst dich aktiv an der Verbesserung unserer Prozesse, indem du die Anwendung etablierter Arbeitsroutinen und agiler Werkzeuge überprüfst und durch deine Lernbereitschaft weiterentwickelst. Du übernimmst mit Engagement und Professionalität vielseitige Aufgaben wie das Office Management, die Reiseplanung und -abrechnung, die Organisation und Bearbeitung von E-Mails, die Rechnungsabwicklung sowie Tätigkeiten als Referent in.

Als Front Office Manager/in überwachen Sie das Front Office Team, das die zentrale Verbindung zwischen den Gästen, dem Hotel und den verschiedenen Abteilungen des Hauses darstellt. Eine Front Office Managerin bzw. ein Front Office Manager ist dafür verantwortlich, den ersten Eindruck der Gäste zu gestalten und muss daher die folgenden Aufgaben auf höchstem Niveau ausführen: Führung, Motivation und Weiterentwicklung des Front Office Teams (Front Desk, Executive Lounge, Porter) zur Sicherstellung hoher Standards Aktive Präsenz im operativen Tagesgeschäft sowie Vorbildfunktion in Servicequalität und Professionalität Bewertung der Gästezufriedenheit und Beobachtung von Trends mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung Sicherstellen, dass Stammgäste und VIPs erkannt werden und dass die Front-Office-Abteilung verkaufsorientiert arbeitet und das Loyalitätsprogramm der Hotelmarke aktiv fördert Maximierung der Zimmerauslastung zu den bestmöglichen Preisen sowie Einsatz von Upselling-Techniken zur Förderung der Hotelservices und Einrichtungen Festlegen von Abteilungszielen, Dienstplänen, Budgets, Richtlinien und Verfahren Überwachung des Erscheinungsbilds, der Standards und der Leistungen der Teammitglieder im Front Office mit besonderem Augenmerk auf Schulungen und Teamarbeit Sicherstellen, dass Teammitglieder stets aktuelles Wissen zu Hotelprodukten, Dienstleistungen, Preisen und Richtlinien sowie über die Region besitzen und kontinuierlich geschult werden Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Hotels Überwachung der Personalbesetzung zur optimalen Abdeckung der betrieblichen Anforderungen Durchführung monatlicher Team-Meetings inklusive Protokollführung Bearbeitung von Leistungs- und Verhaltensfragen der Mitarbeitenden gemäß Unternehmensrichtlinien Rekrutierung, Führung, Schulung und Weiterentwicklung des Front Office Teams Einhaltung aller Sicherheits-, Brandschutz- sowie Gesundheits- und Arbeitsschutzrichtlinien Einhaltung von Richtlinien und Verfahren im Umgang mit Front-of-House-Geräten und Property-Management-Systemen Unterstützung anderer Abteilungen nach Bedarf

In this role, you will ensure that the office runs efficiently and seamlessly while providing essential support to both employees and visitors. You will be responsible for managing office supplies, facilities, and external services, as well as supporting administrative tasks across different departments. Oversee the day-to-day operations of the Munich office, ensuring a welcoming, well-organized, and efficient work environment. Manage office supplies and equipment, monitoring stock levels and coordinating timely replenishment. Build and maintain strong relationships with office vendors and service providers (e.g. cleaning, security, catering), ensuring consistently high standards. Coordinate office maintenance, repairs, and improvements in close collaboration with building management. Plan and organize office events and meetings, ensuring all logistical aspects are handled smoothly. Support compliance with local health and safety regulations, including documentation management and coordination of required training. Maintain emergency preparedness procedures and act as the primary point of contact for health and safety matters. Serve as the main point of contact for office staff regarding facilities, workplace needs, and general office-related topics. Foster a positive office culture by supporting employee well-being and contributing to an inclusive and engaging work environment. Assist with budget tracking and expense management for the Munich office, ensuring costs remain within approved budgets.

Als Executive Assistant (m/w/d) to the Chief Performance Officer übernimmst Du eine Schlüsselrolle in der Unterstützung einer C-Level-Führungskraft bei SIXT. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft - von der Organisation von Terminen und Reisen über die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern bis hin zur Koordination strategischer Projekte, AI-Initiativen In dieser Position arbeitest Du mit sensiblen und vertraulichen Informationen, die Diskretion und Integrität erfordern. In einem dynamischen, technologiegetriebenen Umfeld hältst Du den Überblick, denkst mit, planst vorausschauend und agierst mit einem hohen Maß an Professionalität. Du hast Lust, Dich in einem internationalen Umfeld einzubringen, begeisterst Dich für Produkt-, Tech- und AI-Themen und möchtest aktiv zum Erfolg eines strategischen Bereichs beitragen? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil von Team Orange in unserem SIXT Headquarter in Pullach, in der Nähe von München! Du unterstützt den CPO proaktiv durch effektive Kalenderverwaltung, Terminplanung und Reisekoordination - inklusive komplexer Abstimmungen über mehrere Zeitzonen und internationale Märkte hinweg Du erstellst und bereitest Präsentationen, Memos, Entscheidungsvorlagen und Management-Reports vor, prüfst Rechnungen und unterstützt im Vendor- und Vertragsmanagement Du organisierst und koordinierst Jour Fixes, Steerings, Workshops und Veranstaltungen im Produkt- und Tech-Kontext und sorgst für eine strukturierte Nachverfolgung von Action Items Du bist erste Ansprechperson für hochsensible Anfragen und agierst als kompetente Schnittstelle zu externen Partnern (z.B. AI-Vendoren, Beratungen, Legal) sowie internen Teams (Engineering, Data, Operations, Strategy) Du unterstützt bei AI- und Transformationsprojekten, hilfst bei der Pflege von Jira-Boards und Echtzeit-Dashboards und trägst aktiv zur Optimierung der Zusammenarbeit bei Du stellst durch professionelle und diskrete Kommunikation sicher, dass vertrauliche Informationen jederzeit geschützt bleiben

Enger Zusammenarbeit mit dem Front-Office Manager in alle Front-Office Belange Motivation und Unterstützung bei der Einsatzplanung des Front-Office-Teams Sicherstellung eines reibungslosen Check-in- und Check-out-Prozesses, auch bei hohem Gästeaufkommen Sicherstellung eines exzellenten Gästeservices und professionellen Beschwerdemanagements Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (Housekeeping, Reservations, Sales, Technik) Umsetzung und Kontrolle von Markenstandards, Service- und Qualitätsrichtlinien Mit-Überwachung von Kassenführung, Abrechnungen und Tagesabschlüssen Analyse von Gästefeedback und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen Unterstützung bei der Schulung und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden Mitarbeit bei Budgetplanung und Kostenkontrolle im Front-Office-Bereich

Laufende kaufmännische und teilweise technische Verwaltung von Wohn- und Teileigentumsobjekten entsprechend der Verwalterverträge und Gesetze Organisation und gelegentlich Unterstützung bei den Eigentümerversammlungen Betreuen und führen der Korrespondenz mit Beiräten, Eigentümern, Mietern, Firmen, Behörden, etc. Beschwerdemanagement Beauftragung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen Betreuung der Angestellten der WEG wie z.B. Hausmeister Laufende Liquiditätssicherung der Wohnungseigentümergemeinschaften Sicherstellung der Bereitstellung von Finanzierungsmitteln Umsetzung von Gesetzesänderungen sowie öffentlich rechtlicher Vorschriften / Vorgaben Abschluss, Beauftragung, und Koordination und Abnahme von Verträgen und Handwerkerleistungen einschl. der Abwicklung von Versicherungsschäden Wahrnehmung der Pflichten aus der Verkehrssicherungspflicht und Betreiberverantwortung Abwicklung von Versicherungsschäden Keine Leitung von Eigentümerversammlungen

Die telefonische Beratung von Patienten und deren Angehörigen sowie die Abstimmung von Liefer- und Rückholterminen bestimmt Ihren Arbeitsalltag Servicescheine, Tauschaufträge und umfassende Beratung zu Gerätedefekten am Telefon gehören zu Ihren Aufgaben Sie kümmern sich um Cross- und Upselling-Themen Die kompetente Nacharbeit zu allen Patientenbelangen ist für Sie selbstverständlich Sie betreuen zuverlässig Krankenkassen, Ärzte, Patienten sowie Fachhändler Sie bearbeiten und koordinieren Reklamationen und setzen geeignete Maßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Reklamationen

Die telefonische Beratung von Patienten und deren Angehörigen sowie die Abstimmung von Liefer- und Rückholterminen bestimmt Ihren Arbeitsalltag Servicescheine, Tauschaufträge und umfassende Beratung zu Gerätedefekten am Telefon gehören zu Ihren Aufgaben Sie kümmern sich um Cross- und Upselling-Themen Die kompetente Nacharbeit zu allen Patientenbelangen ist für Sie selbstverständlich Sie betreuen zuverlässig Krankenkassen, Ärzte, Patienten sowie Fachhändler Sie bearbeiten und koordinieren Reklamationen und setzen geeignete Maßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Reklamationen

Sie sind maßgeblich mit der ordnungsgemäßen Verwaltung verschiedener zeitlich befristeter Projekte betraut. Dabei liegt ein Schwerpunkt auf der Abwicklung eines EU-finanzierten Fördermittelprojekts im Bereich der Flüchtlingsarbeit sowie landesgeförderten Projekten im Migrationsbereich und in der Eingliederungshilfe. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere: Administrative Förderabwicklung von verschiedenen Projekten im Bereich Migration und Behindertenhilfe Erstellung und Aktualisierung von Weiterleitungsverträgen sowie Weiterleitung von Mitteln an die beteiligten Kreisverbände Prüfung von Förderanträgen und Kosten- und Finanzierungsplänen Prüfung von Verwendungsnachweisen weitergeleiteter Mittel sowie Erstellung von Verwendungsnachweisen zur Vorlage bei den Zuwendungsgebern Ausarbeitung von Dienstleistungs- und Kooperationsverträgen Beratung und Prüfung von Kosten- und Finanzierungsplänen Enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung Förderwesen und den Fachverantwortlichen für die Projekte in der Abteilung und Verantwortlichen an Schnittstellen in anderen Abteilungen, den Zuwendungsgebern und Kooperationspartnern Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Schulungsmaßnahmen für Mitarbeitende Allgemeine Bürotätigkeiten und administrative Unterstützung

Selbstständige Erstellung der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen unter Beachtung der geltenden rechtlichen/tariflichen/steuerlichen Rahmenbedingungen Erfassung und Überwachung aller abrechnungsrelevanten Daten Ansprechpartner in für Behörden, Versicherungsträger und Krankenkassen Betreuung der Mitarbeitenden in allen Fragen der Entgeltabrechnung Unterstützung bei Auswertungen, Jahresabschlussarbeiten sowie bei der Automatisierung von Prozessen Es gibt viele Gründe für einen Job bei der PORR:Sicherer Job & Stabilität - Dein Job bei der PORR ist krisensicher, die Firma hat ein stabiles Fundament - darauf kannst du deine Karriere bauen.Work-Life-Balance - Ein ausgeglichenes Leben ist uns wichtig. Deshalb bieten wir dir flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, 30 Tage Jahresurlaub, freie Tage an Heiligabend und Silvester sowie zusätzliche Brückentage.Gesundheit - Weil gesund sein das Wichtigste ist, bieten wir regelmäßige Gesundheitstage und einen umfangreichen Versicherungsschutz.Karriere - Damit du deine beruflichen Ziele erreichst, warten individuelle Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten auf dich. Happiness - Du bist Teil eines hochmotivierten und kollegialen Teams, das gemeinsam an herausfordernden Aufgaben und spannenden Projekten arbeitet.Starthilfe - Damit du in deiner neuen Rolle gut starten kannst, unterstützt dich unser Onboarding- und Buddy-Programm.Teamgeist - Du lernst deine Kolleg innen nicht nur bei der Arbeit kennen, sondern auch bei spannenden Firmen- und Sportevents.

Verwaltungsaufgaben im Bereich Finanzen/Buchhaltung Kassenführung (DATEV) und Heimverwaltung (C&S/Vivendi) Korrezpondenz und mündliche Kommunikation mit Behörden, Kassen, Bewohnern und Angehörigen Zusammenarbeit mit anderen Bereichen der Einrichtung

Zu Ihren Aufgaben gehört die Verkaufsabwicklung für Neu- und Gebrauchtmaschinen in unseren Programmen zur Auftragsabwicklung für Konzernkunden Zudem sind Sie zuständig für interne Abläufe wie Kalkulationen, Angebotserstellungen, Rechnungsstellungen sowie Reklamationsbearbeitungen Sie verantworten die Maschinendisposition und die Abwicklung der allgemeinen Korrespondenz Mit Ihrer Expertise unterstützen Sie die verantwortlichen Konzernkundenleiter in der Betreuung unserer Konzernkunden, teilweise auch direkt vor Ort Die Koordination von Verkaufsvorgängen mit Niederlassungen und zentralen Abteilungen zählt ebenfalls zu Ihrem abwechslungsreichen Aufgabengebiet Sie haben Lust auf eine Abteilung, die unsere überregionalen Großkunden betreut und eng mit unseren 35 Niederlassungen zusammenarbeitet

Erstkontakt für unsere Anrufer:innen und Besucher:innen in der Niederlassung Vermittlung der eingehenden Telefonate in die jeweiligen Fachbereiche Empfang, Begrüßung und erste Bewirtung unserer Besucher:innen Unterstützung bei der Organisation von Kundenbesuchen Qualifizierung eingehender Reklamationen im System und Weiterleitung an die Fachbereiche