29 Jobs für "Office" in Berlin gefunden

Nach einer systematischen und intensiven Einarbeitung beinhaltet Ihr Aufgabenfeld im Schwerpunkt folgende Tätigkeitsbereiche: Materialdisposition zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der benötigten Produkte Tourenplanung in enger Zusammenarbeit mit der Zentrale in Datteln Durchführung von Bestandskontrollen Erstellung der Lieferpapiere und -dokumente Organisation der Maintenance des Standortes

Wäre es nicht schön, wenn sich ein Büro einfach immer ein bisschen nach »Alles läuft« anfühlen würde? Wenn Gäste herzlich empfangen werden, der Tee nie ausgeht, die Post zuverlässig ankommt und Prozesse nicht nur funktionieren, sondern sogar Spaß machen? Genau dafür suchen wir Dich - als Herzstück unseres Büros. Deine Aufgaben: Verantwortung für die tägliche Bearbeitung und Verteilung der Post Herzlicher Empfang und professionelle Betreuung unserer Gäste Sicherstellung eines gut ausgestatteten Büros - von Officematerialien bis hin zu Kaffee, Tee und weiteren Küchenbedarfen Koordination von Bestellungen und Lieferungen sowie Kontakt mit externen Dienstleister innen Organisation und Betreuung von Meetings, Events und internen Office-Aktivitäten Sicherstellung einer angenehmen, ordentlichen und einladenden Arbeitsatmosphäre Erste Anlaufstelle für organisatorische Fragen rund um den Büroalltag Unterstützung bei der Strukturierung, Dokumentation und Weiterentwicklung von Office-Prozessen Identifikation von Verbesserungspotenzialen und eigenständige Umsetzung pragmatischer Lösungen.

Als Officer Manager/in bist du das organisatorische Herz unseres Büros und sorgst dafür, dass sich Team und Gäste bei uns rundum wohlfühlen. Mit Überblick, Hands-on-Mentalität und einem Auge fürs Detail hältst du unser Office am Laufen - vom reibungslosen Arbeitsalltag bis zur angenehmen Atmosphäre. Ordnung und Sauberkeit liegen dir am Herzen? - Von der Kaffeemaschine bis zur Terrasse sorgst du dafür, dass alles funktioniert und gut aussieht. Ob Getränke, Büromaterial oder das kleine Extra für den Teamspirit: Du bestellst, was gebraucht wird, und denkst dabei einen Schritt voraus. Mit einem sicheren Gespür für Ordnung und Atmosphäre gestaltest du einen Arbeitsplatz, an dem man gern ankommt. Du koordinierst unsere externen Partner - von Reinigung bis Handwerker - und sorgst dafür, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Für das Team bist du die erste Adresse bei Fragen rund ums Büro und bei kleinen IT-Themen - lösungsorientiert, hilfsbereit und mit einem Lächeln. Ca. 60-minütiges Kennenlernen der Vorgesetzten und des Teams vor Ort Ca. 30- minütiges Kennenlernen des Managements

Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Büroalltag Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Verbrauchsmaterialien Vorbereitung und Betreuung kleiner Meetings und interner Veranstaltungen Empfang von Gästen und Unterstützung bei der Büroorganisation Koordination von Dienstleistern und Lieferanten Unterstützung bei einfachen administrativen Tätigkeiten und Dokumentationen Bearbeitung von Posteingang und allgemeinen Office-Anfragen

Die Rolle des Office Managers fungiert als zentrale operative Schnittstelle und organisatorisches Rückgrat für den Standort und trägt mit strukturierter Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei. Die Hauptaufgabe liegt in der effizienten administrativen Unterstützung sowie der Koordination komplexer HR- und Verwaltungsprozesse. Organisatorische & administrative Betreuung Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten Verantwortung für vertrauliche Dokumente Allgemeine Verwaltung Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams: People Operations »Benefits« (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad), »Fleet« (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle) Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise) Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden Koordination Mehrarbeitsanträge Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess: Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst Monatliches HR & Finance Reporting Urlaubs-/Krankheitsvertretung

Marketing Finance Human Resources Zentrales Qualitätsmanagement (Pflege) Immobilien Projektentwicklung

Ein herzlicher Empfang und die Verabschiedung Deiner Gäste, mit besonderem Augenmerk auf VIPs Du führst Deine Gäste durch den gesamten Check-in- & Check-out-Prozess und nimmst parallel charmant Upselling-Möglichkeiten wahr Du arbeitest flexibel im Schichtdienst und übernimmst Früh-, Spät- sowie Nachtdienste Du bist der erste Ansprechpartner für Kollegen- & Lieferantenbelange Du lieferst ein höchstmögliches Maß an Service & Betreuung für Deine Gäste Reklamationen & Beschwerden handelst Du souverän Einholung von Zahlungsgarantien & Verwaltung der Hotelkasse sowie Erstellung von Abrechnungen Einarbeitung neuer Mitarbeiter am Empfang

Du bearbeitest den Post- und Rechnungseingang, kümmerst dich um die Aktenablage und übernimmst weitere administrative Finance Aufgaben. Anfragen per E-Mail und Telefon nimmst du entgegen und bist erster Ansprechpartner für Kunden, Dienstleister und Kooperationspartner Du wirkst an der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit unseren Steuerberatern mit In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und der Steuerberatung arbeitest du darüber hinaus an aktuellen Projekten wie Finanzierungen, Betriebsprüfungen, etc.

? Main Responsibilities 1️⃣ HR Administration Drafting and managing employment contracts (permanent, fixed-term, temporary staff, amendments) Handling onboarding and offboarding (hiring documents, contract endings, employee files) Monitoring probation periods, contract renewals and contract endings Maintaining and updating employee records Ensuring basic HR compliance in coordination with the HR legal advisor 2️⃣ Scheduling & Working Time Follow-up Collecting and reviewing staff schedules Checking worked hours, absences and leave Following up with managers in case of missing or incorrect data Preparing and sending payroll variables to the accounting firm 3️⃣ Liaison with External Partners Acting as the HR point of contact between: The restaurant in Germany The accounting firm (in charge of payroll) The HR legal firm Sending payroll inputs Reviewing pay slips (hours, bonuses, absences, contracts) Reporting discrepancies and following up on corrections Relaying HR/legal questions to the relevant partners 4️⃣ HR Support to On-site Teams Answering first-level HR questions from staff (contracts, payroll, leave) Acting as a bridge between local teams and management Helping structure HR processes in an international context (France / Germany)

Du möchtest uns beim Datenmanagement unterstützen und somit zum weiteren Erfolg unserer Verbandsarbeit aktiv beitragen? Du supportest unsere Referenten und Bereichsleiter bei Mailings sowie im Teilnehmermanagement nach Veranstaltungen. Du hast den Erfolg der Mailings stets im Blick und übernimmst das Monitoring. Du überprüfst und aktualisierst regelmäßig Kontaktdaten in unserem Customer Relationship Management (CRM) System und gewährleistest damit die Datenqualität. Du übernimmst Recherche-Aufgaben und Auswertungen im Datenbestand.

Kommunikation mit Kunden, Partnern, Lieferanten, Kollegen Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im Büro Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

1) Buchhaltung und Finanzen: 1.1) Durchführung von Buchhaltungstätigkeiten in der Buchhaltungssoftware. Kenntnisse des deutschen Rechnungslegungsstandards HGB oder des IFRS sind erforderlich. 1.2) Erstellen, Analysieren und Weiterleiten von Jahresabschlüssen und Analysen von Budget und Ist (zusammen mit wichtigen Erkenntnissen und Empfehlungen) an die Geschäftsleitung 1.3) Überprüfung von Lieferantenrechnungen, Veranlassung von Überweisungen in den Online-Banking-Plattformen und Verfolgung von Zahlungen in verschiedenen Anwendungen 1.4) Zusammenarbeit mit den ausgelagerten Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern, um die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Vorschriften sicherzustellen 2) Verwaltung: 2.1) Durchführung klassischer kaufmännisch-administrativer und organisatorischer Tätigkeiten: z.B. Überwachung und Koordination von Fristen und Terminen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Verfassen von E-Mails und Protokollführung 2.2) Abwicklung der Reiselogistik und einiger Gruppenveranstaltungen 2.3) Unterstützung des Veranstaltungsmanagements bei der Organisation von Reisen und Seminaren 2.4) Erstellung von Vertragsunterlagen und Übernahme von Sachbearbeitertätigkeiten sowie Organisations- und Koordinationsaufgaben 2.5) Direkter und telefonischer Kundenkontakt in organisatorischen Fragen

Finanzwesen & Controlling Eigenverantwortliche Abwicklung der vorbereitenden Finanzbuchhaltung Unterstützung des gesamten Prozesses der Eingangs- und Ausgangsrechnungen Verwaltung, Finanzbuchhaltung und Controlling des Förderprojektes »Berliner Ausbildungsplatzprogramm« (BAPP) Vertragscontrolling sowie datenbankbasierte Führung der Teilnehmerakten Organisation & Beziehungsmanagement Aufbau, Pflege und kontinuierliche Weiterentwicklung nachhaltiger Kundenbeziehungen Professionelle Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Leitungsebenen Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben zur Unterstützung des täglichen Dienstbetriebs Bei Bedarf und entsprechender Qualifikation: Unterstützung in der sozialpädagogischen Arbeit

Administrative Betreuung unserer Bildungsmaßnahmen Erstellung und Pflege von Teilnehmerakten Bearbeitung von Anmeldungen sowie Ein- und Austritten Kommunikation mit Teilnehmern, Jobcentern, Agenturen für Arbeit und Kostenträgern Erstellung von Bescheinigungen, Verträgen und weiteren Dokumenten Datenpflege in unseren Verwaltungs- und Dokumentationssystemen Vorbereitung von Kursunterlagen Unterstützung der Standortleitung im Tagesgeschäft Terminplanung und allgemeine Büroorganisation Telefonische und schriftliche Korrespondenz Erziehung/Bildung/Therapie, Kundendienst/Service/CallCenter, Organisation/Projekte/Beratung, Personalwesen/HR, Sekretariat/Assistenz/Office Management, Verwaltung/Dienstleistung

Deine Aufgaben Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im Tagesgeschäft Administrative Tätigkeiten, die beim Aufbau eines Unternehmens anfallen Professionelles Office Management Reiseplanung, -organisation und -abrechnung Projektrelevante Recherchen und Aufbereitung von Marketingmaterialien Annahme und Weiterleitung von Telefonaten Mitwirkung bei der Erstellung und Follow up von Angeboten und Aufträgen Postabwicklung und Annahme von Lieferungen Koordination von Terminen und Abwicklung der Korrespondenz Telefonische Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern Bestellwesen/ Versand Buchhaltungsvorbereitung

Korrespondenz mit Firmen, Dienstleistern und Mietern Koordination der Kommunikation zwischen Bauherrn und Gewerken Organisation von Bausitzungen und Unterstützung der Bauleitung bei Begehungen und Terminen Mängelaufnahme und Weiterleitung an Haustechnik bzw. externe Firmen Erstellung und Anpassung von Bauverträgen sowie Nachträgen Einholung und Beauftragung von Angeboten Unterstützung bei Baukostenkontrolle und -abrechnung Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen für Bauprojekte und Mieter Termin- und Fristenüberwachung (z. B. Gewährleistungen, Mängelbeseitigungen)

Als Team-/Baustellenassistenz (m/w/d) unterstützen Sie die Bauleitung im täglichen Geschehen sowie in der allgemeinen Büroorganisation vor Ort: Administrative Projektassistenz Selbstständige Durchführung allgemeiner administrativer Assistenzaufgaben (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Terminorganisation) Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung von Projektplänen Empfang und Betreuung der Besucher (Bauherr, Mieter, Planer, Nachunternehmer) des Projektbüros Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung interner und externer Termine, Meetings und Veranstaltungen im Projektbüro Disposition von Arbeitsmitteln und Bestellwesen Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Projektkommunikation Telefonischer Ansprechpartner für unsere Kunden Dokumentenmanagement (Papier & Digital) und Datenbankpflege Redaktionelle Bearbeitung und Aufbereitung von Präsentationen und Auswertungen

Rechnungen und Angebote schreiben Preisanfragen und Angebote einholen Mitarbeiterplanung und Organisation Allgemeine Bürotätigkeiten. Kommunikation mit Kunden und Lieferanten per Telefon und E-Mail Vor- und Nachbereitung von Projekten plus Dokumentation

Kompetenter Ansprechpartner für unsere Mietinteressenten und den Vermieter im gesamten Vermietungsablauf Erstellung von Exposés und Verantwortung der online-Vermarktung unserer Gewerbe-Mietflächen Organisation und Erstellung von Mietverträgen und Nachträgen mit den Vermietern und externen Juristen Pflege der Daten von Mietinteressenten und Verantwortung von Terminvereinbarungen Enge Zusammenarbeit mit unserer technischen und kaufmännischen Immobilien-Verwaltung

In dieser abwechslungsreichen Position sorgen Sie für einen reibungslosen Bürobetrieb und sind zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern. Sie unterstützen die Integration digitaler Arbeitsmethoden und gewährleisten einen effizienten Informationsfluss. Das sind Ihre wichtigsten Aufgaben: Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie Korrespondenz, Post, Telefon, Ablage, Termin- und Reiseorganisation, Protokollführung, Rechnungsprüfung u.a.m. Organisation und Sicherstellung des Bürobetriebs, z.B. IT-Koordination, Materialbeschaffung, Dienstleistermanagement Sie unterstützen bei Personalangelegenheiten wie Onboarding, Urlaubsplanung und Zeiterfassung Mitarbeit bei der Unternehmenskommunikation, dazu gehört die Pflege der Website, Newsletter und Präsentationen