409 Jobs für "Office" gefunden

Administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-Gesamtprojekts Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projektbezogenen Austauschformaten Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten und Wiedervorlagen Terminmanagement einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables, Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung Pflege strukturierter Projektablagen, Verteiler, Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten. Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne Entscheidungstermine Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung, Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufen Selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen Eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projekt Selbstständige Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-Prozessen

Sie organisieren und koordinieren den täglichen Büroablauf. Sie übernehmen die Terminplanung und -überwachung. Sie sind verantwortlich für die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial. Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen. Sie sind Ansprechpartner für interne und externe Anfragen. Sie verwalten und pflegen wichtige Dokumente und Unterlagen.

Sie organisieren und koordinieren den reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Sie sind verantwortlich für die Terminplanung und -überwachung. Sie übernehmen die Korrespondenz sowie die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie verwalten und organisieren Dokumente und Akten. Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen. Sie koordinieren Bestellungen und verwalten das Büromaterial. Sie kümmern sich um die Reisekostenabrechnung und unterstützen bei Reiseplanungen. Sie tragen zur Optimierung bestehender Prozesse und Abläufe bei.

As our Office Manager, you're the heart of our HQ, just off Potsdamer Platz in Berlin. You set the tone every day: the mood, the structure, and an environment people genuinely want to work in. You'll have real ownership over how our HQ operates, feels, and grows with the team, and you'll keep finding ways to make it more efficient, sustainable, and engaging. Manage day to day office operations: deliveries, supplies, snacks, printers. Keep the office tidy, stocked, and welcoming throughout the day. First point of contact for visitors, candidates, and business partners. Plan and run employee events, from team lunches to company celebrations and all hands watch parties. This is your space to bring your own ideas and creatively shape team culture and wellbeing, not just logistics. Handle virtual (Dropscan) and physical mail: review, forward, archive. Support new hire onboarding: hand over laptops so people are ready to work from day one, show them around the office, and manage equipment returns when someone leaves. Manage keys, RFID access, and visitor codes, including issuing building access (RFID chip or code) for new joiners and removing it for leavers. Occasional support with outgoing package shipping and couriers for urgent items. Own the building's statutory maintenance schedule (fire safety, elevator, electrical, ventilation): coordinate vendors, track renewal dates, keep us compliant. Main point of contact for workplace and fire safety topics, including coordinating first aid officer training. Coordinate technicians and tradespeople for repairs and installations. Manage our cleaning services, both internal team and external vendors, including for shared spaces with our subtenant. Manage the day to day landlord relationship. First point of contact for our office subtenant on access and shared facility matters. Own office vendor contracts, renewals, terms, and recordkeeping. Own and develop our office budget: process office invoices, track costs, and actively look for ways to run things more efficiently, without compromising on team satisfaction or day to day quality. Deliver a clear monthly spend overview.

Als Office Manager:in (m/w/d) bist du das organisatorische Herz unseres Standorts in Frankfurt und prägst mit, wie sich unser Büro anfühlt: offen, gut organisiert und ein Ort, an dem man gerne zusammenkommt. Du bist die erste Ansprechperson vor Ort, schaffst eine positive Büroatmosphäre und stellst sicher, dass es unseren Gästen und unserem Team an nichts fehlt Du verwaltest den Posteingang und -ausgang und koordinierst lokale Dienstleister (z.B. Reinigung, Hausverwaltung, Kaffee-Service, Pflanzenpflege) Du verantwortest unser Travel-Tool und unterstützt bei Einzel- und Gruppenreisen Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung unserer Office-Events inklusive Workshop Weeks, Sommer- und Weihnachtsfeier Du arbeitest eng mit deinen Kolleg:innen aus dem Bereich People & Operations sowie mit unserem IT-Dienstleister zusammen, um reibungslose Prozesse sicherzustellen

Du bist die erste Stimme am Telefon. Wenn Eltern Hilfe suchen, hörst du zu, fragst nach und erklärst, wie wir arbeiten. Du bringst Kind und Lehrkraft zusammen. Du findest die passende Lehrkraft und stimmst die Termine mit beiden Seiten ab. Du gewinnst neue Lehrkräfte. Du betreust ihre Bewerbungen vom ersten Telefonat bis zum ersten Einsatz. Du hältst die Unterlagen in Ordnung. Verträge, Kundendaten und Termine sind bei dir aktuell.

As our Office Manager, you'll help create an exceptional employee experience at Exotec's office in Munich. Sitting at the intersection of workplace operations, employee engagement, and hospitality, you'll play a key role in keeping our office running smoothly while helping build a positive and connected workplace culture. Plan and champion local employee experience initiatives, including engagement activities, internal events, wellness programs, communications, and workplace culture efforts. Serve as a key point of contact for workplace operations, ensuring employees, visitors, and clients have a positive experience in our Munich office. Manage relationships with vendors and service providers, from sourcing and contracting through ongoing performance oversight. Coordinate workplace projects, office improvements, relocations, and operational initiatives. Partner with Finance to manage invoices, budgets, and workplace-related services. Support onboarding activities and contribute to a welcoming experience for new hires. Help drive clear and engaging internal communications across the European team. Identify opportunities to improve workplace services, employee experience, and operational processes.

Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des gesamten Front Office Professionelle Betreuung unserer Gäste - vom Check-in bis zum Check-out Organisation und Koordination der täglichen Abläufe Erstellung und Bearbeitung individueller Angebote für Meetings, Workshops und Tagungen Betreuung und Koordination von Tagungs- und Gruppenanreisen sowie der Tagungsräume Abrechnung der Gäste und Erstellung von Rechnungen für Übernachtungen, Tagungen und weiteren Leistungen Abrechnung von Verpflegungsleistungen, z. B. Mittagessen für unsere Tagungsgäste Kontrolle von Kassen- und Zahlungsvorgängen Enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Housekeeping, Küche und Haustechnik Sicherstellung unserer Service- und Qualitätsstandards Professioneller Umgang mit Gästewünschen, Beschwerden und besonderen Situationen Optimierung und Weiterentwicklung der Front-Office-Prozesse

Organisation und Koordination des täglichen Office-Managements Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination von Terminen, Meetings und Besprechungen Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnungen Koordination von Bestellungen, Büromaterialien und externen Dienstleistern Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Meetings Pflege von Dokumenten, Daten und Ablagestrukturen Unterstützung bei internen Projekten und organisatorischen Themen Übernahme weiterer Aufgaben im Office Management und zur Entlastung des Teams

Prüfung von Eingangsrechnungen auf sachliche, rechnerische und vertragliche Richtigkeit Kontrolle von Kunden- und Projektabrechnungen auf Plausibilität und Vollständigkeit Mitarbeit bei Kostenkontrolle, Liquiditätsübersichten und Zahlungsprozessen Aufbereitung kaufmännischer Auswertungen und Entscheidungsvorlagen Klärung von Unstimmigkeiten mit Lieferanten, Kunden und internen Ansprechpartnern Mitwirkung bei der Optimierung kaufmännischer Prozesse Ergänzend: Dokumentenmanagement, Korrespondenz, Telefon und allgemeine Organisation

Du betreust unsere Bestandskunden in Italien partnerschaftlich, serviceorientiert und mit einem feinen Gespür für kulturelle Besonderheiten sowie Marktpotenziale. Dabei entwickelst du bestehende Geschäftsbeziehungen kontinuierlich weiter. Gemeinsam mit unserem Außendienst und den internen Abteilungen sorgst du für eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Ländern und arbeitest aktiv daran, unseren Vertriebserfolg in Italien nachhaltig auszubauen. Du steuerst internationale Aufträge eigenverantwortlich - von der Erfassung über die Abstimmung mit internen Schnittstellen bis hin zur termingerechten Abwicklung - und berücksichtigst dabei stets länderspezifische Anforderungen. Reklamationen bearbeitest du professionell, lösungsorientiert und in enger Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachabteilungen, um eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Internationale Fachmessen in deiner Region bereitest du strukturiert nach und entwickelst gewonnene Kontakte konsequent zu langfristigen und erfolgreichen Geschäftsbeziehungen weiter.

Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Kunden und verantwortest den Empfangs-, Telefon- und Konferenzservice Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und die Haustechnik und sorgst für eine professionelle Büroorganisation und ein reibungsloses Standortmanagement Du organisierst Meetings, Bewerbungsgespräche, Veranstaltungen, Schulungen sowie Termine im Bereich Arbeitssicherheit und Ersthelferwesen Du bearbeitest Rechnungen und unterstützt bei der Einholung von Angeboten sowie der Erstellung von Reports Du begleitest Standortprojekte wie Umzüge und Umbauten und wirkst als Sicherheitsbeauftragte:r bei der Umsetzung entsprechender Maßnahmen mit Du unterstützt im operativen Office Management sowie beim Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeitender

Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Kunden und verantwortest den Empfangs-, Telefon- und Konferenzservice Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und die Haustechnik und sorgst für eine professionelle Büroorganisation und ein reibungsloses Standortmanagement Du organisierst Meetings, Bewerbungsgespräche, Veranstaltungen, Schulungen sowie Termine im Bereich Arbeitssicherheit und Ersthelferwesen Du bearbeitest Rechnungen und unterstützt bei der Einholung von Angeboten sowie der Erstellung von Reports Du begleitest Standortprojekte wie Umzüge und Umbauten und wirkst als Sicherheitsbeauftragte:r bei der Umsetzung entsprechender Maßnahmen mit Du unterstützt im operativen Office Management sowie beim Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeitender

Unterstütze Mitarbeitende bei Fragen zum Bürobetrieb und koordiniere die Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern, etwa aus Facility, Reinigung, Post und Catering Stelle ein ordentliches, funktionales Office-Umfeld sicher und bearbeite auftretende Mängel Übernimm den Empfang und die zentrale Telefonbetreuung, leite Anrufe weiter und dokumentiere sie; empfange und betreue Gäste, Lieferanten und Dienstleister Bereite Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen vor und halte sie gepflegt; unterstütze Inhouse-Veranstaltungen Bewirtschafte das Büro, bestelle und verwalte Verbrauchsmaterialien, Getränke und Werbemittel und kontrolliere Raumreservierungen sowie Materiallieferungen Bearbeite eingehende Post und Pakete, organisiere den Versand und prüfe Eingangsrechnungen formal nach UStG, bevor Du sie digital weiterleitest Weise Anfragen im OTRS-Ticketsystem den zuständigen Stellen zu und verfolge sie nach; bearbeite und pflege das zentrale Gruppenpostfach Unterstütze standortbezogene Projekte, Sonderaufgaben und Maßnahmen zur Prozessverbesserung und verfolge Aufgaben hinsichtlich Zeit, Qualität und Abstimmung im Team Übernimm Aufgaben der Objektverwaltung, darunter die Schlüsselverantwortung sowie die Identifizierung, Dokumentation, Bearbeitung und Nachverfolgung von Mängeln

Ein Mix aus Organisation, Gastgeberrolle und Facility-Management: Du sorgst morgens für einen perfekten Start ins Office: Küchen & Meetingräume sind aufgeräumt, Getränke stehen bereit Du kümmerst dich um das, was ein Büro zum Wohlfühlort macht - von sauberer Terrasse bis zu frischem Obst Du bist Ansprechpartner in für Kolleg innen, Gäste, Handwerker und Lieferanten Du organisierst Bestellungen (Getränke, Büro- & Hygieneartikel) und koordinierst kleine Facility-Themen eigenständig Du betreust Post, Pakete und unser Office-Postfach Du unterstützt bei Meetings & Events - von der Vorbereitung der Konferenzräume bis zur Organisation von Sommerfest & Team-Events Du übernimmst leichte administrative Aufgaben (z. B. E-Mail-Postfach, Materialverwaltung, Zählerstände, einfache Dokumentation) Du übernimmst Tätigkeiten aus dem Bereich der persönlicen Assistenz für unsere Geschäftsführung Du hast ein Auge fürs Detail - egal, ob im Raum, in der Kommunikation oder bei kleinen Aufgaben für unser Management-Team Du übernimmst Verantwortung für das Thema Arbeitssicherheit im Office: Betreuung der Erst- und Brandschutzhelfer, Organisation und Dokumentation der jährlichen Unterweisungen sowie Koordination mit dem Arbeitsschutzbeauftragten

Aufbau & Umzug gestalten: Zunächst liegt der Hauptfokus auf der Planung, Organisation und Umsetzung unseres Umzugs in unser neues Büro im Osten Münchens. Du bringst dich aktiv bei der Gestaltung der neuen Flächen ein, ordnest Bereiche sinnvoll an und stellst sicher, dass unser neuer Standort von Anfang an optimal strukturiert und betriebsbereit ist. Reibungsloser Büroalltag & Standortverantwortung: Nach dem erfolgreichen Einzug übernimmst du das Ruder im Regelbetrieb: Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass an unserem neuen Standort im Osten Münchens alles reibungslos läuft und interne Abläufe effizient sowie professionell organisiert sind. Du bringst Struktur sowie den Weitblick mit und stellst sicher, dass Prozesse nicht nur funktionieren, sondern sich stetig weiterentwickeln. Reisemanagement : Du bist verantwortlich für das in- und ausländische Reisemanagement - von der Planung und Buchung über die Abrechnung bis hin zur Nachbereitung. Dabei optimierst und entwickelst du bestehende Prozesse kontinuierlich weiter, mit Blick auf Effizienz, Kosten und Qualität. Ticketsystem & Rechnungsbearbeitung: Ebenfalls übernimmst du die standortübergreifende Bearbeitung des Ticketsystems für unser Team inovex und behältst die dazugehörige Rechnungsbearbeitung zuverlässig im Blick. Administration, Wohlfühlatmosphäre & Facility Management: Du schaffst eine angenehme und strukturierte Arbeitsatmosphäre, indem du Besprechungs- und Gemeinschaftsräume im Blick behältst. Zudem koordinierst du im Bereich Facility Management unsere Dienstleister wie z.B. Reinigungspersonal, Handwerksbetriebe oder die Hausverwaltung und kümmerst dich um alles, was den Standort zuverlässig am Laufen hält.

At reception, you not only ensure that guests are satisfied, but also that they are enthusiastic You always stay cool - even when all guests arrive at the same time for check-in You ensure a smooth flow when welcoming guests to the hotel and clean administrative processes in your shift team

Du sorgst an der Rezeption nicht nur für zufriedene, sondern für begeisterte Gäste Du bleibst immer cool - selbst, wenn alle Gäste gleichzeitig zum Check-in einlaufen Du sorgst für einen ruhigen Ablauf beim Empfang der Gäste im Hotel und für saubere administrative Abläufe im Team deiner Schicht

Koordination und Durchführung des Musterversands für das Remote Sales Team Unterstützung des Lead-Qualifizierungsprozesses und des Kundenbeziehungsmanagements im CRM System Microsoft Dynamics Koordination und Abwicklung von Angeboten und Rechnungen sowie Verwaltung der zugehörigen Prozesse in SAP Unterstützung des Marketingteams bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verkaufs- und Marketingaktivitäten Durchführung von Office Management Tätigkeiten (Z.B. digitale & physische Postfachverwaltung sowie -versand) Sie haben Freude daran, administrative Aufgaben selbstständig und zuverlässig zu übernehmen und unterstützen damit den Advanced Wound Care Marketing Manager sowie dessen Team Beware of scams online or from individuals claiming to represent Convatec

Sie sind zentrale Schnittstelle im Office und koordinieren organisatorische Abläufe Sie sind erste Ansprechperson (w/m/d) für Geschäftsführung, Kollegen, Kunden und Lieferanten Sie organisieren einen reibungslosen Büroalltag und schaffen eine angenehme und einladende Arbeitsatmosphäre Sie betreuen Reisebuchungen, Terminplanung, Bestellungen und weitere Office-Themen Sie übernehmen administrative Aufgaben in Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung sowie Sicherstellung eines reibungslosen Austauschs Sie planen und organisieren Team- und Firmenevents