535 Jobs für "Office" gefunden

Eigenständige Organisation und Koordination aller administrativen, organisatorischen sowie Verwaltungsaufgaben und Abläufe im Kanzleialltag. Fristenüberwachung, digitales Dokumentenmanagement, Mandanten- und Auftragsanlage sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehören zu Ihren Aufgaben. Sie sind die Kommunikationsschnittstelle zwischen Partner, Team, Mandanten und Behörden. Als Teil unseres Teams sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams zuständig. Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren nationalen und internationalen Mandanten sowie Empfang und Bewirtung. Eigenständige Durchführung der Fakturierung. Sie gestalten interne Projekte und Prozesse mit und übernehmen Sonder- und Projektaufgaben. Sie organisieren und unterstützen bei unseren Events und sind Ansprechperson für unsere Dienstleister.

Unsere Kunden und Gäste professionell empfangen Die zentrale Telefonannahme, Vermittlung und Rückrufannahme durchführen Den täglichen Rechnungseingang erfassen Unsere Konferenzräume vor- und nachbereiten und das Büromanagement organisieren Den Posteingang und Postausgang abwickeln

Die Transformation der Energieverbrauchssektoren Industrie und Verkehr ist von zentraler Bedeutung für das Gelingen der Energiewende. Die Energieeffizienz ist für alle Sektoren eine zentrale Voraussetzung für kosteneffizienten Klimaschutz und Nachhaltigkeit. Der Geschäftsbereich "Industrie, Mobilität & Energieeffizienz" mit seinen über 100 Mitarbeitenden ist in diese drei Arbeitsgebiete gegliedert. Das Projektmanagement-Office verantwortet als Querschnittsfunktion das Projektmanagement in den Projekten des Fachbereiches. Sie unterstützen die Projektmanagenden und die fachlichen Projektmitarbeitenden bei der Abwicklung administrativer Vorgänge, z. B.: Postfach-Betreuung, z. B. Geschäftsstellen (Anfragen beantworten oder weiterleiten, Registrierung vornehmen, ggf. Hotline-Betreuung) Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Meetings (intern/extern) Steuerung des Prozesses der Rechnungsfreigabe Umsetzung niedrigschwelliger Beauftragungen und Vergaben Vorbereitende Arbeiten für das Berichtswesen Klärung einfacher, operativer Fragen mit der dena-Verwaltung Unterstützung beim Projektcontrolling und bei der Datenverwaltung (Abgleich von Zahlen nach Vorgabe, manuelle Datenübertragung, Kontaktdatenpflege) Unterstützende Tätigkeiten in der operativen Projektarbeit (z. B. Recherchen, Follow-up-Calls, Terminklärungen, Umfragen umsetzen, Terminklärungen) Qualitätssicherung: Unterstützung des Projektmanagements bzgl. Einhaltung von Standards/Vorlagen Bei Interesse und nach Möglichkeit: Übernahme von Projektmanagement-Aufgaben für Kleinprojekte

Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung des täglichen Bürobetriebs Empfang und Betreuung nationaler sowie internationaler Gäste und Geschäftspartner Terminmanagement sowie Planung und Koordination von Meetings Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Steuerung externer Dienstleister Unterstützung des Managements bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner Korrespondenz Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Besprechungsunterlagen Koordination interner Veranstaltungen und Kundenmeetings Pflege von Stammdaten und Unterstützung bei Projekten Sicherstellung professioneller Abläufe und hoher Servicequalität im Office-Bereich

Sie koordinieren den täglichen Bürobetrieb und stellen einen effizienten Ablauf sicher. Sie verwalten Termine und organisieren Meetings sowie Veranstaltungen. Sie übernehmen die Bearbeitung der Korrespondenz und die Dokumentenverwaltung. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und Projekten. Sie sorgen für eine effiziente Büroorganisation, einschließlich Beschaffung von Büromaterial. Sie sind Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten. Sie unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen. Sie tragen zur Optimierung interner Prozesse bei.

Organisation und Steuerung des gesamten Office Managements Empfang und Betreuung nationaler sowie internationaler Gäste Koordination von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen und internen Abläufen Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft Erstellung von Präsentationen, Reports und administrativen Unterlagen Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache Schnittstelle zu Dienstleistern, Mitarbeitenden und Management Unterstützung bei Events sowie allgemeinen organisatorischen Themen

Als Office Assistant / Receptionist an unserem Hauptstandort Deggendorf sorgst du dafür, dass sich unsere Gäste von Anfang an wohl und willkommen fühlen. Mit deinem Organisationstalent hältst du unseren Teams den Rücken frei, koordinierst unterschiedlichste Aufgaben und trägst dazu bei, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert. Empfang von Kunden, Lieferanten und anderen Besuchern Annahme und Koordination eingehender Anrufe und Weiterleitung an entsprechende Ansprechpartner Vorbereitung und Betreuung von internen Besprechungen, Kundenworkshops und Besucherterminen Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Koordination der Eingangspost und Sicherstellung des Belegflusses Überprüfung und Bearbeitung von Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen Organisation und Beschaffung von Büromaterial und Büroausstattung

Organisation des täglichen Büroalltags Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Arbeitsschutzkleidung Bestellung und Verteilung von Verpflegung für die Mitarbeitenden unter permanenter und konsequenter Beachtung der Hygienestandards Sicherstellen von Ordnung und Struktur in den Räumlichkeiten der Büros Organisation des Fuhrparkmanagements Kontakt mit Dienstleistern und externen Partnern sowie mit dem Facility Management aus dem Headquarter Anlegen von Bestellungen in SAP Organisation von Firmenevents, Jubiläen, Meetings und weiteren Veranstaltungen Bearbeitung der Eingangspost

Sie organisieren und koordinieren den Büroalltag und stellen sicher, dass alle Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren. Sie unterstützen bei der Terminplanung und -verwaltung sowie der Organisation von Meetings. Sie übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie verwalten und bestellen Büromaterialien und sorgen für eine gut ausgestattete Arbeitsumgebung. Sie unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und Projekten. Sie kümmern sich um die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen. Sie sind Ansprechpartner für organisatorische Fragen und Anliegen im Büro.

Du stellst sicher, dass an unserem Standort in Potsdam alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren und behältst die anfallenden administrativen Aufgaben zuverlässig im Blick. Deine Aufgaben im Office Management umfassen bis zu 20 Stunden pro Woche. Abhängig von deiner vereinbarten Wochenarbeitszeit unterstützt du darüber hinaus unseren Kundenservice sowie unsere Buchhaltung. Im Office Management verantwortest du unter anderem das Bestellwesen und die Büroorganisation, koordinierst standortbezogene Anliegen und übernimmst Aufgaben rund um das Gebäudemanagement. Als zentrale Ansprechperson steuerst du die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und setzt sinnvolle Verbesserungen rund um unseren Standort eigenständig um. Im Kundenservice unterstützt du bei der Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon und übernimmst in der Buchhaltung vorbereitende und administrative Aufgaben.

Du übernimmst die Gesamtverantwortung für das integrierte CEO Office mit den Bereichen Communications, Public Affairs und Corporate Development einschließlich Corporate Strategy, Transformation und M&A. In enger Zusammenarbeit mit dem CEO gestaltest du die strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung von secunet und begleitest zentrale Entscheidungen zu Transformation, Unternehmenspositionierung, Portfolio, M&A und Ressourcenallokation . Du verantwortest Corporate Strategy und M&A in enger Zusammenarbeit mit Group Strategy & Corporate Development und steuerst die unternehmensweite Transformation über klare Ziele, Verantwortlichkeiten, Governance-Strukturen und Meilensteine. Gemeinsam mit den verantwortlichen Teams entwickelst du Corporate Communications und Public Affairs weiter und sorgst für eine konsistente Unternehmenspositionierung und wirksames Stakeholder-Engagement. Du führst und entwickelst die Teams Communications, Public Affairs und Corporate Development und schaffst einen Rahmen, in dem Eigenverantwortung, Zusammenarbeit und fachliche Expertise wirksam werden können. Für das CEO Office verantwortest du Budget und Operating Model sowie die vorausschauende Planung und Steuerung von Ressourcen, Forecasts, Risiken und Reporting. Du erkennst strategische, reputative, politische und transaktionsbezogene Entwicklungen frühzeitig, ordnest sie ein und entwickelst tragfähige Handlungsoptionen für CEO und Unternehmen. Du lebst die secunet Ways of Working und Intent-based Leadership vor und stärkst eine Leader-Leader -Kultur, die Orientierung gibt, Verantwortung überträgt und Entscheidungen nah an der jeweiligen Expertise ermöglicht. Gemeinsam mit Chief of Staff und Executive Assistance koordinierst du zentrale CEO-Prioritäten und das Stakeholder-Management einschließlich des Aufsichtsrats. Dabei arbeitest du eng und vertrauensvoll mit Vorstand, Leadership Team und zentralen Unternehmensbereichen sowie relevanten internen und externen Stakeholdern zusammen.

Sie organisieren und koordinieren den täglichen Büroablauf. Sie unterstützen das Team im Bereich Sekretariat und allgemeine Verwaltung. Sie übernehmen die Terminplanung und -überwachung. Sie sind für die Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten verantwortlich. Sie koordinieren interne und externe Meetings. Sie sorgen für eine effiziente Kommunikation zwischen den Abteilungen. Sie verwalten Büroressourcen und kümmern sich um deren Beschaffung.

Du übernimmst das Office Management für unseren Logistikbereich Du koordinierst die Ein- und Ausgangspost an unserem Standort in Bad Oldesloe Du erstellst Dienst- und Urlaubspläne für unsere Logistikteams an allen Standorten - in enger Abstimmung mit den jeweiligen Führungskräften Du kümmerst Dich um die Beschaffung des Eigenbedarfs für unsere Standorte Du unterstützt bei der Erstellung und Pflege von Belieferungs- und Tourenplänen unseres bundesweiten Logistiknetzwerks Du bist Ansprechpartner für operative Fragestellungen und stimmst Dich mit unseren Transportlogistikpartnern ab Du packst bei Bedarf auch operativ mit an und unterstützt unsere Kolleg in den verschiedenen Lagerbereichen

As Specialist Office Administration Supportin Munich, you will be responsible for overseeing all aspects of Office administration, hereunder local admin tasks, facilities management, and Health and Safety initiatives. You will work closely with the Local People Advisor and Office Lead. You will ensure the efficient and effective delivery of services and programs to support the organization's goals and objectives. Office admin and attendance management: General, administrative organizational and secretarial tasks, hereunder also some reception activity. Responsible for local attendance management in Timesystem, sick leave reporting and any other absence requests where local PA is escalation point. Post and parcels. Managing travel expense reports and act as payroll support where needed. Local Engagement: Participation in the planning and execution of various employee events. Preparation and support of internal/external meetings in the office. Facility and vendor management: Responsible for all vendors locally in Munich, hereunder, SLAs, scope and daily/weekly communication. Storage management where there is control on inventory at any given time. Ergonomic initiatives and desks/chairs. Physical security, meaning local owner of access control policy and data. Compliance, Risk Management, Health & Safety: Stay up to date on country, state, and local employment laws and regulations. Partner with Compliance and Risk to ensure employee data integrity as well as relevant trainings are implemented. Stay responsible for Health and Safety compliance requirements.

Organisation: Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben und sorgen dafür, dass im Büro alles rundläuft. Unterstützung: Sie unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie bei Projekten und erstellen Statistiken sowie Auswertungen. Ansprechperson: Sie sind Ansprechpartner für unsere Marktleitungen, Mitarbeitenden sowie externe Partner und helfen dabei, schnell Lösungen zu finden. Personal: Sie begleiten unser Recruiting, pflegen unser Bewerbermanagement und übernehmen administrative Aufgaben im Personalbereich. Buchhaltung: Sie bereiten Unterlagen für unsere Buchhaltung vor und unterstützen bei administrativen Prozessen. Mitgestaltung: Je nach Ihren Stärken gewichten sich die obenstehenden Aufgaben, darüber entwickeln Sie Ihren Verantwortungsbereich mit.

Du bist Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Gäste und sorgst mit deiner zuvorkommenden Art für ihr Wohl während des gesamten Aufenthalts, stehst aber auch bei aufkommenden Problemen mit Rat und Tat zur Seite. Du heißt unsere Gäste während des Check-ins herzlich willkommen und nutzt den Check-out für ein kurzes Feedbackgespräch zum Aufenthalt. Du nimmst Reservierungen entgegen und erstellt die Rechnung am Ende des Aufenthalts.

Kontinuierliche Analyse und Optimierung von Finance-Prozessen Betreuung des ERP-Systems als Finance Key User Leitung von Projekten zur Einführung neuer Systeme und Automatisierung Unterstützung bei der Erstellung der Quartals- und Jahresabschlüsse nach HGB und IFRS Unterstützung bei steuerlichen Themen und Projekten in Abstimmung mit der zentralen Steuerabteilung Bearbeitung steuerlicher Anfragen des Head Offices Unterstützung bei Betriebsprüfungen sowie bei Themen rund um Umsatzsteuer und Versicherungssteuer Erstellung von Steuererklärungen Erstellung und Weiterentwicklung des Tax Compliance Management Systems (Tax CMS) Dokumentation von internen Verrechnungspreisen (Transfer Pricing)

Du bist verantwortlich für die Organisation und die Steuerung sämtlicher administrativer Abläufe der Kanzlei Du bist die Schnittstelle zu internen Bereichen wie HR, IT, Finance und Business Development Du steuerst und koordinierst das Empfangs- und Besuchermanagement und gewährleistest einen professionellen ersten Eindruck unserer Kanzlei Du koordinierst und begleitest die Planung und Durchführung von Mitarbeiterevents, Mandantenveranstaltungen und standortbezogenen Meetings Du kümmerst dich um die Verwaltung von Büromaterialien sowie um die Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern Du unterstützt bei der Rechnungsbearbeitung Du wirkst bei internen Projekten sowie bei der Optimierung von Kanzleiprozessen mit

Du bist das erste Gesicht für unsere Kund:innen, Bewerber:innen und Lieferant:innen und zauberst jedem ein Lächeln auf die Lippen Du arbeitest eng und auf Augenhöhe mit allen Mitarbeiter:innen zusammen und bist die gute Seele des Büros Egal ob die Koordination von Meeting Räumen, die Bestellung von Büromaterialien, Reisebuchungen oder das Vertragsmanagement - bei dir laufen alle Fäden zusammen Bei der Organisation von Firmenevents blühst du richtig auf. Mit deinen tollen Ideen für Weihnachtsfeiern oder Sommerfesten verblüffst du uns Du kümmerst dich eigenverantwortlich um das Thema Arbeitssicherheit in beiden Büros Du übernimmst verantwortungsvolle Aufgaben aus den Bereichen HR, Operations und Finance Du arbeitest standortübergreifend für unsere Büros in München, Düsseldorf und Berlin