318 Jobs für "Office" gefunden

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements bei der Organisation und Koordination des administrativen Tagesgeschäfts Koordination sowie Unterstützung bei Aufgaben im Personalbereich Unterstützung im professionellen Meeting-, Dokumenten- und Termin-Management Steuerung externer Dienstleister und interner Schnittstellen Unterstützung bei Projekten und der Weiterentwicklung interner Prozesse Kommunikation sowie Übersetzungen in Deutsch und Englisch

Du koordinierst geschäftliche Termine der Bitkom-Geschäftsleitung und des Bitkom-Präsidenten. Du organisierst regelmäßig virtuelle Pressekonferenzen. Du organisierst in Zusammenarbeit mit unseren fachlichen Expertinnen und Experten Arbeitskreise und Konferenzen. Du erstellst Einladungen und weitere Mailings mit Hilfe unseres CRM-Systems. Du koordinierst externe Dienstleister wie Caterer, Betreiber von Veranstaltungszentren oder Technikdienstleister. Du unterstützt bei der Durchführung von Veranstaltungen vor Ort in unserer Geschäftsstelle und bei Online-Terminen in Videokonferenzen. Du betreust unsere Mitglieder in allen organisatorischen und logistischen Fragen rund um unsere Veranstaltungen.

Selbstständiges Vertrags-, Abrechnungs- und Finanzcontrolling einschließlich Rechnungserstellung, Budgetplanung und verwaltungskonformer Verausgabung sowie Bearbeitung von Reisekosten Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit Nutzern, Kooperationspartnern und externen Auftraggebern Erstellung von Standard Operation Procedures in Deutsch und Englisch Personalmanagement einschließlich On-Boarding/Off-Boarding für Praktikanten, Hiwis, Master- und Doktoranden, Gastwissenschaftlern Veranstaltungs- und Gebäudemanagement, inklusive Raumorganisation, Reparaturen, Catering und Abrechnung Allgemeine Büroorganisation

Als Back Office & Office Operations Manager übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Büroorganisation für globale, regionale und lokale Teams vor Ort. Dabei unterstützen Sie das lokale Management-Team in wesentlichen Themen, indem Sie Projekte eigenverantwortlich leiten, die Qualität in den Bereichen Vertrags- und Reisemanagement sicherstellen, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen verantworten sowie das Diese Position konzentriert sich auf die Optimierung von Prozessen in allen unterstützenden administrativen Bereichen, fördert effizientes Teamarbeiten und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf aller Aufgaben zur Begleitung des Managements und der Büroorganisation. Back Office & Office Operations Sie verantworten umfassend das Travel Management, einschließlich Bahn-, Flug- und Hotelbuchungen sowie der Reisekosten- und A1-Prozesse. Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit SAP, insbesondere beim Anlegen und Nachverfolgen von Bestellungen (Purchase Orders) sowie bei der systemseitigen Unterstützung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen. Ebenso betreuen Sie das Vertragsmanagement für Office-, Service- und Lieferantenverträge, einschließlich Verwaltung, Verlängerungen und Fristenkontrolle. In enger Abstimmung mit Finance übernehmen Sie die Prüfung und Validierung von Rechnungen. Sie begleiten professionell und regelkonform den Umgang mit Themen rund um Parallelimporte und Trademark-Fragestellungen in enger Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen wie Legal, Finance und Supply Chain. Zudem pflegen und fördern Sie die Weiterentwicklung von Office-Prozessen, Richtlinien und Dokumentationen. Front Office Vertretung Sie vertreten das Front Office bei Abwesenheiten (Besucherempfang, Organisation, Schnittstelle zu Dienstleistern) und stellen einen professionellen, reibungslosen Office - Ablauf sicher Projekt - & Management Support Sie unterstützen das operative Projektmanagement für das lokale Management Team (z. B. Office - Projekte, Umzüge, Events) Sie koordinieren externe Partner und interne Stakeholder Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Status - Reports vor Digitale & AI-gestützte Weiterentwicklung (Ergänzung aus AI-Sicht) Sie nutzen digitale Tools zur Prozessautomatisierung (z. B. Reise - , Rechnungs - , Vertragsübersichten) Sie wirken bei der Einführung von AI - gestützten Workflows (z. B. Vertragsfristen - Tracking, Standardreports) mit Sie optimieren kontinuierlich Abläufe im Sinne von Effizienz, Compliance und Nutzerfreundlichkeit

Als Office Manager (m/w/d) bist du ein zentraler Bestandteil unseres Facility Management Teams am Standort Düsseldorf für AutoScout24, Leasingmarkt.de und AutoProff. Du sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren, unterstützt das Team im operativen Tagesgeschäft und stellst eine effiziente Zusammenarbeit auf inhaltlicher, terminlicher und menschlicher Ebene sicher. Mit deinem Organisationstalent und deiner Serviceorientierung koordinierst du administrative Prozesse, planst Reisen und Events und bist eine wichtige Schnittstelle innerhalb des Unternehmens. Sicherstellen einer reibungslosen Zusammenarbeit innerhalb des Teams auf inhaltlicher, terminlicher und menschlicher Ebene Verantwortung für Rezeptionsaufgaben und den Empfang unserer Gäste Telefonbetreuung und allgemeine Korrespondenz Planung, Koordination und Überwachung von Terminen Interne Kommunikation sowie Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben Verantwortung für das Travel Management inklusive Organisation und Buchung von Geschäftsreisen und Reisekostenmanagement Organisation und Vorbereitung von Meetings, Workshops und Telefonkonferenzen Erstellung, Vorbereitung und Gestaltung von Präsentationen, Terminunterlagen sowie Reportings und Auswertungen

Organisation und Koordination von Terminen sowie Meetings Bearbeitung und Verwaltung von Vorgängen im Tagesgeschäft ️️ Organisation und Koordination von Terminen und Meetings Bearbeitung der Korrespondenz und Verwaltung von Dokumenten Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung Pflege und Aktualisierung von Datenbanken Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien Ansprechpartner für interne und externe Kontakte Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen Allgemeine administrative Tätigkeiten im Office Management

Organisation und Steuerung des gesamten Office-Betriebs ️ Zentrale Ansprechperson für Team, Gäste und Dienstleister Organisation und Koordination von Terminen und Meetings Verwaltung und Pflege von Dokumenten und Datenbanken Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen Überwachung und Bestellung von Büromaterialien Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern Bearbeitung von eingehenden und ausgehenden Korrespondenzen Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs

Du koordinierst Termine für das Team sowie die Geschäftsleitung und sorgst für eine optimale Zeitplanung. Die Organisation von Dienstreisen fällt ebenfalls in deinen Bereich. Du kümmerst dich um die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Obst. Die Verwaltung der Schlüssel am Standort liegt in deiner Verantwortung. Posteingang und -ausgang, inklusive Versand von Kurierpaketen, bearbeitest du zuverlässig. Diverse administrative Tätigkeiten gehören ebenso zu deinem Aufgabenfeld. Du koordinierst die Instandhaltung und das Gebäudemanagement am Bürostandort und kümmerst dich um die Dekoration. Gäste empfängst und betreust du freundlich und professionell. Der Austausch und die Kommunikation mit Kunden sowie Geschäftspartnern, besonders mit dem internationalen Hauptsitz, sind Teil deiner täglichen Arbeit. Du sorgst für die ordentliche Ablage und Verwaltung von Dokumenten. In enger Zusammenarbeit mit HR und IT unterstützt du das On- und Offboarding, inklusive Einrichtung von Arbeitsplätzen sowie der Übergabe von Autos und Hardware. Du achtest darauf, dass die Office-Richtlinien eingehalten werden und stellst die Funktionalität der technischen Ausstattung sicher.

Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen Bearbeitung der Korrespondenz sowie Erstellung von Berichten und Präsentationen Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Dokumenten Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Secretarial & Business Support

Organisation und Koordination des Büroalltags Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonzentrale Terminplanung und -koordination Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten und Dokumentenmanagement Vorbereitung von Meetings und Präsentationen Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern

Organisation und Koordination des täglichen Bürobetriebs Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben Verwaltung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Dokumenten Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Überwachung und Bestellung von Büromaterialien

Planung und Organisation von Meetings sowie internen und externen Veranstaltungen Verwaltung von Terminen und Kalendern für das Team und die Geschäftsleitung Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen Verantwortung für die Büroorganisation und Bestandsverwaltung Koordination mit externen Dienstleistern und Partnern Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariats- und Business-Support-Bereich

Organisation und Koordination des Büroalltags Empfang und Betreuung von Besuchern Termin- und Reisemanagement für das Team Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleistern Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings und internen Veranstaltungen Allgemeine administrative Tätigkeiten

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen. Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen. Verwaltung und Pflege von Dokumenten sowie Datenbanken. Ansprechpartner für interne und externe Kommunikation. Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag. Verwaltung von Büromaterialien und Bestellung bei Bedarf. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen. Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen für eine effiziente Arbeitsweise.

Zentrale Ansprechperson für Team, Gäste und Dienstleister Termin-, Reise- und Meetingkoordination mit Überblick Koordination von Terminen und Besprechungen sowie deren Vor- und Nachbereitung. Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs sowie allgemeine Korrespondenz. Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen. Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Dokumenten. Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen. Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag. Bestellung von Büromaterialien und Verwaltung des Bestands. Unterstützung des Teams bei administrativen Tätigkeiten.

Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien Bearbeitung eingehender und ausgehender Korrespondenz Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten Betreuung von Gästen und Besuchern Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen Unterstützung des Teams in administrativen Belangen Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen

Organisation und Überwachung administrativer Abläufe im Logistik-Department Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Verwaltung von Dokumenten und Unterstützung bei der Berichterstellung Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern Bearbeitung von Rechnungen und anderen finanziellen Aufgaben Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse Unterstützung bei der Einführung neuer Systeme und Tools Allgemeine Büroadministration und Unterstützung des Teams

Koordination und Organisation von Büroabläufen und administrativen Prozessen. Verwaltung der Korrespondenz und Kommunikation mit internen sowie externen Ansprechpartnern. Unterstützung bei der Terminplanung und -koordination. Betreuung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen. Verwaltung und Bestellung von Bürobedarf. Pflege und Organisation von Dokumenten und Datenbanken. Unterstützung des Teams im Bereich Secretarial & Business Support. Gelegentliche Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen.

Allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft Organisation, Planung und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Visaanträgen Erfassung und Buchung von Zeiten in SAP Erstellung von Bedarfsanforderungen sowie Bestellungen in SAP Empfangstätigkeiten, Besucherregistrierung und Betreuung der Telefonzentrale im Team Verwaltung des internen Fuhrparks

Verantwortung für das Office Management und die Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Schnittstelle zwischen Anwält:innen, Assistenz, Mandanten und externen Dienstleistern Organisation und Optimierung interner Abläufe und Prozesse Unterstützung im Rechnungswesen, Reporting und Controlling Verwaltung von Büroressourcen sowie Steuerung externer Dienstleister Mitwirkung bei internen Projekten und Veranstaltungen