318 Jobs für "Office" gefunden

You are the heart of our reception area in our agency office in the Karolinenviertel and the first point of contact, the good soul, and the organizational anchor all at once. With your strong sense for people and your smart, confident manner, you ensure that colleagues, clients, applicants, and partners feel welcome from the very first moment. Whether it's spontaneous visitors, a ringing phone, or delivery chaos: you keep an overview, think ahead, and represent our agency in a professional yet personable way. Organizing and coordinating daily office operations Acting as the first point of contact for employees, visitors, and external partners Coordinating meetings and appointments, including preparation and follow-up Supporting teams and management with administrative and organizational tasks Planning and booking business trips, including expense administration Ordering and managing office supplies and maintaining office infrastructure Coordinating external service providers (e.g. cleaning, IT, maintenance) Supporting internal events, workshops, and agency-wide activities Maintaining lists, databases, and internal overviews Contributing to the continuous improvement of office processes and internal workflows

Zusammenstellung von Auftragsunterlagen und deren projektbezogenen Ablage Erfassung und Verwaltung sämtlicher Angebote des Teams Unterstützung der Geschäftsführung und des Plambeck-Teams Terminplanung und Reisekostenabrechnung Rechnungserstellung und Verarbeitung eingehender Rechnungen Aufbereitung von Präsentationen Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und Postbearbeitung Betreuung von Besuchern Korrespondenz mit Kunden Pflege der Homepage und der Social-Media-Kanäle Organisation von Betriebsevents

Terminplanung, Kalender- und Reisemanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Gesprächen und Sitzungen Korrespondenz, Unterlagenmanagement, Präsentationen und Protokolle Empfang und Betreuung von Gästen, Mitgliedsunternehmen, politischen Gesprächspartnern und externen Partnern Organisation und Begleitung von Sitzungen, Fachgesprächen, parlamentarischen Abenden und Mitgliedertreffen Eigenverantwortliche Koordination von Büroabläufen, Ausstattung, Post, Ablage, Dienstleistern und administrativen Prozessen Pflege von Kontaktlisten, Verteilern und digitalen Ablagestrukturen Sicherstellung eines professionellen Auftritts der Berliner Repräsentanz nach innen und außen Unterstützen die Fernwärmebranche bei einer der großen Transformationsaufgaben unserer Zeit Arbeiten an Rahmenbedingungen für Wärmenetze, Kraft-Wärme-Kopplung, Dekarbonisierung und Versorgungssicherheit Verbinden fachliche Expertise, politische Interessenvertretung und Dienstleistung für unsere Mitglieder Suchen eine verlässliche Persönlichkeit mit hoher Eigenständigkeit und professionellem Gestaltungsanspruch

Du bist die erste Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende aller Abteilungen, Dienstleister und externe Partner (m/w/d) und prägst maßgeblich den ersten Eindruck unseres Standorts. Unser Empfang ist Montag bis Freitag jeweils von 06:00 bis 15:30 Uhr besetzt. Du sorgst für einen professionellen, freundlichen und effizienten Empfangsbereich und gewährleistest einen reibungslosen Ablauf aller Front-Office- und Büroorganisationsprozesse. Darüber hinaus arbeitest Du regelmäßig mit HR und Facility Management zusammen und unterstützt bei organisatorischen Abläufen sowie Terminen. Besuchermanagement: Professioneller Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Bewerber:innen, Mitarbeitenden sowie externen Dienstleistern Servicequalität: Konsequente Sicherstellung eines freundlichen, serviceorientierten und professionellen Auftretens am Empfang Ausweisverwaltung: Erstellung, Ausgabe und Verwaltung von Besucher-, Mitarbeitenden- und Handwerkerkarten Konferenzmanagement: Organisation, Koordination und Vorbereitung der Meetingräume inklusive Raumplanung, Medientechnik und Catering Postbearbeitung: Zuverlässige Abwicklung der gesamten ein- und ausgehenden Geschäftspost Infrastruktur: Verantwortung für die Instandhaltung der Kaffeemaschinen sowie die Bestellung und Verwaltung von Küchen-, Getränke- und Lebensmittelbedarf Datenpflege: Kontinuierliche Pflege relevanter Systeme und Listen wie Besucherdaten, Raumbuchungen und Zutrittskarten Projektunterstützung: Tatkräftige Mithilfe bei kleineren Projekten sowie standortbezogenen Sonderaufgaben

Als Office-Manager:in sind Sie für die Organisation und Verwaltung der täglichen Büroabläufe verantwortlich. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem die administrative Unterstützung, die Bearbeitung von Kundenanfragen und die Verwaltung von Büroressourcen. Sie sorgen für effiziente Prozesse und einen reibungslosen Ablauf aller Tätigkeiten im Büro. Diese Vollzeitstelle ist eine hybride Rolle im Großraum Berlin, die die Möglichkeit bietet, teilweise im Homeoffice zu arbeiten. Jetzt bewerben

The Office Management team is responsible for creating and maintaining a positive work environment by supporting work culture, optimising workplace design, and ensuring world-class hospitality for employees and visitors: Maintaining a modern and ergonomic working environment that supports flexible and agile ways of working Coordination of necessary measures to ensure an office environment that meets the required standards Organising internal, external and employee retention initiatives including coordination of catering and event services Work closely with the HR team to support onboarding processes and implement employee programs First point of contact for any visitors providing personalised attention at meetings and events Contact person for related employee concerns and support in integrating new team members Procurement and management of office supplies and equipment to support day-to-day operations

Als erste Ansprechperson am Empfang begrüßen Sie die Mandanten und übernehmen die Betreuung mit Bewirtung der Gäste unserer Kanzlei Sie verantworten unsere Telefonzentrale und den Postausgang, nebenbei bereiten Sie unsere Besprechungsräume vor Teamübergreifend unterstützen Sie das Veranstaltungsmanagement bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Kanzlei- und Mandantenveranstaltungen

Organisation und Bearbeitung unseres Postversandes und Unterstützung bei Versandaktionen unserer Fachbereiche Logistische Unterstützung der Geschäftsstelle sowie der Fachbereiche bei Veranstaltungen und Terminen Organisation von Büro- und Verbrauchsmaterial für den Büroalltag Betreuung der Räumlichkeiten und des Lagers inkl. einfacher Reparaturen Koordination von Dienstleistern und Handwerkern Fahrdienste

Bearbeitung von VOL - Ausschreibungen Bearbeitung von Produktreklamation / Kundenreklamationen Produktrecherche Projektarbeit Umsatzverantwortung im zu betreuenden Aufgabenbereich Angebotserstellung Auftragsannahme Pflege der Kundendaten

Unterstützung im CEO-Office in allen konzeptionellen und strategischen Fragestellungen Informationsrecherche, Analyse sowie Datenaufbereitung auf höchstem Niveau Bewertung der Chancen und Risiken von Geschäftsvorgängen mit besonderem Fokus auf die Realisierung der langfristigen Unternehmensziele, Wertsteigerung und Merger & Acquisitions Leitung und Umsetzung von bereichsübergreifenden internationalen Projekten der Geschäftsführung sowie PMO-Funktion Definition sowie Optimierung von Prozessen und Strukturen bis hin zur Erstellung von Handlungsempfehlungen

Organisation und Koordination von Büroabläufen und -prozessen Unterstützung des Teams im Bereich Secretarial & Business Support Verwaltung von Terminen, Meetings und Reisen Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags

Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bist für die reibungslose Organisation unserer Büroabläufe verantwortlich Dabei übernimmst Du administrative Aufgaben, wie bspw. Angebote und Rechnungen schreiben, den Postein- und -ausgang bearbeiten, Personaldokumente verwalten oder Bestellungen ausführen Auch die Bürokorrespondenz sowie Annahme und Weiterleitung von Telefonaten gehören zu Deinen Tätigkeiten Darüber hinaus übernimmst Du buchhalterische Aufgaben wie das Mahnwesen oder die Prüfung der Kontoauszüge Du planst Veranstaltungen, erstellst passende Präsentationen und bist für die Vor- und Nachbereitung der Termine verantwortlich Weiterhin unterstützt Du unsere Bauprojekte, erstellst und bearbeitest die Baustellenkorrespondenz, übernimmst die Kommunikation mit Kund:innen und Dienstleistungsunternehmen und agierst auch für unsere Mitarbeitenden als zuverlässige Ansprechperson

Du unterstützt unser Back Office in unserer Niederlassung in Frankfurt bei allen kaufmännischen Themen. Dein Fokus liegt auf qualitätsbezogenen Prozessen wie der Erstellung und Aktualisierung von Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen. Dabei trägst du auch die Verantwortung der Schulung und Unterweisung der Inhalte. Regelmäßig überprüfst du die administrativen und operativen Prozesse sowie die anschließende Implementierung in das Qualitätsmanagementsystem. Die Kommunikation mit Mitarbeitern, Dienstleistern und Kunden sowie die erforderliche Terminkoordination fallen in deinen Verantwortungsbereich.

Du führst Bürobestellungen durch, bearbeitest Rechnungen und verfolgst Bestellungen nach Du verwaltest und organisierst Büro- und Verbrauchsmaterialien Du übernimmst allgemeine Empfangstätigkeiten und betreust Besucherinnen und Besucher Du bearbeitest den Postein- und -ausgang Du bereitest Konferenz- und Besprechungsräume vor und stellst die benötigten Materialien bereit Du kontrollierst und organisierst Teeküchen sowie Gemeinschaftsbereiche Du organisierst und koordinierst das Onboarding neuer Mitarbeitender Du bist die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und administrativen Anliegen Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und Handwerker Du unterstützt bei der Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags Du wirkst an organisatorischen Projekten mit und unterstützt bei der Optimierung interner Abläufe

As Specialist Office Administration Supportin Munich, you will be responsible for overseeing all aspects of Office administration, hereunder local admin tasks, facilities management, and Health and Safety initiatives. You will work closely with the Local People Advisor and Office Lead. You will ensure the efficient and effective delivery of services and programs to support the organization's goals and objectives. People Partnering Model : Ensure smooth cooperation with the People Advisors, Centre of Excellences (CoEs) and People Operations; input to processes and ways of working where applicable; actively drive change in the people teams. Office admin and attendance management : General, administrative organizational and secretarial tasks, hereunder also some reception activity. Responsible for local attendance management in Timesystem, sick leave reporting and any other absence requests where local PA is escalation point. Post and parcels. Managing travel expense reports and act as payroll support where needed. Local Engagement : Participation in the planning and execution of various employee events. Preparation and support of internal/external meetings in the office. Facility and vendor management : Responsible for all vendors locally in Munich, hereunder, SLAs, scope and daily/weekly communication. Storage management where there is control on inventory at any given time. Ergonomic initiatives and desks/chairs. Physical security, meaning local owner of access control policy and data. Compliance, Risk Management, Health & Safety : Stay up to date on country, state, and local employment laws and regulations. Partner with Compliance and Risk to ensure employee data integrity as well as relevant trainings are implemented. Stay responsible for Health and Safety compliance requirements. Benefits Administration : Oversee the administration of employee benefits programs, including health insurance, retirement plans, and other fringe benefits. Work closely with benefits vendors and brokers and people operations team.

Unterstützung im Bereich Office Management und Projektassistenz Mitarbeit im Projektmanagement sowie bei der operativen Umsetzung laufender Projekte Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen Pflege von Daten sowie administrative Tätigkeiten in entsprechenden Systemen Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartner:innen im wissenschaftlichen und administrativen Umfeld

Bearbeitung der Kundenanliegen, die dazugehörige Ticketerstellung sowie die Pflege unserer Kundendatenbank Erledigung allgemeiner operativer Bürotätigkeiten - wie bspw. Verwaltung der Kasse, Planung und Koordination von Einkäufen und Büromaterialien oder Paketversand) Verwaltung, Organisation und Voranbringen des betrieblichen Gesundheitsmanagements Ansprechpartner/in für die Arbeitssicherheit im Unternehmen (Unterweisungen und Termine planen, Nacharbeitung von geforderten Maßnahmen) Gebäudeverwaltung (Wartungstermine, Hausmeisterverwaltung, Rechnungsprüfung, allg. Tätigkeiten rund ums Gebäude verwalten/delegieren) Vertretung für Vertragsverwaltung/Reisebuchungen

WAGNER ist marktführender Hersteller von Beschichtungstechnik - und du betreust Geschäftspartner und Kunden am Empfang, vom Check-in bis zum Check-out sowie als erster telefonischer Kontakt über die Telefonzentrale . Konkret empfängst und registrierst du Gäste, pflegst die Besucherdaten in unserem System und verwaltest Besucherausweise sowie Zutrittsberechtigungen. Ob Front-Desk -Organisation oder Back-Office, du unterstützt bei administrativen Aufgaben wie E-Mail-Bearbeitung, Poststelle sowie der Ausgabe und Rücknahme von Pool- und Mietfahrzeugen . Nicht zuletzt bereitest du Besprechungsräume und Kundenevents nach standardisierten Vorgaben vor und unterstützt unterschiedliche Fachbereiche operativ bei Veranstaltungen.

Du sorgst für einen gut organisierten Office - Alltag , behältst Abläufe im Blick und unterstützt zuverlässig im Tagesgeschäft. Du kümmerst dich um unsere Meetingräume , bereitest sie vor, hältst sie ordentlich und sorgst für ein gepflegtes Erscheinungsbild. Du bearbeitest und steuerst Anfragen über Telefon, E-Mail und Post und leitest diese zuverlässig weiter. Du behältst Service - und Organisationsthemen rund ums Büro im Blick, z. B. Materialien, Ausstattung sowie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen. Du unterstützt Teams wie Logistik bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und betreust Besucher/innen , sodass sich alle willkommen fühlen.