28 Jobs für "kaufmännische R_mitarbeiter in" in Berlin gefunden

Nach einer systematischen und intensiven Einarbeitung beinhaltet Ihr Aufgabenfeld im Schwerpunkt folgende Tätigkeitsbereiche: Materialdisposition zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der benötigten Produkte Tourenplanung in enger Zusammenarbeit mit der Zentrale in Datteln Durchführung von Bestandskontrollen Erstellung der Lieferpapiere und -dokumente Organisation der Maintenance des Standortes

Organisation & Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung Erstellung & Aufbereitung von Exposés, Unterlagen, Präsentationen & Reports Kommunikation mit Kunden, Partnern & Dienstleistern Besprechungsvor- und -nachbereitung Unterstützung im Vertrieb & Marketing / Allgemeine administrative Aufgaben im Innendienst

Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie Büroorganisation

Sicherstellung der Kundenbindung insbesondere durch Bemessung und Steuerung der Kundenkommunikation sowie persönlicher Durchführung der Eigentümerkommunikation Sicherstellen von Beschlussherbeiführungen und -umsetzungen inkl. Projektsteuerungen Verantwortung der Vor- und Nachbereitung sowie Leitung von Eigentümerversammlungen Sicherstellung der Liquidität der Gemeinschaften / Finanzsteuerung Sicherstellung der laufenden Instandhaltung, des Betriebs und der Verkehrssicherung inklusive Auftragsmanagement und Rechnungsprüfungen Mitwirkung bei der Hausgeldabrechnungserstellung Vertragsverwaltung und laufende Stammdatenpflege Erreichbarkeitssicherstellung bezüglich aller Eingangskanäle Perspektive zur Übernahme einer Teamleiterfunktion

Du unterstützt die operativen und administrativen Abläufe der Mitgliederverwaltung entlang der gesamten Member Journey. Du stellst eine effiziente und sorgfältige Bearbeitung von Mitgliedsanträgen, Änderungen und Kündigungen sicher. Du pflegst Mitglieds- und Unternehmensdaten und sorgst für eine hohe Datenqualität in unseren Systemen. Du unterstützt bei der Rechnungsstellung und im Mahnprozess und behältst offene Vorgänge zuverlässig im Blick. Du bearbeitest eingehende Mitgliederanfragen und sorgst für eine schnelle und serviceorientierte Klärung. Du wirkst bei der Optimierung und Standardisierung bestehender Prozesse sowie bei der Identifikation von Automatisierungspotenzialen mit. Du unterstützt bei Auswertungen und Reports für das Management.

Die Transformation der Energieverbrauchssektoren Industrie und Verkehr ist von zentraler Bedeutung für das Gelingen der Energiewende. Die Energieeffizienz ist für alle Sektoren eine zentrale Voraussetzung für kosteneffizienten Klimaschutz und Nachhaltigkeit. Der Geschäftsbereich "Industrie, Mobilität & Energieeffizienz" mit seinen über 100 Mitarbeitenden ist in diese drei Arbeitsgebiete gegliedert. Das Projektmanagement-Office verantwortet als Querschnittsfunktion das Projektmanagement in den Projekten des Fachbereiches. Sie unterstützen die Projektmanagenden und die fachlichen Projektmitarbeitenden bei der Abwicklung administrativer Vorgänge, z. B.: Postfach-Betreuung, z. B. Geschäftsstellen (Anfragen beantworten oder weiterleiten, Registrierung vornehmen, ggf. Hotline-Betreuung) Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Meetings (intern/extern) Steuerung des Prozesses der Rechnungsfreigabe Umsetzung niedrigschwelliger Beauftragungen und Vergaben Vorbereitende Arbeiten für das Berichtswesen Klärung einfacher, operativer Fragen mit der dena-Verwaltung Unterstützung beim Projektcontrolling und bei der Datenverwaltung (Abgleich von Zahlen nach Vorgabe, manuelle Datenübertragung, Kontaktdatenpflege) Unterstützende Tätigkeiten in der operativen Projektarbeit (z. B. Recherchen, Follow-up-Calls, Terminklärungen, Umfragen umsetzen, Terminklärungen) Qualitätssicherung: Unterstützung des Projektmanagements bzgl. Einhaltung von Standards/Vorlagen Bei Interesse und nach Möglichkeit: Übernahme von Projektmanagement-Aufgaben für Kleinprojekte

Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen Organisation von Meetings und Veranstaltungen Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister

Warenannahme und Materialverwaltung: Regelmäßige Prüfung des Lagerbestands von Büro- und Labormaterial; Erkennung von Bedarfsengpässen und Initiierung von Nachbestellungen Beschaffungsvorgänge in MACH: Erstellung von Bedarfsmeldungen im Buchungssystem MACH sowie Bearbeitung und Ergänzung fehlender Unterlagen im Rechnungsworkflow Gefahrgutversand Luftweg: Eigenverantwortliche und rechtskonforme Abwicklung des Gefahrgutversands nach IATA-DGR; Klassifizierung, Einstufung und fachgerechte Verpackung des Gefahrguts Fachliche Beratung: Beratung aller Organisationseinheiten des BfR bei Fragen zur Versendung von Gefahrgut; Einschätzung der Versandmöglichkeiten und -beschränkungen Dokumentationserstellung: Erstellung vollständiger Versanddokumentation (Shipper's Declaration for Dangerous Goods) unter Berücksichtigung der Sicherheitsdatenblätter (SDB) und einschlägiger Vorschriften Kurierwahl und Versandabwicklung: Auswahl und Beauftragung zugelassener Kuriere; fachgerechter Versand sonstiger Pakete sowie Koordination des Sammelversands

Eigenständiges Management von Seminaren: Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung unterschiedlicher Weiterbildungsangebote mit Live-Charakter, online oder in Präsenz. Koordination und Kommunikation mit Referentinnen und Referenten sowie Teilnehmenden unserer Weiterbildungsformate. Betreuung von Unternehmenskunden (Privatwirtschaft und öffentlicher Sektor) im Bereich unserer Inhouse-Schulungsformate. Qualitätssicherung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Weiterbildungsangebote. Übernahme projektbezogener Aufgaben.

N Ihrer Funktion unterstützen Sie den Fachbereich bei der Koordination und Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen im Rahmen der Energieeffizienz-Expertenliste für Förderprogramme des Bundes. Sie begleiten administrative und koordinative Prozesse zur Qualitätssicherung von Expertinnen und Experten, Fortbildungsanbietenden sowie Gütegemeinschaften und übernehmen insbesondere folgende Aufgabenbereiche: Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und Stichproben (vertiefte Überprüfungen) Koordination und Begleitung von Stichprobenverfahren und anlassbezogenen Prüfungen bei Expertinnen und Experten sowie Fortbildungsanbietenden Bearbeitung eingehender Anfragen, Verdachtsfälle und Beschwerden einschließlich Dokumentation und Kommunikation mit beteiligten Akteuren Unterstützung bei der Pflege, Abstimmung und Aktualisierung von Prüfkonzepten, Checklisten, Informationsblättern und weiteren Unterlagen Unterstützung bei der Qualitätssicherung und Betreuung von Gütegemeinschaften sowie bei der Pflege zugehöriger Dokumentationen Abstimmung und Koordination mit internen Fachbereichen, sowie bei Bedarf mit externen Projektpartnern Unterstützung bei der fachlichen Auswertung von Prüfergebnissen sowie bei der Erstellung von Übersichten, Auswertungen und Präsentationen Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen und zunächst befristet für zwei Jahre mit der Option der dauerhaften Übernahme.

Du übernimmst eigenverantwortlich die Betreuung von Gewerbeimmobilien und bist erster Ansprechpartner für Mieter und Eigentümer Pflege der Mieterakten, Stammdaten sowie sämtlicher objektrelevanter Unterlagen und Verträge inkl. Mieterkorrespondenz Kosten- und Budgetorientierte Objektbewirtschaftung Erstellung des Monats- und Quartalsreportings für Steuerberater und Auftraggeber Prüfung und Freigabe von Rechnungen und anderen Belegen Korrespondenz mit Behörden, Steuerberatern, Rechtsanwälten, etc. Selbstständige Durchführung des Forderungs- und Fristenmanagements Eigenständige Durchführung von Mietanpassungen Vorbereitung und Erstellung der Nebenkostenabrechnungen sowie Widerspruchsbearbeitung Kontenklärung

Das Datenkompetenzteam entwickelt innovative datenanalytische Ansätze und unterstützt die Prüfungstätigkeit des Rechnungshofs von Berlin durch den Einsatz moderner Datenanalyse- und KI-Methoden. Hierzu entwickelt und betreut das Team unter anderem Datenmodelle und Dashboards und unterstützt die Prüfungsgebiete mit datenbasierten Analysen zu vielfältigen Fragestellungen der Berliner Verwaltung. Als Teamassistenz übernehmen Sie die organisatorische Unterstützung des Teams. Hierzu gehören unter anderem die Büroorganisation, die Koordination von Terminen, Veranstaltungen und Schulungen sowie die Verwaltung des Funktionspostfachs. Büroorganisation des Datenkompetenzteams (DKT), insbesondere: Verwaltung des Funktionspostfachs Planung und Koordination DKT-interner und -externer Termine Veranstaltungskoordination inklusive Vorbereitung von Veranstaltungsorten Schulungsorganisation (Koordination mit dem Fortbildungsbereich, Versenden von Materialien, Pflege der Teilnehmerlisten und ihrer technischen Teilnahmebedingungen) Umsetzung von Corporate Design und redaktionellen Vorgaben in Schriftstücken und Präsentationen Pflege der eAkten und Tracking der Geschäftsgangverfügungen des DKT

1) Buchhaltung und Finanzen: 1.1) Durchführung von Buchhaltungstätigkeiten in der Buchhaltungssoftware. Kenntnisse des deutschen Rechnungslegungsstandards HGB oder des IFRS sind erforderlich. 1.2) Erstellen, Analysieren und Weiterleiten von Jahresabschlüssen und Analysen von Budget und Ist (zusammen mit wichtigen Erkenntnissen und Empfehlungen) an die Geschäftsleitung 1.3) Überprüfung von Lieferantenrechnungen, Veranlassung von Überweisungen in den Online-Banking-Plattformen und Verfolgung von Zahlungen in verschiedenen Anwendungen 1.4) Zusammenarbeit mit den ausgelagerten Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern, um die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Vorschriften sicherzustellen 2) Verwaltung: 2.1) Durchführung klassischer kaufmännisch-administrativer und organisatorischer Tätigkeiten: z.B. Überwachung und Koordination von Fristen und Terminen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Verfassen von E-Mails und Protokollführung 2.2) Abwicklung der Reiselogistik und einiger Gruppenveranstaltungen 2.3) Unterstützung des Veranstaltungsmanagements bei der Organisation von Reisen und Seminaren 2.4) Erstellung von Vertragsunterlagen und Übernahme von Sachbearbeitertätigkeiten sowie Organisations- und Koordinationsaufgaben 2.5) Direkter und telefonischer Kundenkontakt in organisatorischen Fragen

Du stellst sicher, dass an unserem Standort in Potsdam alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren und behältst die anfallenden administrativen Aufgaben zuverlässig im Blick. Deine Aufgaben im Office Management umfassen bis zu 20 Stunden pro Woche. Abhängig von deiner vereinbarten Wochenarbeitszeit unterstützt du darüber hinaus unseren Kundenservice sowie unsere Buchhaltung. Im Office Management verantwortest du unter anderem das Bestellwesen und die Büroorganisation, koordinierst standortbezogene Anliegen und übernimmst Aufgaben rund um das Gebäudemanagement. Als zentrale Ansprechperson steuerst du die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und setzt sinnvolle Verbesserungen rund um unseren Standort eigenständig um. Im Kundenservice unterstützt du bei der Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon und übernimmst in der Buchhaltung vorbereitende und administrative Aufgaben.

Finanzwesen & Controlling Eigenverantwortliche Abwicklung der vorbereitenden Finanzbuchhaltung Unterstützung des gesamten Prozesses der Eingangs- und Ausgangsrechnungen Verwaltung, Finanzbuchhaltung und Controlling des Förderprojektes »Berliner Ausbildungsplatzprogramm« (BAPP) Vertragscontrolling sowie datenbankbasierte Führung der Teilnehmerakten Organisation & Beziehungsmanagement Aufbau, Pflege und kontinuierliche Weiterentwicklung nachhaltiger Kundenbeziehungen Professionelle Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Leitungsebenen Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben zur Unterstützung des täglichen Dienstbetriebs Bei Bedarf und entsprechender Qualifikation: Unterstützung in der sozialpädagogischen Arbeit

Zur Unterstützung unserer Projekt- und Bauleitung suchen wir für unser Berliner Büro eine erfahrene Assistenz (m/w/d) im Baubereich mit kaufmännischem Schwerpunkt und Hands-on-Mentalität. Die Position richtet sich an Kandidaten mit Erfahrung im Bauumfeld und verbindet klassische Assistenzaufgaben mit der Mitwirkung an kaufmännischen und projektbezogenen Themen. Sie arbeiten eng mit der Bauleitung zusammen und unterstützen bei der Organisation sowie der kaufmännischen Begleitung unserer Bauprojekte. Wenn Sie eine Assistenzrolle im Bauumfeld suchen, die über reine Organisation hinausgeht und Ihnen Einblicke in die kaufmännische Projektarbeit bietet, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Kaufmännisches Projekt- und Budgetcontrolling Unterstützung bei Budgetanträgen sowie im laufenden Kostencontrolling Mitwirkung bei Risikoabschätzungen sowie bei der kaufmännischen Auswertung und Nachkalkulation von Bauprojekten Vergabe- und Einkaufsmanagement Begleitung des Vergabeprozesses - von der Ausschreibung über Angebotsprüfung und Preisspiegel bis hin zu Vergabeverhandlungen Vertrags- und Nachunternehmermanagement Kaufmännische Prüfung von Rechnungen sowie Fristenüberwachung Unterstützung im Gewährleistungs- und Mängelmanagement Rechnungs-, Gewährleistungs- und Versicherungsmanagement Kaufmännische Prüfung von Rechnungen, Fristenüberwachung, Bearbeitung von Versicherungsfällen sowie Unterstützung bei Gewährleistungs- und Mängelmanagement Operative Projektunterstützung & Schnittstellenkoordination Enge Zusammenarbeit mit der Bauleitung bei der Steuerung von Bauprojekten Abstimmung mit internen und externen Projektbeteiligten

Kompetenter Ansprechpartner für unsere Mietinteressenten und den Vermieter im gesamten Vermietungsablauf Erstellung von Exposés und Verantwortung der online-Vermarktung unserer Gewerbe-Mietflächen Organisation und Erstellung von Mietverträgen und Nachträgen mit den Vermietern und externen Juristen Pflege der Daten von Mietinteressenten und Verantwortung von Terminvereinbarungen Enge Zusammenarbeit mit unserer technischen und kaufmännischen Immobilien-Verwaltung

Die Rolle des Office Managers fungiert als zentrale operative Schnittstelle und organisatorisches Rückgrat für den Standort und trägt mit strukturierter Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei. Die Hauptaufgabe liegt in der effizienten administrativen Unterstützung sowie der Koordination komplexer HR- und Verwaltungsprozesse. Organisatorische & administrative Betreuung Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten Verantwortung für vertrauliche Dokumente Allgemeine Verwaltung Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams: People Operations »Benefits« (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad), »Fleet« (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle) Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise) Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden Koordination Mehrarbeitsanträge Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess: Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst Monatliches HR & Finance Reporting Urlaubs-/Krankheitsvertretung

Carrying out assigned duties efficiently and in accordance with processes and procedures Comply with established procurement/commercial/contractual strategies Take responsibility for monitoring Environmental, Health, Safety, Security and Quality Standards Supporting business objectives of delivering value for money in all circumstances Preparation of various programmes Preparation of progress reports

Pflege und Verwaltung der Personalakten Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie Versetzungen Erstellung der monatlichen gehaltsrelevanten Unterlagen für das Steuerbüro Beratung und Betreuung von Mitarbeitenden und Führungskräften Mitarbeit bei HR-Projekten und Prozessoptimierungen