25 Jobs für "Kaufmännische*r Mitarbeiter*in" in Frankfurt gefunden

In dieser zentralen Vertrauensposition unterstützen Sie ein erfahrenes Investment-Team im operativen Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren. Proaktive Unterstützung mehrerer Investment Professionals im Tagesgeschäft Koordination komplexer Kalenderstrukturen sowie internationaler Terminabstimmungen Organisation von Meetings, Board Meetings, Due-Diligence-Terminen und Investorengesprächen Planung und Buchung anspruchsvoller nationaler und internationaler Geschäftsreisen Erstellung, Formatierung und Finalisierung professioneller Präsentationen, Reports und Investment-Unterlagen Verwaltung sensibler Vertrags- und Transaktionsdokumente unter höchsten Vertraulichkeitsstandards Kommunikation mit Investoren, Portfolio-Unternehmen, Kanzleien und externen Beratern Vorbereitung interner Meetings inklusive Agenda-Management und Protokollführung Unterstützung bei Office Operations sowie internen administrativen Prozessen Schnittstelle zwischen Management, Investment-Team und externen Stakeholdern

Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Partner und des Teams Termin- und Reisekoordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings Erstellung, Formatierung und Korrektur juristischer Dokumente und Präsentationen Kommunikation mit Mandanten, internen Abteilungen und internationalen Standorten Unterstützung bei der Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Meetings Schnittstellenfunktion zwischen Partnern, Teammitgliedern und Mandanten

Bearbeitung von Neu- und Ersatzanträgen sowie Entscheidung in Grenz- und Sonderfällen Abstimmung von Sanierungs- und Bestandserhaltungsmaßnahmen (Vertragsänderungen, Mahnverfahren, Kündigungen) Marktbeobachtung und Mitarbeit bei der Entwicklung, Einführung und Vermarktung von Produkten im Individualgeschäft Beratung und Betreuung von Kunden, Mitarbeitern und Außendienst Sicherstellung des ordnungsgemäßen Rückversicherungsmanagements Mitarbeit in bereichsspezifischen Projekten, z. B. bei der Gestaltung neuer Versicherungstarife

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination von Terminen und Besprechungen Bearbeitung der Korrespondenz und Erstellung von Präsentationen Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken Vorbereitung von Meetings und Unterstützung bei der Protokollführung Ansprechpartner für interne und externe Anfragen Unterstützung im Reisemanagement und bei der Spesenabrechnung Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Büro

Du unterstützt unser Back Office in unserer Niederlassung in Frankfurt bei allen kaufmännischen Themen. Dein Fokus liegt auf qualitätsbezogenen Prozessen wie der Erstellung und Aktualisierung von Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen. Dabei trägst du auch die Verantwortung der Schulung und Unterweisung der Inhalte. Regelmäßig überprüfst du die administrativen und operativen Prozesse sowie die anschließende Implementierung in das Qualitätsmanagementsystem. Die Kommunikation mit Mitarbeitern, Dienstleistern und Kunden sowie die erforderliche Terminkoordination fallen in deinen Verantwortungsbereich.

In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung an unserem Standort in Frankfurt bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts. Sie übernehmen in 30-40 Stunden pro Woche die allgemeine Büroorganisation und kümmern sich unter anderem um die Ablage, die Bestellung von Büromaterialien sowie verschiedene Verwaltungsaufgaben. Als zentrale Ansprechperson stehen Sie Mitarbeitenden sowie externen Geschäftspartnern bei organisatorischen Fragestellungen zur Verfügung und koordinieren Termine, Fristen und Wiedervorlagen. Darüber hinaus erstellen und bereiten Sie Schriftstücke, Präsentationen und weitere Unterlagen vor. Die selbstständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und weiteren externen Ansprechpartnern gehört ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie organisieren das operative Tagesgeschäft eigenständig und bearbeiten Postein- und -ausgänge, führen Akten, überwachen Wiedervorlagen und unterstützen bei der Rechnungsstellung sowie Rechnungsprüfung in unserem Buchhaltungssystem.

Unterstützung des Außenauftritts des Standortleiters Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen Erstellen von Power-Point-Präsentationen Terminplanung und -koordination sowie Reiseplanung und -abrechnung Vorbereitung von Schriftsätzen und Dokumenten Mandatsverwaltung in DATEV mit Überwachung und Bearbeitung der laufenden Vorgänge, Führen von Akten, Rechnungserstellung und -prüfung, Erstellen von Excellisten Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Sie begrüßen als erste Anlaufstelle unsere Kunden, Geschäftspartner und Gäste mit einem Lächeln und kümmern sich um ihre Bewirtung. Sie repräsentieren und betreuen unseren Empfangs- und Konferenzbereich und sind für Cateringbestellungen verantwortlich. Sie übernehmen verschiedene administrative Aufgaben, wie z.B. die Bearbeitung unserer Ein- und Ausgangspost und die Bestellung und Ausgabe von Büromaterial und Arbeitskleidung. Sie besetzen unsere Telefonzentrale und leiten die Telefonate effizient an die richtigen Ansprechpersonen weiter. Sie sorgen mit ihrem geschulten Blick für einen reibungslosen Ablauf des Besuchs unserer Gäste und unterstützen dabei unsere Mitarbeitenden.

Bearbeitung und Abwicklung von Wertpapiertransaktionen im Back Office Kontrolle und Abstimmung von Wertpapierbeständen sowie Transaktionsdaten Überwachung von Settlement-Prozessen und Fristen Bearbeitung von Kapitalmaßnahmen und Corporate Actions Klärung und Bearbeitung von Differenzen sowie Reklamationen Pflege und Aktualisierung relevanter Stammdaten Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern Unterstützung bei Prozessoptimierungen und regulatorischen Anforderungen

Unterstützung des Asset-Management-Teams im operativen Tagesgeschäft Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen Verwaltung und Pflege von Vertrags-, Objekt- und Stammdaten Unterstützung bei der Vorbereitung von Budget-, Reporting- und Analyseprozessen Korrespondenz mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern und Dienstleistern Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Projekten Pflege und Strukturierung digitaler Dokumentationen und Ablagesysteme Unterstützung bei Sonderprojekten und bereichsübergreifenden Themen

Die Tätigkeit findet aufgrund der inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen überwiegend vor Ort statt, insbesondere Termine, persönliche Abstimmungen, Gästebetreuung und kurzfristige CEO-Themen erfordern regelmäßige Präsenz am Standort; Professionelle Unterstützung des CEO bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben; Klassische Sekretariatsarbeit/Officemanagement; Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und besonderen Veranstaltungen sowie die Betreuung und Bewirtung von Gästen; Organisation der Reiseplanung und -abrechnung; Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache (eigenständig und nach Banddiktat); Selbständige und proaktive Durchführung von Recherchen; Erstellung von Präsentationen.

Enge Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft und bei strategischen Projekten Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf höchstem Niveau Planung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses Übernahme von administrativen sowie projektbezogenen Aufgaben

Unterstützung des Asset-Management-Teams im operativen Tagesgeschäft Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen Koordination von Kalendern sowie Reise- und Terminmanagement Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Präsentationen, Protokollen und Korrespondenz Pflege von Datenbanken, Dokumentenmanagement-Systemen und internen Übersichten Unterstützung bei der Erstellung von Reports und Auswertungen Ansprechpartner für interne Fachbereiche sowie externe Geschäftspartner Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsflusses

Als Administrative Assistant bist du die verlässliche, souveräne und bestens organisierte zentrale Unterstützung im Tagesgeschäft sowie für alle Stakeholder. Mit deiner ausgeprägt strukturierten Arbeitsweise , deiner hohen Eigenständigkeit und einem starken Selbstbewusstsein behältst du auch in herausfordernden Momenten die Kontrolle - selbst dann, wenn Prioritäten sich spontan ändern. Kalender- und Meetingmanagement Du koordinierst Termine, unterstützt bei der Abstimmung von Meetings und sorgst für eine strukturierte Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Reise- und Abrechnungsmanagement Du übernimmst die Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisen und beantragst A1-Bescheinigungen sowie BahnCards. Zusätzlich bereitest du Bewirtungen zur Versteuerung vor und stellst die vollständige Dokumentation sicher. Die Vorbereitung, Durchführung & Nachbearbeitung der Reiseabläufe ist durch dich sichergestellt. Event- und Hospitality Management Du organisierst & koordinierst unterstützend im Team Business Lunches/Dinner, pflegst Eventlisten, Terminkalender und unterstützt ggf. bei Anmeldungen zu Veranstaltungen. Besetzung und Organisation des Empfangsbereichs Du bist erste Anlaufstelle für Besucher:innen, koordinierst Termine im Vorfeld und sorgst für einen professionellen und serviceorientierten Empfang . Dabei stellst du sicher, dass sich Gäste jederzeit willkommen fühlen und trägst aktiv zu einer positiven Außenwirkung des Unternehmens bei. Office- und Dokumentenmanagement Für ein gut strukturiertes Arbeitsumfeld ist durch dich gesorgt. Dazu zählt unter anderem die Verwaltung und Bestellung von Büro- und Arbeitsmaterialien sowie die Sicherstellung eines gut ausgestatteten Küchen- und Gemeinschaftsbereichs. Außerdem stimmst du dich mit internen und externen Dienstleistern ab. Ergänzend dazu arbeitest du mit gängigen Office-Tools und internen Systemen, pflegst Daten und Übersichten und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben. Darüber hinaus wirkst du bei kleineren Projekten sowie organisatorischen Sonderthemen mit und unterstützt das Team flexibel dort, wo Bedarf entsteht.

Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Koordination und Nachverfolgung von Terminen sowie deren Vorbereitung. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen. Schnittstellenfunktion zu internen und externen Partnern. Organisation von Reisen und Veranstaltungen. Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten und Korrespondenzen. Übernahme von Projektaufgaben und Sonderthemen. Optimierung bestehender Prozesse im Sekretariatsbereich.

Unterstützung der kaufmännischen und technischen Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben Selbstständige Abwicklung aller klassischen Sekretariatsaufgaben (Telefonzentrale, Postein-/ und Postausgang, interner und externer Schriftverkehr, etc.) Organisatorische Betreuung und Begleitung von Präsenzveranstaltungen, inkl. des Empfangs und der Betreuung von Gästen sowie der Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen Verantwortlichkeit für die Standortversorgung (z.B. Getränkebestellung, Büromaterialbestellung, etc.) Terminmanagement für die Bereichsleitung (Veranstaltungen und Besprechungen) Erstellung von Präsentationen und Protokollen Datenmanagement (Pflege und Ablage von digitalen Daten) Organisation von Geschäftsreisen und Baustellenunterkünften

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Präsentationen und Unterlagen Unterstützung des Asset-Management-Teams im operativen Tagesgeschäft Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Datenbanken Erstellung von Korrespondenz, Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern und Dienstleistern Rechnungsprüfung, Bestellwesen und allgemeine Büroorganisation Unterstützung bei Projekten sowie bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Eigenständige Unterstützung der Kundenberater bei der Vorbereitung und Umsetzung von Akquisitionsmaßnahmen Organisatorische und administrative Unterstützung des Private-Banking-Teams Koordination und Vorbereitung von Kundenterminen sowie Unterstützung bei der Nachbereitung Erstellung von Präsentationen, Verträgen und Reportings Bearbeitung von Konto- und Depotunterlagen sowie Unterstützung bei Kontoeröffnungen und Legitimationsprozessen Pflege von Kundendaten in unseren Systemen und zuverlässige Dokumentenverwaltung Koordination mit internen Fachbereichen (z. B. Back Office, Compliance, Produktmanagement) Organisation von Reisen, Terminen und Veranstaltungen Verantwortung für einen reibungslosen Büroablauf im Tagesgeschäft Empfang und Bewirtung von Kunden- und Geschäftspartnern Reisekosten- und Spesenabrechnungen

Umfassende Unterstützung der Partner im Tagesgeschäft Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vorbereitung von Präsentationen, Verträgen und mandatsbezogenen Unterlagen Kommunikation mit nationalen und internationalen Mandanten Fristenmanagement sowie Überwachung wichtiger Deadlines Organisation und Vor- sowie Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Verwaltung vertraulicher Dokumente und Informationen Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Projekten

Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Mandanten sowie Gästen Bedienung der Telefonzentrale und Weiterleitung von Anrufen (Deutsch/Englisch) Koordination und Vorbereitung von Besprechungsräumen und Meetings Organisation von Catering und Unterstützung bei Veranstaltungen Verwaltung von Postein- und -ausgang sowie Kurierdiensten Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien Unterstützung bei administrativen Aufgaben und im Office Management Enge Zusammenarbeit mit internen Teams zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs