251 Jobs für "Büro" gefunden

Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen usw. Warenannahme Erste Anlaufstelle für Kundenrückfragen Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten Das Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen Unterstützung des Event-Managements bei der Organisation von Reisen und Seminaren

Im Laufe Ihrer Ausbildung lernen Sie unter anderem folgende Bereiche kennen: Personalabteilung Unternehmenskommunikation Organisationsabteiliung Einsatz in einer Filiale und der medialen Filiale der Sparkasse Krefeld Duale Ausbildung Einsatz in den internen Abteilungen der Sparkasse Krefeld Teilzeitunterricht im Berufskolleg Innerbetrieblicher Unterricht 2,5 Jahre Ausbildungszeit

Organisation des Büros und allgemeine Sekretariatsaufgaben (z. B. Postfachverwaltung, Termin- und Kalendermanagement, Telefondienst) Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe Vorbereitung, Organisation und Abwicklung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen Allgemeine Bürotätigkeiten, wie Recherchetätigkeiten, selbstständiges Verfassen von Standardschreiben oder der Aufbau und die Pflege von Verteilern und Daten Allgemeine Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -überwachung Organisation und Planung von Dienstreisen Besucher- und Gästebetreuung

Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie Büroorganisation

Ziel der Position »Assistenz« ist die Büroleitung im Sinne der organisatorischen, fachlichen Verantwortung für den Bereich Administration / Sekretariat für die Vorstandsvorsitzende und auch die Verwaltungsleitung mit der fachlichen Führung der zweiten Position Sekretariat. Büroorganisation Frau Oberin Fuhr und Frau Blume mit fachlicher Verantwortung für eine zusätzliche Kraft Sekretariat Effiziente Termin- und Reiseplanung Organisation der Ablage Korrespondenz (E-Mails, Protokolle, Briefe - nach Vorgabe und eigenständig) Repräsentanz, Gästebewirtung Mitgliederbetreuung im Sinne von Geburtstagsgrüßen, Aufmerksamkeiten - eigene Ideen gewünscht Erstellung von Unterlagen für die unterschiedlichen Gremien (Schwesternschaft / DRK Kliniken Berlin / Verband der Schwesternschaften / SozialBank) mit der entsprechenden Organisation Ansprechpartnerin (m/w/d) für IT / Technik Themen (Schlüsselanlage, Technik Konferenzraum etc.) Stetige Weiterentwicklung der Organisation mit eigenen Ideen gewünscht

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroorganisationstalent, d. h. erste Anlaufstelle für nicht-fachliche Fragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Bürostruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge

Sie sind (im Team) die freundliche Stimme am Telefon und der erste Kontakt für unsere Mandanten Sie empfangen unsere Mandanten und sorgen für eine angenehme Atmosphäre Sie übernehmen allgemeine Büroorganisation und die Verwaltung von Terminen Sie unterstützen uns bei der Korrespondenz, sowohl im allgemeinen Schriftverkehr als auch in fachlichen Themen Sie bereiten einfache Beglaubigungen vor Sie unterstützen das Team in der Vor- und Nachbereitung der Urkunden

Sie übernehmen die eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und unterstützen die Direktion in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die täglichen Abläufe des Museums und sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Direktion, Mitarbeitenden sowie externen Partnern und Förderern. Dazu gehören: Professionelles Office- und Terminmanagement Führung des Terminkalenders der Direktion, inklusive Koordination und Terminvorbereitung in organisatorischer Hinsicht Selbstständige Korrespondenz, Post- und Telefonkommunikation, Adressmanagement sowie Registratur Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion Zuverlässiges Führen von Wiedervorlagen und Ablagesystemen Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, inklusive Recherchen und museumsplanerischer Aufgaben Organisation, Koordination und Betreuung von Veranstaltungen, Meetings, Pressekonferenzen und Ausstellungseröffnungen inklusive Einladungsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen (z.B. Catering) Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen (u. a. für das Kassenteam) Unterstützung in laufenden Projekten und im allgemeinem Tagesgeschäft Ansprechpartner für Mitarbeitende, Gäste und Partner des Museums Zeitweise Betreuung der Telefonzentrale sowie vertretungsweise (urlaubsbedingt) Übernahme einzelner Kommunikation

Die Tätigkeit ist von den komplexen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen in verantwortlicher und büroleitender Funktion. Eigenverantwortliche Durchführung sämtlicher Tätigkeiten im Bereich Sekretariat und Büroorganisation. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Postumlauf, Ablage und Wiedervorlage. Abwicklung des Telefonverkehrs sowie Erteilung schriftlicher und mündlicher Auskünfte. Selbstständige Koordinierung von Terminen sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen. Unterstützung und organisatorische Mitwirkung bei der Planung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen. Vorbereitung von Verbrauchslisten für Speisen und Getränke, Programmierung der Kasse, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Bearbeitung von Personalunterlagen sowie Abfrage und Zusammenstellung aller abrechnungsrelevanten Daten. Erstellung von Rechnungen sowie vorbereitende Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Veranstaltungsabrechnung. Schreibarbeiten jeglicher Art, eigenständig sowie nach Diktat der Geschäftsführung. Erstellung und Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung, insbesondere Angebote, Verträge, Übersichten und sonstige Organisationsunterlagen. Unterstützung im Zahlungsverkehr sowie Übernahme vorbereitender Buchhaltungsaufgaben. Koordination interner Büroabläufe und Unterstützung der Geschäftsführung in büroleitenden und organisatorischen Aufgaben.

Die Tätigkeit ist von den komplexen und dynamischen Anforderungen der Administration des Gastronomie- und Event-Business geprägt. Dazu gehören abgestimmte Veranstaltungsabläufe, die Koordination verschiedener Beteiligter, die Einhaltung organisatorischer Vorgaben sowie die sorgfältige Bearbeitung von Vertrags-, Abrechnungs- und Veranstaltungsunterlagen. Das Aufgabengebiet bietet eine abwechslungsreiche Verbindung aus klassischer Sekretariatsarbeit, kaufmännischer Unterstützung und Mitwirkung an der Organisation unterschiedlichster Veranstaltungen. Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team im administrativen Tagesgeschäft sowie bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, insbesondere Posteingang, Postausgang, Dokumentenablage, Wiedervorlagen und allgemeine Korrespondenz. Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Veranstaltern, Dienstleistern, Besuchern und Geschäftspartnern. Selbstständige Koordination von Terminen, Fristen und internen Abläufen. Unterstützung bei der Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, insbesondere durch Einholung und Aufbereitung veranstaltungsbezogener Informationen, Abstimmung organisatorischer Details und Zusammenstellung relevanter Unterlagen. Mitwirkung bei der Erstellung, Vorbereitung und Prüfung von Angeboten, Vertragsunterlagen, veranstaltungsbezogenen Mitteilungen sowie sonstigen Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung. Pflege und Nachverfolgung von Angaben zu Veranstaltungsabläufen, etwa zu Auf- und Abbauzeiten, Besucherzahlen, Bestuhlungsfragen, externen Dienstleistern und abrechnungsrelevanten Informationen. Unterstützung bei der Abstimmung mit Catering, Garderobe, Technik, Servicepersonal und weiteren internen oder externen Beteiligten, soweit dies für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf erforderlich ist. Schreibarbeiten aller Art, sowohl eigenständig als auch nach Vorgabe der Geschäftsführung. Unterstützung bei Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben. Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Informationen im Rahmen der internen Verwaltung und Veranstaltungsorganisation.

Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Mitglieder, Neukunden und Mieter unserer Gästewohnungen. Sie sind unser Aushängeschild und lassen sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen. Bedienung der Telefonzentrale Empfang der Besucher in der Geschäftsstelle Bearbeitung eingehender Rechnungen Vermietung der Gästewohnungen Vorbereitung von Konferenz- und Besprechungsräumen Abwicklung der Eingangs- und Ausgangspost Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung allgemeiner E-Mails Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial Unterstützung beim Scannen von Dokumenten Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, Verbrauchsmaterialien und internen Abonnements Bearbeitung des digitalen Rechnungseingangs inklusive Archivierung und Dokumentenmanagement Organisation und Abwicklung des Post- und Paketverkehrs (Ein- und Ausgang) Sicherstellung der internen Postverteilung und Nachverfolgung von Sendungen Bearbeitung und Überwachung der digitalen Postfächer der Betrieblichen Dienste Du übernimmst Serviceaufgaben und unterstützt bei Veranstaltungen, Bewirtungen und weiteren Services

Du unterstützt unsere internen Servicebereiche und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Du bearbeitest die physische und digitale Eingangspost und stellst eine zuverlässige Weiterleitung relevanter Informationen sicher. Du digitalisierst, prüfst und bearbeitest eingehende Rechnungen und Dokumente. Du unterstützt bei der Organisation und Betreuung unseres Fuhrparks, beispielsweise bei Wartungen, Fahrzeugpflege, Vorbereitung von Fahrzeugen für Termine, Leasingrückläufern, Fahrzeugübergaben sowie der Koordination externer Dienstleister. Du übernimmst Serviceaufgaben für interne Kunden und unterstützt bei Veranstaltungen, Bewirtungen und weiteren Services. Du stellst bei Bedarf die zuverlässige Mobilität unseres Vorstands sicher und überzeugst dabei durch Diskretion, Serviceorientierung und zeitliche Flexibilität.

Am Standort Mainz unterstützen Sie die Dezentralen Inneren Dienste als Organisationstalent in der allgemeinen Verwaltung. Das erwartet Sie in Ihrem abwechslungsreichen Arbeitsalltag: Sie bearbeiten Rechnungen und Beschaffungsprozesse bis 5.000,00 EUR Sie begleiten externe Dienstleistungsunternehmen und koordinieren unsere Zutrittskontrolle Sie begrüßen Gäste am Empfang, übernehmen den Sitzungsservice und vermitteln Telefonate Sie bearbeiten den Posteingang und Postausgang Sie erledigen Dienst- / bzw. Botengänge

Allgemeine Bürotätigkeiten Verwaltung von Akten und unterstützende Bearbeitung von Vorgänge in den einschlägigen Systemen (VIS, BITE, Allris u. a.) Bearbeitung der Posteingänge und Postausgänge Recherche für den Vorstand Terminüberwachung und Verwaltung der Wiedervorlagen Verwaltung und Überwachung des Kassenbuches Organisation von Dienstjubiläen, Beförderungen, Verabschiedungen und anderen Feierlichkeiten Organisation von Personalversammlungen und Klausurtagungen in Absprache mit dem Vorstand Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Personalratssitzungen, einschl. der Protokollführung

Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters Anlaufstelle für digitale, schriftliche und persönliche Anfragen und Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern an den Bürgermeister und die Verwaltung Büromanagement (Bearbeitung von Post und E-Mail, Aktenführung mittels Dokumentenmanagementsystem) Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Besprechungen, Tagungen und Empfängen Terminkoordination und inhaltliche Terminvorbereitung Erstellen von Beratungs- und Entscheidungsvorlagen Interne und externe Korrespondenz, auch nach Diktat Social Media Betreuung Änderungen des Aufgabenzuschnitts behalten wir uns vor. Die Besetzung durch Teilzeitmitarbeitende ist grundsätzlich möglich.

Im Team mit weiteren Kolleg innen übernehmen Sie die operative Durchführung der Kreditorenbuchhaltung, insbesondere für Betriebskostenabrechnungen, Mieten und Pachten, die Rechnungsanlage im Dokumentenmanagementsystem ELO, die Rechnungsverbuchung sowie die Zahlung von Rechnungen. Sie übernehmen die Anlage, Überwachung und Änderung regelmäßiger automatisierter Zahlungen. Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem die Erfassung und Bearbeitung von Buchungsbelegen. Im Vertretungsfall unterstützen Sie bei der Debitorenbuchhaltung, der Fakturierung und dem Mahnwesen sowie bei Bankbuchungen. Bei den Monats- und Jahresabschlussarbeiten wirken Sie unterstützend mit. Darüber hinaus beraten Sie die Fachabteilungen zu handelsrechtlichen und steuerlichen Fragestellungen.

Unterstützung des Teams in allen administrativen und operativen Tätigkeiten Organisatorische Tätigkeiten im Rahmen unserer Büroprozesse inklusive der damit verbundenen Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Partnern Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und anderen Gebrauchsartikeln für die Niederlassungen und Baustellenbüros Reiseorganisation Niederlassungsverwaltung / Ansprechpartner für Hausmeister, Handwerker, Reinigungspersonal Eigenständige Organisation eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft Unterstützung bei Telefondienst, Besucherempfang und Besprechungsvorbereitung Dokumentation und Archivierung (interner / externer Dokumente) Mitwirkung bei kaufmännischen Prozessen, insbesondere vorbereitende Tätigkeiten der Buchhaltung (Barkasse/Kreditkarten-Abrechnung) Zusammenstellung von Unterlagen für Vergabeverfahren, Teilnahmeanträge, Präqualifikationen

Auftragsbearbeitung und Erfassung Rechnungslegung und Erstellen von Auftragsbestätigungen Bearbeitung der eingehenden Fahrzeugakten Ein- und Ausgangsbearbeitung von Kfz-Briefen Kontrolle der Neufahrzeugbestellungen Vorbereitung von Auslieferungsunterlagen Erteilung von Terminauskünften Bearbeitung von Zuschüssen beim Hersteller bzw. Importeur Allgemeine Büroorganisation

In dieser abwechslungsreichen Position sorgen Sie für einen reibungslosen Bürobetrieb und sind zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern. Sie unterstützen die Integration digitaler Arbeitsmethoden und gewährleisten einen effizienten Informationsfluss. Das sind Ihre wichtigsten Aufgaben: Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie Korrespondenz, Post, Telefon, Ablage, Termin- und Reiseorganisation, Protokollführung, Rechnungsprüfung u.a.m. Organisation und Sicherstellung des Bürobetriebs, z.B. IT-Koordination, Materialbeschaffung, Dienstleistermanagement Sie unterstützen bei Personalangelegenheiten wie Onboarding, Urlaubsplanung und Zeiterfassung Mitarbeit bei der Unternehmenskommunikation, dazu gehört die Pflege der Website, Newsletter und Präsentationen