151 Jobs für "Büro" gefunden

Organisation und Koordination des Office-Alltags (Telefon, Post, Ablage, Bestellungen, Termin- und Raumplanung) Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings Koordination organisatorischer Abläufe im Team sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben Unterstützung bei Reiseplanung, internen Veranstaltungen und organisatorischen Themen Verwaltung von Dokumenten, Daten und interner Kommunikation Unterstützung bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach Unser »Zentraler Service» und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird

Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung Erstellen und bearbeiten von Word-Dokumenten und Exceltabellen Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr Betreuung Besprechungsräume Bestellung von Büromaterial und Bewirtung Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage

Auftragsbearbeitung von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung Zollabwicklung (EUR.1) Bestellabwicklung und Lieferterminüberwachung Mitwirkung bei der Kalkulation Unterstützung bei der Angebotsbearbeitung und -nachverfolgung sowie im Projektmanagment Terminpflege und Überwachung Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten im ERP-System Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Terminplanung und -koordination, inkl. Verwaltung von Terminkalendern sowie Organisation und Abstimmung von Dienstreisen Unterstützung von Führungskräften, Teammitgliedern und Auszubildenden bei Fragen rund um Arbeitszeiten, Urlaubsplanung, Arbeitskleidung, etc. - Bearbeitung von Bestellanforderungen einschließlich Prüfung von Rechnungen und Regieberichten Pflege von Daten in SAP mit Schwerpunkt Zeitwirtschaft Betreuung und Verwaltung von Neueintritten, Firmenaustritten und Versetzungen Eigenständige Übernahme und strukturierte Bearbeitung von Sonderaufgaben im Tagesgeschäft Bestellung und Verwaltung von Büro- und IT-Materialien

Allgemeine Assistenzaufgaben übernehmen (Büroorganisation, schriftliche und Telefonische Korrespondenz, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Terminkoordination, Beauftragung von Dienstleistern, Überwachung von Fristen u.v.m.) Das Team von Objektverwaltern aktiv im operativen Tagesgeschäft unterstützen Als Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartner fungieren

Du übernimmst allgemeine Bürotätigkeiten (Verwaltung von Akten, Pflege der Personaldatenbank, Vertragsausfertigung, Arbeitszeiterfassung, Erstellen von Personaldokumenten, Verwaltung der Urlaubsanträge) Du bist Ansprechpartner in für die Darsteller innen und die Crew in Personal- und Verwaltungsthemen Du bist kreative r Problemlöse in - von spontanen Wohnungssuchen bis Aufmunterung schaffen an anstrengenden Probentagen ist alles dabei Du kontrollierst alle Rechnungen und bist für die Abrechnung der Barkasse sowie für die Verwaltung von Büromaterialien verantwortlich Die Koordinierung und Sicherstellung der Kommunikation zwischen den Gewerken Kunst, Technik und Verwaltung fallen in deinen Bereich Du bereitest die Planung der Mittags- und Abendbesetzung in Zusammenarbeit mit der Künstlerischen Leitung vor

Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz Organisation und Strukturierung von Büroabläufen sowie Dokumenten Pflege und Aktualisierung von Stammdaten Unterstützung im operativen Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Abläufe

Organisation und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (u. a. Postbearbeitung, Korrespondenz, Aktenverwaltung und Ablage, Publikumsverkehr) Mittelverwaltung unter Beachtung der haushalterischen Vorschriften; Drittmittelverwaltung Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung und -überwachung inklusive Koordination von Beschaffungsvorgängen (z. B. Kontrolle des Haushaltsbudgets, Bearbeitung von Rechnungen, Durchführung von Bestellungen) Mitwirken bei der Erstellung von Verträgen (Lehraufträge, Dienstleistungsverträge, Vortragsleistungen u. ä.) Kalkulation und Vorbereitung der Unterlagen für die Einstellung von studentischen Verträgen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden Mitwirkung bei der Organisation von Tagungen, Veranstaltungen, Berufungskommissionen und Dienstreisen Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege des Internetauftritts (Typo 3)

Hausmeisterservice Organisation und Durchführung interner Umzüge von Möbeln, zum Teil auch über 10 kg Demontage von Möbeln und Bereitstellung für den Sperrmüll Räume für Besprechungen und Schulungen herrichten (z.B. Bestuhlung, Tische) Kontrolle / Überwachung der Heizungsanlage, Aufzugsanlage, Rauch- und Brandschutztüren, Beleuchtungsanlagen, Rückspülfilter an der Hauptwasserleitung, Außenanlagen, Parkplatz usw. Durchführung kleiner Reparaturen (z.B. Sanitär, Heizungsanlage, Heizkörper, Beleuchtung, Fenster, Türen, Möbel usw.) und Wartungsarbeiten (Rasenmäher, Heckenschere, Kehrmaschine, Laubbläser, Leitern, Tritte usw.) Einleitung von Sofortmaßnahmen bei Schadensmeldungen Ansprechpartner für Fremdfirmen (insbesondere der Handwerksfirmen) Beaufsichtigung von Fremdfirmen Sicherheitsprüfungen von Elektrogeräten Mithilfe bei der Annahme und Einlagerung von Hardware und Möbellieferungen Einlagerung und Herausholen von Materialien aus den Lager- und Kellerräumen Kontrolle der Zugänge und Sichtprüfung auf Unregelmäßigkeiten Kontrolle von Ordnung und Sauberkeit innerhalb und außerhalb des Gebäudes Reinigungsarbeiten nach Bedarf Pflege und Reinigung der Außenanlage sowie des Innenhofes inkl. Kellerabgänge und Lichtschächte Überwachung der Verkehrssicherungspflicht und bei Bedarf Übernahme des Winterdienstes (Räumen, Streuen) Sonstige Aufgaben auf Zuweisung Büroservice Tägliches Holen der Post aus dem nahegelegenen Postzentrum Öffnen, Kennzeichnen, Zuordnen und Weiterleiten (elektronisch) der eingehenden Post Zuordnung, Weiterleitung und Versand von FAX, E-FAX und E-Mail-Schriftverkehr Bearbeitung der Ausgangspost (frankieren) Fertigstellen der Ausgangspost für Botendienste und Post-Dienstleister Transport von Posteingängen und Postausgängen innerhalb des Hauses Scannen von Steuererklärungen sowie der Eingangspost mittels Fachprogrammen Pförtnerdienst (Eingangskontrolle, Auskunft und Vordruckausgabe) Altakten-Verwaltung (Einlagerung, Ausgabe und Aussonderung von Steuerakten) Warenannahme und Hilfe bei der Einlagerung oder Weiterleitung

In dieser Position unterstützen Sie die administrativen und organisatorischen Abläufe des Unternehmens und übernehmen vielseitige Assistenz - , Verwaltungs - und Koordinationsaufgaben. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Post - und Terminverwaltung, der Unterstützung des Marketings - insbesondere im Rahmen von Messen - sowie der Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen. Darüber hinaus organisieren Sie Reisen, Besprechungen und Weiterbildungsunterlagen für den Standort Köln und wirken bei kaufmännischen Prozessen wie Bestellungen und Umsatzsteuerkontrollen mit. Die Tätigkeit erfordert ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Sorgfalt und Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch. Administrative und organisatorische Aufgaben Erledigung allgemeiner Schreibarbeiten Erfassung, Aufbereitung und Erstellung von Informationen unter Berücksichtigung fachspezifischer Unterlagen, Grafiken und Präsentationen Erstellung von Serienkundenbriefen in deutscher und englischer Sprache Post - und Terminmanagement Ausführung von Verwaltungs - und Assistenzaufgaben Organisation von Besprechungen und Tagungen inkl. Raumkoordination Reiseorganisation sowie Abrechnung und Kontrolle der Reisekosten für den Standort Köln Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien Meldung außerplanmäßiger Abwesenheiten Führung der Weiterbildungsunterlagen Vertretung der Telefonzentrale Unterstützung kaufmännischer Prozesse und Marketingaktivitäten Messeorganisation und Messeauswertungen von internationalen und nationalen Messen Koordination an den Messetagen vor Ort; Messeteilnahme Auswahl, Beschaffung und Verwaltung von Werbemitteln Kommerzielle / technische Übersetzungen der Produktkataloge in Englisch In this position, you will support the company's administrative and organizational processes and take on a wide range of assistant, administrative, and coordination tasks. A particular focus lies on mail and schedule management, supporting marketing activities-especially in the context of trade fairs-as well as the creation and preparation of documents and presentations. In addition, you will be responsible for organizing travel arrangements, meetings, and training documentation for the Cologne site, and will support commercial processes such as order management and VAT checks. The role requires a high level of organizational skills, accuracy, and strong communication skills in both German and English. Handling general clerical and typing tasks Capturing, preparing, and creating information based on role - specific documents, graphics, and presentations Preparing mass customer correspondence in German and English Mail and schedule management Performing administrative and assistance tasks Organizing meetings and conferences, including room coordination Organizing business travel as well as processing and reviewing travel expense reports for the Cologne site Managing and ordering office supplies Reporting unplanned absences Maintaining training and professional development records Acting as a substitute for the telephone switchboard Support of Commercial Processes and Marketing Activities Organization and evaluation of national and international trade fairs On - site coordination during trade fair days; participation in trade fairs Selection, procurement, and management of promotional materials Commercial and technical translation of product catalogs into English

Als Junior Operations Backoffice Specialist verantwortest du die operative Bearbeitung und Qualitätssicherung rund um Themen wie die Endabrechnungen und Complaint-Fälle im Defleeting-Prozess. Du behältst den Überblick über alle laufenden Vorgänge, arbeitest eng mit internen Teams und externen Partnern zusammen und sorgst dafür, dass jeder Prozessschritt sauber, korrekt und nachvollziehbar abläuft. Deine Arbeit macht den Unterschied - für unsere Kund:innen und für die Qualität unseres gesamten Flottenbetriebs. Endabrechnungen & Qualitätssicherung: Du erstellst und prüfst Endabrechnungen nach dem Vier-Augen-Prinzip, stellst die Nachvollziehbarkeit aller Abrechnungspositionen sicher und gewährleistest eine fehlerfreie, konsistente Bearbeitung. Complaint- & Fallbearbeitung: Du übernimmst eigenverantwortlich Kundenbeschwerden und strittige Schadensfälle, bewertest Sachverhalte strukturiert und koordinierst bei Bedarf die Einbindung der Rechtsabteilung oder externen Anwälten. Schnittstellenmanagement: Du bist die operative Verbindung zwischen Customer Care, Active Fleet, B2B, Damage Management und Legal - du sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss und klare Zuständigkeiten entlang der Prozesskette. Prozesssteuerung & -optimierung: Du steuerst Tickets und Vorgänge aktiv nach, erkennst wiederkehrende Fehlerbilder frühzeitig und bringst fundierte Verbesserungsvorschläge ein, um die Qualität und Effizienz des Defleeting-Prozesses kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Die Organisationseinheit Qualitätsentwicklung, Planung und Koordination des öffentlichen Gesundheitsdienstes (QPK) im Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg, sucht eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter für das Aufgabengebiet Sachbearbeitung Zuwendungen und interne Vewaltung. Ihre Hauptaufgaben liegen im Bereich Zuwendungen und Zuwendungsprüfung (Bearbeitung von Zuwendungsanträgen, Finanzierungsplänen und Verwendungsnachweisen sowie Antragsbearbeitung gemäß LHO), in der Kosten- Leistungsrechnung (KLR), in der Büroorganisation in der Geschäftsstelle (fachliche, organisatorische und Sie finden Mitarbeiter/in bei uns Arbeitstage mit klar geregelten Abläufen und Strukturen, sowie weiteren Vorteilen der öffentlichen Verwaltung.

Sie übernehmen allgemeine organisatorische Aufgaben und koordinieren diese eigenverantwortlich Sie unterstützen die Geschäftsleitung durch Ihre kompetente Zuarbeit im Tagesgeschäft sowie die Organisation und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen Eigenverantwortliche Projektarbeit zu betriebswirtschaftlichen und konzeptionellen Themen (z.B. im Rahmen der Geschäfts- und Finanzplanung, Kostenoptimierung und Organisationsentwicklung) Sie unterstützen die Geschäftsleitung bei sämtlichen Projekten, erstellen Reportings, führen Analysen durch und breiten Präsentationen vor Unterstützung bei Vertragsgestaltung und -verhandlungen Einrichtung und Verwaltung digitaler Ablagesysteme Allgemeine administrative Aufgaben wie z.B. Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen

Ansprechperson: Sie bearbeiten die Post, unterstützen im allgemeinen Schriftverkehr und betreuen Mitarbeitende, Bewerbende sowie externe Dienstleister Organisationstalent: Sie übernehmen die Planung und Koordination von Dienstreisen Verantwortung: Sie verwalten unseren Fuhrpark und unterstützen aktiv bei der Umsetzung unserer Arbeitssicherheitsrichtlinien Büromaterial und Verwaltung: Sie bestellen, verwalten und geben Büromaterial aus Rechnungsbearbeitung: Sie prüfen und bearbeiten eingehende Rechnungen in Abstimmung mit der Buchhaltung

Empfang und Betreuung unserer Gäste Steuerung und Administration des Raumbuchungssystems Koordination und Beauftragung von Dienstleistern wie Service, Reinigung und Wartung Administrative Tätigkeiten wie Rechnungsbearbeitung, Bestellungen und kaufmännische Sachbearbeitung Unterstützung der internen Verwaltung und organisatorischen Abläufe Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen Unterstützung im Servicebereich bei Bedarf Betreuung und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Konferenztechnik

Mit Ihrer Erfahrung, Ihrem Know-how und Ihrer Leidenschaft können Sie sich bei den folgenden Themen und Aufgaben bei uns einbringen: Betreuung der Abteilungen Finance and Contracts Germany, Human Resources Germany und Digital Excellence sowie weiterer Fachbereiche bei Bedarf Unterstützung der Abteilungen im Tagesgeschäft, z. B. Anlegen von Bestellungen, Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Verteilung und Versand der Post Organisation von Dienstreisen, Workshops, Besuchen und Veranstaltungen Unterstützung der Zeitwirtschaft und Erstellung von Abrechnungen Bearbeitung des Schriftverkehrs und Führung von Korrespondenzen in Deutsch und Englisch Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten Unterstützung in der Bearbeitung von Sachaufgaben in Abstimmung mit den betreuten Funktionen

Terminplanung für die Ärzt:innen, Medizinischen Fachangestellte:n und Sozialarbeiter:innen Führen von Besprechungsprotokollen Zuständigkeitsprüfung gemäß § 3 VwVfG Absicherung der telefonischen Erreichbarkeit des TBZ Personenkreisprüfung gemäß IfSG Umfassende Aktenbearbeitung und Aktenpflege der Patientenakten für das TBZ unter Einhaltung des Datenschutzes

Eigenverantwortliche, vorausschauende und souveräne Unterstützung unserer national und international tätigen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen Selbstständige deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit Mandanten, Gerichten und Geschäftspartnern Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Verträgen, Schriftsätzen, Reports, Präsentationen und weiteren Dokumenten Zuverlässige Koordination und Überwachung von Fristen, Terminen sowie Planung und Organisation von Geschäftsreisen Organisation interner und externer Veranstaltungen sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Aktive Mitgestaltung und kontinuierliche Optimierung unserer Kanzleiprozesse mit Deinen Ideen und Deinem Fachwissen

Organisatorische und administrative Unterstützung der Fort- und Weiterbildung Selbstständige Verwaltung und Bearbeitung von Veranstaltungsanmeldungen und Kundenunterlagen Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen Digitale Pflege unseres Lernmanagementsystems und des Seminarverwaltungsprogrammes Assistenz und Begleitung von Seminaren in Präsenz- und Online-Formaten Betreuung und Unterstützung von Veranstaltungsteilnehmenden und Dozierenden Erstellung von Briefen, Protokollen, Dokumenten, Flyern und Präsentationen Verwaltung und Bestellung von Büro- und Unterrichtsmaterial Terminkoordination, Kundenkorrespondenz Mitarbeit bei der Pflege der Öffentlichkeitsarbeit