17 Jobs für "Büro" in Muenchen gefunden

The Office Management team is responsible for creating and maintaining a positive work environment by supporting work culture, optimising workplace design, and ensuring world-class hospitality for employees and visitors: Maintaining a modern and ergonomic working environment that supports flexible and agile ways of working Coordination of necessary measures to ensure an office environment that meets the required standards Organising internal, external and employee retention initiatives including coordination of catering and event services Work closely with the HR team to support onboarding processes and implement employee programs First point of contact for any visitors providing personalised attention at meetings and events Contact person for related employee concerns and support in integrating new team members Procurement and management of office supplies and equipment to support day-to-day operations

allgemeine Kassentätigkeiten mit eigenverantwortlicher Abwicklung des laufenden kommunalen Zahlungs- und Buchungsverkehrs Kamerale Finanzbuchhaltung, insbesondere Debitorenbuchhaltung (z.B. Verbuchung der Kontoauszüge) Erstellung des täglichen Kassenabschlusses und digitale Rechnungserfassung und -zuordnung

Als erste Ansprechperson am Empfang begrüßen Sie die Mandanten und übernehmen die Betreuung mit Bewirtung der Gäste unserer Kanzlei Sie verantworten unsere Telefonzentrale und den Postausgang, nebenbei bereiten Sie unsere Besprechungsräume vor Teamübergreifend unterstützen Sie das Veranstaltungsmanagement bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Kanzlei- und Mandantenveranstaltungen

Als Vertriebsassistenz / Teamassistenz Akquise (m/w/d) hast du zwei Rollen inne: Du verstärkst unser Akquise-Team (ca. 80% deiner Aufgaben) und unterstützt darüber hinaus den verantwortlichen Geschäftsführer für den Vertrieb bei R&P am Standort München (ca. 20%). Du stellst den ersten Kontakt zu potenziellen Neukunden her, indem du Leads per Telefon, LinkedIn und E-Mail ansprichst und Termine für unsere Geschäftsführung vereinbarst. Wichtig sind uns vor allem deine Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und Lust auf Telefonie - Branchenkenntnisse benötigst du nicht. Dich erwartet ein unterstützendes Team ohne Zahlendruck, flexible Arbeitszeiten und viele Benefits rund um Weiterbildung, Mobilität, Gesundheit und Events. Was du bei uns machst Bei uns bist du eine der treibenden Kräfte für die Akquise neuer Kunden. Zu deinem Akquise-Team gehören drei Kolleginnen und eine Teamleiterin, die in unterschiedlichen Teilzeitmodellen am Standort Osnabrück arbeiten. Du selbst arbeitest am Münchener Standort und unterstützt dort - neben deinen Akquise-Tätigkeiten - den Geschäftsführer bei anfallenden Tätigkeiten im Bereich Vertrieb und Büro-Organisation. Zu deinen Aufgaben gehören: Leadgenerierung: Du recherchierst Unternehmensdaten und kontaktierst Leads und potenzielle Neukunden via Telefon, LinkedIn und E-Mail. Hierbei stellst du unser Unternehmen und unsere Dienstleistungen vor, mit dem Ziel, einen Termin für die Geschäftsführung zu vereinbaren. Datenpflege: Du dokumentierst deine Akquise-Maßnahmen in unserem CRM-System HubSpot und erledigst im System Aufgaben, die dir zugewiesen werden. Dazu gehört beispielsweise das Versenden von Dokumenten an Leads und potenzielle Neukunden. Datenabgleiche: Du verfügst über gute Kenntnisse in Microsoft Excel und führst regelmäßig Datenabgleiche durch. Dabei nutzt du beispielsweise Funktionen wie den XVERWEIS, um Daten aus unterschiedlichen Quellen effizient zu prüfen und zusammenzuführen. Messen: Du recherchierst Unternehmensdaten der teilnehmenden Aussteller zur Vorbereitung auf die Terminvereinbarung von Messegesprächen für unsere Geschäftsführung. Vor den Gesprächen erstellst du ein entsprechendes Messebriefing. Assistenz: Du unterstützt unseren Geschäftsführer in München bei anfallenden Aufgaben, nicht nur im Vertrieb, sondern auch bei der Büro-Organisation. Bei uns herrscht kein Zahlendruck, d. h. es gibt keine Vorgabe an zu führenden Telefonaten oder zu buchenden Terminen. Die eigentliche Akquise, bzw. der Vertrieb, erfolgt durch die Geschäftsführung. Deine Hauptaufgabe ist es, einen Kontakt herzustellen und Termine zu vereinbaren.

Fachliche und disziplinarische Leitung des Front-Office-Teams inklusive Dienstplanung, Schulung und Mitarbeiterentwicklung Aktive Präsenz im operativen Tagesgeschäft mit einem herzlichen Empfang und professionellem Gästeservice Koordination aller Abläufe im Gästebereich in enger Abstimmung mit Housekeeping, Technik und Reservierung Verantwortung für Kassenführung, Abrechnungen, das Debitorenmanagement sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Optimierung der Prozesse am Empfang zur Steigerung von Gästezufriedenheit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit Aufrechterhaltung eines professionellen Informationsflusses als zentrale Ansprechperson für Gäste, Team und Kolleg:innen Durchführung von Trainings und Einarbeitung neuer Mitarbeitender zur Stärkung des Teams Analyse von Gästefeedback zur kontinuierlichen Verbesserung des Serviceangebots Lösungsorientiertes Reklamationsmanagement mit Fingerspitzengefühl und Blick für das Wesentliche

Du sorgst für eine angenehme, professionelle Arbeitsatmosphäre und bist erste Ansprechperson für das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden Du übernimmst die allgemeine Office-Organisation und behältst alle administrativen Abläufe im Blick Du koordinierst und kommunizierst mit externen Dienstleistern (z. B. Office-Services, Handwerksbetriebe etc.) 1. Ansprechperson für unseren growInc Coworking Space ist bei den Mietern Du unterstützt die Planung, Vorbereitung und Durchführung unserer Events (Konferenzen, Meetups u. a.) - inklusive Betreuung vor Ort Du empfängst Gäste und Kund:innen und bereitest unsere Räumlichkeiten für Meetings vor

Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen (In- und Ausland) für unsere Mitarbeitenden im Tool SAP Concur Ansprechpartner in für alle Fragen rund um die Dienstreise unter Beachtung und Anwendung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG). Unterstützung bei der Reiseplanung und Buchung aller Reisemittel sowie Unterkünfte (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotel usw.) Unterstützung der Reisenden bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnung und Abrechnung der Dienstreisen nach den geltendengesetzlichen Bestimmungen Erledigung administrativer Aufgaben (z.B. Berechnung der Bahncard-Amortisation) Übernahme allgemeiner Verwaltungstätigkeiten (Assistenztätigkeiten, Koordination von Veranstaltungen und Terminen).

Unterstützung eines Teams aus Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten bei der reibungslosen Büroorganisation Bearbeitung von umfangreichen Dokumenten, Schriftsätzen und Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch Digitale und physische Dokumentenpflege der Mandate und die damit verbundenen administrativen Aufgaben Abstimmung sowie Planung und Nachbereitung von Geschäftsreisen, Meetings und Terminen Erledigung von Rechercheaufträgen sowie weitere, allgemeine Bürotätigkeiten

Du bist für die Vor- und Nachbereitung sowie die Ablage und Archivierung der laufenden Projekte verantwortlich und behältst stets den Überblick Du unterstützt bei der Angebotserstellung und im Ausschreibungs- und Vergabeprozess Du koordinierst unterstützend im Auftrags-, Bestell- und Rechnungswesen Du stellst ein optimales Informationsmanagement zwischen internen und externen Schnittstellen sicher Dein Aufgabenfeld wird ergänzt durch administrative und organisatorische Aufgaben, z. B. Dokumentation, Reisemanagement und Terminkoordination

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung Terminkoordination und Kalenderverwaltung Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Bearbeitung und Verwaltung von vertraulichen Dokumenten Planung und Organisation von Geschäftsreisen Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung im Tagesgeschäft

Administration Verwalten von Lieferantenverträgen Überwachen von Wartungsarbeiten im Store Erstellung des Personaleinsatzplans Unterstützung des Management Teams in Bezug auf Recruiting (Koordinieren von Gesprächen, Kommunikation mit Bewerbern etc.) Verwalten und Bestellen von Uniformen, Büromaterialien, Küchenutensilien oder Ähnlichem Durchführen von Inventuren Sie sind voll integriert in dem Store Team und partizipieren an Team Meetings Sie tragen zu der Erreichung der generellen Store Ziele bei Sie unterstützen das Management Team und die Kundenberater indem Sie Abläufe an die Bedürfnisse der Kunden anpassen

Du organisierst und koordinierst den Büro- und Verwaltungsbetrieb im Vorstandsbereich und stellst einen strukturierten, reibungslosen Tagesablauf sicher. Die eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Schriftverkehr) gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Unterstützung im Personaladministrationsprozess. Du übernimmst das Terminmanagement sowie die Vor- und Nachbereitung von Gesprächen, Sitzungen, Abstimmungen und Projektterminen. Als Change Agent (m/w/d) wirkst du aktiv an Veränderungsprozessen mit, unterstützt die interne und externe Kommunikation und arbeitest eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen. Im Projektmanagement übernimmst du eigenständig Aufgaben wie Planung, Steuerung, Dokumentation und Begleitung von Projekten und stellst eine strukturierte Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben sicher. Darüber hinaus koordinierst du Projektbeteiligte, bereitest Informationen adressatengerecht auf und unterstützt eine transparente, zielgerichtete Umsetzung. Du unterstützt die Pflege und Aktualisierung der Webseiten im Vorstandsbereich und sorgst für eine strukturierte, verständliche und ansprechende Darstellung der Inhalte. Zudem wirkst du bei der Veröffentlichung neuer digitaler Inhalte sowie bei der Pflege digitaler Unternehmensdaten mit.

Die Rolle des Office Managers ist - in enger Zusammenarbeit mit allen Corporate Services Bereichen - entscheidend für das ambitionierte Wachstum der Firma. Als Office Manager & Executive Assistant verantwortest du den reibungslosen Betrieb unseres Münchner Büros. Du führst die administrativen Fachkräfte des Standorts - einschließlich ihrer Team Leads - und bist zentrale Anlaufstelle für Consulting- und Corporate-Professionals aller Ebenen. Darüber hinaus unterstützt du den Country Leader sowie unsere PMDs als Executive Assistant: als verlässliche:r Sparringspartner:in mit einem Chief-of-Staff-Ansatz. Diese geschäftskritische Rolle trägt maßgeblich zum reibungslosen Betrieb und zum weiteren Wachstum des Münchner Büros und der gesamten DACH-Region bei. Die Stelle hat eine fachliche Berichtslinie zum Country Leader. Office Management Leitung und Weiterentwicklung des Office Managements München - für einen effizienten, reibungslosen und skalierbaren Tagesbetrieb Verantwortung für Facility Management, Dienstleistersteuerung, Budgetplanung und Service-Qualität Betrieb einer großen Büroumgebung (~220 Kolleg:innen, ~3.500 m²) auf höchstem professionellen Niveau Einführung klarer Strukturen, Prioritäten und effizienter Arbeitsweisen zur operativen Exzellenz Weiterentwicklung des hybriden Arbeitskonzepts im Einklang mit dem Unternehmenswachstum Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Prozessen und Sicherheitsstandards Executive- / PMD-Unterstützung Enge Zusammenarbeit mit dem Country Leader und Senior PMDs als verlässliche:r Sparringspartner:in Effektive Priorisierung und Entscheidungsunterstützung durch starke Koordination (Kalender, Reisen, Schlüsselthemen) Hochrangige Executive-Unterstützung - inkl. vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen Unterstützung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitäten und Führungsformaten Leitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen Führung der Administrativen Funktionen Führung und Entwicklung des Admin-Teams - einer der größten Corporate-Services-Funktionen in DACH - einschließlich der Team Leads Förderung von Performance, Engagement und Kompetenzaufbau für eine hochwertige Serviceerbringung Aufbau klarer Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Team Ressourcen- und Workload-Management zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen Förderung von Talenten, Coaching und Karriereentwicklung in der Admin-Funktion Kultur prägen: Zusammenarbeit, Inklusion und eine ausgeprägte Serviceorientierung vorleben Internes Relationmanagement Vertrauensvolle:r Businesspartner:in für Senior Leadership und PMDs Aufbau starker Beziehungen über alle Funktionen und Führungsebenen hinweg Proaktives Erwartungsmanagement, Kommunikation und Sicherstellung hoher Servicelevels Gewährleistung einer klientenorientierten, erstklassigen Serviceerfahrung im gesamten Büro Diese Rolle vereint alle genannten Dimensionen - als Servant-Leadership-Vorbild mit einer ausgeprägten »Getting-things-done«-Mentalität.

Du organisierst und koordinierst den Büro- und Verwaltungsbetrieb im Vorstandsbereich und stellst einen strukturierten, reibungslosen Tagesablauf sicher. Die eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Schriftverkehr) gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Unterstützung im Personaladministrationsprozess Du kümmerst dich um und das Terminmanagement, die Vor- und Nachbereitung von Gesprächen, Sitzungen und Abstimmungen. Als Change Agent wirkst du aktiv an Veränderungsprozessen im Gesundheitsbereich mit. Dabei unterstützt du die interne und externe Kommunikation und arbeitest eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen. Aufgaben im Controlling und in der Abrechnung werden von dir übernommen, beispielsweise Datenerfassung, Auswertungen, Kontierungen sowie die Prüfung abrechnungsrelevanter Unterlagen. Außerdem erstellst du Berichte, Statistiken und Auswertungen zur strukturierten Aufbereitung von Informationen für interne und externe Zwecke. Im Projektmanagement übernimmst du eigenständig Aufgaben wie die Planung, Steuerung und Begleitung von Projekten. Darüber hinaus koordinierst du die Projektbeteiligten und stellst eine strukturierte und zielgerichtete Umsetzung sicher.

Selbstständige Organisation und Führung des Chefarztsekretariats Unterstützung des Chefarztes, Erledigung der Chefarztkorrespondenz sowie der Büroaufgaben des Chefarztes und Unterstützung der Oberärzte Organisation und Betreuung der Chefarztsprechstunde Administrative Unterstützung bei Projekten, Fortbildungsveranstaltungen, Dienstreisen Videokonferenzen sowie Sitzungen und Besprechungen Privatabrechnung nach GOÄ, Kontrolle von Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Abrechnungsfirma Arztbrief- und Befundberichtschreibung

Mit Ihrer Erfahrung, Ihrem Know-how und Ihrer Leidenschaft können Sie sich bei den folgenden Themen und Aufgaben bei uns einbringen: Administrative Betreuung der Beschaffung und der Stabsabteilungen der MBDA Deutschland GmbH Unterstützung der Abteilungen im Tagesgeschäft, z. B. Anlegen von Bestellungen, Beschaffung von Büromaterialien und Büroausstattung sowie Verteilung und Versand der Post Organisation von Dienstreisen, Workshops, Besuchen und Veranstaltungen Unterstützung bei der Zeitwirtschaft und Erstellung von Abrechnungen Bearbeitung des Schriftverkehrs und Führung von Korrespondenzen in Deutsch und Englisch Proaktive und selbständige Übernahme weiterer Unterstützungsaufgaben und Sachthemen aus den betreuten Bereichen Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung von Abläufen und Prozessen