23 Jobs für "Büro" in Muenchen gefunden

Allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten Bearbeitung von E-Mails und telefonischen Anfragen Terminplanung und -koordination Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Schriftverkehr Pflege von Daten und Ablagesystemen Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern

Erstellen von Angeboten Rechnungsstellung Allgemeine Bürotätigkeiten Kundenkontakt per Telefon und Mail

Sie organisieren und koordinieren den täglichen Büroablauf. Sie übernehmen die Terminplanung und -überwachung. Sie sind verantwortlich für die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial. Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen. Sie sind Ansprechpartner für interne und externe Anfragen. Sie verwalten und pflegen wichtige Dokumente und Unterlagen.

Du bist verantwortlich für die Prüfung, Bearbeitung und Abrechnung von Förderanträgen und Zuschüssen Du bist die Schnittstelle zu Zuwendungsgebern, Projektleitungen und internen Fachabteilungen und übernimmst die gesamte Kommunikation Du bist verlässlich und behältst Fristen, Budgets und alle projektbezogenen Unterlagen im Blick Du bist pro aktiv bei der Erstellung von Finanzberichten, Verwendungsnachweisen und Mittelabrufe dabei Du bist tatkräftig und unterstützt bei internen und externen Prüfungen Du bist stark in der Organisation und bringst diese Stärke bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben im Bereich Finanzen, Zuschüsse und Buchhaltung ein

Ein Mix aus Organisation, Gastgeberrolle und Facility-Management: Du sorgst morgens für einen perfekten Start ins Office: Küchen & Meetingräume sind aufgeräumt, Getränke stehen bereit Du kümmerst dich um das, was ein Büro zum Wohlfühlort macht - von sauberer Terrasse bis zu frischem Obst Du bist Ansprechpartner in für Kolleg innen, Gäste, Handwerker und Lieferanten Du organisierst Bestellungen (Getränke, Büro- & Hygieneartikel) und koordinierst kleine Facility-Themen eigenständig Du betreust Post, Pakete und unser Office-Postfach Du unterstützt bei Meetings & Events - von der Vorbereitung der Konferenzräume bis zur Organisation von Sommerfest & Team-Events Du übernimmst leichte administrative Aufgaben (z. B. E-Mail-Postfach, Materialverwaltung, Zählerstände, einfache Dokumentation) Du übernimmst Tätigkeiten aus dem Bereich der persönlicen Assistenz für unsere Geschäftsführung Du hast ein Auge fürs Detail - egal, ob im Raum, in der Kommunikation oder bei kleinen Aufgaben für unser Management-Team Du übernimmst Verantwortung für das Thema Arbeitssicherheit im Office: Betreuung der Erst- und Brandschutzhelfer, Organisation und Dokumentation der jährlichen Unterweisungen sowie Koordination mit dem Arbeitsschutzbeauftragten

As our Office Manager, you'll help create an exceptional employee experience at Exotec's office in Munich. Sitting at the intersection of workplace operations, employee engagement, and hospitality, you'll play a key role in keeping our office running smoothly while helping build a positive and connected workplace culture. Plan and champion local employee experience initiatives, including engagement activities, internal events, wellness programs, communications, and workplace culture efforts. Serve as a key point of contact for workplace operations, ensuring employees, visitors, and clients have a positive experience in our Munich office. Manage relationships with vendors and service providers, from sourcing and contracting through ongoing performance oversight. Coordinate workplace projects, office improvements, relocations, and operational initiatives. Partner with Finance to manage invoices, budgets, and workplace-related services. Support onboarding activities and contribute to a welcoming experience for new hires. Help drive clear and engaging internal communications across the European team. Identify opportunities to improve workplace services, employee experience, and operational processes.

Aufbau & Umzug gestalten: Zunächst liegt der Hauptfokus auf der Planung, Organisation und Umsetzung unseres Umzugs in unser neues Büro im Osten Münchens. Du bringst dich aktiv bei der Gestaltung der neuen Flächen ein, ordnest Bereiche sinnvoll an und stellst sicher, dass unser neuer Standort von Anfang an optimal strukturiert und betriebsbereit ist. Reibungsloser Büroalltag & Standortverantwortung: Nach dem erfolgreichen Einzug übernimmst du das Ruder im Regelbetrieb: Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass an unserem neuen Standort im Osten Münchens alles reibungslos läuft und interne Abläufe effizient sowie professionell organisiert sind. Du bringst Struktur sowie den Weitblick mit und stellst sicher, dass Prozesse nicht nur funktionieren, sondern sich stetig weiterentwickeln. Reisemanagement : Du bist verantwortlich für das in- und ausländische Reisemanagement - von der Planung und Buchung über die Abrechnung bis hin zur Nachbereitung. Dabei optimierst und entwickelst du bestehende Prozesse kontinuierlich weiter, mit Blick auf Effizienz, Kosten und Qualität. Ticketsystem & Rechnungsbearbeitung: Ebenfalls übernimmst du die standortübergreifende Bearbeitung des Ticketsystems für unser Team inovex und behältst die dazugehörige Rechnungsbearbeitung zuverlässig im Blick. Administration, Wohlfühlatmosphäre & Facility Management: Du schaffst eine angenehme und strukturierte Arbeitsatmosphäre, indem du Besprechungs- und Gemeinschaftsräume im Blick behältst. Zudem koordinierst du im Bereich Facility Management unsere Dienstleister wie z.B. Reinigungspersonal, Handwerksbetriebe oder die Hausverwaltung und kümmerst dich um alles, was den Standort zuverlässig am Laufen hält.

Vorbereitung und Erstellung von Angeboten, Aufmaßen und Abrechnungen Allgemeine Büroorganisation wie Ablage von Daten und Unterlagen Ansprechpartner für Kunden, Lieferanten sowie unsere Mitarbeiter

Selbstständiges, effizientes und souveränes Büromanagement Klassische Sekretariatsaufgaben (Terminplanung, Kalenderführung, Reiseplanung) Kommunikation mit internen und externen Partnern Eigenverantwortliche Bearbeitung von Sachthemen und Projekten Organisation und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen Betreuung und Führung der Ablage, digital und papierhaft Erstellung und Nachbereitung von Präsentationen

Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Evaluation von Symposien und Veranstaltungen im und außerhalb des DPMA, wie z. B. nationale und internationale Fachveranstaltungen, Konferenzen, B2Run-Firmenlauf oder das DPMAnutzerforum Unterstützung bei der Vorbereitung von Besuchen ausländischer Besuchergruppen, wie z. B. die Zusammenstellung von Besuchermappen Vorbereitung von internen Workshops sowie regelmäßigen Meetings und Vorträgen Organisatorische Aufgaben bei der Vorbereitung der Besuche, wie z. B. Raumbuchung, Kontakt mit Cateringunternehmen, Kommunikation mit der Hausverwaltung Vorbereitung der Haushaltsmittelbewirtschaftung des Sachgebiets, insbesondere elektronische Rechnungsbearbeitung mit SAP im Zusammenhang mit Besuchen und Veranstaltungen Führen von Adressverteilerlisten und Teilnehmerlisten Führen des Veranstaltungskalenders Betreuung des Funktionspostfachs des Sachgebiets

Sie organisieren und koordinieren Termine sowie Besprechungen. Sie übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern. Sie erstellen und bearbeiten Dokumente, Präsentationen und Berichte. Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Sie kümmern sich um die Reisekostenabrechnung und Reiseorganisation. Sie pflegen und verwalten Datenbanken sowie Ablagesysteme. Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben und Büroorganisation.

Organisation und Koordination des täglichen Office-Managements Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Koordination von Terminen, Meetings und Besprechungen Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnungen Koordination von Bestellungen, Büromaterialien und externen Dienstleistern Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Meetings Pflege von Dokumenten, Daten und Ablagestrukturen Unterstützung bei internen Projekten und organisatorischen Themen Übernahme weiterer Aufgaben im Office Management und zur Entlastung des Teams

Tägliche Bürokommunikation, Bewerbermanagement und Schulverwaltung Pflege von Schülerdaten und -akten und Datenbanken Zuarbeit zu Standort- und Schulleitungen Telefon- und Briefverkehr mit Schülern, Behörden und anderen Institutionen Kontaktpflege mit Kooperationspartnern Unterstützung der Fachbereiche (Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Terminen, Auslagenabrechnung) Zeugnisvorbereitung und -erstellung Betreuung von Veranstaltungen

Sie repräsentieren das Unternehmen am Empfang und schaffen eine einladende Atmosphäre für Besucher und Geschäftspartner. Ð Sie koordinieren Termine und sorgen dafür, dass im Arbeitsalltag alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Ð Sie halten dem Team organisatorisch den Rücken frei und unterstützen bei sämtlichen administrativen Prozessen. Ð Sie sind die kommunikative Schnittstelle für eingehende Anfragen per Telefon und E-Mail. Ð️ Sie sorgen für eine sorgfältige Dokumentenverwaltung und behalten auch bei vielen Informationen den Überblick. Ð Sie steuern die Büroorganisation und kümmern sich eigenverantwortlich um Materialbestellungen. Ð Sie unterstützen bei der erfolgreichen Umsetzung von Meetings, Events und anderen organisatorischen Projekten.

Die DIBAG Industriebau AG ist bundesweit als Projektentwickler tätig. Ihre Aufgaben erstrecken sich von Grundstückserwerb, Planung, Baulandentwicklung, Bodensanierungen und Vermietung bis hin zur Baudurchführung und Bewirtschaftung der Immobilie. Sie errichtet Büro- und Verwaltungsgebäude, Produktions- und Dienstleistungsgebäude, Wohnungen und Kulturprojekte. Vertragsvorbereitung: Beschaffung und Prüfung von Grundbüchern und Grundbuchauszügen sowie Einholung von Baulastenauskünften und Informationen zum Vermietungsstand Vertragserstellung : Erstellung von Objektdatenblättern und Nachgenehmigungen sowie Weiterleitung der Unterlagen an die zuständigen internen und externen Stellen Vertragsmanagement: Systematische Erfassung von An- und Verkäufen sowie Erstellung von Kaufpreisabrufen und Überwachung der Kaufpreiseingänge Objektsachbearbeitung: Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Bearbeitung von Grundstücks- und Immobilientransaktionen Dokumentenverwaltung: Pflege und Aktualisierung der objekt- und vertragsbezogenen Unterlagen und Daten

Praxis statt Theorie : Von Anfang an bist du mittendrin und lernst die vielfältigen Aufgaben im Büromanagement kennen, von Organisation und Kommunikation bis zur Betreuung von Kunden und Aufträgen. Organisation im Blick : Büroabläufe planen, koordinieren und Ergebnisse nachhalten Kommunikation : Mit Kunden und Kollegen per E-Mail, Telefon und persönlich im Austausch sein. Kunden, Partner und Kollegen bei kaufmännischen Anliegen unterstützen. Geschäftsprozesse gestalten : Abläufe organisieren, begleiten und nachbereiten Kunden begeistern : Anfragen bearbeiten, Aufträge abwickeln und für guten Service sorgen Informationen managen : Daten und Informationen professionell verarbeiten

Administrative und operative Leitung der Empfangsabteilung Urlaubs- und Dienstplangestaltung Check in und Check out, Beratung und Betreuung der Gäste während des Aufenthaltes Enge Zusammenarbeit mit den Logis- und F&B-Abteilungen Anleitung und aktive Förderung von Mitarbeitern und Auszubildenden

- Unterstützung im Office-Alltag und bei organisatorischen Themen (z. B. Bestellungen, Abläufe, Termine) - Koordination von Meetings, Reisen und internen Events - Unterstützung bei Präsentationen und internen Unterlagen (insb. PowerPoint) - Mitarbeit bei administrativen und HR-bezogenen Aufgaben - Zusammenarbeit mit einem internationalen Team und Unterstützung im Projektalltag

Selbstständige, vorausschauende und reibungslose Unterstützung unserer national und international tätigen Rechtsanwält/innen in allen organisatorischen und administrativen Vorgängen Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten wie z. B. Verträgen, Reports, Präsentationen etc. Verlässliche Koordination von Fristen, Termine und Geschäftsreisen Organisatorische Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen sowie die professionelle Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, ohne die wir nur halb so effektiv arbeiten könnten Mit Deinem Wissen und Deinen Ideen machst Du unsere Kanzlei zukunftssicher

Bestellabwicklung und Beschaffung von Materialien und Waren Lieferantenbetreuung und Terminüberwachung Angebotsprüfung und Preisvergleiche Reklamationsbearbeitung und Klärung von Lieferabweichungen Pflege von Artikel-, Lieferanten- und Stammdaten Prüfung, Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen Klärung von Rechnungsdifferenzen Allgemeine administrative Tätigkeiten Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und Lieferanten