7 Jobs für "Büro" in Hamburg gefunden

You are the heart of our reception area in our agency office in the Karolinenviertel and the first point of contact, the good soul, and the organizational anchor all at once. With your strong sense for people and your smart, confident manner, you ensure that colleagues, clients, applicants, and partners feel welcome from the very first moment. Whether it's spontaneous visitors, a ringing phone, or delivery chaos: you keep an overview, think ahead, and represent our agency in a professional yet personable way. Organizing and coordinating daily office operations Acting as the first point of contact for employees, visitors, and external partners Coordinating meetings and appointments, including preparation and follow-up Supporting teams and management with administrative and organizational tasks Planning and booking business trips, including expense administration Ordering and managing office supplies and maintaining office infrastructure Coordinating external service providers (e.g. cleaning, IT, maintenance) Supporting internal events, workshops, and agency-wide activities Maintaining lists, databases, and internal overviews Contributing to the continuous improvement of office processes and internal workflows

Zusammenstellung von Auftragsunterlagen und deren projektbezogenen Ablage Erfassung und Verwaltung sämtlicher Angebote des Teams Unterstützung der Geschäftsführung und des Plambeck-Teams Terminplanung und Reisekostenabrechnung Rechnungserstellung und Verarbeitung eingehender Rechnungen Aufbereitung von Präsentationen Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und Postbearbeitung Betreuung von Besuchern Korrespondenz mit Kunden Pflege der Homepage und der Social-Media-Kanäle Organisation von Betriebsevents

Betreuung der Kunden in Bezug auf unsere Dienstleistung rund um Rauchwarnmelder und Messtechnik Telefonische Kundenberatung zur Klärung von technischen Sachverhalten Reklamations- und Mängelbearbeitung Datenerfassung und -pflege

Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Mitglieder, Neukunden und Mieter unserer Gästewohnungen. Sie sind unser Aushängeschild und lassen sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen. Bedienung der Telefonzentrale Empfang der Besucher in der Geschäftsstelle Bearbeitung eingehender Rechnungen Vermietung der Gästewohnungen Vorbereitung von Konferenz- und Besprechungsräumen Abwicklung der Eingangs- und Ausgangspost Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung allgemeiner E-Mails Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial Unterstützung beim Scannen von Dokumenten Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Fachliche Verantwortung: Umfassende Organisation des Büroalltags, Abwicklung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie die Pflege und Strukturierung des Ablagesystems Termin- & Fristenmanagement: Zuverlässige Terminorganisation und -verwaltung sowie konsequente Nachhaltung von Behördenfristen Finanzen & Vertragswesen: Verantwortung für die Rechnungsbearbeitung, das Führen von Bauausgabebüchern sowie die Verwaltung von Serviceverträgen inklusive Kostenkontrolle Projekt- & Sachbearbeitung: Eigenverantwortliche Sachbearbeitung, aktive Projektverfolgung und Unterstützung bei der Auftragsvergabe Objektmanagement: Organisation der Grünanlagenpflege und Koordination der Beschilderung in der Einrichtung

Büroorganisation, inklusive aller Verwaltungsaufgaben sowie Korrespondenz und Terminkoordination Administration des Lehrbetriebs Rechnungsprüfung bzgl. sachlicher Richtigkeit, Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln Reiseorganisation und Beantragung der Reisekostenabrechnung Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen

Allgemeine administrative Tätigkeiten für Chefarzt, Oberärzt:innen, die Abteilung Terminverwaltung und Koordination der ambulanten privaten, gesetzlichen Sprechstunde Korrespondenz aller Art mit Patient:innen, Arztpraxen, Ämtern, Behörden Arztbrieferstellung Planung, Steuerung der Aufnahme von Elektiv-Patient:innen inkl. Datenpflege Vorbereitung von Sitzungsunterlagen inkl. Protokollierung Planung von Dienstreisen Vertretungstätigkeit im Rahmen der Cluster-Struktur