15 Jobs für "Büro" in Berlin gefunden

Unterstützung der Gebietsleitung bei der Akquisition und Betreuung von Neu- und Bestandskunden Pflege und Ausbau von Vertriebspartnerschaften innerhalb der jeweiligen Zielbranchen Verantwortlichkeit für die Dokumentation und interne Abwicklung von Vorgängen Konstruktive Mitarbeit an der Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse Durchführung von Sekretariatsaufgaben sowie Büroorganisation

Du stellst sicher, dass an unserem Standort in Potsdam alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren und behältst die anfallenden administrativen Aufgaben zuverlässig im Blick. Deine Aufgaben im Office Management umfassen bis zu 20 Stunden pro Woche. Abhängig von deiner vereinbarten Wochenarbeitszeit unterstützt du darüber hinaus unseren Kundenservice sowie unsere Buchhaltung. Im Office Management verantwortest du unter anderem das Bestellwesen und die Büroorganisation, koordinierst standortbezogene Anliegen und übernimmst Aufgaben rund um das Gebäudemanagement. Als zentrale Ansprechperson steuerst du die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und setzt sinnvolle Verbesserungen rund um unseren Standort eigenständig um. Im Kundenservice unterstützt du bei der Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon und übernimmst in der Buchhaltung vorbereitende und administrative Aufgaben.

Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen Organisation von Meetings und Veranstaltungen Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister

Warenannahme und Materialverwaltung: Regelmäßige Prüfung des Lagerbestands von Büro- und Labormaterial; Erkennung von Bedarfsengpässen und Initiierung von Nachbestellungen Beschaffungsvorgänge in MACH: Erstellung von Bedarfsmeldungen im Buchungssystem MACH sowie Bearbeitung und Ergänzung fehlender Unterlagen im Rechnungsworkflow Gefahrgutversand Luftweg: Eigenverantwortliche und rechtskonforme Abwicklung des Gefahrgutversands nach IATA-DGR; Klassifizierung, Einstufung und fachgerechte Verpackung des Gefahrguts Fachliche Beratung: Beratung aller Organisationseinheiten des BfR bei Fragen zur Versendung von Gefahrgut; Einschätzung der Versandmöglichkeiten und -beschränkungen Dokumentationserstellung: Erstellung vollständiger Versanddokumentation (Shipper's Declaration for Dangerous Goods) unter Berücksichtigung der Sicherheitsdatenblätter (SDB) und einschlägiger Vorschriften Kurierwahl und Versandabwicklung: Auswahl und Beauftragung zugelassener Kuriere; fachgerechter Versand sonstiger Pakete sowie Koordination des Sammelversands

1) Buchhaltung und Finanzen: 1.1) Durchführung von Buchhaltungstätigkeiten in der Buchhaltungssoftware. Kenntnisse des deutschen Rechnungslegungsstandards HGB oder des IFRS sind erforderlich. 1.2) Erstellen, Analysieren und Weiterleiten von Jahresabschlüssen und Analysen von Budget und Ist (zusammen mit wichtigen Erkenntnissen und Empfehlungen) an die Geschäftsleitung 1.3) Überprüfung von Lieferantenrechnungen, Veranlassung von Überweisungen in den Online-Banking-Plattformen und Verfolgung von Zahlungen in verschiedenen Anwendungen 1.4) Zusammenarbeit mit den ausgelagerten Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern, um die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Vorschriften sicherzustellen 2) Verwaltung: 2.1) Durchführung klassischer kaufmännisch-administrativer und organisatorischer Tätigkeiten: z.B. Überwachung und Koordination von Fristen und Terminen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Verfassen von E-Mails und Protokollführung 2.2) Abwicklung der Reiselogistik und einiger Gruppenveranstaltungen 2.3) Unterstützung des Veranstaltungsmanagements bei der Organisation von Reisen und Seminaren 2.4) Erstellung von Vertragsunterlagen und Übernahme von Sachbearbeitertätigkeiten sowie Organisations- und Koordinationsaufgaben 2.5) Direkter und telefonischer Kundenkontakt in organisatorischen Fragen

Das Datenkompetenzteam entwickelt innovative datenanalytische Ansätze und unterstützt die Prüfungstätigkeit des Rechnungshofs von Berlin durch den Einsatz moderner Datenanalyse- und KI-Methoden. Hierzu entwickelt und betreut das Team unter anderem Datenmodelle und Dashboards und unterstützt die Prüfungsgebiete mit datenbasierten Analysen zu vielfältigen Fragestellungen der Berliner Verwaltung. Als Teamassistenz übernehmen Sie die organisatorische Unterstützung des Teams. Hierzu gehören unter anderem die Büroorganisation, die Koordination von Terminen, Veranstaltungen und Schulungen sowie die Verwaltung des Funktionspostfachs. Büroorganisation des Datenkompetenzteams (DKT), insbesondere: Verwaltung des Funktionspostfachs Planung und Koordination DKT-interner und -externer Termine Veranstaltungskoordination inklusive Vorbereitung von Veranstaltungsorten Schulungsorganisation (Koordination mit dem Fortbildungsbereich, Versenden von Materialien, Pflege der Teilnehmerlisten und ihrer technischen Teilnahmebedingungen) Umsetzung von Corporate Design und redaktionellen Vorgaben in Schriftstücken und Präsentationen Pflege der eAkten und Tracking der Geschäftsgangverfügungen des DKT

Sie verantworten die Büro- und Unterrichtsorganisation in Ihrem Standort. Sie führen Beratungsgespräche und betreuen Ihre Kunden. In Ihrer neuen Position verbinden Sie einen attraktiven Nebenjob bzw. Teilzeitjob mit der Möglichkeit, etwas Sinnvolles zu tun und Menschen zu helfen.

Finanzwesen & Controlling Eigenverantwortliche Abwicklung der vorbereitenden Finanzbuchhaltung Unterstützung des gesamten Prozesses der Eingangs- und Ausgangsrechnungen Verwaltung, Finanzbuchhaltung und Controlling des Förderprojektes »Berliner Ausbildungsplatzprogramm« (BAPP) Vertragscontrolling sowie datenbankbasierte Führung der Teilnehmerakten Organisation & Beziehungsmanagement Aufbau, Pflege und kontinuierliche Weiterentwicklung nachhaltiger Kundenbeziehungen Professionelle Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Leitungsebenen Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben zur Unterstützung des täglichen Dienstbetriebs Bei Bedarf und entsprechender Qualifikation: Unterstützung in der sozialpädagogischen Arbeit

Die Rolle des Office Managers fungiert als zentrale operative Schnittstelle und organisatorisches Rückgrat für den Standort und trägt mit strukturierter Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei. Die Hauptaufgabe liegt in der effizienten administrativen Unterstützung sowie der Koordination komplexer HR- und Verwaltungsprozesse. Organisatorische & administrative Betreuung Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten Verantwortung für vertrauliche Dokumente Allgemeine Verwaltung Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams: People Operations »Benefits« (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad), »Fleet« (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle) Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise) Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden Koordination Mehrarbeitsanträge Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess: Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst Monatliches HR & Finance Reporting Urlaubs-/Krankheitsvertretung

Du bearbeitest den Post- und Rechnungseingang, kümmerst dich um die Aktenablage und übernimmst weitere administrative Finance Aufgaben. Anfragen per E-Mail und Telefon nimmst du entgegen und bist erster Ansprechpartner für Kunden, Dienstleister und Kooperationspartner Du wirkst an der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit unseren Steuerberatern mit In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und der Steuerberatung arbeitest du darüber hinaus an aktuellen Projekten wie Finanzierungen, Betriebsprüfungen, etc.

In dieser Position sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucher innen, Geschäftspartner innen und Mitarbeiter innen am Standort Berlin. Darüber hinaus unterstützen Sie unser Team im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft und tragen so wesentlich zu einem professionellen und reibungslosen Ablauf bei. Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf am Empfang und an der Telefonzentrale Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter innen im Büroalltag Unterstützung bei Reisebuchungen sowie bei der Reiseplanung und -organisation Mitwirkung bei IT-bezogenen Aufgaben, insbesondere im Bereich Remote-Support und Dokumentation Unterstützung bei der Terminkoordination E-Mail- und Postmanagement Allgemeine administrative Tätigkeiten im operativen Tagesgeschäft

Als Team-/Baustellenassistenz (m/w/d) unterstützen Sie die Bauleitung im täglichen Geschehen sowie in der allgemeinen Büroorganisation vor Ort: Administrative Projektassistenz Selbstständige Durchführung allgemeiner administrativer Assistenzaufgaben (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Terminorganisation) Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung von Projektplänen Empfang und Betreuung der Besucher (Bauherr, Mieter, Planer, Nachunternehmer) des Projektbüros Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung interner und externer Termine, Meetings und Veranstaltungen im Projektbüro Disposition von Arbeitsmitteln und Bestellwesen Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Projektkommunikation Telefonischer Ansprechpartner für unsere Kunden Dokumentenmanagement (Papier & Digital) und Datenbankpflege Redaktionelle Bearbeitung und Aufbereitung von Präsentationen und Auswertungen

In dieser verantwortungsvollen Vertrauensposition unterstützen Sie die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgen mit Ihrem professionellen Auftreten für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Eigenverantwortliche Organisation des anspruchsvollen Termin-, Reise- und Besuchermanagements Professionelle Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen und Veranstaltungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Entscheidungsvorlagen Koordination administrativer Abläufe sowie Sicherstellung einer effizienten Büroorganisation Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen sowie Ansprechpartnern auf nationaler und internationaler Ebene Vertretung innerhalb des Assistenzteams

Zur Unterstützung unserer Projekt- und Bauleitung suchen wir für unser Berliner Büro eine erfahrene Assistenz (m/w/d) im Baubereich mit kaufmännischem Schwerpunkt und Hands-on-Mentalität. Die Position richtet sich an Kandidaten mit Erfahrung im Bauumfeld und verbindet klassische Assistenzaufgaben mit der Mitwirkung an kaufmännischen und projektbezogenen Themen. Sie arbeiten eng mit der Bauleitung zusammen und unterstützen bei der Organisation sowie der kaufmännischen Begleitung unserer Bauprojekte. Wenn Sie eine Assistenzrolle im Bauumfeld suchen, die über reine Organisation hinausgeht und Ihnen Einblicke in die kaufmännische Projektarbeit bietet, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Kaufmännisches Projekt- und Budgetcontrolling Unterstützung bei Budgetanträgen sowie im laufenden Kostencontrolling Mitwirkung bei Risikoabschätzungen sowie bei der kaufmännischen Auswertung und Nachkalkulation von Bauprojekten Vergabe- und Einkaufsmanagement Begleitung des Vergabeprozesses - von der Ausschreibung über Angebotsprüfung und Preisspiegel bis hin zu Vergabeverhandlungen Vertrags- und Nachunternehmermanagement Kaufmännische Prüfung von Rechnungen sowie Fristenüberwachung Unterstützung im Gewährleistungs- und Mängelmanagement Rechnungs-, Gewährleistungs- und Versicherungsmanagement Kaufmännische Prüfung von Rechnungen, Fristenüberwachung, Bearbeitung von Versicherungsfällen sowie Unterstützung bei Gewährleistungs- und Mängelmanagement Operative Projektunterstützung & Schnittstellenkoordination Enge Zusammenarbeit mit der Bauleitung bei der Steuerung von Bauprojekten Abstimmung mit internen und externen Projektbeteiligten