147 Jobs für "Büro" gefunden

Eigenständige Erstellung von zentralen Unterlagen für den Vorstand, wie Positionspapiere, Dossiers, Briefings, sowie Konzeption und inhaltliche Vorbereitung von Veranstaltungen und Kuratoriumssitzungen Analyse und strukturierte Aufbereitung interner und externer Fragestellungen für z. B. strategische Entscheidungsprozesse des Vorstands sowie stabsübergreifende Entscheidungen, einschließlich der Entwicklung von Handlungsempfehlungen Weiterentwicklung und Steuerung der Prozesse im Vorstandsbereich (Workflows, Wissensmanagement, Sitzungs- und Terminorganisation) sowie Begleitung der Umsetzung von Kuratoriumsbeschlüssen Konzeptionelle Bearbeitung und Projektleitung von Querschnittsthemen (z. B. Diversität, Nachhaltigkeit) sowie Mitwirkung an Kooperationen mit Partnerhäusern und Ministerien Inhaltliche Aufbereitung wissenschafts- und forschungspolitischer Themen und Ableitung von Impulsen für die strategische Positionierung und Kommunikation der Stiftung Koordination und Leitung des Teams im Büro des Vorstands; Aufbau und Steuerung projektbezogener Arbeitsgruppen Repräsentation der Stiftung in internen und externen Netzwerken sowie Einbringung ihrer Positionen in Kooperationen mit Partnerorganisationen, Ministerien und wissenschaftspolitischen Akteuren

Effiziente Büroorganisation zur Unterstützung des täglichen Betriebs Professionelle Kundenkommunikation per Telefon und E-Mail Terminmanagement für interne und externe Meetings Datenverwaltung und -pflege in unseren Systemen Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumentationen

(Team-)Unterstützung damit wir uns alle auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können Büroverwaltungstalent, d. h. erste Anlaufstelle für Rechnungs-, Finanz- und Personalfragen Kontaktoffenheit nach außen und innen, sei es am Telefon, per Mail oder persönlich Aktive Mitgestaltung der Verwaltungsstruktur durch eigene Ideen und Optimierungsvorschläge Allgemeine Buchhaltung Unterstützung der Geschäftsführung Zuarbeit für Steuerberater (StB) und Finanzamt Getrennte Buchführung für tragwerk-s gmbh (tw-s) und Prüfingenieur Kürschner (PI) Online-Banking für Girokonten tw-s und PI Zahlungsverkehr und -freigaben für Girokonten tw-s und PI Internes und externes Rechnungswesen Belegerfassung und -prüfung Laufende Finanzbuchhaltung Kontoführung und Bankabstimmung Überwachung offener Posten Verrechnungen zwischen Girokonten tw-s und PI Projektbuchhaltung Liquiditätsübersichten Vertrags- und Dokumentenmanagement So viel wie möglich, aber mindestens Zuarbeit für StB (siehe »Deine Nice-to-Have-Skills«!) Personalmanagement Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Bürokalender Personalakten pflegen On- und Offboarding Lohn- und Gehaltsabrechnung Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen Lohnsteuer-Anmeldungen Sozialversicherungsbeiträge, d. h. Meldungen an Sozialversicherungsträger Lohnnachweise und Jahreslohnsteuerbescheinigungen Erstellung der monatlichen BWA für tw-s und PI Laufende Verbuchung der Belege über Datev Unternehmen-Online Umsatzsteuer: monatliche Voranmeldung, Jahreserklärung, Vorsteuerabrechnung Zuarbeit für StB: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Anlagenbuchhaltung

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Eigenverantwortliche Übernahme und Leitung des Sekretariats Personalverwaltung Gewissenhafte Fakturierung und Rechnungsprüfung sowie Sicherstellung der lückenlosen Buchhaltung Koordination des Facility Managements, einschließlich Wartung und Reparatur Schnittstellenfunktion zur Kommunikation mit Geschäftsführung, internen Fachabteilungen, Niederlassungen sowie externen Geschäftspartnern

Sie organisieren sämtliche Tätigkeiten im Bereich der Büroorganisation sowie der allgemeinen Verwaltungsaufgaben. Sie verwalten die interne und externe Ein- und Ausgangspost und stellen die telefonische Erreichbarkeit der Einrichtung sicher. Sie übernehmen alle Aufgaben rund um die Verwaltung der Handgelder der Einrichtung und der Bewohner innen, einschließlich Auszahlungen, Führung des elektronischen Kassenbuchs sowie der Erfassung im Abrechnungsprogramm. Sie legen bewohnerbezogene Stammdaten im elektronischen Dokumentationssystem an und pflegen diese kontinuierlich. Sie verwalten und prüfen alle abrechnungsrelevanten Belegungsdaten. Sie unterstützen die Einrichtungsleitung durch die Übernahme klassischer Assistenzaufgaben. Sie arbeiten aktiv mit den Kolleg innen anderer Berufsgruppen des Teams zusammen und nehmen an allen Besprechungen teil. Sie gestalten Beziehungen zu den Bewohner innen im Rahmen Ihrer Aufgaben und dokumentieren alle prozessrelevanten Aspekte.

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Büroablauf bei. Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Vorbereitung von Präsentationen, Besprechungen und Entscheidungsgrundlagen Korrespondenz mit Bauherren, Projektpartnern, Behörden und Dienstleister Pflege von Dokumenten, Verträgen und Projektunterlagen Organisation von internen Abläufen und Büroprozessen Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben Führung des Sekretariats-/Teamassistenzteams am Standort Köln Schnittstelle zu den zentralen Abteilungen (Personal, Controlling, Öffentlichkeitsarbeit)

Sie kümmern sich um die Beschaffung von Equipment und Bürobedarf, sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und übernehmen kaufmännische, projekt- und sachbezogene Aufgaben in verschiedenen Unternehmensbereichen. Außerdem sind Sie zuständig für die zeit- und kostenoptimierte Reiseorganisation der Kolleg:innen mit anschließender Prüfung der Reisekosten inkl. Projektzuordnung. Den Bereich des Fuhrparkmanagements unterstützen Sie unter anderem bei der digitalen Führerscheinkontrolle, Stammdatenpflege und der Verwaltung der Fahrzeugflotte. Sie übernehmen organisatorische, administrative sowie operative Aufgaben und sind telefonisch, schriftlich und vor Ort erste:r Ansprechpartner:in in der Kommunikation mit Kund:innen und Kolleg:innen. In unterstützender Funktion übernehmen Sie die Rechnungsstellung, das Mahnwesen und Tätigkeiten im Zahlungsverkehr.

Sie sind für die Umsetzung, Administration und Evaluation von Fortbildungsinhalten und -formaten (online und präsenz) verantwortlich und arbeiten aktiv mit an Programmportfolio und Konzeptionen. Sie sind erste/-r Ansprechpartner/-in und planen gemeinsam mit unseren ehrenamtlich arbeitenden Kolleg:innen in den Landesgruppen und Kommissionen von Fort- und Weiterbildungen. Sie korrespondieren telefonisch und schriftlich mit Teilnehmenden und Referierenden. Sie wirken aktiv mit in der Referent:innen-Akquise und sind zuständig für Honorarverträge, Seminarabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Teilnahmebescheinigungen etc. Sie bewerben die Aktivitäten des Verbandes über Homepage, Newsletter, Social Media. Sie arbeiten aktiv mit in der allgemeinen Verwaltung der Geschäftsstelle. Sie arbeiten selbstständig und unterstützen den Vorstand bei der Organisation von Projekten, Veranstaltungen, Kongressen und Sitzungen.

An-, Um- und Abmeldungen nach dem Bundesmeldegesetz, Pflege und Berichtigung des Melderegisters sowie Ausstellung von Bescheinigungen und Bearbeitung von Meldeauskünften Bearbeitung von Reisepass- und Personalausweisanträgen Bearbeitung von Führungszeugnis- und Gewerbezentralregisteranträgen, Bearbeitung von Führerscheinangelegenheiten, Ausstellung von Fischereischeinen Bearbeitung sozialer Angelegenheiten (z.B. Wohngeld, Schwerbehindertenangelegenheiten, Asyl)

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Am Haupstandort Karlsruhe des Max Rubner-Instituts ist im Fachbereich Finanzen der Verwaltung eine unbefristete Dauerstelle zu besetzen. Das sind Ihre Aufgaben: Titelverwaltung im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR): Prüfung eingehender Rechnungsunterlagen Erstellung von Kassenanweisungen Prüfung der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln Administrative Bearbeitung von drittmittelfinanzierten Forschungsvorhaben Verschiedener Mittelgeber unter Beachtung der einschlägigen Förderrichtlinien Überwachung der Mittelflüsse und Erstellung von Zahlungsanforderungen für Drittmittelfinanzierte Forschungsvorhaben in Abstimmung mit den zuständigen Projektleitungen; Erstellung von Jahres- und Endabrechnungen Sonstige, allgemeine Verwaltungsaufgaben im Bereich Finanzmanagement

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements bei der Organisation und Koordination des administrativen Tagesgeschäfts Koordination sowie Unterstützung bei Aufgaben im Personalbereich Unterstützung im professionellen Meeting-, Dokumenten- und Termin-Management Steuerung externer Dienstleister und interner Schnittstellen Unterstützung bei Projekten und der Weiterentwicklung interner Prozesse Kommunikation sowie Übersetzungen in Deutsch und Englisch

Sie sind die erste Anlaufstelle für Kunden und Lieferanten (Telefon & E-Mail) Sie übernehmen verantwortliche Mitarbeit im Finanz- und Rechnungswesen in Absprache mit der kaufmännischen Geschäftsleitung Schriftliche Berichterstattung und Abstimmung mit der Geschäftsführung, auch in englischer Sprache Sie kümmern sich um Rechnungsstellung und Mahnwesen Sie erfassen und pflegen Aufträge in unserem ERP-System Sie übernehmen Aufgaben in der Finanzbuchhaltung Sie bereiten die Buchhaltung für den Steuerberater vor Sie prüfen Eingangsrechnungen Sie unterstützen beim Zahlungsverkehr Sie prüfen und verbuchen Reisekosten und Kreditkartenabrechnungen Sie arbeiten bei Monats- und Jahresabschlüssen mit Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben Kurz gesagt: Sie sorgen dafür, dass im Büro alles sauber läuft.

Eigenständige Bearbeitung von Videoaufträgen insbesondere von der Datenerhebung über die Verarbeitung bis hin zum Versand Ermittlung sowie Erstellung von Beweismitteln in enger Zusammenarbeit mit Ämtern und Behörden im Rahmen von Amtshilfeersuchen Erstellung aussagekräftiger Dokumentationen und Analysen im Bereich Datenerhebung und -verarbeitung Strukturierte und zuverlässige Dokumentenverwaltung Sicherstellung der Einhaltung und Umsetzung gesetzlicher Datenschutzbestimmungen Alarmverfolgung zur Unterstützung des operativen Außendienstes Durchführung von Streifentätigkeiten im Raum Pfullendorf Bei Bedarf Unterstützung des Winterdienstes in der Zentrale Pfullendorf zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs

Selbstständiges Vertrags-, Abrechnungs- und Finanzcontrolling einschließlich Rechnungserstellung, Budgetplanung und verwaltungskonformer Verausgabung sowie Bearbeitung von Reisekosten Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit Nutzern, Kooperationspartnern und externen Auftraggebern Erstellung von Standard Operation Procedures in Deutsch und Englisch Personalmanagement einschließlich On-Boarding/Off-Boarding für Praktikanten, Hiwis, Master- und Doktoranden, Gastwissenschaftlern Veranstaltungs- und Gebäudemanagement, inklusive Raumorganisation, Reparaturen, Catering und Abrechnung Allgemeine Büroorganisation

Aktualisieren, Verwalten und Pflegen von Dateien und Aufzeichnungen Erstellen und prüfen von EG/COC Berichten Betreuung von Kunden Unterstützung des kompletten Teams durch Entlastung von administrativen Aufgaben

Team-Support: Du unterstützt unser Team operativ im Tagesgeschäft sowie bei Projekten - gemeinsam arbeiten wir daran, unsere Ziele zu erreichen Daten mit Fokus: Du bereitest Produkt- und Preisdaten auf und schaffst damit die Grundlage, unsere neue Sortimentsstrategie faktenbasiert zu steuern Aktions-Management: Du planst eigenständig Artikel für unsere Marketing-Aktivitäten und behältst im Omnichannel-Umfeld alle Fäden in der Hand Kommunikations-Schnittstelle: Du fungierst als Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Gesellschafter sowie Lieferanten und begleitest unsere neuen Verhandlungswege administrativ Prozess-Optimierung: Du bringst Dich aktiv ein, um unsere Büroorganisation und administrativen Abläufe digitaler und moderner zu gestalten Markt-Analyse: Mit Auswertungen und Wettbewerbsanalysen lieferst Du wichtige Impulse für unsere tägliche Arbeit

Unterstützende Aufgaben für den Außendienst (Terminplanung und Korrespondenz mit Interessenten) Vertriebsunterstützung durch Kaltakquise und allgemeine Outbound-Tätigkeiten Vor- und Nachbereitung von Gesprächen mit Interessenten Terminkoordination

Grob- & Feinplanung von Betriebsaufträgen im Bereich Papier und Karton in enger Absprache mit dem Vertrieb, Ausrüstung und Produktion Umbuchen von Aufträgen in verschiedene Anfertigungslose, Verteilen der Betriebsaufträge Optimale Nutzung der Branchensoftware Tieto Enator zum Erstellen von Kombinationen mit bestmöglichem Verschnitt und mit möglichst geringer Anzahl an Umstellungen der jeweiligen Nachverarbeitungsmaschinen Erstellung von Schneidplänen, Hülsenbestückung, Paletten Bestellungen, Rollengewichtslisten und Planschneiderlisten sowie deren Verteilung an die betreffenden Stellen Ermittlung von Ausschusszahlen im Verantwortungsbereich inkl. Verschnitt-Statistiken ermitteln Maschinendaten anlegen und pflegen Für den Bereich Büro Karton im Falle der Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Vorbereiten von Arbeitsunterlagen laut Produktionsprogramm KM für die einzelnen Ausrüstungsmaschinen Erstellen von Listen bzgl. Auftragsbestand der Ausrüstungsmaschinen Festlegen der Arbeitsreihenfolge der Ausrüstungsmaschinen Erstellen der Kartonversandmeldungen Führen von Maschinenkontrollblättern Bearbeiten der Lageraufträge/Gewichtslisten/Fehlermeldungen/Leistungsnachweise Abklären der Mehr- und Mindermengen im Vertrieb Durchführen der Monatsabschlussarbeiten für die Abteilung Controlling Erstellen und Bearbeiten der Wochen-/Schichteinteilung

Ordnungsgemäße Organisation und Durchführung der Korrespondenz mit Behörden und Kostenträgern Mitarbeit bei der Abrechnung sowie des Mahnwesens Prüfung und Bearbeitung von MDK-Anfragen Kommunikation mit Ärzten und unseren Rechtsanwälten bei der sozialgerichtlichen Klärung von Abrechnungsfällen Erstellen von Statistiken

Sie arbeiten in der Abteilung »Warenwirtschaft« als Unterstützung unseres kaufmännischen Teams. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der Sie eigenständig und im Team arbeiten. Kaufmännische Auftragsbearbeitung in unserem ERP-System Buchung von Wareneingängen und Lagerumbuchungen Datenpflege in unserem CRM- System Führung von Verkaufskorrespondenz Durchführung von Inventurarbeiten Lieferterminüberwachung